BAB II KAJIAN TEORI
A. ARSIP PERSONIL PENDIDIKAN
1. Pengertian Arsip Personil Pendidikan
Menurut bahasa referensi, arsip atau records merupakan informasi yang direkam dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan
dipelihara oleh suatu organisasilembagabadanperorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Secara etimologi arsip berasal dari bahasa asing,
orang Yunani mengatakan “Archivum” yang artinya tempat untuk menyimpan.
1
Pengertian-pengertian tersebut dimaksudkan untuk menunjukkan betapa sebenarnya bidang kearsipan itu sudah cukup akrab di indera
dengar kita disamping juga sudah cukup tua umur kemunculannya. Lebih dari sekedar diskusi tentang istilah arsip, sebenarnya secara akademis kita
juga akan lebih jauh melihat eksistensi kearsipan sebagai ilmu pengetahuan. Bila ilmu didefinisikan sebagai pengetahuan yang tersusun
dan pengetahuan adalah pengamatan yang disusun secara sistematis, maka kearsipan tentu dapat dikategorikan sebagai ilmu pengetahuan. Semua itu
dikemukakan sebagai justifikasi terhadap eksistensi kearsipan. Lebih jauh lagi kita dapat melacak kedudukan kearsipan dalam kerangka ilmu
informasi. Dalam ilmu informasi kita mengenal dokumentasi yang
1
Sularso, et.al, Dasar-dasar Kearsipan, Yogyakarta, Liberty, 1985, Cet. Ke-1, h. 1 7
didalamnya meliputi dokumen dalam wujud korporil museum, dokumen dalam wujud literair perpustakaan, dan dokumen privat kearsipan.
Yang dimaksud dengan kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan
mengingat tiga unsur yaitu penyimpanan, penempatan dan penemuan kembali.
2
George R. Terry dalam bukunya “Office Management and Control” mengatakan kearsipan adalah penempatan kertas-kertas dalam
tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas apabila
diperlukan dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat.
3
Dalam istilah kearsipan, arsip adalah tulisan yang dapat memberikan keterangan
tentang kejadian-kejadian dan pelaksanaan organisasi yang dapat berwujud surat menyurat, data dan bahan-bahan yang dapat berbicara dan dapat
memberikan keterangan yang jelas dan tepat. Pengertian Arsip menurut undang-undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan, yang dinyatakan bahwa arsip adalah “rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara”.
4
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa arsip tercipta dari setiap kegiatan baik yang dilakukan oleh lembaga-lembaga negara, badan-
badan pemerintah, swasta maupun perorangan dalam pelaksanaan kegiatan pemerintahan maupun kehidupan kebangsaan.
2
Sularso, et.al, Dasar-dasar Kearsipan…, h. 3
3
Sularso, et.al, Dasar-dasar Kearsipan…, h. 3
4
Undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Personil pendidikan dalam arti luas meliputi guru, pegawai, dan siswa. dimaksud dengan personil pendidikan adalah golongan petugas yang membidangi kegiatan
edukatif dan yang membidangi kegiatan non edukatif ketatausahaan .
5
Personil bidang edukatif adalah mereka yang bertanggung jawab dalam kegiatan belajar
mengajar, yaitu guru dan konselor dan konseling BK , sedangkan yang termasuk didalam kelompok personil bidang non edukatif adalah petugas tata
usaha dan penjaga atau pesuruh sekolah.
Tiap kelompok personil diperlukan pembagian tugas dan tanggung jawab serta hubungan kerja yang jelas. Seorang pimpinan sekolahkepala
sekolah dapat dibantu oleh seseorang atau beberapa orang wakil kepala yang mengkoordinasikan urusan kurikulumkegiatan belajar mengajar,
urusan kesiswaan, urusan sarana prasarana pendidikan, urusan hubungan sekolah masyarakat, dan sebagainya.
2. Fungsi Arsip Personil Pendidikan
Kategori