3.5 Sistem Pelayanan
Pada umumnya setiap perpustakaan harus menentukan sistem pelayanan apa yang digunakan. Perpustakaan Umum Provsu
menggunakan sistem layanan terbuka open access, yang mana pengguna perpustakaan dapat menelusuri koleksi langsung ke rak-rak
buku untuk mencari bahan pustaka yang diinginkan.
3.6 Fasilitas Layanan yang Tersedia
1. Layanan Administrasi Keanggotaan 2. Layanan Anak
3. Layanan Dewasa A 4. Layanan Dewasa B
5. Layanan Deposit 6. Layanan Referensi
7. Layanan Sirkulasi 8. Layanan Remaja
9. Layanan Digital internetWIFI 10. Layanan Audio Visual Multi Media
11. Layanan Tuna Netra 12. Layanan Perpustakaan Keliling
13. Layanan Terpadu Perpustakaan Sekolah.
3.6.1 Layanan Sirkulasi
Pelayanan sirkulasi pada Perpustakaan Umum Provsu meliputi keanggotaan, peminjaman, pengembalian, perpanjangan, pemberian
sanksi dan surat keterangan bebas pustaka.
Universitas Sumatera Utara
3.6.1.1 Keanggotaan
Masyarakat yang berhak menjadi anggota Perpustakaan Umum Provsu adalah:
1. Kategori Umum: Guru, PNS Pegawai Negeri Sipil, TNI,
Masyarakat, dan Karyawan. 2.
Kategori pelajar: TK, SD sederajat, SMP sederajat, dan SMA sederajat.
3. Mahasiswa.
Syarat-syarat menjadi anggota Perpustakaan Umum Provsu: 1.
Calon anggota perpustakaan adalah masyarakat Kota Medan
2. Calon anggota diwajibkan mengisi formulir
yang disediakan dengan melampirkan : -
Foto copy kartu identitas yang sah dan masih berlaku, misalnya KTP, SIM, Kartu Pelajar, Kartu Mahasiswai.
- Pash photo 2 x 3 sebanyak 1 lembar
3. Anggota perpustakaan harus mengembalikan
buku tepat waktu, jika tidak akan dikenakan sanksi berupa:
- Terlambat 1 hari dikenakan peringatan
pertama -
Terlambat 2 hari dikenakan peringatan kedua -
Terlambat 3 hari dikenakan peringatan ketiga -
Terlambat 4 sd 10 hari tidak dibenarkan meminjam buku selama 3tiga bulan lamanya
- Terlambat 1satu bulan tidak dibenarkan
meminjam buku selama 1satu tahun, dapat meminjam buku kembali setelah membuat perjanjian tidak
mengulangi kembali.
Universitas Sumatera Utara
4. Anggota perpustakaan memiliki hak untuk
meminjam buku sebanyak 2dua eksemplar untuk masa peminjaman selama 14empat belas hari atau 2dua
minggu dan 1satu kali peminjaman.
3.6.1.2 Peminjaman
Peminjaman bahan pustaka adalah pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan pencatatan bukti bahwa pemakai atau anggota
perpustakaan meminjam bahan pustaka. Cara peminjaman bahan pustaka pada Perpustakaan Umum PROVSU adalah sebagai berikut:
a. Peminjaman mencari dan mengambil yang diinginkannya
pada rak buku b.
Peminjam memperlihatkan kartu anggota perpustakaan dan kantong pinjam kepada petugas perpustakaan
c. Buku yang akan dipinjam ditujukkan kepada petugas
perpustakaan d.
Petugas perpustakaan mencatat tanggal pengembalian pada buku peminjaman dan slip pengembalian, selanjutnya
petugas mengambil kartu buku dan kartu tersebut dijepit dengan alat penjepit dan disusun menurut tanggal
pengembalian dan petugas menyerahkan buku kepada peminjam.
Jumlah dan jangka waktu peminjaman buku di Perpustakaan Umum PROVSU adalah sebagai berikut:
a. Untuk kategori umum maksimal 2 buku dalam jangka
waktu maksimal 14 hari. b.
Untuk kategori pelajar maksimal 2 buku dalam jangka waktu maksimal 14 hari.
Universitas Sumatera Utara
c. Untuk mahasiswa maksimal 2 buku dalam jangka waktu 14
hari.
3.6.1.3 Pengembalian
Pengembalian bahan pustaka adalah mnerima pengembalian bahan pustaka setelah jangka waktu yang telah ditentukan habis. Dan
meneliti apakah ada terjadinya keterlambatan dalam pengembalian, penyobekan halaman, terdapat coretan dan pemalsuan tanggal
pengembalian. Prosedur pengembalian bahan pustaka pada Perpustakaan
Umum PROVSU sangat baik karena dilakukan dengan cepat yaitu sebagai berikut:
a. Pengguna datang kepada petugas dan menyerahkan buku
yang dipinjamnya b.
