c. kursi yang digunakan para eksekutif executive chair. d. kursi yang digunakan pada waktu rapat conference chair.
8. Berkas kotak Box file
Adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat, setiap kotak dipergunakan untuk meyimpan warkat-warkat sejenis.
9. Rak Arsip
Adalah jenis almari tidak berpintu, yang merupakan rakitan dari beberapa keeping papan.Kemudian diberi tiang untuk menaruh atau menyimpan
berkas-berkas atau arsip.Biasanya warkat yang disimpan disini adalah warkat atau arsip yang telah lama dijilid pertahun.
10. Mesin-mesin Kantor
Adalah semua peralatn kantor yang cara kerjanya secara otomatis baik secara mekanis, elektris, maupun elektonis. Misalnya, mesin tik, computer,
mesin fotokopi, mesin penghancur kertas, pelubang kertas perforator.
11. Alat alat tulis
Adanya alat-alat yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis. Misalnya, pena, pensil, penggaris, spidol, kertas, penghapus, steples, dan
sebagainya.
2.5 Ciri-Ciri Arsip
Dari pengertian tentang arsip, dapat dikemukakan bahwa arsip memiliki cirri-ciri sebagai berikut :
1. Merupakan kumpulan warkat yang mempunyai nilai guna. Dalam aspek
ini semestinya terdiri dari dari warkat-warkat yang masih mempunyai nilai guna. Dengan demikian bilaman warkat yang dipandang sudah
tidak berguna maka warkat tersebut tidak perlu disimpan lagi sebagai arsip, tetapi dimusnahkan saja. Nilai guna yang ada didalam suatu arsip
biasa diakronimkan dengan ALFRED yang merupakan singkatan dari Administrative Value, Legal Value, Financial Value, Reach Value,
Educational Value, Documentary Value atau nilai nilai administrasi, hukum, keuangan, penelitian, pendidikan, dan dokumentasi.
2. Warkat-warkat disimpan secara sistematis yang tidak hanya berarti
arsip diletakkan dan disusun berurutan menurut abjad, tanggal dan nomor, tetapi juga menunjukkan penyimpanan arsip yang dilakukan
dengan memperhatikan klasifikasi permasalahan, wilayah asal, organisasi atau unit kerja pencipta warkat. Penyimpanan arsip yang
sistematis dilakukan oleh arsiparis dengan menggunakan fasilitas, prosedur, dan metode kerja yang telah ditetapkan.
3. Arsip dapat disediakan dengan cepat ketika dibutuhkan. Cirri yang
ketiga dari arsip yang baik ini dimungkinkan terjadi sebagai akibat dari penyimpanan arsip yang dilakukan secara sistematis. Karena
penyimpanannya sistemtis, maka arsip dapat dicari dan ditemukan dengan lancar.
2.6 Sistem Penyimpanan Arsip filling system
Penyimpanan arsip adalah suatu system yanga da pada saat penyimpanan arsip dengan mempergunakan penataan sehingga proses penyimpanan dapat
dilakukan dengan cepat bilamana sewaktu-waktu diperlukan. Karena dalam penyimpanan arsip diperlukan suatu penataan, maka tujuan
dari penataan itu adalah : 1.
Menyimpan bahan-bahan arsip atau dokumen yang masih mempunyai nilai pakai yang sewaktu waktu di perlukan bagi pemecahan persoalan
atau proses pekerjaan. 2.
Menyimpan bahan-bahan arsip atau dokumen dengan suatu system tertentu sehingga apabila diperlukan dengan cepat dapat ditemukan
kembali. 3.
Menjaga dan memelihara fisik arsip atau dokumen agar terhindar dari kemungkinan rusak, terbakar, hilang. Widjaya, A.W. 1990: 141.
Dewasa ini dikenal ada 5 lima macam system penataan arsip yaitu : 1.
Sistem Abjad Alphabetical System 2.
System Pokok Soal Subject Filing System 3.
Sistem Nomor atau Angka Numerical Filing System 4.
Sistem Wilayah atau Daerah Geoghraphical Filing System 5.
