Rumusan Masalah Tujuan Penelitian Manfaat Penelitian Ruang Lingkup Metode Pengumpulan Data Jam Buka Jam Layanan

menyebabkan kurangnya respon masyarakat untuk datang ke perpustakaan melalui penulisan kertas karya ini dengan judul “Strategi Promosi Perpustakaan Umum Provinsi Sumatera Utara”.

1.2 Rumusan Masalah

1. Strategi promosi apa saja yang digunakan Perpustakaan Umum Provinsi Sumatera Utara dalam mengenalkan jasa informasinya kepada masayarakat?

1.3 Tujuan Penelitian

Dari uraian di atas, maka tujuan dari penelitian ini adalah : 1. Untuk mengetahui Strategi Promosi pada Perpustakaan Umum Provinsi Sumatera Utara

1.4 Manfaat Penelitian

Hasil Penelitian ini diharapkan bermanfaat bagi: 1. Perpustakaan Umum Provinsi Sumatera Utara yaitu hasil penelitian ini dapat dijadikan masukan bagi pustakawan dalam meningkatkan kegiatan promosi perpustakaan. 2. Peneliti, hasil penelitian ini dapat dijadikan sebagai bahan rujukan untuk melakukan penelitian pada topik yang sama. 3. Penulis, yaitu dapat memperdalam pengetahuan penulis khususnya tentang promosi perpustakaan.

1.5 Ruang Lingkup

Adapun ruang lingkup dalam penulisan kertas karya ini adalah Promosi melalui media cetak dan media elektronik. Universitas Sumatera Utara

1.6 Metode Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan kertas karya ini adalah sebagai berikut : 1. Studi Kepustakaan Penulis mengumpulkan data – data yang diperlukan dengan mempelajari berbagai literature dan sumber bacaan yang dianggap relevan dengan pembahasan kertas karya ini. 2. Studi Lapangan a. Pengamatan langsung ke lapangan yaitu ke Perpustakaan Umum Provinsi Sumatera Utara. b. Mencatat dokumentasi perpustakaan yang relevan. c. Wawancara dengan pegawai perpustakaan. Universitas Sumatera Utara BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Perpustakaan Umum

Perpustakaan umum seringkali diibaratkan sebagai Universitas Rakyat atau Universitas Masyarakat, maksudnya adalah bahwa perpustakaan umum merupakan lembaga pendidikan bagi masyarakat umum dengan menyediakan berbagai informasi, ilmu pengetahuan, teknologi dan budaya, sebagai sumber belajar untuk memperoleh dan meningkatkan ilmu pengetahuan bagi seluruh lapisan masyarakat Sutarno 2006, 43. Ciri perpustakaan umum adalah : a. Koleksi perpustakaan umum harus terbuka bagi semua warga untuk keperluan rujukan maupun untuk peminjaman. b. Seluruh atau sebahagian besar anggaran perpustakaan umum diperoleh dari dana masyarakat umum, baik dari tingkat local maupun nasional. Dana masyarakat umum yang dimaksud adalah diperoleh dari pajak. c. Jasa pelayanan yang diberikan kepada semua warga adalah Cuma-Cuma atau gratis d. Koleksinya mencakup semua jenis bahan perpustakaan bagi semua warga dan dalam semua subjek atau topik Hasugian, Jonner 2009, 77. Menurut Reitz dalam Hasugian 2004, 77 Perpustakaan Umum adalah “sebuah perpustakaan atau sistem perpustakaan yang menyediakan akses yang tidak terbatas kepada sumber daya perpustakaan dan layanan gratis kepada warga masyarakat di daerah atau wilayah tertentu, yang didukung penuh atau sebahagian dari dana masyarakat pajak”. Perpustakaan umum merupakan perpustakaan yang didanai dari sumber yang berasal dari masyarakat seperti pajak dan retribusi, yang kemudian dikembalikan kepada masyarakat dalam bentuk layanan, Sulistyo-Basuki 1992, 38. Universitas Sumatera Utara Dari uraian diatas dapat simpulkan bahwa Perpustakaan umum adalah lembaga pendidikan sebagai sumber belajar untuk memperoleh dan meningkatkan ilmu pengetahuan bagi seluruh lapisan masyarakat, dengan menyediakan berbagai informasi yang tidak terbatas kepada warga masyarakat di daerah atau wilayah tertentu yang didanai dari sumber yang berasal dari masyarakat.