Petugas menerima dan memeriksa buku tersebut c.
Petugas mengambil kartu peminjaman dari kotak kartu peminjaman atas nama anggota tersebut
d. Petugas mengembalikan kartu buku pada kantong buku
e. Petugas menyerahkan kartu anggota kepada peminjam
f. Kemudian petugas menyusun buku di rak
3.6.1.4 Perpanjangan
Perpustakaan Umum PROVSU memberikan layanan perpanjangan bahan pustaka yang di pinjam. Perpanjangan yang
dilakukan di perpustakaan umum Provsu hanya dapat dilakukan 1 kali saja, Setiap kali perpanjangan adalah selama 7 hari serta untuk
perpanjangan harus dilakukan langsung oleh peminjam dan tidak boleh diwakilkan dengan membawa buku yang ingin diperpanjang.
Universitas Sumatera Utara
3.6.1.5 Pemberian Sanksi
Pemberian sanksi yang diberikan kepada anggota perpustakaan yang terlambat mengembalikan buku pada batas waktu yang telah
ditentukan ataupun yang telah merusak buku dan menghilangkan buku. Maka dengan ini Perpustakaan Umum PROVSU mempunyai
ketentuan, yaitu apabila peminjam terlambat mengembalikan buku hanya diberikan teguran untuk segera mengembalikan buku yang
terlambat dikembalikan. Sistem pembayaran denda telah lama dihapuskan oleh pihak
perpustakaan. Untuk buku yang rusak maupun hilang maka sepenuhnya menjadi tanggung jawab peminjam untuk memperbaikinya
atau menggantinya dengan buku yang baru. Jadi dengan demikian koleksi perpustakaan tidak akan banyak lagi yang hilang ataupun yang
rusak.
3.6.1.6 Surat Keterangan Bebas Pinjaman Bahan Pustaka
Surat keterangan bebas peminjaman bahan pustaka ini hanya wajib diurus oleh mahasiswa Fakultas Pertanian Universitas Sumatera
Utara apabila akan menyelesaikan studinya dan surat ini merupakan bukti bahwa tidak ada lagi peminjaman bahan pustaka di Perpustakaan
Umum PROVSU. Pada surat keterangan bebas pinjaman bahan pustaka tercantum keterangan sebagai berikut:
a. Nomor surat
b. Nama mahasiswa
c. Nomor induk mahasiswa
d. Program studi S1 Pertanian
e. Keterangan tidak ada peminjaman buku
f. Tanggal surat dan tanda tangan kepala perpustakaan.
Universitas Sumatera Utara
3.7 Strategi Promosi Perpustakaan Umum PROVSU
3.7.1 Strategi Promosi Perpustakaan Umum PROVSU
Perpustakaan Umum Provinsi Sumatera Utara secara rutin memilki 6 jenis Program Kerja setiap tahunnya yaitu:
1. Program Pelayanan Administrasi perkantoran
2. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur
3. Program Peningkatan Disiplin Aparatur
4. Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur
5. Program Peningkatan Pengembangan Sistim Pelaporan
Capaian Kinerja dan Keuangan. 6.
Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan
Dari 6 jenis program kerja di atas, Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan merupakan strategi
promosi yang dilakukan Perpustakaan Umum Provsu. Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan tersebut
adalah sebagai berikut: a.
Kegiatan Supervisipembinaanstimulasi kepada semua jenis perpustakaan:
a. Perpustakaan Umum -
KabupatenKota = 31 KabKota -
Kecamatan = 10 kecamatan -
DesaKelurahan = 1009 DesaKelurahan b. Perpustakaan Khusus = 25 Instansi
c. Perpustakaan Sekolah Madrasah = 94 Sekolah
d. Perpustakaan Perguruan Tinggi = 8 Perguruan Tinggi
e. Perpustakaan Masyarakat = 40 TBM
f. Perpustakaan Rumah Ibadah -
Perpustakaan Masjid = 25 Masjid
- Perpustakaan Gereja
= 17 Gereja
Universitas Sumatera Utara
g. Perpustakaan Puskesmas = 10 Puskesmas
h. Perpustakaan RSUD = 10 RSUD
b. Lomba Perpustakaan Terbaik untuk semua jenis Perpustakaan
a. Lomba Perpustakaan Perguruan Tinggi Terbaik
Dalam UU Nomor 43 Tahun 2007 Pasal 24 Setiap Perguruan Tinggi menyelenggarakan Perpustakaan yang
memenuhi Standar Pendidikan karena Perpustakaan adalah jantung bagi suatu Perguruan Tinggi maka setiap Perguruan
Tinggi harus mengalokasikan dana untuk pengembangan Perpustakaan sesuai dengan peraturan perundang-
undangan. Perpustakaan Perguruan Tinggi harus memiliki koleksi
yang disesuaikan dengan jumlah Pemustaka seperti Mahasiswa, Dosen dan Komunitas dari Perguruan Tinggi
tersebut dan juga dapat mengembangkan layanan perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi.
