storage-active record, pemusnahan arsip record disposal dan menyimpan arsip secara permanen permanent storage. Sedangkan Betty
R. Ricks etat, membagi daur hidup arsip dalam beberapa fase yakni penciptaan dan penerimaan creation and receipt pendistribusian
distribution, penggunaan use, pemeliharan maintenance dan penyusutan dispotition arsip.
Dari beberapa konsep mengenai daur hidup arsip sesungguhnnya dapat disederhanakan dalam tiga fase yaitu fase penciptaan arsip,
penggunaan dan pemeliharaan arsip, dan fase penyusutan arsip sebagai masa istirahat arsip. Fase Penciptaan sebagai tahap awal arsip, baik pada
daur hidup arsip menurut Wallace maupun Ricks, akan menentukan perjalanan hidup arsip selanjutnya. Pada fase inilah sesungguhnya cikal
bakal suatu informasi akan menjadi arsip atau tidak. Oleh karenanya pengelolaan manajemen arsip dimulai pada fase penciptaan ini.
a. Fase Penciptaan
Masa penciptaan arsip merupakan awal dari lahirnya suatu active record arsip dinamis aktif. Menurut Suzan Z. Diamond, proses
penciptaan arsip mulai ketika perlu dituliskan diatas kertas, data dimasukkan ke dalam komputer atau informasi ditangkap ke dalam
film. Arsip dinamis dapat berwujud berbagai media seperti kopi makas hard copy, media magnetis, mikrobentuk, atau cakram optik optical
disc.
17
Betty R. Ricks et al, dalarn bukunya ”Information and Image Management. : A. Records Sistem Approach” menyatakan bahwa
arsip-arsip tercipta pada seluruh level organisasi mulai dari tingkat clerk sampai tingkat pimpinan eksekutif 1992 : 10. Pada masa
penciptaan arsip ini menurut Robek, Brown and Maedke dilaksanakan beberapa proses manajemen adalah manajemen desain formulir,
manajemen korespondensi dan manajemen pelaporan. 1.
Manajemen dan Desain Formulir
17
Basuki, Manajemen Pengelolaan Arsip Dinamis..., h. 229
Formulir bagi organisasi merupakan alat dasar bagi seluruh pekerjaan yang administratif, dan dapat digunakan untuk transaksi,
mentransmisi keterangan-keterangan, memberikan data untuk pengawasan dan mengurangi kesalahan-kesalahan administratif.
Formulir dapat memberikan fasilitas terhadap pengumpulan dan pemindahan data dan informasi dengan cepat dalam bentuk yang
ringkas dan padat. Formulir merupakan alat penting untuk menciptakan dokumen karena formulir menentukan informasi apa
yang akan dikumpulkan dan disimpan Smith ill, 1986 : 1949. Formulir-formulir dinas harus dirancang terlebih dahulu sesuai
dengan kebutuhan. Untuk itu suatu program manajemen formulir sangat dibutuhkan. Manajemen formulir merupakan salah satu
fungsi menajemen arsip dinamis, yang dirancang untuk memperoleh pengumpulan dan distribusi informasi secara efisien
Rikcs,et al 1992 : 358. Menurut Smith III manajemen formulir bertujuan untuk membuat desain, produksi dan distribusi formulir-
formulir untuk suatu kegiatan seefisien mungkin 1986 : 149. Manajemen formulir merupakan fase penciptaan standarisasi dari
desain formulir, akan menentukan data dan infomasi apa saja yang layak direkarn. Isi data dan informasi yang akan direkarn
sebaiknya juga akan menentukan kualitas kertas dan formulir. Informasi yang dianggap penting bagi organisasi atau sangat vital
bagi keberlangsungan hidup organisasi akan menggunakan kualitas kertas yang tinggi. Dengan demikian desain formulir merupakan
fase yang penting di dalam manajemen formulir.
2. Manajemen Korespondensi
Surat-surat yang berisi informasi kedinasan dalam bentuk pernyataan tertulis yang dibuat oleh organisasi sebagai sarana
komunikasi pada dasarnya harus dikelola secara tepat agar dapat
meningkatkan efisiensi dan efektifitas organisasi. Pengelolaan terhadap surat bagi organisasi merupakan hal yang penting. Hal ini
berangkat pada efisiensi informasi yang akan direkam dalam surat dinas, yang memberikan pengaruh terhadap masa simpan fisik dan
informasi surat. Sistem pengelolaan ini merupakan correspondence management atau yang seringkali disebut sebagai tata persuratan.
Pada masa penciptaan, tata persuratan akan merancang dan mengatur bentuk, sistematik dan susunan, ukuran, kualitas kertas.
Perancangan dan pengaturan sejak tahap awal keberlangsungan hidup arsip, akan mempermudah penyimpanan maupun pemilihan
sarana simpannya dan membantu di dalam penemuan kembali. 3.
Manajemen Pelaporan Pelaporan merupakan proses kegiatan menginformasikan
fakta-fakta dan kejadian-kejadian secara actual dan tertulis didalam rangka upaya pembinaan organisasi. Naskah laporan ini harus
didistribusikan dengan cepat dan tepat dan disimpan untuk bahan- bahan perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan. Untuk
memperoleh laporan yang berkualitas, diperlukan suatu sistem manajemen yang mengatur keseluruhan proses penyusunan
laporan. Manajemen pelaporan akan memberikan batas-batas sistematik di dalam menyusun dan merancang suatu laporan, baik
yang menyangkut bahasa, materi dan format serta prosedur pendistribusiannya. Laporan yang berkualitas pada umumnya harus
memiliki kriteria, antara lain: a
Laporan harus mentransmisi keterangan-keterangan. b
Laporan harus berisi fakta dan solusi dan bukan opini-opini. c
Laporan harus memberikan penjelasan yang rinci exposition. Laporan harus bersifat objektif sehingga hal- hal yang
bersifat subjektif dan emosional harus dihindarkan.
b. Fase Penggunaan dan Pendistribusian Arsip
