Administrasi adalah kegiatan sebagai proses pengendalian usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan bersama yang telah
ditetapkan sebelumnya.
6
Administrasi meliputi penjelasan dan penafsiran mengenai otoritas, konsultasi, partisipasi, gaya kepemimpinan dan lainnya.
7
Administrasi sebagai segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerjasama
mencapai tujuan tertentu.
8
Administrasi merupakan suatu proses yang biasanya terdapat pada semua usaha kelompok baik usaha pemerintah atau swasta, sipil atau militer baik secara
besar-besaran ataupun secara kecil-kecilan.
9
B. Unsur-unsur Administrasi
Dari kegiatan administrasi diatas maka penulis dapat menyimpulkan bahwa administrasi merupakan suatu proses kerjasama yang dilakukan oleh
sekelompok orang dalam suatu lingkup organisasi yang sifatnya rasionalitas untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan bersama sebelumnya.
Proses administrasi dapat berlangsung dengan baik haruslah mempunyai unsur-unsur yaitu : dua orang atau lebih, tujuan yang hendak dicapai, tugas yang
hendak dilaksanakan, peralatan dan perlengkapan. Unsur-unsur administrasi yang satu sama lain harus diatur tata hubungan
dan ikatan didalam rangka membangun suatu administrasi yaitu :
10
6
Hadari Nawawi, Administrasi Personel, Gunung Agung, Jakarta, 1990, Hal : 30
7
Thoha Miftah, Administrasi Kepegawaian Daerah, Ghalia Indonesia, Jakarta, 1990, Hal : 17
8
The Liang Gire, Administrasi Kepegawaian Moder, Liberty, Yogyakarta, 1996, Hal : 78
9
Leonard D. White, Management, Erlangga, Jakarta, 1995, Hal : 8
Universitas Sumatera Utara
1. Dua orang manusia atau lebih
Mengenai unsur manusia, diperlukan lebih dari satu orang karena seseorang tidak dapat bekerja sama dengan dirinya sendiri. Karena itu harus ada
orang lain yang secara sukarela atau dengan cara lain diajak turut serta dalam proses kerja sama itu.
2. Tujuan
Terlalu sering orang beranggapan bahwa tujuan proses administrasi harus selalu ditentukan oleh orang-orang yang bersangkutan langsung dalam proses itu.
Hal ini menurut dia tidak benar. Tujuan yang hendak dicapai ditentukan oleh semua orang yang langsung terlibat dalam proses administrasi itu.
3. Tugas yang hendak dilaksanakan
Berbicara mengenai tugas yang hendak dilaksanakan, orang terlalu sering beranggapan bahwa proses administrasi baru timbul apabila ada kerja sama. Tidak
demikian halnya jika diterima pendapat bahwa unsur merupakan bagian yang mutlak dari sesuatu, akan segera terlihat bahwa kerjasama bukan merupakan
unsur administrasi, melainkan suatu kondisi yang ideal. 4.
Sarana dan Prasarana tertentu Sarana dan prasarana yang diperlukan dalam suatu proses administrasi
tergantung dari berbagai faktor seperti, jumlah orang yang terlibat dalam proses itu, sifat tujuan yang hendak dicapai, ruang lingkup serta aneka ragamnya tugas
yang hendak dijalankan, sifat kerjasama yang dapat diciptakan dan dikembangkan.
10
Sondag P. Siagian, Filsafat Administrasi, Bumi Aksara, Jakarta, 2003, Hal : 3
Universitas Sumatera Utara
Apabila Administrasi itu diteliti, selain bermacam-macam pekerjaan yang dilakukan oleh masing-masing orang untuk mencapai tujuan, maka terlibat pula
unsur-unsur administrasi umum. Adapun unsur-unsur yang terdapat di dalam administrasi yaitu :
11
1. Pengorganisasian Pengorganisasian merupakan keseluruhan proses pengelompokan orang-
orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab, dan wewenang sedemikian rupa sehingga tercipta suatu organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan
dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan. 2. Management
Management dapat didefenisikan dari dua sudut pandang yaitu sebagai proses penyelenggaraan berbagai kegiatan dalam rungka penerapan tujuan dan
sebagai kemampuan atau keterampilan orang yang menduduk i jabatan manajerial untuk memperoleh sesuatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui
kegiatan-kegiatan orang lain. 3. Tata Hubungan
Tata hubungan merupakan rangkaian kegiatan yang sistematis dalam suatu lingkup organisasi. Tata hubungan terdiri dari tujuh tata hubungan kerja yaitu,
hubungan kerja hirarkis, hubungan kerja direktif, hubungan kerja koordinatif, hubungan kerja fungsional, hubungan kerja ketatausahaan, hubungan kerja
pengawasan, hubungan kerja konsultatif.
11
Inu Kencana Syafiie, Sistem Administrasi Negara Republik Indonesia, Bumi Aksara, 2003, Hal : 15
Universitas Sumatera Utara
4. Kepegawaian Kepegawaian merupakan suatu aturan tentang cara mengorganisasikan
dan memperlakukan orang-orang yang bekerja, sedemikian rupa, sehingga mereka masing-masing akan memperoleh hasil yang sebesar-besarnya dari
kemampuannya; jadi memperoleh efesiensi yang maksimum untuk dirinya sendiri dan untuk kelompoknya, dan disamping juga untuk organisasi, dimana mereka
merupakan bagian dalam menentukan kemajuan dan hasil-hasil yang optimal. 5. Keuangan
Kegiatan pengelolaan keuangan atau disebut juga administrasi keuangan, perincian kegiatannya meliputi mulai menentukan perkiraan sumber biaya,
penggunaannya dan pertanggungjawaban secara sah dalam rangka pencapaian tujuan dari organisasi.
6. Perbekalan Kegiatannya meliputi pengurusan barang-barang perbekalan suatu
organisasi yang terdiri atas, penentuan perkiraan barang perbekalan yang diperlukan, pengadaan barang perbekalan, pemakaian barang perbekalan,
pertanggungjawaban, penghapusan barang yang tidak diperlukan lagi. 7. Tata Usaha
Kegiatan ini menyangkut informasi dan pengurusan surat menyurat untuk suatu organisasi yang meliputi korespondensi kearsipan, sistem informasi
manajemen, protokoler atau humas, unsur-unsur administrasi terdiri dari :
12
12
A. W. Widjaja, Administrasi Kepegawaian Sebagai Suatu Pengantar, CV. Rajawali, Jakarta, 1999, Hal : 38
Universitas Sumatera Utara
1. Organisasi 2. Manajemen
3. Kepegawaian 4. Keuangan
5. Perlengkapan 6. Pekerjaan kantor tata usaha
7. Tata hubungan, dan 8. Perwakilan.
Sedangkan unsur-unsur administrasi dalam melaksanakan kebijaksanaan administrasi manajemen PNS yaitu :
13
1 Penetapan norma standar
2 Formasi
3 Pengangkatan
4 Pengembangan kualitas sumber daya Pegawai Negeri Sipil
5 Pemindahan
6 Gaji
7 Tunjangan
8 Kesejahteraan
9 Pemberhentian
10 Hak dan kewajiban
11 Kedudukan hukum
13
Undang-undang RI No. 43 Tahun 1999 Tentang Pokok-pokok Kepegawaian.
Universitas Sumatera Utara
Unsur-unsur administrasi yang satu sama lain harus diatur tata hubungan dan ikatan di dalam rangka membangun suatu administrasi, adapun unsur-unsur
dari administrasi yaitu :
14
C. Fungsi Pokok Administrasi
