b. Fase Penggunaan dan Pendistribusian Arsip
Pengurusan surat merupakan salah satu elemen dan fungsi arti program manajemen kearsipan. Pengelolaan surat yang dilaksanakan
secara efisien merupakan hal yang penting di dalam mendistribusikan informasi dari satu unit kerja ke unit kerja lain di dalam organisasi dan
distribusi informasi antar organisasi. Dengan melaksanakan pengelolaan surat secara efektif akan mempercepat proses pelaksanaan
kerja. Proses pengelolaan surat meliputi kegiatan-kegiatan
penerimaan, pengarahanpenilaian, pencatatan, pendistribusian, pengendalian, pengolahan dan pengiriman surat dinas. Surat-surat yang
telah selesai diolah atau selesai tindak lanjutnya disimpan storage pada tempat penyimpanan dengan suatu sistem tertentu.
1. Sistem Penyimpanan dan Pemberkasan
Surat-surat yang telah mendapat disposisi dapat dikatakan telah menjadi arsip. Arsip dapat disimpan dengan penataan
terhadap arsip-arsip yang sudah memberkas mengelompok. Kegiatan penataan berkas ini merupakan kegiatan yang bersifat
mengatur, menyusun dan menata semua jenis arsip dalam bentuk tatanan yang sistematis dan logis agar dapat diketemukan kembali
dengan cepat, tepat, akurat dan lengkap. Di dalam skema, pemberkasan, sistem penyimpanan dan penemuan kembali dapat
digambarkan sebagai berikut: Sistem Pemberkasan Penyimpanan storage = Temu
Kembali Fisik = informasi. Di dalam menyimpan arsip yang harus diperhatikan masalah asas pengorganisasian arsip. Arsip-
arsip dinamis aktif dapat disimpan dan dikelola secara sentralisasi pada satu unit khusus di dalam organisasi yang biasa dikenal
sebagai central file. Secara organisatoris pusat arsip merupakan bagian integral dari suatu organisasi, mengemban tugas
melaksanakan penyimpanan dan pemeliharaan arsip inaktif dalam
lingkungannya.
18
Teknik pengurusan penyelenggaraan rekod secara sentral sudah tentu amat menguntungkan bagi organisasi
yang masih sederhana atau organisasi kecil yang urusannya tidak begitu rumit.
19
Dengan menerapkan asas sentralisasi maka sistem penyimpanan yang digunakan akan menjadi standar. Seluruh arsip
akan dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan aturan dan prosedur yang sama.
Untuk organisasi yang relatif besar, asas penyimpanan yang tepat untuk diterapkan adalah desentralisasi. Dalam asas ini semua
unit pengolahkerja diberikan otoritas untuk menyimpan dan mengelola arsip aktifnya masing-masing. Asas ini dapat diterapkan
apabila organisasi mempunyai rentang tugas yang panjang, beban kerja yang besar dan lokasinya berpencar dan berjauhan.
Disamping dua asas ini, organisasi juga dapat menerapkan asas gabungan yang merupakan kombinasi asas sentralisasi dan
desentarlisasi. Prinsip asas ini adalah bahwa setiap unit pengolah diberikan otoritas untuk melakukan penyimpanan dan pengelolaan
arsip dengan kontrol atau pengendalian sistem secara terpusat oleh satu unit khusus di dalam organisasi.
Untuk melakukan penyimpanan arsip-arsip aktif ini ada beberapa Classification sistem yang dapat diterapkan Lundgren
and Lundgren, 1989 : 83. Beberapa pakar kearsipan menyebut terminology sistem klasifikasi sebagai filing sistem sistem
pemberkasan dan filing methods metode pemberkasan Lih : Robek, 1987 : 157 dan Penn, 1989 : 122. Pemilihan sistem
pemberkasan yang akan digunakan sangat bergantung pada kegunaan masing-masing arsip bagi pengguna dan jenis arsip itu
18
Boedi Martono, Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan, Jakarta: Pustaka Sinar, 1992, Cet. Ke-1, h. 87
19
E. Martono, Kearsipan, Rekod manajemen dan Filing dalam Praktek Perkantoran Modern, Jakarta: Karya Utama, 1994, Cet. Ke-5, h. 12
sendiri. Sehingga dapat terjadi beberapa arsip yang berbeda diberkaskan dengan sistem yang berbeda pula.
Di dalam menentukan sistem pemberkasan yang akan diterapkan perlu dipertimbangkan beberapa hal diantaranya adalah
bentuk arsip, sifat serta bidang-bidang kegiatan organisasi dan karakteristik organisasi bersangkutan. Perlu juga diperhatikan
bahwa sistem pemberkasan yang akan diterapkan harus menggambarkan secara jelas bentuk berkas arsipnya, sehingga di
dalam penemuan kembalinya dapat dilakukan secara cepat dan tepat. Beberapa sistem pemberkasan diantaranya adalah Numeric,
Alphabetcal dan Alphanumeric Penn, 1989 : 123-124 atau menurut Lundgren dan Lundgren membedakan atas Alphabetic
Classification, Numeric Classification dan Subject Clasification 1989 :83-87.
2. Penemuan Kembali
Prosedur kearsipan yang baik dilakukan secara sentralisasi ataupun secara desentralisasi bermaksud menyediakan pelayanan
informasi yang terkandung dalam rekod setepat-tepatnya dan secepat cepatnya bila diperlukan.
Penataan berkas sebagai salah satu bagian dari kegiatan kantor sudah tenti mempunyai sasaran tujuan yang hendak
dicapai. Kegiatan mengurus warkat merupakan mata rantai yang penting dalam penyelenggaraan administrasi perkantoran pada
umumnya dan ketatausahaan pada khususnya. Administrasi dalam arti sempit ialah tata usaha.
20
Pekerjaan tata usaha itu merupakan pekerjaan kantor yang senantiasa dikerjakan dengan teliti dan
terus menerus. Maksud suatu warkat disimpan adalah agar bila perlu
memperoleh informasi yang terkandung di dalam warkat itu dapat
20
E. Martono, Dasar-Dasar Kesekretariatan dan Kearsipan, Jakarta: Karya Utama, 1985, Cet. Ke-4, h. 21
diperoleh kembali bila diperlukan. Oleh karena itu inti dari filing adalah penemuan kembali warkat dengan cepat dan tepat.
21
Sistem filing yang dipergunakan hendaknya menjamin kemudahan pencarian kembali warkat yang tersimpan, apapun
sistem yang dipergunakan. Masalah lain yang sering timbul dalam penyelenggaraan
tata kearsipantata berkas antara lain berupa: a
Kesulitan memperoleh kembali warkat karena hilang b
Kesulitan menemukan arkat baru didapat setelah membongkari tumpukan berkas
c Setiap kali warkat senantiasa bertambah volumenya
d Kesulitan memperoleh tempat penyimpanan yang
layak dan memenuhi syarat e
Kekurangan pegawai yang cukup terlatih di bidang tata berkas.
22
Untuk mengatasi dan memecahkan masalah di bidang tata berkas, sebenarnya disinilah letak pengertian filing sesungguhnya.
c. Fase Pemeliharaan