2.1.1 Tujuan Perpustakaan Umum

Perpustakaan amat penting bagi kehidupan kultural dan kecerdasan bangsa karena perpustakaan umum merupakan satu- satunya pranata kepustakawanan yang dapat diraih umum. Demikian pentingnya peranan perpustakaan umum bagi kecerdasan bangsa sehingga Unesco mengeluarkan manifesto perpustakaan umum pada tahun 1972. Adapun manifesto perpustakaan umum Unesco menyatakan bahwa perpustakaan umum mempunyai 4 tujuan utama yaitu: 1. Memberikan kesempatan bagi umum untuk membaca bahan pustaka yang dapat membantu meningkatkan mereka ke arah kehidupan yang lebih baik. 2. Menyediakan sumber informasi yang cepat tepat dan murah bagi masyarakat, terutama informasi mengenai topic yang berguna bagi mereka dan yang sedang hangat dalam kalangan masyarakat. 3. Membantu warga untuk mengembangkan kemampuan yang dimilikinya sehingga yang bersangkutan akan bermanfaat bagi masyarakat sekitarnya, sejauh kemmapuan tersebut dapat dikembangkan dengan bantuan bahan pustaka. 4. Bertindak selaku agent cultural, artinya perpustakaan umum merupakan pusat utama kehidupan budaya bagi masyarakat sekitarnya. Universitas Sumatera Utara

2.1.2 Fungsi Perpustakaan

Fungsi perpustakaan adalah memberikan layanan kepada seluruh lapisan masyarakat, sebagai pusat informasi, pusat sumber belajar, tempat rekreasi, penelitian, dan pelestarian koleksi bahan pustaka yang dimiliki Sutarno 2006, 37. Fungsi-fungsi sebuah perpustakaan tersebut dapat dirinci sebagai berikut: a. Pengkajian kebutuhan pemakai dalam hal informasi dan bahan pustaka b. Penyediaan bahan pustaka yang diperkirakan diperlukan, melalui pembelian, langganan, tukar-menukar, penggandaan, penerbitan dan lain-lain c. Pengolahan dan penyiapan bahan pustaka d. Penyimpanan dan pemeliharaan koleksi e. Pendayagunaan pemberdayaan koleksi f. Pemberian layanan kepada masyarakat, dengan sistem yang mudah, cepat, dan tepat serta sederhana g. Pemasyarakatan perpustakaan h. Pengkajian dan pengembangan atas semua aspek kepustakawanan i. Menjalin kerja sama dengan perpustakaan lain dalam rangka pemanfaatan bersama koleksi sarana prasarana j. Pelaksanaan koordinasi dengan berbagai pihak-pihak dan mitra kerja lainnya k. Administrasi perpustakaan, seperti kepegawaian, ketatausahaan, keuangan, dan kerumahtanggaan Perpusnas RI 2001.

2.1.3 Pelayanan Pengguna

Pelayanan pengguna merupakan jasa perpustakaan untuk menyebarluaskan informasi kepada pengguna perpustakaan. Untuk menyeleggarakan perpustakaan yang baik ada tiga unsur yang perlu diperhatikan yaitu: 1. Bahwa pustaka harus memahami kebutuhan pengguna 2. Adanya peraturan yang harus ditaati oleh petugas dan pengunjung 3. Bahwa harus dipahami oleh petugas materi apa yang ada di perpustakaan serta bagaimana cara-caranya dan bagaimana menggunakan alat-alat tersebut. Syahrial-Pamuntjak 1986, 59 Universitas Sumatera Utara Jika dilihat dari ketiga faktor di atas peran palayanan pengguna sangat berpengaruh terhadap keberadaan perpustakaan tersebut. Pelayanan perpustakaan dapat di bagi atas dua jenis pelayanan yaitu pelayanan sirkulasi dan pelayanan referensi.

2.1.3.1 Pelayanan Sirkulasi

Pelayanan sirkulasi adalah kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan Lasa 1994. jenis tugas pelayanan sirkulasi seperti peminjaman, pengembalian, penagihan, pemberian sanksi, statistik sirkulasi Mulyadi dkk 1982, 4.

