komputer, namun komputer yang ada hanya digunakan untuk data-data guru, siswa dan karyawan. Jadi kalau untuk surat masuk dan surat
keluar menggunakan buku agenda. Komputer digunakan hanya untuk mengetik balasan dari surat-surat yang masuk.
4. Kegiatan Kearsipan dalam Hal Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan akan arsip merupakan kegiatan yang tidak dapat diremehkan. Arsip adalah pusat ingatan dan sumber informasi yang
harus disimpan dan dijaga dengan sebaik-baiknya. Tidaklah mudah menjaga, memelihara dan mengamankan arsip. Ada beberapa aspek
yang perlu diperhatikan agar arsip selalu bersih dan aman dari segala kerusakan. Aspek tersebut adalah dari segi ruangan arsip dan
pengamanan arsip itu sendiri. Dapat dikatakan bahwa pemeliharaan arsip mudah dilakukan,
bila penyimpan arsip baik dan benar. Di SMK Harapan Bangsa Depok pemeliharaan arsip dapat dilihat dari dua aspek, yaitu:
a. Ruangan Arsip
Untuk ruangan arsip, cara pemeliharaan yang dilakukan SMK Harapan Bangsa Depok adalah membersihkan ruangan arsip setiap hari
dikarenakan ruangan arsip masih menyatu dengan unit kerja tata usaha. Untuk itu ruangan disapu, dipel dan dibersihkan setiap hari. Kemudian
ruanganpun diberi filter untuk menyaring udara yang masuk. b.
Pengamanan Arsip Jangan biarkan arsip rusak atau hilang. Ada banyak cara untuk
pengamanan arsip dari kerusakan dan kehilangan. Dari segi pengamanan arsip yang ada di SMK Harapan Bangsa Depok dapat
terlihat bahwa arsip-arsip tersebut diletakkan atau disusun secara rapi dilemari atau rak-rak penyimpanan arsip, walaupun ruangan arsip
masih menyatu dengan unit tata usaha. Setiap rak atau lemari arsip diberikan racun serangga untuk mencegah timbulnya kutu-kutu yang
dapat merusak arsip. Membersihkan arsip dengan menggunakan
vacum cleaner. Apabila arsip-arsip dihinggapi anai-anairayap dan sejenis lainnya dipisahkan dengan yang lainnya agar yang masih utuh
tidak terkena hal tersebut. Bila ada arsip yang rusak, dipisahkan dan diperbaiki dengan menggunakan perekat kanji.
Hal tersebut sesuai dengan apa yang diungkapkan oleh kepala tata usaha sebagai berikut:
“Untuk pemeliharaan arsip, SMK Harapan Bangsa Depok memfokuskan pada segi ruangan dan pengamana arsip itu sendiri.
Walaupun ruangan arsip masih menyatu dengan unit kerja tata usaha, bukan berarti mengabaikan pemeliharaan pada ruangan
arsip. Ruangan arsip dibersihkan dengan cara disapu, dipel setiap hari dan ruangan pun diberikan filter. Untuk pengamanan arsip,
selain disusun rapi juga diberikan racun serangga untuk menghindari musuh arsip”.
11
Setelah mendeskripsikan hasil wawancara dengan kepala tata usaha, maka dapat disimpulkan bahwa secara teoritis
pelaksanan pemeliharaan arsip sudah cukup baik walaupun masih terdapat kekurangan dan kelemahan, dimana kelemahan-
kelemahan tersebut terdapat pada ruangan arsip yang tampak sempit dikarenakan manyatunya unit tata usaha dengan ruangan
arsip sehingga arsip tersebut kurang terlalu mendapat perhatian.
5. Kegiatan Kearsipan dalam Hal Penyusutan, Pemindahan dan
