organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan organisasi, yang dapat bermanfaat untuk bahan penilaian, pengambilan
keputusan atau penyusunan program pengembangan dari organisasi yang bersangkutan. Hal ini seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan.
Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana prasarana selalau menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip. Kondisi
semacam itu diperparah dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai “bidang pinggiran” di sekolah sehingga pengelolaannya pun
kurang begitu diperhatikan. Selain itu, tidak adanya kontrol yang baik dari kepala sekolah membuat
keadaan arsip tidak begitu terjaga. Arsip-arsip hanya menjadi sesuatu hal yang sifatnya pelengkap bukan menjadi data penting yang semestinya harus terjaga
dengan baik. SMK Harapan Bangsa sebagai salah satu pusat kegiatan pendidikan
formal pasti memproduksi berbagai dokumen harus dipelihara dengan baik agar dapat dimanfaatkan oleh warga sekolah yang bersangkutan. Oleh karena
itu sekolah sangat membutuhkan tata kelola arsip yang baik. Masih pada kenyataan bahwa banyak sekolah yang kurang peduli
dengan kearsipan sehingga sekolah mengalami kendala-kendala dalam mengambil kembali data-data yang dibutuhkan.
Berdasarkan uraian tersebut, maka penulis tertarik untuk membahas dan menuangkan masalah ini dalam bentuk skripsi dengan judul
”Manajemen Kearsipan Personil pendidikan di SMK Harapan Bangsa Depok”.
B. Identifikasi Masalah
Berdasarkan pada latar belakang yang telah dikemukakan di atas dapat diidentifikasikan masalah sebagai berikut:
1. Belum terkelola dengan baik arsip-arsip yang ada di sekolah.
2. Terbatasnya keterampilan yang dimiliki pegawai kearsipan dalam
mengelola arsip-arsip yang ada di sekolah.
3. Minimnya kontrol pimpinan terhadap keadaan arsip-arsip yang ada di
sekolah. 4.
Kurangnya kebijakan yang menunjang pengelolaan arsip-arsip yang ada di sekolah.
5. Terbatasnya sarana dan prasarana penunjang tata kelola arsip yang baik.
6. Minimnya perhatian khusus yang diberikan pimpinan dan pegawai
administrasi dalam menjaga arsip personil pendidikan di sekolah.
C. Pembatasan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah dan untuk membatasi kajian pendidikan hanya pada pengelolaan kearsipan personil pendidikan. Adapun
yang dimaksud dengan pengelolaan kearsipan personil pendidikan adalah pengelolaan informasi yang direkam dalam bentuk atau medium apapun,
dibuat,diterima dan dipelihara oleh suatu organisasi lembaga badanperorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan kearsipan personil
pendidikan termasuk di dalamnya adalah guru.
D. Perumusan Masalah
Sesuai dengan pembatasan masalah di atas, penulis merumuskan masalah sebagai berikut :
1. Bagaimanakah pelaksanaan manajemen kearsipan personil pendidikan di
SMK Harapan Bangsa Depok? 2.
Seberapa efektif manajemen kearsipan personil pendidikan dalam rangka membantu proses pendidikan?
E. Kegunaan Hasil Penelitian
Adapun hasil penelitian ini diharapkan dapat memberi manfaat secara akademik dalam pengembangan ilmu manajemen kearsipan. Selain itu
penelitian diharapkan memberikan manfaat secara praktis bagi berbagai pihak, terutama:
a. Penelitian ini diharapkan berguna bagi penulis dalam menambah wawasan,
pengalaman, dan pengetahuan tentang materi atau kajian yang dibahas. b.
Hasil penelitian ini diharapkan berguna bagi para kepala sekolah sebagai masukan positif dalam menciptakan kondisi sekolah yang baik.
c. Penelitian ini diharapkan berguna bagi guru untuk memperbaiki
komunikasi yang baik antar sesama guru demi terciptanya hubungan kerja yang baik dan harmonis.
BAB II KAJIAN TEORI
A. ARSIP PERSONIL PENDIDIKAN
1. Pengertian Arsip Personil Pendidikan
Menurut bahasa referensi, arsip atau records merupakan informasi yang direkam dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan
dipelihara oleh suatu organisasilembagabadanperorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Secara etimologi arsip berasal dari bahasa asing,
orang Yunani mengatakan “Archivum” yang artinya tempat untuk menyimpan.
1
Pengertian-pengertian tersebut dimaksudkan untuk menunjukkan betapa sebenarnya bidang kearsipan itu sudah cukup akrab di indera
dengar kita disamping juga sudah cukup tua umur kemunculannya. Lebih dari sekedar diskusi tentang istilah arsip, sebenarnya secara akademis kita
juga akan lebih jauh melihat eksistensi kearsipan sebagai ilmu pengetahuan. Bila ilmu didefinisikan sebagai pengetahuan yang tersusun
dan pengetahuan adalah pengamatan yang disusun secara sistematis, maka kearsipan tentu dapat dikategorikan sebagai ilmu pengetahuan. Semua itu
dikemukakan sebagai justifikasi terhadap eksistensi kearsipan. Lebih jauh lagi kita dapat melacak kedudukan kearsipan dalam kerangka ilmu
informasi. Dalam ilmu informasi kita mengenal dokumentasi yang
1
Sularso, et.al, Dasar-dasar Kearsipan, Yogyakarta, Liberty, 1985, Cet. Ke-1, h. 1 7
didalamnya meliputi dokumen dalam wujud korporil museum, dokumen dalam wujud literair perpustakaan, dan dokumen privat kearsipan.
Yang dimaksud dengan kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan
mengingat tiga unsur yaitu penyimpanan, penempatan dan penemuan kembali.
2
George R. Terry dalam bukunya “Office Management and Control” mengatakan kearsipan adalah penempatan kertas-kertas dalam
tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas apabila
diperlukan dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat.
3
Dalam istilah kearsipan, arsip adalah tulisan yang dapat memberikan keterangan
tentang kejadian-kejadian dan pelaksanaan organisasi yang dapat berwujud surat menyurat, data dan bahan-bahan yang dapat berbicara dan dapat
memberikan keterangan yang jelas dan tepat. Pengertian Arsip menurut undang-undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan, yang dinyatakan bahwa arsip adalah “rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara”.
4
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa arsip tercipta dari setiap kegiatan baik yang dilakukan oleh lembaga-lembaga negara, badan-
badan pemerintah, swasta maupun perorangan dalam pelaksanaan kegiatan pemerintahan maupun kehidupan kebangsaan.
2
Sularso, et.al, Dasar-dasar Kearsipan…, h. 3
3
Sularso, et.al, Dasar-dasar Kearsipan…, h. 3
4
Undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Personil pendidikan dalam arti luas meliputi guru, pegawai, dan siswa. dimaksud dengan personil pendidikan adalah golongan petugas yang membidangi kegiatan
edukatif dan yang membidangi kegiatan non edukatif ketatausahaan .
5
Personil bidang edukatif adalah mereka yang bertanggung jawab dalam kegiatan belajar
mengajar, yaitu guru dan konselor dan konseling BK , sedangkan yang termasuk didalam kelompok personil bidang non edukatif adalah petugas tata
usaha dan penjaga atau pesuruh sekolah.
Tiap kelompok personil diperlukan pembagian tugas dan tanggung jawab serta hubungan kerja yang jelas. Seorang pimpinan sekolahkepala
sekolah dapat dibantu oleh seseorang atau beberapa orang wakil kepala yang mengkoordinasikan urusan kurikulumkegiatan belajar mengajar,
urusan kesiswaan, urusan sarana prasarana pendidikan, urusan hubungan sekolah masyarakat, dan sebagainya.
2. Fungsi Arsip Personil Pendidikan
Dilihat dari segi fungsi arsip dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan. Hal ini agak berbeda dengan pengertian arsip dinamis di Amerika yang disebut sebagai records,
sedangkan arsip statis merupakan pengalihan arti dari archives. Arsip dinamis adalah arsip yang dapat dipergunakan secara langsung di dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan dan pemerintahan pada umunya atau dipergunakan secara langsung di dalam
penyelenggaraan administrasi negara. Sementara arsip statis tidak lagi dipergunakan didalam fungsi-fungsi menajemen organisasi pencipta, tapi
dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian. Sementara itu menurut Sauki 1999 : 6 setidaknya ada 4 fungsi
arsip yaitu 1 sebagai memori kolektif instansi corporate memory, 2 sebagai penyedia
data atau informasi bagi pengambilan keputusan decisions making, 3 sebagai bahan pendukung proses pengadilan
5
http:www.google.co.idsearch?q=pengertian+personil+pendidikanhl=idei=DBuWTP7bFYe3 cPL9haQFstart=40sa=N
lagition support, dan 4 penyusutan berkas kerja retention. Fungsi- fungsi ini akan dapat dicapai apabila arsip dikelola dengan tepat antara
lain melalui Sistem Informasi Kearsipan. Arsip dinamis berdasarkan pada kepentingan penggunaannya
dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif active records dan inaktif inactive records.Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang secara
langsung dan terus-menerus dibutuhkan dan dipergunakan di dalam penyelenggaraan administrasi. Sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan
arsip yang frekwensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah berkurang.