2.1.3.2 Pelayanan Referensi

Kata referensi barasal dari bahasa inggris reference berarti menunjuk pada, atau menyebut. Sering diartikan dengan acuan, rujukan, sebab jenis koleksi ini sengaja disiapkan untuk memberi informasi, penjelasan dalam hal-hal tertentu. Syahrial-Pamuntjak 1986, 86. Pelayanan referensi ini merupakan pelayanan langsung, sehingga petugas referensi diharapkan mampu menjawab pertanyaan dengan cepat, tepat dan benar. Jenis-jenis buku referensi yang dimaksud seperti ensiklopedi, kamus, indeks, bibliografi, buku tahunan, buku petunjuk dan sumber ilmu bumi Pedoman Perpustakaan Perguruan Tingggi 2004, 3.

2.1.4 Sistem Layanan

Agar pengguna dapat memanfaatkan koleksi dengan baik, maka perpustakaan perlu menetapkan sistem layanan yang jelas. Melalui system layanan ini pengguna akan mengetahui peraturan dan tata tertib Universitas Sumatera Utara perpustakaan. Secara umum perpustakaan mengenal dua macam sistem layanan yaitu : a. Sistem Layanan Terbuka Layanan terbuka adalah suatu sistem layanan yang membolehkan pengunjung perpustakaan masuk ke ruang koleksi untuk melihat-lihat, membuka-buka pustaka, dan mengambilnya dari tempat penyimpanan untuk dibaca ditempat atau dipinjam untuk dibawa pulang Soeatminah 1992, 130. b. Sistem Layanan Tertutup Layanan tertutup adalah suatu sistem layanan yang tidak memperbolehkan pengunjung perpustakaan masuk ke ruang koleksi. Pengunjung memilih pustaka yang ingin dipimjamnya melalui katalog perpustakaan, dan setelah ditemukan sandi bukunya dapat diminta pada petugas untuk mengembalikannya Soeatminah 1992, 131. 2.2 Strategi Promosi Perpustakaan 2.2.1 Strategi Promosi Perpustakaan Strategi perpustakaan adalah suatu rumusan garis-garis besar keputusan dan tindakan yang ditetapkan oleh pengambil keputusan untuk dilakukan dalam rangka pencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan. Oleh sebab itu penyelenggara perpustakaan harus pandai- pandai memilah dan memilih informasi yang paling bermanfaat karena dibutuhkan masyarakat. Promosi pelayanan perpustakaan perlu dilakukan supaya seluruh aktivitas yang berhubungan dengan jasa perpustakaan dapat diketahui dan dipahami oleh masyarakat. Untuk mengenalnya dan memasarkan jasanya, perpustakaan tidak cukup hanya membangun jasa informasi serta mengharapkan masyarakat akan begitu saja mendatangi perpustakaan-perpustakaan. Oleh sebab itu masyarakat perlu diingatkan secara terus-menerus dan efektif akan eksistensi jasa Universitas Sumatera Utara perpustakaan. Promosi merupakan kegiatan penting disuatu organisasi usaha bagaimanapun baiknya produk atau jasa yang dihasilkan, tidak ada gunanya jika tidak diketahui dan tidak termanfaatkan oleh sebagian besar konsumen. Pentingnya menstrategikan promosi tersebut dapat digambarkan lewat perumpamaan bahwa pemasaran tanpa promosi di ibaratkan seorang pria yang memakai kaca mata hitam dan berada di tempat gelap pada malam hari mengendipkan matanya pada seorang cewek cantik yang jauh darinya. Maka tak seorangpun tahu apa yang dilakukan pria tersebut termasuk cewek cantik itu, kecuali dirinya sendiri yang tahu.

2.2.2 Promosi Perpustakaan

Promosi adalah mekanisme komunikasi persuasive pemasaran dengan memanfaatkan teknik-teknik hubungan masyarakat. Promosi merupakan forum pertukaran informasi antara organisasi dan konsumen dengan tujuan utama memberi informasi tentang produk atau jasa yang disediakan oleh organisasi, sekaligus membujuk konsumen untuk bereaksi terhadap produk atau jasa itu. Reaksi konsumen terhadap promosi dapat muncul dalam berbagai bentuk, mulai dari tumbuhnya kesadaran atau sekedar mengetahui keberadaan produk atau jasa itu, sampai kepada tindakan membeli atau memanfaatkannya. Promosi merupakan kegiatan penting di suatu organisasi usaha. Bagaimanapun baiknya produk atau jasa yang dihasilkan, tidak ada gunanya jika tidak diketahui dan tidak termanfaatkan oleh sebagian besar konsumen. Universitas Sumatera Utara

