manajemen kearsipan terutama dalam hal penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan cepat dan tepat.
Berdasarkan penelitian yang telah penulis lakukan, diperoleh hasil sebagai berikut:
A. Pelaksanaan Manajemen Kearsipan di SMK Harapan Bangsa Depok
Salah satu komponen pendidikan yang memiliki peran penting dalam menunjang pelaksanaan pendidikan adalah administrasi yang baik,
sama halnya dengan komponen pendidikan lainnya, administrasi perlu dikelola dengan baik. Hal ini perlu dilakukan agar kegiatan pendidikan
berjalan seperti yang diharapkan.
1. Kegiatan Kearsipan dalam Hal Pencatatan dan Pendistribusian
Surat
Pelaksanaan manajemen kearsipan di SMK Harapan Bangsa Depok dalam hal pencatatan dan pendistribusian surat menggunakan
Buku Agenda surat masuk dan surat keluar atau sering disebut sistem pola lama.
3
Buku agenda digunakan untuk mencatat surat-surat yang masuk dan surat keluar serta sebagai alat bantu untuk mencari surat
yang disimpan di file. Sebelum pencatatan surat dimulai, surat yang masuk langsung
diterima bagian tata usaha. Yang dimaksud dengan surat masuk adalah semua surat yang diterima oleh instansi-instansi lain. Setelah surat
diterima oleh bagian tata usaha, kemudian surat masuk tersebut dicatat dibuku agenda surat masuk dengan keterangan sebagai berikut:
a. Nomor urut
b. Nama surat
c. Tanggal surat diterima
d. Alamat instansi
e. Nomor surat
f. Tanggal surat
g. Keterangan
3
Nurhayani, S. Kom Kepala Tata Usaha, wawancara pribadi, Depok 29 Maret 2010
Hal tersebut seperti yang dikemukakan kepala tata usaha SMK Harapan Bangsa Depok Bapak Muntohar, sebagai berikut:
“Proses penerimaan surat dipusatkan di unit tata usaha yang diterima oleh pegawai tata usaha dan langsung dicatat pada buku
agenda surat masuk dengan diberi nomor urut, nama surat, tanggal surat diterima, alamat instansi, nomor surat, tanggal surat dan
keterangan”.
4
Pencatatan tersebut sebagai bahan acuan atau pedoman bagi SMK Harapan Bangsa Depok untuk melakukan penemuan kembali
arsip. Dengan menemukan tanggal surat masuk atau nomor urut surat masuk atau tanggal dan nomor surat keluar dari buku agenda,
maka surat yang disimpan dengan sistem kronologis dapat diketemukan.
Kemudian, setelah surat masuk diagendakan, tindak lanjut berikutnya adalah mengklasifikasikan atau mendistribusikan surat
tersebut, apakah surat tersebut termasuk surat rahasia jabatan dinas atau surat tersebut termasuk surat yang bersifat pribadi. Untuk itu,
perlu langkah pensortiran surat. Sebagaimana yang dikatakan oleh Kepala Tata Usaha:
“Setelah surat masuk diagendakan, surat masuk diklasifikasikan ke dalam surat rahasia jabatan dinas atau
pribadi. Bila surat jabatan dinas maka surat diteruskan dalam keadaan sampul tertutup kepada kepala tata usaha
dan diserahkan langsung kepada kepala sekolah untuk menindaklanjuti atas surat. Bila surat masuk bersifat
pribadi, maka dalam keadaan tertutup diserahkan kepada kepala tata usaha dan diberikan langsung kepada guru atau
pegawai yang bersangkutan atau berkepentingan”.
5
Untuk surat keluar, bagian unit atau yang bertanggungjawab atas isi surat atau yang membuat konsep surat
adalah bagian tata usaha juga. Dimana untuk pengurusan surat keluar yang dimaksud adalah bagaimana pegawai tata usaha
4
Nurhayani, S. Kom…, Depok 29 Maret 2010
5
Nurhayani, S. Kom…, Depok 29 Maret 2010
mengelola surat-surat yang akan dikirim atau disampaikan kepada instansi-instansi lain.
Pada dasarnya semua surat-surat keluar harus ditandatangani oleh kepala sekolah SMK Harapan Bangsa Depok.
Namun sebelum penandatangan perlu dibuat konsep isi surat. Konsep dibuat oleh pegawai tata usaha atas perintah kepala
sekolah. Setelah konsep selesai dibuat, maka wajib disalurkan kepada kepala tata usaha untuk diteliti dan diperiksa kembali, agar
terhindar dari kesalahan baik dari segi penulisannya maupun pada segi isinya. Setelah konsep dinilai bagus dan disetujui, maka
konsep tersebut diketik oleh pegawai tata usaha yaitu pegawai tata usaha bagian system informasi manajemen. Hal tersebut sesuai
sebagaimana yang diungkapkan oleh kepala tata usaha sebagai berikut:
“Semua surat-surat keluar harus ditandatangani oleh kepala sekolah. Kemudian, surat-surat yang keluar sebelumnya harus
dikonsep dahulu oleh pegawai tata usaha atas perintah kepala sekolah dan diperiksa kembali oleh kepala tata usaha”.
6
Setelah konsep surat keluar diketik, langkah selanjutnya adalah meminta tandatangan kepala sekolah. Surat keluar yang
sudah ditandatangi oleh kepala sekolah kemudian digandakan untuk dijadikan arsip. Proses pengurusan surat keluar atau surat
yang akan dikirm keluar keluar dicatat kembali dibuku agenda surat keluar, surat tersebut diberi nomor oleh pegawai tata usaha.
Kemudian surat keluar yang sudah diproses diberikan kepada pegawai tata usaha untuk dikirim ke alamat terkait.
“Selesai diketik, surat keluar ditandatangani oleh kepala sekolah dan digandakan. Sebelum dikirim, surat keluar dicatat
dalam buku agenda surat keluar”.
7
6
Nurhayani, S. Kom…, Depok 29 Maret 2010
7
Nurhayani, S. Kom…, Depok 29 Maret 2010
Setelah mendeskripsikan hasil wawancara dengan kepala tata usaha, maka dapat disimpulkan bahwa secara teoritik
pelaksanaan pencatatan dan pendistribusian surat masuk dan surat keluar di SMK Harapan Bangsa Depok cukup baik, walaupun
masih terdapat kelemahan dan kekurangan, dimana dalam pencatatan dan pendistribusian surat masuk dan surat keluar masih
menggunakan Buku Agenda tidak semudah dengan Kartu Kendali. Karena buku agenda harus menemukan tanggal masuk surat atau
nomor urut masuk surat atau tanggal dan nomor surat keluar sedangkan dalam Kartu Kendali disusun sistematis di dalam kotak.
2. Kegiatan Kearsipan dalam Hal Penyimpanan Arsip