Menurut Betty R. Rikcs, suatu arsip dapat dipertimbangkan menjadi arsip inaktif jika dipergunakan kurang dari 10 kali dalam satu
tahun. Frekwensi penggunaan ini sebenarnya bergantung pada kebutuhan organisasi masing-masing. Setiap organisasi dapat memiliki tingkat
frekwensi penggunaan terhadap arsip berbeda-beda meskipun mungkin jenis arsipnya sama. Dengan melihat fungsi dan kegunaannya, maka arsip
sebagai salah satu sumber informasi pada dasarnya harus dikelola di dalam suatu sistem manajemen, sehingga memberi kemungkinan untuk dapat
disajikan informasinya secara tepat kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat dengan biaya yang diusahakan serendah mungkin.
Berdasarkan fungsinya, arsip digolongkan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis.
6
Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelengaraan administrasi negara.
Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Berdasarkan fungsinya dan juga untuk kepentingan tugas pekerjaan sehari-
hari arsip dinamis dibedakan atas :
6
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, Jakarta: PT. Gramedia, 1989, h 2
a. Arsip aktif adalah arsip yang masih sering dipergunakan bagi
kelangsungan pekerjaan dilingkungan satuan kerja pada suatu organisasi.
b. Arsip inaktif adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi secara terus
menerus atau frekuensi kegunaannya oleh unit pengolahan sudah jarang dan hanya dipergunakan sebagai frekuensi bagi satu
organisasi.
7
Arsip yang tercipta secara garis besar terbagi menjadi dua, yakni arsip biasa dan arsip vital. Kalau arsip biasa adalah jika terjadi sesuatu
dengan arsip tersebut organisasi tidak akan terhenti kehidupannya. Sementara itu, arsip vital yaitu arsip yang sangat dibutuhkan oleh
organisasi karena jika arsip ini hilang akan berakibat terhentinya kegiatan organisasi, dan organisasi tidak akan mampu menyusun kembali rekaman
informasi yang dapat diterima. Mengingat pentingnya keberadaan arsip vital perlu dibuat suatu
program yang sistematis mulai dari identifikasi arsip vital dari organisasi, prosedur penyimpanannya, dan prosedur perlindungannya. Program
perlindungan arsip dinamis vital mengidentifikasi apa saja yang dicakup oleh arsip dinamis vital, prosedur penyimpanan atau prosedur
penyimpanan duplikat arsip dinamis di tempat yang aman.
8
Melalui program ini dapat dibuat suatu metode yang sistematis dan lebih spesifik
yang disesuaikan dengan kondisi arsip dan kepentingan organisasi yang bersangkutan.
Hilangnya arsip vital akan berakibat negatif bagi organisasi misalnya organisasi tidak dapat beroperasi lagi, timbul kekacauan dalam
organisasi dan lain-lain. Oleh karena itu, arsip vital perlu mendapatkan perhatian dan perlindungan serta melakukan penataan yang baik dan
benar. Hal ini memberikan pengertian bahwa arsip vital harus dilindungi dan diselamatkan dengan melakukan pengelolaan manajemen kearsipan,
khususnya penataan dan perlindungan arsip vital.
7
Sularso, et.al, Dasar-dasar Kearsipan…, h. 89-90
8
Sulistyo Basuki, Manajemen Pengelolaan Arsip Dinamis, Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003, h. 229.
Lebih jauh lagi kita dapat melacak kedudukan kearsipan dalam kerangka ilmu informasi.
Dalam ilmu informasi kita mengenal dokumentasi yang didalamnya meliputi dokumen dalam wujud korporil
museum, dokumen dalam wujud literair perpustakaan, dan dokumen privat kearsipan.
Sekarang ini, informasi telah menjadi kebutuhan mutlak informasi menjadi bagian yang sangat penting dalam fungsi manajemen di dalam
menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat. Menurut Schwart dan Hernon informasi saat sekarang merupakan
sumber ekonomi yang memiliki nilai dan biaya produksi Value and a cost of production 1993:202. Nilai ekonomi dapat dilihat dari semakin
komersialnya informasi, sehingga mempunyai nilai signifikan dan memberi peluang untuk dapat diperjualbelikan. Disamping itu proses
pengelolaan yang tepat, dan penemuan kembali informasi dengan cepat, akurat dan lengkap memiliki nilai kuantitatif yang dapat diukur secara
ekonomi. Arsip records sebagai salah satu sumber informasi terekam recorded information memiliki fungsi yang sangat penting untuk
menunjang proses kegiatan administrasi negara dan manajemen birokrasi. Di samping itu arsip archives dapat pula dimanfaatkan oleh lembaga dan
instansi pemerintah serta masyarakat umum bagi pendidikan dan penelitian. Sebagai endapan informasi kegiatan administrasi dan
menajemen, arsip akan terus tumbuh dan berkembang secara akumulatif sejalan dengan semakin kompleksnya fungsi dan organisasi. Dampaknya
arsip semakin menumpuk secara tidak terkontrol. Arsip-arsip cenderung diabaikan oleh pengelolaannya, karena dipandang tidak perlu disimpan di
dalam suatu sistem. Akibatnya, apabila organisasi membutuhkan informasi arsip untuk kebutuhan pelaksanaan tugas ataupun untuk pengambilan
keputusan decision making, jadi sulit atau memerlukan waktu yang relatif lama untuk ditemukan kembali. Arsip sebagi salah satu sumber
informasi membutuhkan suatu sistem pengelolaan management yang tepat sehingga dapat menciptakan efektifitas, efisiensi dan produktifitas
bagi organisasi. Apapun sebutan dan istilahnya, yang dimaksud dengan arsip
adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu
sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas kartu, formulir, kertas film, media komputer, dan lain-lain.
9
Dari pengertian ini dapat ditarik beberapa pemahaman mendasar. Pertama, arsip harus merupakan bukti evidence dari suatu kejadian, tetapi
bukti itu merupakan bukti dari lebih satu orang. Dengan kata lain, suatu arsip harus berisi data yang mempunyai arti sosial. Kedua, arsip harus
disimpan di dalam bentuk yang nyata. Tiga media arsip secara umum terdiri dari kertas paper, film dan magnetic media. Arsip berbasis
kertas merupakan data, gambar atau teks yang disimpan pada sesuatu yang terkomposisi secara kimiawi tanpa melihat ukuran, warna atau berat
kertas. Arsip film merupakan data, gambar atau teks yang disimpan pada film, termasuk pula bentuk khusus film, seperti microfilm.
Sementara arsip media magnetic merupakan data, gambar atau teks yang disimpan dan ditemukan kembali melalui penulisan kode secara
magnetic dan khusus berkaitan dengan komputer. Ketiga, arsip harus dapat ditemukan kembali secara fisik maupun informasinya. Arsip dapat
dibedakan dengan non arsip non record, karena non arsip merupakan keseluruhan informasi dalam bentuk yang tidak nyata. Satu contoh dari
non arsip adalah percakapan biasa. Non arsip ini dalam kondisi lingkungan tertentu dapat menjadi arsip. Dalam pengertian yang hampir sarna,
Milburn D. Smith ill, menyatakan bahwa arsip record merupakan keseluruhan bentuk inforrnasi yang terekam. Media arsip record
merupakan keseluruhan bentuk informasi yang terekam. Media arsip menurutnya dapat berupa kertas, film, microfilm, media magnetik atau
disk optik 1986:4. Pendapat ini sedikit berbeda dengan Lundgren dan Lundgren, karena media optik telah dimasukkan sebagai sebagai salah satu
9
Amsyah, Manajemen Kearsipan..., h. 3
media arsip. Smith ill membagi media arsip ke dalam beberapa kategori. Pertama, arsip-arsip dengan media elektronik electronic media
yang meliputi disk magnetic, diskette, pita magnetic dan disk optik. Umumnya media elektronik digunakan untuk menyimpan informasi arsip
dalam jenis dan jumlah yang besar. Kedua, media mikrofotografik microphotographic media yang
meliputi mikrofilm atau microfiche dan komputer output microforms COM. Media ini digunakan untuk menyimpan informasi yang
membutuhkan akses cepat atau penyimpanan yang sangat lama. Bentuk media yang ketiga adalah arsip-arsip dalam basis kertas.