2.2.3 Tujuan Promosi Perpustakaan

Didalam dunia perdagangan, promosi adalah usaha untuk memajukan dan meningkatkan popularitas barang yang akan dijual. Jerome dan Andrew 1996, 20 Mengemukakan bahwa kegiatan promosi mempunyai sedikitnya empat tujuan yaitu: 1. Untuk menarik perhatian; 2. Untuk menciptakan kesan; 3. Untuk membangkitkan minat; 4. Untuk memperoleh tanggapan; Sedangkan Weinstock 1996, 21 menyatakan bahwa tujuan promosi perpustakaan adalah memperkenalkan pusat informasi dan pelayanannya, memperkenalkan kepada masyarakat reputasi pusat informasi dan membujuk calon pemakai yang berpotensi agar menggunakan jasa pelayanan informasi. Berbagai ahli yang dikutip di atas mempunyai cara yang berbeda-beda dalam menyatakan tujuan dan manfaat promosi di perpustakaan. Meskipun demikian kita sesungguhnya dapat menarik kesimpulan bahwa tujuan dari pernyataan mereka sama saja. Perbedaan di antaranya adalah hanya dari segi penekanan saja Mustafa 1996, 21.

2.2.4 Fungsi Promosi Perpustakaan

Promosi sangat berfungsi bagi perpustakaan Daerah karena dengan adanya promosi kita dapat memajukan Perpustakaan dan mengenalkannya kepada seluruh masyarakat pengguna. Adapun fungsi-fungsi promosi secara umum antara lain: 1. Memberi Informasi Kegiatan promosi dapat berfungsi sebagai pemberi informasi kepada masyarakat luas atau pencari informasi tersebut kemana, tentang bidang ilmu. Promosi tersebut dapat member informasi lebih banyak. Universitas Sumatera Utara 2. Membujuk dan Merayu Membujuk dan merayu pencari informasi dan mempengaruhinya, berfungsi sebagai alat informasi, juga dapat berfungsi sebagai alat untuk membujuk dan merayu calon pencari informasi keperpustakaan Daerah. Yang menarik penyajianya biasanya dalam bentuk yang menarik. 3. Menciptakan Kesan Dengan sebuah informasi pencari informasi akan mempunyai kesan tertentu terhadap produk yang dikeluarkan. Untuk itu Perpustakaan Daerah sebagai promosi brusaha untuk menciptakan suatu kesan bagi yang mencari informasi dan mempengaruhinya untuk mencari informasi ke Perpustakaan. 4. Sebagai Alat Komunikasi Dalam melaksanakan kegiatan promosi, Perpustakaan Daerah secara tidak langsung telah berkomunikasi dengan masyarakat luas. Dimana perpustakaan member informasi tanggapan tentang sumber ilmu yang ditawarkan kepada pengguna perpustakaan atau pencari informasi dan masyarakat memberi tanggapan melalui buku atau sumber informasi yang disajikan di perpustakaan tersebut Fauzah 2006, 17-18. Fakta menunjukkan bahwa tingkat pemanfaatan perpustakaan sebagai sarana atau media belajar masih sangat rendah. Maka perpustakaan perlu adanya promosi kepada pengguna, agar berfungsi untuk meransang memotivasi pemakai untuk lebih tertarik menggunakan jasa layanan perpustakaan.

2.2.5 Kegiatan Promosi Perpustakaan

Dalam melakukan promosi perpustakaan ada beberapa kegiatan promosi yang umum dilakukan seperti:

1. Pameran Perpustakaan

Pameran perpustakaan, merupakan kegiatan promosi perpustakaan dengan maksud menarik perhatian banyak orang massa termasuk promosi yang paling jitu untuk menjaring orang. Selain Universitas Sumatera Utara menarik lebih banyak orang juga efektif untuk memperkenalkan layanan yang diberikan oleh perpustakaan.

