vacum cleaner. Apabila arsip-arsip dihinggapi anai-anairayap dan sejenis lainnya dipisahkan dengan yang lainnya agar yang masih utuh
tidak terkena hal tersebut. Bila ada arsip yang rusak, dipisahkan dan diperbaiki dengan menggunakan perekat kanji.
Hal tersebut sesuai dengan apa yang diungkapkan oleh kepala tata usaha sebagai berikut:
“Untuk pemeliharaan arsip, SMK Harapan Bangsa Depok memfokuskan pada segi ruangan dan pengamana arsip itu sendiri.
Walaupun ruangan arsip masih menyatu dengan unit kerja tata usaha, bukan berarti mengabaikan pemeliharaan pada ruangan
arsip. Ruangan arsip dibersihkan dengan cara disapu, dipel setiap hari dan ruangan pun diberikan filter. Untuk pengamanan arsip,
selain disusun rapi juga diberikan racun serangga untuk menghindari musuh arsip”.
11
Setelah mendeskripsikan hasil wawancara dengan kepala tata usaha, maka dapat disimpulkan bahwa secara teoritis
pelaksanan pemeliharaan arsip sudah cukup baik walaupun masih terdapat kekurangan dan kelemahan, dimana kelemahan-
kelemahan tersebut terdapat pada ruangan arsip yang tampak sempit dikarenakan manyatunya unit tata usaha dengan ruangan
arsip sehingga arsip tersebut kurang terlalu mendapat perhatian.
5. Kegiatan Kearsipan dalam Hal Penyusutan, Pemindahan dan
Pemusnahan Arsip
Pada dasarnya kegiatan penyelenggaraan arsip meliputi penyimpanan, perawatan, pemeliharaan, pengamanan dan penyusutan
termasuk pemindahan, pemusnahan serta penyerahan ke Arsip Nasional.
Dari segala kegiatan tersebut, penyusutan arsip merupakan salah satu sarana penting untuk mengatasi masalah bertumpuknya atau
bertimbunnya arsip yang tidak berguna lagi. Seperti yang dikatakan
11
Nurhayani, S. Kom…, Depok 29 Maret 2010
bahwa penyusutan arsip dilakukan dengan cara menggolongkan surat- surat yaitu dilihat apakah arsip yang ada masih mempunyai nilai guna
atau tidak. Di SMK Harapan Bangsa Depok, “dalam rangka melaksanakan
penyusutan arsip digolongkan pada golongan arsip vital, penting, berguna dan tidak penting. Akte tanah SMK Harapan Bangsa Depok
merupakan arsip vital yang sangat penting yang menjadi dasar kelangsungan lembaga dan harus tetap ada dalam bentuk aslinya”.
12
Jadi, pegawai tata usaha dalam melakukan penyusutan arsip dapat meminta nasihat pada kepala tata usaha atau pegawai dapat
memilih berdasarkan perkiraan sendiri, tentunya pegawai tata usaha harus dapat memperkirakan arsip mana yang masih diperlukan dan
arsip mana yang sudah tidak diperlukan lagi. Data-data siswa sepuluh tahun yang lalu serta berkas-berkas soal lima tahun yang lalu
merupakan arsip yang tidak penting. Setelah arsip sudah digolongkan, maka arsip berguna dan tidak
penting dipindahkan. “Untuk itu melakukan pemindahan arsip SMK Harapan Bangsa Depok melakukan dengan cara memindahkan arsip
berguna dan tidak penting ke gudang sekolah”.
13
Arsip dipindahkan ke gudang sekolah, kalau pun suatu saat nanti arsip-arsip yang dianggap penting sudah dipindahkan ternyata
tiba-tiba diperlukan, arsip tersebut masih dapat diminta kembali dan dicari ke gudang sekolah.
Arsip-arsip yang tidak berguna lagi perlu dimusnahkan untuk memberi kemungkinan bagi tersedianya tempat penyimpanan dan
pemeliharaan yang lebih baik terhadap arsip-arsip yang mempunyai nilai guna. Maka, bila sampai waktunya arsip yang tidak berguna
tersebut akan dimusnahkan. Hanya untuk arsip yang mempunyai nilai
12
Nurhayani, S. Kom…, Depok 29 Maret 2010
13
Nurhayani, S. Kom…, Depok 29 Maret 2010
nasional saja yang dimusnahkan, tetapi dikirim ke Arsip Nasional untuk dilestarikan sebagai hasil budi daya bangsa.
Dalam praktek pelaksanaannya, SMK Harapan Bangsa Depok dalam melakukan “pemusnahan arsip dengan cara pembakaran dan
penghancuran dengan penghancur kertas”.
14
Setelah mendeskripsikan hasil wawancara dengan kepala tata usaha maka dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan penyusutan,
pemindahan, dan pemusnahan arsip sudah cukup baik. Karena ada proses-proses atau prosedur yang dilakukan dalam rangka melakukan
kegiatan tersebut. Dalam penyusutan dapat dilakukan dengan menggolong-golongkan surat, sehingga tidak sembarangan untuk
menyusutkan suatu arsip. Pemindahan dilakukan terhadap arsip yang berguna dan tidak penting ke gudang sekolah. Dan pemusnahan arsip
dengan cara pembakaran dan penghancuran kertas.
B. Faktor-faktor Kearsipan yang Baik