Arsip ini umumnya berbentuk hard copy seperti memo-memo, surat, kontrak-konrak dan berkas proyek. Keuntungan bentuk ini adalah dapat
menyediakan informasi untuk referensi jangka pendek dan sering kali digunakan untuk arsip vital vital record. Bentuk media terakhir adalah
media video dan suara atau biasa dikenal sebagai audio visual media. Media ini digunakan untuk menyimpan arsip-arsip gambar bergerak dan
suara seperti kaset, audio kaset, dan video tape. Kecenderungan terakhir mengarah kepada media digital seperti laser disk, video compact disk
VCD yang menyimpan arsip-arsip multidata, teks, gambar, grafik dan suara.
Berdasarkan pada dua pengertian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa apapun jenis arsip harus memiliki tiga unsur yaitu, 1 arsip
merupakan informasi terekam, 2 memiliki bentuk media yang nyata dalam arti dapat dilihat dan dibaca, diraba dan didengar dan yang terakhir
3 arsip memiliki fungsi dan kegunaannya. Berkaitan dengan hal itu pula, setidaknya ada beberapa fungsi arsip personil pendidikan, diantaranya
adalah untuk menjaga informasi-informasi yang berkaitan dengan personil pendidkan suatu organisasi, menjadi keberlangsungan sebuah organisasi
itu sendiri dan memudahkan kerja dan kinerja elemen yang ada dalam sebuah organisasi.
3. Jenis-jenis dan Media Penyimpanan Arsip
Arsip dinamis aktif yaitu arsip-arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan dilingkungan satuan kerja unit
pengolah pada suatu organisasi. Pada saat-saat tertentu arsip aktif mengalami perubahan nilai dan artinya menurut fungsinya dalam
administrasi, sehingga arti dan nilainya dalam kehidupan administrasi mulai berkurang, dalam arti bahwa arsip aktif sudah jarang dipergunakan
lagi. Pada tahap ini arsip dikatakan mencapai tahap inaktifsemi statis. Sedangkan arsip dinamis inaktif yaitu arsip-arsip yang tidak
dipergunakan lagi secara terus menerus atau frekuensi kegunaannya oleh unit pengolah sudah jarang dan hanya dipergunakan sebagai referensi bagi
suatu organisasi. Pada tahap inaktif arsip tersebut tidak lagi berada pada satuan kerjaunit pengolah, akan tetapi penyimpanannya dipusatkan di
Pusat Penyimpanan Arsip. Menurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, jenis-jenis Arsip
yaitu : a.
Arsip menurut Subyek atau Isinya : 1
Arsip Kepegawaian, contoh : data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, rekaman dsb.
2 Arsip Keuangan, contoh : laporan keuangan, bukti pembayaran,
daftar gaji, SPMU dsb. 3
Arsip Pemasaran, contoh : surat penawaran, surat pesanan, daftar harga dsb.
4 Arsip Pendidikan, contoh : kurikulum, satuan pelajaran, rapor,
transkrip mahasiswa dsb.
10
b. Arsip menurut Bentuk dan Wujud Fisik, dapat dibedakan menjadi :
a Surat, contoh : naskah perjanjiankontrak, surat keputusan dsb.
b Pita rekaman, mikrofilm, disket dan CD.
11
c. Arsip menurut Nilai atau Kegunaannya, yaitu :
10
Suparjati, et.al, Tata Usaha dan Kearsipan, Yogyakarta: Kanisius, 1999, 10
11
Suparjati, et.al, Tata Usaha dan Kearsipan…, h. 10
1 Arsip bernilai Informasi, contoh : pengumuman, pemberitahuan,
undangan dsb. 2
Arsip bernilai Administrasi, contoh : ketentuan-ketentuan organisasi, prosedur kerja dsb.
3 Arsip bernilai Hukum, contoh : akte pendirian perusahaan, akte
kelahiran, akte perkawinan dsb. 4
Arsip bernilai Sejarah, contoh : laporan tahunan, notulen rapat, gambarfoto peristiwa dsb.
5 Arsip bernilai Ilmiah, contoh : hasil penelitian
6 Arsip bernilai Keuangan, contoh : kuitansi, bon penjualan, laporan
keuangan dsb. 7
Arsip bernilai Pendidikan, contoh : kurikulum, satuan pelajaran, program pengajaran dsb.
12
d. Arsip menurut sifat kepentingannya :
1 Arsip nonesensial , contoh Surat Undangan dsb.
2 Arsip bergunabiasa, contoh surat permohonan cuti, surat pesanan
barang dsb. 3
Arsip Penting, contoh : surat keputusan, laporan keuangan dsb. 4
Arsip Vital, contoh : akte pendirian perusahaan, sertifikat tanahbangunan dsb.
13
e. Arsip menurut Fungsinya :
1 Arsip Dinamis yaitu arsip yang masih dipergunakan secara
langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. 2
Arsip Statis yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
f. Arsip menurut tempattingkat pengelolaannya, dibedakan menjadi :
1 Arsip Pusat, arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada
dipusat organisasi. Berkaitan dengan lembaga pemerintah; Arnas Pusat di Jakarta.
12
Suparjati, et.al, Tata Usaha dan Kearsipan…, h. 11
13
Suparjati, et.al, Tata Usaha dan Kearsipan…, h. 11
2 Arsip Unit, arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi.
Berkaitan dengan lembaga pemerintah; Arnas Daerah di ibukota Propinsi.
14
g. Arsip menurut keasliannya dapat dibedakan :
1 Arsip Asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin
ketik, cetakan printer, dengan tanda tangan dan legalisasi yang asli, yang merupakan dokumen utama.
2 Arsip Tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dst. yang dalam
proses pembuatannya bersama dengan dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak lain selain penerima dokumen asli.
3 Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak
bersama dengan dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.
4 Arsip Petikan, yaitu dokumen yang berisi bagian dari suatu
dokumen asli.
15
h. Arsip menurut Kekuatan Hukum, dibedakan :
1 Arsip Otentik adalah arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan
asli dengan tinta bukan fotocopy atau film sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat
dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah. 2
Arsip Tidak Otentik adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini berupa foto copy, film,
mikrofilm, hasil print komputer dan lain sebagainya.
B. PENGELOLAAN ARSIP PERSONIL PENDIDIKAN
Kegiatan pengelolaan arsip personil pendidikan sangat diperlukan untuk menunjang tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditetapkan.
Personil pendidikan yang dimaksud meliputi guru, tenaga kependidikan,
14
Suparjati, et.al, Tata Usaha dan Kearsipan…, h. 11
15
Suparjati, et.al, Tata Usaha dan Kearsipan…, h. 11
kepala sekolah dan pegawai tata usaha. Pengelolaan arsip personil pendidikan yang dimaksud meliputi:
1. Pentingnya Kearsipan yang Baik
Untuk membantu kelancaran dalam pengelolaan kearsipan, terutama untuk mempermudah penemuan kembali suatu arsip, maka
diperlukan banyak hal diantaranya sistem dan tenaga pengelola arsip itu sendiri. Sistem yang baik perlu didukung oleh manusia yang baik pula.
16
Sistem penyimpanan arsip yang tepat sangat menentukan dalam penemuan kembali arsip dari tempat penyimpanannya secara mudah dan
tepat. Fasilitas kearsipan yang baik juga dapat mendukung keberhasilan pengelolaan suatu arsip. Fasilitas tersebut diantaranya adalah kertas, mesin
tik, komputer, mesin stensil, map, folder, lemari, filing cabinet dan pencahayaan yang baik.
Di samping itu, yang tidak kalah pentingnya adalah petugas arsip sendiri. Seseorang diberi tugas mengelola kearsipan harus memiliki
syarat-syarat tertentu agar dapat melaksanakan tugasnya dengan baik. Syarat-syarat tersebut diantaranya adalah memiliki pengetahuan tentang
kearsipan, mengetahui seluk-beluk organisasi, terampil, tekun, sabar, teliti, loyal, cerdas, serta dapat menyimpan rahasia.
Berdasarkan pendapat di atas, maka setiap petugas arsip hendaknya memperhatikan sistem kearsipan yang ada di kantornya. Sistem kearsipan
tersebut hendaknya sesuai dengan ciri-ciri seperti yang tersebut di atas. Apabila sistem kearsipan sesuai dengan ciri-ciri tersebut, maka tidak dapat
dipungkiri lagi bahwa pengelolaan kearsipan akan berjalan lancar.