2. Ceramah dan Seminar

Ceramah adalah suatu kegiatan di mana ada satu atau bebrapa orang yang berbicara di depan sejumlah peserta pada suatu waktu dan tempat tertentu mengenai suatu topik atau tema tertentu. Sedangkan Seminar suatu forum atau kegiatan yang dilakukan untuk mengkaji suatu topik pada suatu waktu dan tempat tertentu dimana ada satu atau lebih orang yang berceramah dan ada sejumlah orang sebagai peserta Mustafa 1996, 120.

3. Bazar Buku

Suatu kegiatan jual-beli barang yang dilakukan pada suatu tempat tertentu dan waktu tertentu dan bukan pada tempat yang biasanya dilakukan proses jual-beli. Biasanya bazar dilakukan dengan cara pameran harga produk yang dijual. Bazar dapat di lakukan perpustakaan dengan cara sendiri atau bekerjasama dengan pihak tertentu misalnya penerbit atau toko buku Mustafa 1996, 125.

2.2.6 Media Promosi Perpustakaan

Media promosi merupakan lahan, cara atau tempat kita untuk menuangkan ide atau gagasan dalam melaksanakan suatu promosi tersebut, bisa juga saranamedia promosi yang dilakukan adalah:

1. Brosur

Brosur adalah salah satu bentuk media promosi, biasanya berupa kertas cetakan yang mengandung informasi tentang suatu barang atau jasa yang akan ditawarkan kepada konsumen atau pengguna dengan harapan dapat dibeli atau dimanfaatkan oleh konsumen atau pengguna Mustafa 1996, 72. Salah satu cara yang dianggap paling murah dan dan paling praktis untuk melakukan promosi adalah dengan cara membuat atau Universitas Sumatera Utara mencetak dan menyebarkan brosur perpustakaan. Pemanfaatan brosur sebagai sarana promosi di perpustakaan dianggap tidak memerlukan biaya yang besar. Selain itu pembuatanya cukup mudah. Bahan yang diperlukan untuk membuat jenis media promosi itu tidak sulit ditemukan. Penerbitan brosur sebagai media promosi biasa dilakukan oleh unit atau lembaga yang kecil maupun yang besar.

2. News Letter

News-letter adalah salah satu media yang dapat digunakan untuk memberi informasi khusus kepada sejumlah orang secara teratur berupa berita-berita atau artikel-artikel singkat yang ditulis dengan gaya tidak formal. News letter sering juga disebut “majalah internal” atau home journal. Nama yang terakhir ini barangkali ingin menunjukkan bahwa news letter memang pada umumnya hanya diperuntukkan kepada pembaca internal. Namun dewasa ini banyak pula terbitan yang tergolong news-letter dan diberi judul seperti itu namun tetap disebarkan secara luas kepada umum Mustafa 1996, 89. 3. Radio Radio merupakan salah satu media komunikasi sebagai unsur dari proses komunikasi, dalam hal ini sebagai media massa, radio mempunyai sifat yang khas yang dapat menjadi kelebihan dan keunggulan dalam menyampaikan pesan kepada masyarakat. Radio bersifat auditif terbatas pada suara atau bunyi yang menerpa pada indara. Karnanya tidak menuntut khalayak memiliki kemampuan membaca, tidak menuntut kemampuan melihat melainkan hanya kemampuan untuk mendengarkan. Begitu sederhananya untuk menikmati sajian radio. Seperti yang dikemukakan oleh Frank Jefkins mengenai karakteristik media radio yang menguntungkan 1996, 101 yaitu: Universitas Sumatera Utara a. Murah b. Waktu transmisi tidak terbatas c. Suara manusia dan music d. Tidak menemukan perhatian terfokus e. Teman setia

4. Pembatas Buku

Pembatas buku adalah suatu benda yang digunakan untuk memberi tanda pembatas pada halaman-halaman sebuah buku. Jika seseorang sedang membaca buku dan sampai pada bagian tertentu, kemudian untuk sementara ingin meninggalkan atau berhenti membaca buku itu, maka pada bagian terakhir yang dibacanya diberi pembatas buku. Ini maksudnya tentu saja agar nanti jika ingin melanjutkan membaca buku itu, dapat mulai pada bagian terakhir yang sudah dibaca Mustafa 1996, 97.

