dan menyangkut banyak masalah, maka sebaiknya mempergunakan sistem yang lain yang akan lebih sesuai.
Adapun cara penyimpanan arsip yang dilakukan SMK Harapan Bangsa Depok adalah:
“Surat masuk dicatat dalam buku agenda kemudian disimpan secara kronologis, yaitu menyusun surat masuk dan surat
keluar menurut urutan tanggal dari datangnya surat. Surat-surat yang datang lebih akhir ditempatkan pada paling depan, tanpa
melihat masalah atau perihal surat. Selanjutnya pegawai tata usaha hanya akan perlu mengelompokkan surat-surat difolder itu dalam
bulan-bulan setiap tahunnya”.
9
Jadi, surat masuk dicatat di buku agenda dengan kolom yang sudah ada di atas, kemudian surat disimpan atau dimasukan
ke dalam folder surat masuk dan surat keluar. Surat yang dimasukan ke dalam folder tidak dibiarkan
begitu saja, tetapi folder dimasukan ke dalam filing cabinet, diletakkan dibelakang petunjuk guide dan disusun secara vertikal,
dimana dokumen-dokumen ditaruh yang satu dibelakang yang lain. Setelah mendeskripsikan hasil wawancara dengan kepala
tata usaha, maka dapat disimpulkan bahwa secara teoritik pelaksanaan penyimpanan arsip yang diterapkan SMK Harapan
Bangsa Depok sudah cukup baik, walaupun masih terdapat kekurangan dan kelemahan, karena menggunakan sistem
kronologis akan memperlambat penemuan kembali arsip apabila sewaktu-waktu surat diterima atau waktu dikirim keluar. Jadi, tidak
mungkin pegawai tata usaha ingat waktu-waktu surat diterima atau dikirim.
3. Kegiatan Kearsipan dalam Hal Penemuan Kembali Arsip
Dalam pelaksanaan manajemen kearsipan pegawai, penemuan kembali arsip merupakan titik berat dari kearsipan. Menyimpan
9
Nurhayani, S. Kom…, Depok 29 Maret 2010
informasi dengan baik adalah penting. Menentukan kembali dengan segera adalah vital.
Arsip yang sudah disimpan sewaktu-waktu dibutuhkan kembali, untuk itu diperlukan prosedur-prosedur dalam penemuan
kembali arsip. Dikatakan secara teoritis bahwa penemuan kembali arsip sangat erat hubungannya dengan sistem penyimpanan arsip yang
digunakan. Di SMK Harapan Bangsa Depok sistem penyimpanan arsip yang digunakan adalah sistem kronologis. Jadi, terlebih dahulu harus
mengetahui tanggal surat diterima. Adapun prosesnya adalah sebagai berikut:
a. Pegawai tata usaha terlebih dahulu harus mengetahui tanggal surat
diterima atau masuk dari arsip yang dimaksud. b.
Arsip dilihat dibuku agenda surat masuk. c.
Arsip dapat diketemukan pada folder yang sesuai dengan arsip tersebut.
Sebagaimana yang dikatakan oleh kepala tata usaha bahwa “untuk menemukan kembali arsip, pegawai tata usaha harus
mengetahui kapan surat itu datang atau masuk. Kemudian setelah mengetahuinya, arsip terlebih dahulu dilihat di buku agenda. Setelah
itu, arsip dapat diketemukan difolder, baik itu folder guru, siswa maupu umum”.
10
Setelah mendeskripsikan hasil wawancara dengan kepala tata usaha, maka dapat disimpulkan bahwa secara teoritik pelaksanaan
sistem penemuan kembali arsip di SMK Harapan Bangsa Depok sudah cukup baik walaupun masih terdapat kekurangan dan kelemahan,
karena untuk mencari arsip kembali dibutuhkan waktu yang lama. Petugas harus mencari informasi arsip dengan cara membalik halaman
Buku Agenda satu demi satu. Dalam teori dikatakan bahwa untuk mempercepat penemuan kembali arsip dapat menggunakan komputer
sebagai indeks saja. Pada dasarnya SMK Harapan Bangsa memiliki
10
Nurhayani, S. Kom…, Depok 29 Maret 2010
komputer, namun komputer yang ada hanya digunakan untuk data-data guru, siswa dan karyawan. Jadi kalau untuk surat masuk dan surat
keluar menggunakan buku agenda. Komputer digunakan hanya untuk mengetik balasan dari surat-surat yang masuk.
4. Kegiatan Kearsipan dalam Hal Pemeliharaan Arsip