2. Kegiatan Pengelolaan Kearsipan
Daur hidup suatu arsip menurut Patricia E. Wallace mencakup proses penciptaan arsip record creation, pendistribusian records
distribution, penggunaan records utilization, penyimpanan arsip aktif
16
Moeftie Wiriadihardja, Beberapa Masalah Kearsipan Di Indonesia, Jakarta, Balai Pustaka, 1987, Cet. Ke-1, h. 46
storage-active record, pemusnahan arsip record disposal dan menyimpan arsip secara permanen permanent storage. Sedangkan Betty
R. Ricks etat, membagi daur hidup arsip dalam beberapa fase yakni penciptaan dan penerimaan creation and receipt pendistribusian
distribution, penggunaan use, pemeliharan maintenance dan penyusutan dispotition arsip.
Dari beberapa konsep mengenai daur hidup arsip sesungguhnnya dapat disederhanakan dalam tiga fase yaitu fase penciptaan arsip,
penggunaan dan pemeliharaan arsip, dan fase penyusutan arsip sebagai masa istirahat arsip. Fase Penciptaan sebagai tahap awal arsip, baik pada
daur hidup arsip menurut Wallace maupun Ricks, akan menentukan perjalanan hidup arsip selanjutnya. Pada fase inilah sesungguhnya cikal
bakal suatu informasi akan menjadi arsip atau tidak. Oleh karenanya pengelolaan manajemen arsip dimulai pada fase penciptaan ini.
a. Fase Penciptaan
Masa penciptaan arsip merupakan awal dari lahirnya suatu active record arsip dinamis aktif. Menurut Suzan Z. Diamond, proses
penciptaan arsip mulai ketika perlu dituliskan diatas kertas, data dimasukkan ke dalam komputer atau informasi ditangkap ke dalam
film. Arsip dinamis dapat berwujud berbagai media seperti kopi makas hard copy, media magnetis, mikrobentuk, atau cakram optik optical
disc.
17
Betty R. Ricks et al, dalarn bukunya ”Information and Image Management. : A. Records Sistem Approach” menyatakan bahwa
arsip-arsip tercipta pada seluruh level organisasi mulai dari tingkat clerk sampai tingkat pimpinan eksekutif 1992 : 10. Pada masa
penciptaan arsip ini menurut Robek, Brown and Maedke dilaksanakan beberapa proses manajemen adalah manajemen desain formulir,
manajemen korespondensi dan manajemen pelaporan. 1.
Manajemen dan Desain Formulir
17
Basuki, Manajemen Pengelolaan Arsip Dinamis..., h. 229
Formulir bagi organisasi merupakan alat dasar bagi seluruh pekerjaan yang administratif, dan dapat digunakan untuk transaksi,
mentransmisi keterangan-keterangan, memberikan data untuk pengawasan dan mengurangi kesalahan-kesalahan administratif.
Formulir dapat memberikan fasilitas terhadap pengumpulan dan pemindahan data dan informasi dengan cepat dalam bentuk yang
ringkas dan padat. Formulir merupakan alat penting untuk menciptakan dokumen karena formulir menentukan informasi apa
yang akan dikumpulkan dan disimpan Smith ill, 1986 : 1949. Formulir-formulir dinas harus dirancang terlebih dahulu sesuai
dengan kebutuhan. Untuk itu suatu program manajemen formulir sangat dibutuhkan. Manajemen formulir merupakan salah satu
fungsi menajemen arsip dinamis, yang dirancang untuk memperoleh pengumpulan dan distribusi informasi secara efisien
Rikcs,et al 1992 : 358. Menurut Smith III manajemen formulir bertujuan untuk membuat desain, produksi dan distribusi formulir-
formulir untuk suatu kegiatan seefisien mungkin 1986 : 149. Manajemen formulir merupakan fase penciptaan standarisasi dari
desain formulir, akan menentukan data dan infomasi apa saja yang layak direkarn. Isi data dan informasi yang akan direkarn
sebaiknya juga akan menentukan kualitas kertas dan formulir. Informasi yang dianggap penting bagi organisasi atau sangat vital
bagi keberlangsungan hidup organisasi akan menggunakan kualitas kertas yang tinggi. Dengan demikian desain formulir merupakan
fase yang penting di dalam manajemen formulir.
2. Manajemen Korespondensi
Surat-surat yang berisi informasi kedinasan dalam bentuk pernyataan tertulis yang dibuat oleh organisasi sebagai sarana
komunikasi pada dasarnya harus dikelola secara tepat agar dapat
meningkatkan efisiensi dan efektifitas organisasi. Pengelolaan terhadap surat bagi organisasi merupakan hal yang penting. Hal ini
berangkat pada efisiensi informasi yang akan direkam dalam surat dinas, yang memberikan pengaruh terhadap masa simpan fisik dan
informasi surat. Sistem pengelolaan ini merupakan correspondence management atau yang seringkali disebut sebagai tata persuratan.
Pada masa penciptaan, tata persuratan akan merancang dan mengatur bentuk, sistematik dan susunan, ukuran, kualitas kertas.
Perancangan dan pengaturan sejak tahap awal keberlangsungan hidup arsip, akan mempermudah penyimpanan maupun pemilihan
sarana simpannya dan membantu di dalam penemuan kembali. 3.
Manajemen Pelaporan Pelaporan merupakan proses kegiatan menginformasikan
fakta-fakta dan kejadian-kejadian secara actual dan tertulis didalam rangka upaya pembinaan organisasi. Naskah laporan ini harus
didistribusikan dengan cepat dan tepat dan disimpan untuk bahan- bahan perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan. Untuk
memperoleh laporan yang berkualitas, diperlukan suatu sistem manajemen yang mengatur keseluruhan proses penyusunan
laporan. Manajemen pelaporan akan memberikan batas-batas sistematik di dalam menyusun dan merancang suatu laporan, baik
yang menyangkut bahasa, materi dan format serta prosedur pendistribusiannya. Laporan yang berkualitas pada umumnya harus
memiliki kriteria, antara lain: a
Laporan harus mentransmisi keterangan-keterangan. b
Laporan harus berisi fakta dan solusi dan bukan opini-opini. c
Laporan harus memberikan penjelasan yang rinci exposition. Laporan harus bersifat objektif sehingga hal- hal yang
bersifat subjektif dan emosional harus dihindarkan.
b. Fase Penggunaan dan Pendistribusian Arsip
Pengurusan surat merupakan salah satu elemen dan fungsi arti program manajemen kearsipan. Pengelolaan surat yang dilaksanakan
secara efisien merupakan hal yang penting di dalam mendistribusikan informasi dari satu unit kerja ke unit kerja lain di dalam organisasi dan
distribusi informasi antar organisasi. Dengan melaksanakan pengelolaan surat secara efektif akan mempercepat proses pelaksanaan
kerja. Proses pengelolaan surat meliputi kegiatan-kegiatan
penerimaan, pengarahanpenilaian, pencatatan, pendistribusian, pengendalian, pengolahan dan pengiriman surat dinas. Surat-surat yang
telah selesai diolah atau selesai tindak lanjutnya disimpan storage pada tempat penyimpanan dengan suatu sistem tertentu.
1. Sistem Penyimpanan dan Pemberkasan
Surat-surat yang telah mendapat disposisi dapat dikatakan telah menjadi arsip. Arsip dapat disimpan dengan penataan
terhadap arsip-arsip yang sudah memberkas mengelompok. Kegiatan penataan berkas ini merupakan kegiatan yang bersifat
mengatur, menyusun dan menata semua jenis arsip dalam bentuk tatanan yang sistematis dan logis agar dapat diketemukan kembali
dengan cepat, tepat, akurat dan lengkap. Di dalam skema, pemberkasan, sistem penyimpanan dan penemuan kembali dapat
digambarkan sebagai berikut: Sistem Pemberkasan Penyimpanan storage = Temu
Kembali Fisik = informasi. Di dalam menyimpan arsip yang harus diperhatikan masalah asas pengorganisasian arsip. Arsip-
arsip dinamis aktif dapat disimpan dan dikelola secara sentralisasi pada satu unit khusus di dalam organisasi yang biasa dikenal
sebagai central file. Secara organisatoris pusat arsip merupakan bagian integral dari suatu organisasi, mengemban tugas
melaksanakan penyimpanan dan pemeliharaan arsip inaktif dalam
lingkungannya.
18
Teknik pengurusan penyelenggaraan rekod secara sentral sudah tentu amat menguntungkan bagi organisasi
yang masih sederhana atau organisasi kecil yang urusannya tidak begitu rumit.
19
Dengan menerapkan asas sentralisasi maka sistem penyimpanan yang digunakan akan menjadi standar. Seluruh arsip
akan dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan aturan dan prosedur yang sama.