5. Website Perpustakaan

Perkembangan internet pada masa sekarang sangat pesat, dimana pengguna yang memanfaatkan internet terus bertambah, hal ini disebabkan oleh semakin mengertinya masyarakat akan manfaat internet baik untuk mencari informasi maupun hiburan atau bisnis. Fungsi dan Kegunaan Website: • Website sebagai tempat untuk mendapatkan informasi dan berinteraksi. • Mempermudah komunikasi • Menghasilkan uang melalui website • Sarana untuk mempermudah dalam menyampaikan informasi • Peluang untuk mendapatkan pelanggan lebih besar • Mempunyai image lebih professional • Menghemat biaya dalam komunikasi • Sebagai tempat promosi Universitas Sumatera Utara

6. Display atau Pemajangan

Display sesungguhnya dapat diartikan secara lebih luas dari pada sekadar memajang produk atau jasa yang akan ditawarkan. Sesungguhnya lokasi dan penampilan fisik perpustakaan juga merupakan display secara langsung dari produk atau jasa yang ditawarkan Mustafa 1996, 153.

2.2.7 Kendala-Kendala Dalam Penerapan Strategi Promosi Perpustakaan

2.2.7.1 Kendala Dari Dalam

Ada beberapa kendala yang sebenarnya berasal dalam perpustakaan. Baik itu dari perpustakaan maupun dari pustakawannya sendiri. Oleh karena kendala ini berasal dari dalam perpustakaan, maka peluang besar kendala itu dapat ditanggulangi sendiri oleh perpustakaan atau pustakawan. Kendala-kendala itu antara lain: a. Lemahnya pengetahuan pustakawan terhadap ilmu dan teknik pemasaran b. Pandangan tradisional bahwa perpustakaan hanyalah sebuah gudang buku c. Tidak memadainya gedung perpustakaan d. Kurangnya dana yang memadai untuk membeli bahan pustaka dan membuka layanan baru e. Lemahnya apresiasi para pustakawan tentang kenyataan pengguna perpustakaan Mustafa 1996, 58.

2.2.7.2 Kendala Dari Luar

Kendala ini berasal dari luar, karena itu pustakawan harus dapat bekerja keras dan meningkatkan profesionalismenya untuk dapat menanggulangi kendala ini bahkan kalau bisa justru dijadikan tantangan. a. Masih kurangnya komitmen dari pimpinan dalam dukungan terhadap perpustakaan; b. Lemahnya menajemen organisasi; Universitas Sumatera Utara c. Faktor sosial, yaitu sudah menjadi budaya pengguna yang jarang ke perpustakaan; d. Staf pengajar di perguruan tinggi atau guru di sekolah kurang banyak memberi tugas kepada mahasiswa atau siswamurid yang dapat memaksa mereka untuk menggunakan perpustakaan Mustafa 1996, 58. Universitas Sumatera Utara BAB III STRATEGI PROMOSI PERPUSTAKAAN UMUM PROVINSI SUMATERA UTARA

3.1 Perpustakaan Umum PROVSU

3.1.1 Sejarah Ringkas

Perpustakaan Umum Provinsi Sumatera Utara merupakan perpustakaan umum yang awalnya bernama Perpustakaan Negara dan berubah menjadi Perpustakaan Wilayah dan pada tahun 1997 berdasarkan SK Presiden No. 50 tahun 1997 berubah lagi menjadi Perpustakaan Daerah dan pada tahun 1998 berdasarkan keputusan kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia No. 44 namanya berubah menjadi Perpustakaan Nasional Provinsi Sumatera Utara. Kemudian perpustakaan nasional dan perpustakaan yang ada didaerah provinsi mengalami perubahan termasuk Perpustakaan Nasional Provinsi Sumatera Utara. Menurut PERDA Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Utara No. 4 tahun 2001 perpustakaan ini berubah menjadi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah.

3.1.2 Visi dan Misi Perpustakaan Umum PROVSU

Perpustakaan Umum Provinsi Sumetera Utara mempunyai visi “Menjadi Lembaga Pembina dan Pengembang Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi yang Profesional” Selain visi, Perpustakaan Umum Provinsi Sumatera Utara juga memilki misi seperti berikut: 1. Mengumpulkan, mengelola dan menyelamatkan karya cetak, karya rekam, karya tulis dan naskah- naskahDokumentasi sebagai hasil karya budaya bangsa Universitas Sumatera Utara 2. Meningkatkan promosi gemar budaya baca dan masyarakat sadar akan arsip 3. Meningkatkan pelayanan bagi pemustaka, pengguna arsip yang berbasis tehnologi informasi guna mendukung kegiatan menulis, meneliti berdiskusi dan wisata baca 4. Meningkatkan pembinaan dan pemgembangan semua jenis perpustakaan dan kearsipan pada instansi pemerintah BUMD, Swastadan Masyarakat 5. Mendorong pengembangan kualitas sumber daya manusia guna mendukung tata pemerintahan yang baik.

