BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Dewasa ini, informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Setiap pekerjaan dan
kegiatan di perkantoran memerlukan data dan informasi.
1
Oleh karena itu, informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja
administrasi dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dari birokrasi di dalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan
cepat. Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses
kegiatan administrasi maupun birokrasi adalah arsip record. Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai
pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisai yang lain. Berdasarkan fungsi arsip yang
sangat penting tersebut maka harus ada manajeman atau pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan sampai dengan penyusutan.
Prosedur kearsipan yang baik dilakukan secara sentralisasi ataupun secara desentralisasi; bermaksud menyediakan pelayanan informasi yang
terkandung dalam record setepat-tepatnya dan secepat-cepatnya bila
1
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, Jakarta: PT. Gramedia, 1989, h. 2
1
diperlukan. Adapun ciri-ciri penyelenggaraan prosedure record yang baik antara lain:
1. Sedikit record. Record yang sedikit, benar-benar bermutu baik
2. Untuk informasi sekarang, maupun yang akan datang
3. Prosedur yang dipilih mengakibatkan penghematan biaya tanpa
mengurangi efisiensi dan efektivitas.
2
Untuk dapat mencapai ciri-ciri tersebut, diperlukan sistem-sistem filing yang menunjang tercapainya efisiensi. Penerapan sistem filing di tiap-tiap unit
kerja dengan memperhatikan unsur-unsur dasar sebagai motor penggerak bagi penyelenggaraan sistem filing.
Realitas tersebut dapat dilihat dalam berbagai kesempatan diskusi dan seminar bidang kearsipan yang senantiasa muncul keluhan dan persoalan
klasik seputar tidak diperhatikannya bidang kearsipan suatu instansi atau organisasi, pimpinan yang memandang sebelah mata tetapi selalu ingin
pelayanan cepat dan tentu saja persoalan tidak sebandingnya insentif yang diperoleh pengelola kearsipan dengan beban kerja yang ditanggungnya.
Problema-problema tersebut tentu sangat memprihatinkan, karena muaranya adalah pada citra yang tidak baik pada bidang kearsipan. Padahal
bidang inilah yang paling vital dalam kerangka kerja suatu administrasi. Tertib administrasi yang diharapkan hanya akan menjadi “omong kosong” apabila
tidak dimulai dari tertib kearsipannya. Arsip memang bukan hanya sekedar hasil samping dari kegiatan
organisasi, arsip diterima dan diciptakan oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan disimpan sebagai bukti kebijakan dan aktivitasnya.
Sebagai salah satu sumber informasi arsip memiliki banyak fungsi yang signifikan untuk menunjang proses kegiatan administratif dan fungsi-fungsi
manajemen birokrasi, disamping sebagai sumber primer bagi para penelitiakademisi. Sehubungan dengan itu semua, maka peningkatan dan
penyempurnaan bidang kearsipan merupakan bagian integral daripada bidang
2
E. Martono, Kearsipan, Rekod manajemen dan Filing dalam Praktek Perkantoran Modern, Jakarta: Karya Utama, 1994, Cet. Ke-5, h. 74
administrasi dan manajemen. Persoalan mendasar yang dihadapi para pengelola kearsipan
sebenarnya bukan terletak pada sulitnya menerapkan suatu sitem kearsipan, tetapi lebih pada bagaimana meyakinkan orang untuk mau menerapkan sistem
kearsipan yang baik. Banyak arsip hanya terkelola seadanya tanpa pengelolaan yang intensif. Padahal arsip merupakan hal yang sangat penting.
Arsip perlu dipelihara, dijamin keselamatannya agar dapat digunakan untuk berbagai keperluan. Ini berarti bahwa setiap organisasi mempunyai
tugas dan tanggung jawab untuk menyelematkan bahan pertanggung jawaban kegiatan organisasi. Upaya ini disamping melakukan pembinaan di bidang
sistem kearsipannya, juga merancang penggunaan ruangan dan peralatan sesuai dengan ketentuan teknis kearsipan.
Kelengkapan pusat arsip harus dirancang agar mampu menampung arsip dalam jumlah besar dan dengan biaya serendah mungkin. Penempatan
pusat arsip harus dirancang sedemikian rupa, yang disesuaikan dengan kondisi dan karakteristik organisasinya. Untuk penempatannya ada beberapa pilihan
yang dapat dilakukan, diantaranya adalah pusat arsip dibangun menjadi satu dengan gedung induk, atau dapat pula dibangun terpisah dari gedung
kantornya. Bagi organisasi yang tidak besar sedang atau kecil dengan jumlah arsip yang relatif kecil, pada umumnya pusat arsip dibangun menjadi satu
dengan gedung kantor. Untuk gedung yang bertingkat ditempatkan pada lantai bawah agar tidak membebani kontruksi gedung kantor. Sedangkan bagi
gedung kantor yang tidak bertingkat, dapat ditempatkan ditengah, dengan syarat terhindar dari lalu lalang pegawai unit kerja lainnya. Hal ini agar lebih
mudah melayani pengguna arsip, dan dipihak lain juga untuk menjaga keamanan informasi dari pihak-pihak yang tidak berkepentingan. Ruangan dan
perlengkapan disediakan dengan memperhatikan keamanan arsip dari bahaya kebakaran, air, serangga, suhu dan kelembaban.
3
Pengelolaan arsip memegang peranan penting bagi jalannya suatu
3
Boedi Martono, Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan, Jakarta: Pustaka Sinar, 1992, Cet. Ke-1, h. 89
organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan organisasi, yang dapat bermanfaat untuk bahan penilaian, pengambilan
keputusan atau penyusunan program pengembangan dari organisasi yang bersangkutan. Hal ini seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan.
Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana prasarana selalau menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip. Kondisi
semacam itu diperparah dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai “bidang pinggiran” di sekolah sehingga pengelolaannya pun
kurang begitu diperhatikan. Selain itu, tidak adanya kontrol yang baik dari kepala sekolah membuat
keadaan arsip tidak begitu terjaga. Arsip-arsip hanya menjadi sesuatu hal yang sifatnya pelengkap bukan menjadi data penting yang semestinya harus terjaga
dengan baik. SMK Harapan Bangsa sebagai salah satu pusat kegiatan pendidikan
formal pasti memproduksi berbagai dokumen harus dipelihara dengan baik agar dapat dimanfaatkan oleh warga sekolah yang bersangkutan. Oleh karena
itu sekolah sangat membutuhkan tata kelola arsip yang baik. Masih pada kenyataan bahwa banyak sekolah yang kurang peduli
dengan kearsipan sehingga sekolah mengalami kendala-kendala dalam mengambil kembali data-data yang dibutuhkan.
Berdasarkan uraian tersebut, maka penulis tertarik untuk membahas dan menuangkan masalah ini dalam bentuk skripsi dengan judul
”Manajemen Kearsipan Personil pendidikan di SMK Harapan Bangsa Depok”.
B. Identifikasi Masalah
Kategori