Untuk organisasi yang relatif besar, asas penyimpanan yang tepat untuk diterapkan adalah desentralisasi. Dalam asas ini semua
unit pengolahkerja diberikan otoritas untuk menyimpan dan mengelola arsip aktifnya masing-masing. Asas ini dapat diterapkan
apabila organisasi mempunyai rentang tugas yang panjang, beban kerja yang besar dan lokasinya berpencar dan berjauhan.
Disamping dua asas ini, organisasi juga dapat menerapkan asas gabungan yang merupakan kombinasi asas sentralisasi dan
desentarlisasi. Prinsip asas ini adalah bahwa setiap unit pengolah diberikan otoritas untuk melakukan penyimpanan dan pengelolaan
arsip dengan kontrol atau pengendalian sistem secara terpusat oleh satu unit khusus di dalam organisasi.
Untuk melakukan penyimpanan arsip-arsip aktif ini ada beberapa Classification sistem yang dapat diterapkan Lundgren
and Lundgren, 1989 : 83. Beberapa pakar kearsipan menyebut terminology sistem klasifikasi sebagai filing sistem sistem
pemberkasan dan filing methods metode pemberkasan Lih : Robek, 1987 : 157 dan Penn, 1989 : 122. Pemilihan sistem
pemberkasan yang akan digunakan sangat bergantung pada kegunaan masing-masing arsip bagi pengguna dan jenis arsip itu
18
Boedi Martono, Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan, Jakarta: Pustaka Sinar, 1992, Cet. Ke-1, h. 87
19
E. Martono, Kearsipan, Rekod manajemen dan Filing dalam Praktek Perkantoran Modern, Jakarta: Karya Utama, 1994, Cet. Ke-5, h. 12
sendiri. Sehingga dapat terjadi beberapa arsip yang berbeda diberkaskan dengan sistem yang berbeda pula.
Di dalam menentukan sistem pemberkasan yang akan diterapkan perlu dipertimbangkan beberapa hal diantaranya adalah
bentuk arsip, sifat serta bidang-bidang kegiatan organisasi dan karakteristik organisasi bersangkutan. Perlu juga diperhatikan
bahwa sistem pemberkasan yang akan diterapkan harus menggambarkan secara jelas bentuk berkas arsipnya, sehingga di
dalam penemuan kembalinya dapat dilakukan secara cepat dan tepat. Beberapa sistem pemberkasan diantaranya adalah Numeric,
Alphabetcal dan Alphanumeric Penn, 1989 : 123-124 atau menurut Lundgren dan Lundgren membedakan atas Alphabetic
Classification, Numeric Classification dan Subject Clasification 1989 :83-87.
2. Penemuan Kembali
Prosedur kearsipan yang baik dilakukan secara sentralisasi ataupun secara desentralisasi bermaksud menyediakan pelayanan
informasi yang terkandung dalam rekod setepat-tepatnya dan secepat cepatnya bila diperlukan.
Penataan berkas sebagai salah satu bagian dari kegiatan kantor sudah tenti mempunyai sasaran tujuan yang hendak
dicapai. Kegiatan mengurus warkat merupakan mata rantai yang penting dalam penyelenggaraan administrasi perkantoran pada
umumnya dan ketatausahaan pada khususnya. Administrasi dalam arti sempit ialah tata usaha.
20
Pekerjaan tata usaha itu merupakan pekerjaan kantor yang senantiasa dikerjakan dengan teliti dan
terus menerus. Maksud suatu warkat disimpan adalah agar bila perlu
memperoleh informasi yang terkandung di dalam warkat itu dapat
20
E. Martono, Dasar-Dasar Kesekretariatan dan Kearsipan, Jakarta: Karya Utama, 1985, Cet. Ke-4, h. 21
diperoleh kembali bila diperlukan. Oleh karena itu inti dari filing adalah penemuan kembali warkat dengan cepat dan tepat.
21
Sistem filing yang dipergunakan hendaknya menjamin kemudahan pencarian kembali warkat yang tersimpan, apapun
sistem yang dipergunakan. Masalah lain yang sering timbul dalam penyelenggaraan
tata kearsipantata berkas antara lain berupa: a
Kesulitan memperoleh kembali warkat karena hilang b
Kesulitan menemukan arkat baru didapat setelah membongkari tumpukan berkas
c Setiap kali warkat senantiasa bertambah volumenya
d Kesulitan memperoleh tempat penyimpanan yang
layak dan memenuhi syarat e
Kekurangan pegawai yang cukup terlatih di bidang tata berkas.
22
Untuk mengatasi dan memecahkan masalah di bidang tata berkas, sebenarnya disinilah letak pengertian filing sesungguhnya.
c. Fase Pemeliharaan
Agar arsip dapat terkelola dan tertata dengan rapi serta apik, maka sangat diperlukan tenaga pengelola yang profesional dengan
didukung oleh sarana dan prasarana yang memadai dan lengkap, untuk melahirkan sumber daya aparatur yang terampil di bidang kearsipan.
Kemudian pembenahan adiministrasi kearsipan, hendaknya senantiasa sejalan dengan tujuan pelaksanaan tata kearsipan, baik sebagai sumber
infomasi, pusat ingatan, alat pengendali dan sarana pengungkapan sejarah, sarana penelitian maupun sebagai sarana evaluasi dalam
penyelenggaraan pemerintahan. Selanjutnya, untuk mendorong terciptanya sikap aparat kearsipan sesuai tuntutan zaman dan
kebutuhan, antara lain perlu diperhatikan pengembangan karir yang bersangkutan.
21
Martono, Kearsipan, Rekod manajemen dan Filing…, h. 74
22
Martono, Kearsipan, Rekod manajemen dan Filing…, h. 75
d. Fase Penyusutan
Tidak selamanya arsip-arsip harus disimpan di dalam tempat penyimpanan. Kalau semua arsip harus disimpan terus, dapat
dibayangkan bahwa kantor-kantor akan dipenuhi oleh arsip. Penyusutan adalah termasuk kegiatan yang harus dilakukan dalam
pengelolaan kearsipan. Dalam pasal 2 Peraturan Pemerintah N0. 34 tahun 1979 disebutkan, penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan
arsip dengan cara: 1
Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolahan ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau
badan pemerintah masing-masing. 2
Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
3 Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arsip
Nasional.
23
Untuk keperluan itu hendaknya memperhatikan hal-hal sebagai berikut di bawah ini:
1 Angka pemakaian
2 Jadwal retensi arsip
3 Nilai kegunaan arsip
4 Pemindahan arsip
5 Pemusnahan arsip
24
Dari kelima hal tersebut di atas, tiga di muka merupakan rambu-rambu penyusutan arsip. Jadi dalam menentukan penyusutan
arsip dapat berkonsultasi dengan angka pemakaian, jadwal retensi arsip dan nilai kegunaan arsip.
Arsip akan lahir dengan sendirinya bila aktivitas-aktivitas dalam pelaksanaan fungsi instansi berjalan. Arsip tidak pernah
diciptakan secara khusus tetapi ia merupakan hasil samping by
23
Sularso, et.al, Dasar-dasar Kearsipan…, h. 52
24
Sularso, et.al, Dasar-dasar Kearsipan…, h. 52
product dari kegiatan organisasi atau instansi. Di sini terlihat kaitan erat antara arsip dengan creating agency instansi penciptanya
sebagai bukti dokumenter mengenai
penyelesaian berbagai
persoalan, bukti-bukti transaksi maupun perencanaan ke depan dari instansi yang bersangkutan.
Untuk peningkatan efisiensi dan efektifitas operasional instansi, sebagaimana tujuan diselenggarakannya manajemen arsip
dinamis records management, arsip harus disusutkan. Manfaat penyusutan yang konsisten dan prosedural dapat menghemat ruang
penyimpanan, peralatan kearsipan, tenaga, waktu dan akhirnya akan tercapai penghematan biaya operasional. Arsip yang frekuensi
penggunaannya sudah sangat rendah yang digunakan kurang dari enam kali dalam satu tahun standar International Council on
Archives, harus disimpan di tempat yang nilai ekonominya lebih rendah, yaitu Unit Kearsipan Records Centre sebagai arsip inaktif.
Persoalannya adalah bahwa di Indonesia belum ditemukan tradisi menghitung frekuensi penggunaan berkas. Sering
diperdebatkan pengertian frekuensi penggunaan sangat menurun ini, antara pihak Unit Pengolah dengan pihak petugas arsiparsiparis.