Sistem Tanggal Chronological Filing System
a Sistem Abjad Alphabetical Filing System
Sistem abjad adalah salah satu system penataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai Z dengan
berpedoman pada peraturan mengindeks, yaitu pedoman yang dijadikan dasar untuk penyimpanan dan menemukan kembali arsip berdasarkan abjad. Peraturan
mengindeks ini dapat digolongkan kedalam empat kategori, yaitu : 1.
Indeks nama orang. 2.
Indeks nama Badan Pemerintahan atau Swasta. 3.
Indeks nama Organisasi atau Badan social dan sejenisnya. 4.
Indeks nama tempat atau wilayah. Sarana yang dipergunakan pada system abjad ini adalah :
a. Lembar petunjuk atau guides. Lembar penunjuk ini berfungsi untuk
membantu berdirinya berkas-berkas atau dokumen yang diarsipkan dan dipermudah kita untuk melihatnya.
b. Folder
Ada dua macam Folderyaitu : 1.
Foldercampuran atau umum. Folder ini berisikan surat yang bersifat sementara dimana masalah
atau subjeknya hanya satu dan kurang dari lima masalah atau perihalsubjek.
2. Folder individu atau folder khusus.
Folder ini berfungsi untuk memindahkan berkas-berkas atau surat- surat dari folder umum.Folder individu ini sudah dikhususkan
hanya untuk satu macam nama atau objek saja. Selanjutnya berkas- berkas atau surat-surat disusun secara kronologis berdasarkan
urutan tanggal. 3.
Kartu Tunjuk Silang. Kartu ini dipergunakan untuk mencari judul-judul atau nama-nama
dari berkas-berkas atau surat-surat yang diarsipkan.
b Sistem Pokok Soal Subject Filing System
Sistem masalah adalah salah satu sistem dimana penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah yang berhubungan
dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini.Untuk dapat melaksanakan oenataan arsip berdasarkan sistem masalah, maka harus ditentukan dahulu
masalah-masalah yang pada umunya terjadi dalam surat-menyurat setiap harinya. Masalah-masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu subjek yang disusun
dalam suatu daftar yang disebut dengan “Daftar Indeks” .daftar indeks yaitu suatu daftar yang memuat kode dan masalah-masalah yang terdapat didalam kantor atau
organisasi sebagai pedoman penataan arsip berdasarkan masalah. Yang harus diperhatikan dalam system masalah atau subjek ini adalah :
1. Surat harus dibaca secara cermat dan seksama.
2. Menetapkan hal secara rinci
3. Mengindeks sesuai dengan daftar indeks.
4. Member kode sesuai dengan daftar indeks.
5. Penggolongan surat sesuai dengan daftar indeks.
6. Meletakkan surat dalam map atau folder yang sesuai dengan kode yang
sudah ditetapkan dan disusun sesuai dengan umur surat.
c Sistem Nomor atau Angka Numerical Filing System
Sistem nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah
diberi nomor tertentu. Sistem nomor yang dgunakan dalam penataan arsip terdiri dari :
a System Dewey
Sistem ini menggunakan angka 0 sampai 9.Angka yang dipergunakan adalah ratusan sehingga sistem Dewey dikenal juga sistem decimal atau
persepuluhan.
b System Terminal Digital
Sistem terminal digital yaitu nomor suarat harus sesuai dengan kode buku arsip. Dalam buku arsip tercatat: nomor urut, tanggal, judulcaptionnomor
surat, tanggal surat yang difile diarsipkan, perihal, keterangan yang diperlukan.
c Sistem Nomor Murni
Dalam sistem ini berdasarkan pada urutan nama surat masuk menurut catatan harian yang dilakukan oleh bagian penerimaan surat.
d Sistem Tanggal atau Urutan Waktu Chronological Filing System
Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan
pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat. Surat atau berkas yang datang paling akhir ditempatkan dibagian paling akhir pula.Sarana yang
dibutuhkan adalah Buku Agenda, Laci Guide, Folder map dan Kartu Indeks.
e Sistem WilayahDaerah atau Regional Geoghraphical Filing System
Sistem wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan tempat, daerah atau wilayah tertentu.Sistem wilayah atau geografik member
informasi kepada perusahaan mengenai daerah-daerah yang potensial, kurang potensial, atau bahakan sedang-sedang saja untuk mengembangkan daerah
pemasaran untuk produk perusahaan yang bersangkutan.
2.7 Nilai Guna Arsip