3.1.3 Tujuan Perpustakaan Umum PROVSU

Adapun tujuan promosi yang dilakukan Perpustakaan Umum Provinsi Sumatera Utara adalah untuk memperkenalkan aktivitas perpustakaan dari segi koleksi dan bidang layanan atau untuk memperkenalkan pelayanan dan jasa perpustakaan kepada masyarakat. Sasarannya masyarakat Sumatera Utara.

3.1.4 Fungsi dan Tugas Perpustakaan Umum PROVSU

Perpustakaan Umum Propinsi Sumatera Utara merupakan lembaga teknis yang dibentuk Pemerintah Provinsi Sumatera Utara berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 10 tahun 2002 dalam rangka pelaksanaan otonomi daerah. Badan ini merupakan penggabungan dua instansi yaitu Kantor Arsip Sumatera Utara, yang sebelumnya memang telah berada dibawah Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, dengan Perpustakaan Nasional Provinsi Sumatera Utara, yang sebelumnya merupakan lembaga vertikal dan berkedudukan dibawah Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. Universitas Sumatera Utara Perpustakaan Umum Provinsi Sumatera Utara dipimpin oleh seorang Kepala Badan yang memiliki tugas pokok membantu Gubernur dalam pengembangan, pembinaan, pendayagunaan, pelayanan, penyelenggaraan dan pengolahan perpustakaan dan kearsipan daerah. Untuk melaksanakan tugas tersebut Kepala Perpustakaan Umum Provinsi Sumatera Utara memiliki fungsi : a. Pembinaan, pengembangan, dan pendayagunaan semua jenis perpustakaan dan arsip di Provinsi Sumatera Utara b. Perumusan kebijakan teknis dalam pembinaan perpustakaan dan arsip di Provinsi Sumatera Utara c. Pelaksanaan pelayanan perpustakaan dan arsip d. Pelaksanaan penyusunan Bibliografi Daerah, Katalog Induk Daerah, Bahan Rujukan berupa Indeks, Bibliografi Subyek, Abstrak, dan Literatur Sekunder Lainnya e. Pengadaan, pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, pelestarian dan penyajian bahan pustaka karya cetak dan karya rekam f. Pelaksanaan kerjasama dalam penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan, serta pembinaan Sumber Daya Manusia di bidang perpustakaan dan arsip dengan instansi terkait g. Pelaksanaan kerjasama di bidang perpustakaan, dokumentasi, informasi serta kearsipan dengan lembaga atau instansi lain h. Pelaksanaan tugas-tugas ketatausahaan. Universitas Sumatera Utara

3.1.5 Struktur Organisasi Perpustakaan Umum PROVSU

Perpustakaan Umum Provinsi Sumatera Utara dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 9 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Provinsi Sumatera Utara. Perpustakaan Umum Provinsi Sumatera Utara adalah unsur wajib Pemerintah Provinsi dipimpin oleh seorang Kepala yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Gubernur Sumatera Utara melalui Sekretaris Daerah. Perpustakaan Umum PROVSU dipimpin oleh Kepala Badan pejabat struktural eselon II.a dan dibantu oleh 5 lima orang pejabat struktural eselon III.a yaitu: 1. Sekretaris, yang membawahi 3 Sub Bagian yaitu: a. Sub Bagian Umum; b. Sub Bagian Keuangan; c. Sub Bagian Program; 2. Bidang Pelayanan Perpustakaan dan Teknologi Informasi, membawahi 2 Sub Bidang yaitu: a. Sub Bidang Layanan Perpustakaan; b. Sub Bidang Teknologi Informasi; 3. Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dan Deposit Daerah membawahi 2 Sub Bidang yaitu: a. Sub Bidang pengolahan Bahan Pustaka; b. Sub Bidang Deposit Daerah; 4. Bidang Pembinaan SDM dan Kelembagaan Perpustakaan, membawahi 2 Sub Bidang yaitu: a. Sub Bidang Sumber Daya Manusia; b. Sub Bidang Kelembagaan Perpustakaan; 5. Bidang Arsip Daerah, membawahi 2 Sub Bidang yaitu: a. Sub Bidang Pengolahan Arsip dan Dokumentasi; b. Sub Bidang Layanan dan Pembinaan Kearsipan; Universitas Sumatera Utara Sumber: Perpustakaan Umum Provsu Universitas Sumatera Utara