Dalam situasi seperti tersebut ada kecenderungan anggapan di Unit Pengolah, bahwa arsip yang masih sesekali digunakan dianggap masih
aktif dan hanya arsip yang sudah tidak digunakan saja yang disebut in aktif. Akibat langsung dan kecenderungan ini ialah bahwa Unit
Kearsipan diidentikkan dengan tempat penyimpanan sampah, atau bahkan petugas arsip pada Unit Kearsipan cenderung dianggap tidak
ada sama saja. Untuk mengatasi hal tersebut, maka Jadwal Retensi Arsip
JRA sesuai dengan ketentuan Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979, merupakan kompetensi pimpinan instansi. Jadwal retensi adalah
suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok
arsip dapat disimpan atau dimusnahkan.
25
Penyusunan JRA, dengan sendirinya tidak lepas dari tindakan untuk menilai suatu arsip, baik
atas dasar jenisnya, fisiknya maupun informasinya. Dari penilaian- penilaian yang dapat dilakukan itu, penilaian yang paling esensial
ialah penilaian atas dasar informasi yang terkandung di dalam arsip. Dengan adanya informasi yang terkandung dalam arsip itu, maka
dapat ditentukan nilai kegunaannya. Penilaian mengandung pengertian tindakan analisis seri berkas
berdasarkan nilai gunanya. Penilaian dilakukan dalam rangka penetapan jangka simpan retensi, serta menentukan simpan
permanen dan musnah. Penilaian arsip adalah dasar dari penyusutan arsip. Tidak ada standar yang pasti untuk menilai arsip, dan tata cara
penentuan nilai tidak dapat dilakukan secara mekanis. Syarat-syarat yang perlu diperhatikan dalam rangka menilai arsip adalah:
1 Penilaian dilakukan dengan memperhatikan hubungan
antara seri berkas dengan yang lainnya. 2
Penilaian diselenggarakan atas dasar pengetahuan bersangkutan.
3 Penilaian harus memperhatikan arti dari sumber arsip yang
menciptakan dan memperhatikan kedudukan masing- masing unit organisasi dan struktur pemerintahan, sifat
kegiatannya.
4 Penilaian harus memperhatikan faktor biaya untuk
pemeliharaannya.
26
Jadwal Retensi Arsip JRA merupakan pedoman kerja petugas arsiparsiparis dalam penyusutan arsip yang secara minimal
harus mencakup jenis arsip, jangka simpan, dan keterangan nasib akhirnya. Ini berbeda dengan tradisi barat yang melihat JRA Records
Retention Schedule sebagai inisiatif petugas arsip records clerk, records management, archivist dan merupakan rangkaian kegiatan
25
Sularso, et.al, Dasar-dasar Kearsipan…, h. 55
26
Boedi Martono, Sistem Kearsipan Praktis; Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip, Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1990, Cet. Ke-1, h. 47
pemilahan arsip untuk dirundingkan retensinya dengan pimpinan Unit Pengolah dan Pimpinan instansi yang bersangkutan.
Setiap upaya penyusutan arsip harus dilaksanakan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku di negara Republik Indonesia.
Dan aspek hukum terdapat tiga hal yang harus dipertimbangkan: Pertama, Ketentuan yang mengatur bidang kearsipan. Dalam hal ini
dapat disebutkan antara lain: Undang-undang No. 7 tahm 1971, Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979 dan Surat Edaran Kepala
Arsip Nasional RI No. 01SE1981 dan No. 02SE1983. Meskipun demikian dokumen untuk pengertian arsip perusahaan, juga perlu
diperhatikan Undang-undang No. 8 tahun 1997. Kedua, Ketentuan yang mengatur bidang operasionaI instansi pencipta arsip creating
agency setiap naskah dinas official paper sebagai unsur pokok arsip, pada prinsipnya adalah konfidensial. Artinya harus mengikuti
ketentuan hukum yang mengatur keberadaan dan cara kerja instansi pencipta. Beberapa produk hukum tertentu yang menyangkut
ketentuan bagaimana suatu naskah dinas itu harus dikelola. Ketiga, Ketentuan hukum yang mengatur ketentuan-ketentuan lain, namun
mengingat cara instansiperusahaan memperlakukan arsipnya statute of limitation. Dalam hal ini dapat disebutkan antara lain Kitab
Undang-Undang Hukum Dagang KUHD, Hukum Pidana, Hukum Perdata, ISO 9000, dan kontrak-kontrak kerja business yang
menyangkut hal-hal khusus. Pengertian khusus dihubungkan dengan teknologi tinggi, operasi intelijen, dan lain-lain.
Sesuai dengan ketentuan Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979, pasal 4, bahwa setiap Lembaga Negara dan Badan-Badan
Pemerintah wajib memliki JRA yang berupa daftar berisi sekurang- kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai
dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan
arsip.
27
Maka dapat diartikan bahwa penyusutan arsip harus di lakukan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku. Artinya
penyusutan arsip bukanlah hanya sesuatu masalah yang mendesak, melainkan sebuah kewajiban konstitusional yang harus dilaksanakan
dengan tanggung jawab hukum yang jelas. Harus ada prosedur standar operasional dalam pelaksanaannya sehingga setiap ketentuan dapat
diukur dan dituntut pertanggung jawabannya. Manajemen arsip pada prinsipnya adalah manajemen naskah
dinas official papers dan bentuk konfidensial. Artinya informasi di dalamnya hanya boleh diketahui atau dilihat oleh orang yang
memerlukan dan berhak. Karena itu harus ada ketentuan hukum yang mengatur keterbukaan informasi access, sehingga keberadaan JRA,
pada dasarnya hanya merupakan pedoman kerja bagi para petugas arsiparsiparis yang secara fungsional menjadi bagian dari struktur
organisasi pencipta arsipnya. Dalam aspek keilmuan, JRA memiliki dua tujuan, yaitu
sebagai sub sistem dari manajemen peningkatan efisiensi operasional instansi dan perlindungan terhadap informasi pertanggungjawaban
nasional serta upaya pelestarian nilai budaya bangsa. Adanya JRA, maka petugas arsiparsiparis di instansi yang bersangkutan dapat
secara langsung melakukan penyusutan arsip secara sistematis berdasarkan pedoman yang sah. Dengan demikian peningkatan
kecepatan akumulasi arsip dapat diimbangi dengan kelancaran penyusutan, sehingga hanya arsip yang masih benilai guna sajalah
yang disimpan. Hal ini akan bermuara untuk penemuan arsip retrieval. Hal penting dari manajemen arsip yang baik adalah bahwa
unit kearsipan menjadi bagian fungsional manajemen instansi dalam rangka meningkatkan efisiensi operasional.
Penyusutan arsip, dalam perspektif ilmu pengetahuan adalah fungsi pelestarian arsip yang bernilai guna sekunder bagi kehidupan
27
Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979 Tentang Penyusutan Arsip.
kebangsaan. Dengan adanya pedoman penyusutan arsip sejak awal telah dapat dipantau dan dilakukan langkah penyelamatan bukti
pertanggung jawaban nasional dan bukti prestasi intelektual berupa nilai budaya bangsa yang terekam dalam bentuk arsip. Bukti
pertanggung jawaban dan prestasi budaya tersebut bukan saja bermanfaat bagi kepentingan penelitian sosial, budaya dan sejarah
dalam rangka pembentukan kesadaran jati diri bangsa, melainkan yang terpenting justru memberikan dukungan data atau informasi
dalam perumusan kebijaksanaan nasional. Penentuan jangka simpan arsip, sebagai bagian terpenting
dalam penyusutan arsip, pada prinsipnya harus mempertimbangkan dua nilai guna arsip dan pertanggungjawaban hukum dalam
penyelenggaraan kehidupan kenegaraan dari aspek nilai guna, sesuai dengan Surat Edaran Kepala ANRI Nomor 02SE1983, dapat
dibedakan antara. nilai guna primer dan nilai guna sekunder. Dan aspek hukum pada prinsipnya harus mempertimbangkan beberapa hal:
Pertama, Ketentuan hukum yang mengatur bidang kearsipan; Kedua, ketentuan hukum yang mengatur bidang operasional instansi yang
bersangkutan. Nilai guna primer pada prinsipnya adalah nilai yang melekat
pada kepentingan operasional instansi yang bersangkutan. Dalam hal ini dapat dibedakan dalam lima nilai guna yaitu:
1 Administrasi
2 Hukum
3 Fiskal.
4 IlmiahTeknologi
5 Nilai perorangan.
28
Di samping nilai guna primer, sebagian kecil arsip memiliki nilai guna sekunder yaitu kegunaan arsip di luar kepentingan
organisasi yaitu untuk kepentingan penelitian di dalam kaitannya
28
Martono, Sistem Kearsipan Praktis; Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip…, h. 48-50
dengan berbagai ilmu pengetahuan serta kepentingan masyarakat luas lainnya. Termasuk dalam nilai guna sekunder, adalah nilai guna
informasional dan nilai-nilai guna kebuktian.
