Setelah mendeskripsikan hasil wawancara dengan kepala tata usaha, maka dapat disimpulkan bahwa secara teoritik
pelaksanaan pencatatan dan pendistribusian surat masuk dan surat keluar di SMK Harapan Bangsa Depok cukup baik, walaupun
masih terdapat kelemahan dan kekurangan, dimana dalam pencatatan dan pendistribusian surat masuk dan surat keluar masih
menggunakan Buku Agenda tidak semudah dengan Kartu Kendali. Karena buku agenda harus menemukan tanggal masuk surat atau
nomor urut masuk surat atau tanggal dan nomor surat keluar sedangkan dalam Kartu Kendali disusun sistematis di dalam kotak.
2. Kegiatan Kearsipan dalam Hal Penyimpanan Arsip
Setelah melakukan pencatatan dan pendistribusian surat masuk dan surat keluar, proses selanjutnya yaitu penyimpanan arsip.
Penyimpanan arsip dilakukan agar arsip-arsip yang dibutuhkan suatu saat dapat diketemukan.
Dalam teori kearsipan, dikenal adanya sistem penyimpanan arsip. Sistem penyimpanan arsip yang dikenal ada lima, yaitu: sistem
penyimpanan secara abjad, pokok soal, wilayah, nomor dan tanggal. Di SMK Harapan Bangsa Depok sistem penyimpanan arsip yang
digunakan adalah “sistem penyimpanan menurut tanggal dan kronologis”.
8
Yaitu sistem yang dipergunakan untuk menyusun surat masuk dan surat keluar menurut urutan tanggal dari datangnya surat-
surat. Dalam suatu organisasi, sistem kronologis dapat digunakan
untuk penyelenggaraan penyimpanan arsip, apabila kegitaan surat menyurat masih belum berjumlah banyak, sehingga masalah dapat
disatukan segala persoalan dalam satu file untuk setiap bulannya. Tetapi apabila kegiatan atau usaha dari organisasi sudah berkembang
8
Nurhayani, S. Kom…, Depok 29 Maret 2010
dan menyangkut banyak masalah, maka sebaiknya mempergunakan sistem yang lain yang akan lebih sesuai.
Adapun cara penyimpanan arsip yang dilakukan SMK Harapan Bangsa Depok adalah:
“Surat masuk dicatat dalam buku agenda kemudian disimpan secara kronologis, yaitu menyusun surat masuk dan surat
keluar menurut urutan tanggal dari datangnya surat. Surat-surat yang datang lebih akhir ditempatkan pada paling depan, tanpa
melihat masalah atau perihal surat. Selanjutnya pegawai tata usaha hanya akan perlu mengelompokkan surat-surat difolder itu dalam
bulan-bulan setiap tahunnya”.
9
Jadi, surat masuk dicatat di buku agenda dengan kolom yang sudah ada di atas, kemudian surat disimpan atau dimasukan
ke dalam folder surat masuk dan surat keluar. Surat yang dimasukan ke dalam folder tidak dibiarkan
begitu saja, tetapi folder dimasukan ke dalam filing cabinet, diletakkan dibelakang petunjuk guide dan disusun secara vertikal,
dimana dokumen-dokumen ditaruh yang satu dibelakang yang lain. Setelah mendeskripsikan hasil wawancara dengan kepala
tata usaha, maka dapat disimpulkan bahwa secara teoritik pelaksanaan penyimpanan arsip yang diterapkan SMK Harapan
Bangsa Depok sudah cukup baik, walaupun masih terdapat kekurangan dan kelemahan, karena menggunakan sistem
kronologis akan memperlambat penemuan kembali arsip apabila sewaktu-waktu surat diterima atau waktu dikirim keluar. Jadi, tidak
mungkin pegawai tata usaha ingat waktu-waktu surat diterima atau dikirim.
3. Kegiatan Kearsipan dalam Hal Penemuan Kembali Arsip