b. Lomba Perpustakaan SMA Terbaik
Sekolah merupakan institusi yang diharapkan dapat mencetak manusia Indonesia yang pandai dan berbudi
luhur. Berbagain upaya dilaksanakan oleh pemerintah untuk meningkatkan kualitas pendidikan. Salah satu sarana
penting bagi sekolah untuk mendukung proses belajar mengajar adalah Perpustakaan.
Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara sebagai pembina semua jenis Perpustakaan
yang ada di Sumatera Utara secara terus menerus melakukan pembinaan salah satunya melalui kegiatan
Lomba Perpustakaan Sekolah Menengah Atas Terbaik.
Universitas Sumatera Utara
c. Lomba Perpustakaan SLTP Terbaik
Lomba Perpustakaan SLTP Terbaik 2010 Badan
Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara.
d. Lomba Perpustakaan Khusus Terbaik
Perpustakaan khusus adalah Perpustakaan yang didirikan untuk mendukung visi dan misi lembaga-lembaga khusus
dan berfungsi sebagai pusat informasi khusus terutama yang berhubungan dengan penelitian dan pengembangan.
Biasanya Perpustakaan ini berada dibawah Badan, Institusi, Lembaga atau Organisasi.
Perpustakaan Khusus saat ini jumlahnya cukup banyak dan beragam. Mengingat berbagai ragamnya Perpustakaan
Khusus yang ada maka perlu dilakukan pembinaan terhadap pengelola dan pengembangan Perpustakaan agar dapat
dikelola secara baik dan profesional. Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi
Sumatera Utara sebagai Pembina Perpustakaan di Sumatera Utara khusus mengadakan perlombaan Perpustakaan
Khusus terbaik Sumatera Utara dengan tujuan: 1.
Memberikan penghargaan kepada Instansi PemerintahSwasta yang mempunyai Perpustakaan yang
dikelola sesuai dengan standard Perpustakaan. 2.
Melakukan motivasi dan pembinaan Perpustakaan Khusus melalui Lomba Perpustakaan Khusus Terbaik
Sumatera Utara. e.
Lomba Perpustakaan DesaKelurahan Terbaik Perpustakaan DesaKelurahan merupakan instrumen
penting untuk wadah informasi dan wadah ilmu pengetahuan masyarakat yang tinggal di desa-
Universitas Sumatera Utara
desakelurahan. Perpustakaan yang mengkoleksi dan menyimpan banyak buku sangat penting bagi terbentuknya
peradaban masyarakat desa yang berpengetahuan. Seperti halnya dengan tujuan dilakukan lomba perpustakaan
terbaik lain Lomba Perpustakaan DesaKelurahan mempunyai tujuan untuk memberi penghargaan kepada
DesaKelurahan yang mempunyai Perpustakaan dan menjalankan layanan Perpustakaan kepada masyarakat
lingkungannya. Tujuan lain yaitu melakukan motivasi melalui Lomba Perpustakaan DesaKelurahan untuk
mengembangkan Perpustakaan DesaKelurahan. f.
Lomba Perpustakaan Rumah Ibadah Terbaik Rumah Ibadah selain sebagai sarana beribadah dan
silaturahmi umat beragama, dewasa ini telah berkembang sebagai tempat untuk memperdalam pengetahuan
khususnya dalam hak keagamaan. Untuk itu Rumah Ibadah disamping menyediakan sarana peribadatan, juga
dilengkapi dengan sumber-sumber informasi. Sumber-sumber informasi tersebut disediakan disalah satu
ruangan lingkungan Rumah Ibadah yang kemudian disebut Perpustakaan Rumah Ibadah.
Untuk memotivasi pengurus Rumah Ibadah dalam mendirikan dan mengembangkan Perpustakaan Rumah
Ibadah, Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara mengadakan Lomba Perpustakaan
Rumah Ibadah Sumatera Utara Tahun 2010.
Universitas Sumatera Utara
c. Lomba Taman Bacaan Masyarakat Terbaik Tingkat Sumatera Utara