29
Arsip bernilai guna informasional pada prinsipnya adalah semua hal yang mengenai
peristiwafenomena orangorganisasitempat yang menjadi bagian langsung dari arus peristiwa nasional dantokoh nasional. Arsip
bernilai guna evidential, merupakan arsip bukti keberadaan sejarah lembaga, pencipta creating agency arsip yang bersangkutan atau
keberadaan sesuatu fenomena sejarah, termasuk pula arsip semua produk hukum yang bersifat mengatur dari instansi yang
bersangkutan dan bukti prestasi budayaintelektual yang bersifat original.
Semua arsip yang bernilai guna sekunder, tersebut dalam prinsipnya adalah arsip bernilai guna permanen, artinya harus
dilestarikan keberadaannya. Untuk arsip, bernilai guna permanen, dapat disimpan secara terus menerus di lembaga pencipta creating
agency dan apabila. sudah tidak diperlukan lagi wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai arsip statis.
Persoalan kapan arsip tersebut disusutkan, harus ditetapkan dalam pedoman jangka simpan arsip yang secara umum disebut
Jadwal Retensi Arsip JRA. Prosedur dan teknik Penentuan jangka simpan arsip menjadi wilayah kerja Pak Burhan
Sesuai dengan ketentuan Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979, sebuah JRA setidak-tidaknya harus berisi informasi
tentang tiga hal, yaitu jenis arsip, jangka simpan dan keterangan. Berdasarkan ketentuan tersebut untuk penentuan model JRA terbuka
luas, sesuai kebutuhan instansi masing-masing. Artinya dapat dilakukan perubahan lebih rinci, misalnya menyangkut jangka, simpan
aktif, inaktif, dan lain-lain. Berdasarkan pengalaman teoritis dan praktek, sebuah JRA sangat tepat bila disusun dalam format yang
29
Martono, Sistem Kearsipan Praktis; Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip…, h. 50
jelas. Jenis arsip merupakan susunan arsip dan sebuah seri keglatan Records Series. Sementara jangka simpan dibedakan antara, arsip
aktif dengan inaktif. Pada kolom ditempatkan disposisi mengenai nasib akhir bagi setiap seri arsip.
JRA pada prinsipnya adalah produk hukum untuk menjamin bahwa penyusutan arsip dilakukan sesuai dengan ketentuan hukum
yang berlaku. Keberadaan JRA sesuai dengan Ketentuan PP Nomor 341979 merupakan keharusan bagi setiap instansi
PemerintahPerusahaan Negara. Kehadiran UU Nomor 81997 tidak merubah esensi penyusutan arsip, dan bahkan menjadikan penyusatan
sebagai komitmen nasional karena setiap perusahaan wajib menyerahkan arsip statis yang bernilai pertanggungjawaban nasional
ke Badan Arsip. Dengan demikian, diperlukan kerjasama yang baik dengan Badan Arsip agar penyusutan arsip secara sistematis dapat
dilaksanakan dengan baik oleh setiap instansiperusahaan. Oleh karena itu, JRA adalah sebuah produk hukum, sebuah
keputusan pucuk pimpinan instansi Menteri, Kepala LPND, Direksi Perusahaan, untuk menjamin bahwa penyusutan arsip di instansinya
telah dilakukan sesuai dengan kebutuhan hukum yang berlaku. Dengan demikian juga merupakan jaminan akuntabilitas kegiatan
instansiperusahaan dan sekaligus perlindungan hukurn bagi petugas arsipArsiparis yang melakukan penyusutan arsip di masing-masing
instansiperusahaan. Sedangkan muara akhir dari Jadwal Retensi Arsip ada dua:
yakni memusnahkan atau menyerahkan arsip statis ke Arsip Nasional Republik Indonesia. Berdasarkan pertimbangan tersebut, maka
diperlukan kesepakatan ANRI dengan perancang JRA, mengingat tiga hal
1 Aspek Efisiensi: Dengan adanya JRA yang telah disetujui ANRI,
berarti sesuatu instansi dapat melakukan penyusutan arsipnya sendiri sesuai ketentuan JRA;
2 Aspek Akuntabilitas: Dengan bekerjasama dengan ANRI
memungkinkan setiap instansi melestarikan arsip statis yang dianggap mewakili akuntabilitas perannya secara nasional;
3 Aspek Budaya: Dengan adanya peran ANRI dalam perumusan
JRA, berarti setiap instansi dapat menyelamatkan arsip bukti pertanggungiawaban nasional dan bukti keberadaansejarah
instansinya secara otomatis sejak arsip masih aktif Secara hukum proses penentuan JRA diatur dalam PP Nomor
341979. Secara umum, dapat dikatakan sebagai berikut : 1
Perumusan rancangan JRA sesuatu instansiperusahaan disusun oleh suatu tim yang dibentuk oleh pimpinan instansiperusahaan;
2 Arsip Nasional Republik Indonesia dapat ditempatkan sebagai nara
sumber perumusan JRA instansiPerusahaan; 3
Rancangan JRA harus diajukan kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia untuk memperoleh persetujuan. Dalam hal
mengenai arsip Keuangan perlu dipertimbangan pendapatnya Ketua BPK, dan Ketua BAKN untuk arsip Kepegawaian, serta
Menteri Dalam Negeri untuk Arsip Pemerintahan Daerah; 4
Pimpinan instansiDireksi Perusahaan menetapkan Keputusan berlakunya JRA dilingkungan instansinya setelah memperoleh
persetujuan Kepala ANRI.
30
JRA pada prinsipnya tidak berlaku surut artinya hanya untuk arsip yang tercipta sejak terbit surat Keputusan berlakunya JRA.
Sementara itu, sebagai lembaga yang tumbuh berkelanjutan setiap instansi akan memiliki arsip yang tercipta sejak sebelum berlakunya
JRA. Baik arsip yang tercipta sebelum berlaku JRA maupun setelah berlaku JRA yang semuanya perlu disusutkan. Berdasarkan kenyataan
tersebut, maka dapat dinyatakan: Pertama, Arsip yang tercipta setelah bertaku JRA disusutkan berdasarkan JRA instansi yang bersangkutan;
Kedua, Arsip yang tercipta sebelum berlaku JRA disusutkan sesuai
30
Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979 Tentang Penyusutan Arsip.
dengan Surat Edaran Kepala ANRI Nornor OlSE1981; Ketiga, JRA yang ada dapat digunakan sebagai acuan dalam penyusutan dan
penyusunan Daftar Pertelaan Arsip yang akan disusutkandimus- nahkan; Keempat, Penyusutan arsip berdasarkan JRA dapat dilakukan
secara sistematis oleh instansi masing-masing, kecuali arsip tersebut dinyatakan dinilai kembali atau berjangka simpan 10 tahunlebih;
Kelima, Pemusnahan arsip sebelum terbit JRA dapat dilakukan hanya setelah memperoleh persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia, setelah mendengar pertimbangan pimpinan instansi yang berkepentingan.
Dewasa ini belum banyak yang mengenal adanya penyusutan arsip dinamis. Kondisi ini terjadi karena belum memasyarakatnya
masalah kearsipan di negara kita, dan juga ilmu kearsipan di Indonesia belum begitu berkembang. Dampak yang ditimbulkan adalah sangat
luas terutama bagi perkembangan Ilmu Kearsipan itu sendiri dan juga bagi pemasyarakatan masalah kearsipan. Sehingga timbul masalah
penyusutan arsip dinamis, seperti: 1
Kurang adanya kesadaran untuk menyerahkan arsip kepada ANRI 2
Perlakuan yang sama antara arsip penting dengan tidak penting 3
Sistem yang dipilih tidak tepat 4
Kemampuan SDM yang kurang Dalam penyusutan arsip dinamis harus selalu berpedoman
kepada: 1
UU No 71971, tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan 2
PP No 341979, tentang Penyusutan Arsip Dinamis SE Ka ANRI No. SE011981, tentang penanganan arsip inaktif
sebagai pelaksanaan ketentuan peralihan PP tentang penyusutan arsip dinamis. bagi instansi yang belum memiliki JRA
3 SE Ka ANRI No. SE021983, tentang pedoman umum untuk
menentukan nilai guna arsip Dengan demikian inti dari penyusutan arsip adalah upaya
pengurangan arsip yang tercipta baik dengan cara pemindahan, pemusnahan, maupun penyerahan. Dari pengertian penyusutan arsip
tersebut di atas ada beberapa hal yang perlu ditelaah den dijelaskan lebih lanjut baik menyangkut komponen serta persyaratan yang perlu
dipenuhi. 1.
Memindahkan arsip Memindahkan arsip dari unit pengolah ke pusat arsip adalah
dengan cara menyiangi weeding arsip yang telah habis jangka waktu penyimpanannya dan sudah tidak dipergunakan lagi.