3.1.6 Personalia

Jumlah Pegawai Negeri Sipil keadaan bulan Desember 2011 untuk mendukung pelaksanaa tugas pokok dan fungsi Perpustakaan Umum Provinsi Sumatera Utara adalah sebanyak 133 orang. 1. Berdsarkan Jabatan - Pejabat Eselon II = 1 orang - Pejabat Eselon III = 5 orang - Pejabat Eselon IV = 11 orang - Fungsional Pustakawan = 33 orang - Fungsional Arsiparis = 12 orang - Analisis Kepegawaian = 1 orang 2. Berdasarkan Pendidikan - S2 Ilmu Perpustakaan = 1 orang - S2 Administrasi = 5 orang - S1 = 49 orang - D3 = 23 orang - SLTA = 52 orang - SLTP = 2 orang - SD = 1 orang 3. Berdasarkan GolonganRuang GolonganRuang IV = 10 orang GolonganRuang III = 91 orang GolonganRuang II = 37 orang GolonganRuang I = 1 orang 4. Berdasarkan Gender - Laki-laki = 51 orang - Perempuan = 82 orang Universitas Sumatera Utara

3.2 Gambaran Umum Perpustakaan Umum PROVSU

3.2.1 Gedung

Perpustakaan Umum Provinsi Sumatera Utara memiliki 2 gedung di lokasi yang berbeda yaitu : 1. Gedung Perpustakaan beralamat di Jalan Brigjend Katamso Nomor 45K Medan. 2. Gedung Arsip berlokasi di Jalan William Iskandar Medan Estate yang dikenal dengan jalan pancing.

3.2.2 Koleksi

Perpustakaan Umum Provsu menyediakan koleksi untuk sumber belajar begi pengguna, yang ada pada lingkungan masyarakat. Agar segala kebutuhan pengguna terlaksana dengan baik, maka perpustakaan mengadakan bahan pustaka baik secara pembelian maupun dengan cara menerima sumbangan dari lembaga ataupun perorangan . Jumlah koleksi yang dimiliki Perpustakaan Umum Provsu sampai dengan tahun 2013 berjumlah 1.266 judul 2.105 eksemplar, yang terdiri dari beberapa jenis, yaitu: a. Buku, seperti fiksi dan non-fiksi b. Terbitan Berseri, seperti: Majalah, Koran dan jurnal c. Audio Visual, seperti: CD dan Kaset d. Koleksi Tuna Netra, seperti: buku khusus tunanetra dan komputer khusus Universitas Sumatera Utara Tabel 3.2 Jumlah Perolehan Bahan Pustaka No. Jenis Bahan Pustaka Jumlah Judul Eksemplar 1. Koleksi Umum • Buku 69.585 416.145 2. Koleksi Deposit • Buku • Jurnal • Majalah • Koran • Silsilah Batak • CD 98.203 Jumlah 167.788 419.145 Sumber : Perpustakaan Umum Provsu

3.3 Jam Buka

Setiap perpustakaan mempunyai jam buka, demikian juga Perpustakaan Umum Provinsi Sumatera Utara yang memiliki jam buka perpustakaan sebagai berikut:

1. Senin – Jumat Pukul : 07.30 – 17.30 WIB

2. Sabtu Pukul : 09.00 – 15.00 WIB

3. Minggu Pukul : 09.00 – 15.00 WIB

3.4 Jam Layanan

Perpustakaan umum Provinsi Sumatera Utara memiliki jam layanan perpustakaan sebagai berikut: 1. Hari Senin – Jumat : pukul 08.30 – 18.00 WIB 2. Hari Sabtu : pukul 09.00 – 15.00 WIB 3. Minggu : 09.00 – 15.00 WIB Universitas Sumatera Utara

3.5 Sistem Pelayanan