31
Tujuannya agar arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya masih tinggi atau sering digunakan dalam rangka pelaksanaan
pekerjaan dinamis aktif mudah ditemukan kembali bila diperlukan. Dan arsip yang frekuensi penggunaannya sudah
menurun arsip dinamis inaktif, mungkin hanya satu kali digunakan, dapat diselamatkan dengan mudah, dengan cara
memindahkannya ke pusat arsip sehingga dapat didayagunakan sebagai referensi atau berbagai kepentingan. Sasaran lain hendak
dituju adalah kedua jenis arsip tersebut tidak bercampur baur menjadi satu sehingga dapat menyulitkan temu kembali arsipnya.
Pengertian yang kedua adalah bila beban tugas suatu instansi itu luas atau besar maka arsip aktifnya dapat disimpan di
unit pengolah masing-masing. Tetapi bila lingkup kerjanya sempit dan arsip yang dihasilkan juga sedikit maka disarankan untuk
memusatkan penyimpanan arsip aktifnya. Kedua cara tersebut bila arsipnya telah mencapai masa inaktif arsip dipindahkan ke pusat
arsip sebagai pusat penyimpanan arsip inaktif. Tetapi bila suatu organisasi yang rentang tugasnya kecil dan volume arsipnya
sedikit, arsip aktif dan inaktif dapat disimpan secara terpusat pada suatu unit yang ditugaskan untuk mengelolanya. Pengertian
pemindahan arsip aktif ke inaktif dapat dilakukan dari filing cabinet satu ke filing cabinet kedua. Filing cabinet satu berisi arsip
aktif dan filing cabinet kedua berisi arsip inaktif. Meskipun
31
Sularso, et.al, Dasar-dasar Kearsipan…, h. 59
pemindahan tersebut dilakukan dalam ruang yang sama asalkan beda tempat penyimpanannya dapat disebut sebagi penyusutan
arsip. arsip inaktif dapat juga disimpan di rak arsip. Hal lain yang perlu dijelaskan dalam definisi penyusutan
sebagaimana tertuang dalam PP 34 tersebut memperlihatkan adanya konsepsi pusat arsip. Pusat arsip dinamis adalah tempat
penyimpanan arsip inaktif, atau sering disebut record centre.
32
Manfaat adanya pusat arsip dinamis di samping memperoleh efisiensi dan penghematan, juga dalam rangka pendayagunaan arsip
inaktif. Arsip inaktif dapat dimanfaatkan secara maksimal sebagai referensi atau sumber informasi organisasi. Fungsi dari pusat arsip
dinamis adalah untuk menghindarkan terjadinya penumpukan arsip inaktif di unit kerja. Dengan demikian mengurangi beban bagi unit
kerja juga memudahkan perawatannya. Adanya pusat arsip dinamis dapat memberikan kepastian terhadap arsip-arsip yang bernilai
guna permanen. Dan yang lebih penting lagi adalah terjadinya efisiensi baik penggunaan ruanganm, peralatan, tenaga, dan waktu.
2. Memusnahkan arsip
Memusnahkan arsip berarti menghapus keberadaan arsip dari tempat penyimpanan. Jadi pemusnahan arsip adalah tindakan
menghancurkan secara fisik arsip-arsip yang sudah berakhir fungsinya dan sudah tidak memiliki nilai kegunaan lagi.
33
Penghancuran arsip harus dilakukan secara total, sehingga hilang sama sekali identitas arsip yang bersangkutan. Pelaksanaan
pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara: a
Pembakaran arsip b
Penghancuran arsip dengan bahan kimia misalnya dengan soda api
32
Martono, Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan…, h. 87
33
Sularso, et.al, Dasar-dasar Kearsipan…, h. 61
c Pencacahan arsip dengan mesin pencacah arsip.
34
Arsip-arsip yang sudah habis masa berlakunya dan telah diputuskan untuk dimusnahkan, tidak dibenarkan dimanfaatkan
dengan cara digunakan sebagai sampul surat apalagi dijual nantinya digunakan sebagai alat pembungkus. Pemanfaatan arsip yang sudah
tidak digunakan lagi hanya dibenarkan apabila sudah berujud kawul, yaitu sudah dicacah dengan mesin pencacah arsip.
Dalam melakukan pemusnahan arsip perlu memperhatikan ketentuan-ketentuan yang berlaku, yaitu:
a Perlu membuat daftar pertelaan untuk arsip-arsip yang akan
dimusnahkan. b
Harus dibuatkan berita acara pemusnahan c
Harus disaksikan oleh dua orang pejabat yang berwenang.
35
Apabila diadakan penyusutan, maka terjadi pemidahan arsip, tetapi arsip tidak akan menjadi susut kalau tidak
dimusnahkan arsip-arsip yang tidak berfungsi dan tidak berguna lagi.
3. Menyerahkan arsip ke ANRI
Selanjutnya dalam hal penyusutan untuk penyerahan arsip ke ANRI, prosedur pelaksanaannya sbb:
a Penyerahan arsip ke ANRI dilakukan untuk arsip yang
memiliki nilai guna sebagai bahan pertanggungjawaban nasional, tetapi sudah tidak diperlukan lagi untuk
penyelenggaraan administrasi sehari-hari dan juga setelah melampaui jangka waktu penyimpanannya.
b Bagi arsip-arsip yang disimpan oleh lembaga-lembaga negara
atau badan-badan pemerintah di tingkat pusat harus diserahkan ke ANRI . Sedangkan bagi yang ada di tingkat daerah harus
diserahkan ke Arsip Nasional Wilayah.
36
34
Sularso, et.al, Dasar-dasar Kearsipan…, h. 61
35
Sularso, et.al, Dasar-dasar Kearsipan…, h. 61-62
36
http:arsiparis.blogspot.com200803penyusutan-arsip.html
Inti dari kegiatan-kegiatan tata usaha, yaitu: 1.
Pencarian data 2.
Pencatatan data 3.
Pengolahan data 4.
Penggandaan data 5.
Pengiriman data 6.
Penyimpanan data 7.
Pemusnahan data.
37
Sedangkan tata usaha menurut Pedoman Pelayanan Tata Usaha sebagai berikut: Tata usaha ialah segenap kegiatan
pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun menerima, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan
menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Tata usaha merupakan salah satu unsur administratif.
Selanjutnya kantor di mana tata usaha dilaksanakan kini tidak lagi dipandang sebagai tempat kerja tambahan saja dalam sesuatu badan
usaha, melainkan telah merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalam setiap organisasi yang ingin mencapai suatu tujuan. Jadi,
pada pelaksanaan setiap pekerjaan operatif apa pun dan dalam sesuatu organisasi manapun tentu dilaksanakan tata usaha.
Dalam garis besarnya tata usaha mempunyai 3 pokok peranan sebagai berikut:
1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif
untuk mencapai tujuan dari sesuatu organisasi. 2.
Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan organisasi itu unuk membuat keputusan atau melakukan
tindakan yang tepat. 3.
Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.
Mengenai peranan pokok yang pertama dari tata usaha ini Litlifield dan Peterson menegaskan sebagai berikut: pekerjaan
37
Martono, Dasar-Dasar Kesekretariatan dan Kearsipan…, h. 23
kantor sama sekali tidak dapat dibandingkan dengan fungsi-fungsi produksi, penjualan, keuangan, teknik, pembelian, kepegawaian
atau fungsi lainnya yang mungkin perlu dalam sesuatu organisasi tertentu. Sebaliknya ini adalah suatu proses atau sekelompok proses
yang dipergunakan guna melaksanakan salah satu dari fungsi- fungsi tersebut. Sumbanganya yang khas ialah menyediakan
keterangan yang diperlukan dalam melakukan salah satu fungsi itu. Selanjutnya tata usaha membantu pihak pimpinan sesuatu
organisasi dalam membuat keputusan dan melakukan tindakan yang tepat. Pencatatan keterangan-keterangan itu selain untuk
keperluan informasi juga bertalian dengan fungsi pertanggungjawaban dan fungsi kontrol.
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
A. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimanakah pelaksanaan manajemen kearsipan personil pendidikan dan untuk mengetahui
seberapa efektif manajemen kearsipan personil pendidikan dalam rangka proses menunjang pendidikan.
B. Tempat dan Waktu Penelitian
Penelitian ini dilakukan di SMK Harapan Bangsa Depok, tepatnya di Jl. Akses UI No. 89 Depok. Adapun waktu yang digunakan dalam penelitian
ini adalah selama satu bulan dimulai sejak tanggal 26 Maret sd 30 April 2010.
C. Sumber Data
