Bag TU
Memilih penyusutan
Menampilkann pada layout kiri 2 menu otomatis dan manual
Memilih penyusutan otomatis
Menampilkan 2 tab, setting dan daftar data yang siap dihapus
Memilih setting tab
menampilkan form untuk mensetting waktu dan jenis penyusutan surat
Memilih tab daftar
Menampilkan daftar surat yang telah disetting sebelumnya
Penyusutan manual
Menampilkan textbox untuk menyaring surat yang akan dihapus
Mengisi data rincian surat
Menghapus surat
ok Ya
Tampil halaman penyusutan
Tampil 2 tab pada layout konten
Tampil form set penyusutan
T.jadwalsusut
Pesan setuju hapus surat
Tampil form dan data surat
Tidak T.Surat
Start
Menampilkan data surat yang telah diisi dari textbox filter
Tampil data-data surat yang difilter
Menandai mengahapus surat Mengisi form
Menyimpan daftar jadwal setting surat
Menghapus surat yang telah terdaftar pada setting sebelumnya
Tampil daftar surat siap dihapus
Memilih tombol hapus T.Surat
keluar
Gambar 3.10 Aliran Sistem Penyusutan
Adapun penjelasan dari aliran sistem penyusutan dapat dilihat pada Tabel 3.16.
1
2
3
Tabel 3.16 Penjelasan Aliran Sistem Penyusutan
Phase No.
Nama Proses
Input Uraian Proses
Output
Menu penyusutan
1 Menampilkan
halaman penyusutan
Memilih menu
penyusu tan
Menampilkan layout
kiri berupa
penyusutan otomatis
dan penyusutan
manual Interface
halaman penyusutan
Penyututan otomatis
2 Menampilkan
dua tab menu pada
layout konten
Memilih penyusu
tan otomatis
Menampilkan 2 tab yaitu setting
dan data-data
surat yang siap dihapus
Interface dengan dua
tab menu
pada layout konten
Menampilkan form
untuk penyusutan
Memilih setting
tab Menampilkan
form untuk
mensetting waktu dan jenis
penyusutan surat Interface
form setting penyusutan
surat
Menyimpan daftar jadwal
penyusutan Mengisi
form setting
Menyimpan daftar
jadwal setting surat
Data jadwal penyusutan
disimpan
Menampilkan data-data surat
penyusutan Memilih
tab daftar Menampilkan
daftar data-data surat yang telah
disetting sebelumnya
Interface data-data
surat susut
Menghapus surat
Memilih tombol
hapus Menghapus surat
penyusutan surat
Menghapus Data-data
surat
Penyusutan manual
3 Menampilkan
form dan
data-data surat
yang siap susut
Memilih penyusu
tan manual
Menampilkan textbox
untuk menyaring surat
yang akan
dihapus Interface
form dan
data surat
Menampilkan Mengisi
Menampilkan data Interface
Phase No.
Nama Proses
Input Uraian Proses
Output
data-data surat susut
textbox filter
surat yang telah diisi dari textbox
filter data-data
surat yang
difilter Menampilkan
konfirmasi dan
menghapus surat
Menandai dan
menghapus surat
Menampilkan konfirmasi hapus.
Jika ‘ok’ maka
menghapus surat. jika ‘batal’ akan
kembali ke
halaman sebelumnya
Menghapus data-data
surat
A.1.7 Aliran Sistem Fitur Tambahan
Aliran sistem fitur tambahan merupakan tools pendukung yang dapat digunakan oleh stakeholder. Fitur ini berupa pengelolaan rencana acara, pengelolaan daftar tugas
sebagai pengingat, dan pengelolaan memo internal yang dapat dibagikan ke beberapa penerima internal. Berikut aliran sistem dapat dilihat pada Gambar 3.11
Halaman Utama
Bag TU
Memilih rencana acara
T.Acara
Menampilkan list dan textbox untuk mengelola data rencana
acara
Memilih daftar tugas
Menampilkan list data tugas
T.dftr Tugas
Memilih kelola tugas
Menampilkan data tugas
Memilih memo
Menampilkan 2 tab yaitu data memo masuk dan tambah memo
T.Memo Memilih data memo
masuk
Menulis memo
Menampilkan data memo masuk,
balas hapus
Membalas memo
Menampilkan form tulis memo
T.User
Memilih hapus E
E ok
Menghapus memo
T.Memo Ya
end Tidak
Tampil list data rencana form
Tampil list data tugas memo
Tampil memo masuk tmbh
Tampil data memo
Konfirmasi hapus memo
Memilih tambah baru
Menampilkan form tambah rencana acara
Tampilan form tambah acara
Mengisi form acara
Menyimpan acara baru
T.Acara Memilih ubah data
Menampilkan form beserta data acara yang dipilih
Tampilan form data acara
Mengubah data
Memperbarui data acara
T.Acara Memilih hapus
Pesan konfirmasi hapus ok
Menghapus acara
A A
Tidak Ya
Halaman Utama
Tampilan data-data tugas
Memilih tambah tugas
Memlih edit tugas
Menghapus tugas
Menampilkan form tambah tugas
Tampil form
Menyimpan tugas
Mengisi form
Menampilkan form beserta data tugas
Menghapus tugas
Tampil form Mengubah tugas
Mengubah tugas
Fom memo
Gambar 3.11 Aliran Sistem Fitur Tambahan
1 2
3
Berikut penjelasan dari aliran sistem fitur dapat dilihat pada Tabel 3.17.
Tabel 3.17 Penjelasan Aliran Sistem Fitur
Phase No.
Nama Proses
Input Uraian Proses
Output Rencana
acara 1
Menampilkan list
dan textbox acara
Memilih rencana acara
Menampilkan list dan textbox
untuk mengelola data
rencana acara
Interface form
dan list
data rencana
Menampilkan form tambah
rencana acara Memilih
tambah baru rencana
acara Menampilkan
form rencana
tambah acara Interface
form tambah baru
Menyimpan acara baru
Mengisi form rencana
acara Menyimpan
acara baru Data
rencana acara
baru tersimpan
Menampilkan data rencana
dalam form Memilih
ubah data
rencana acara
Menampilkan form beserta data
acara Interface
form data
rencana acara
Mengubah data acara
Mengubah data rencana
acara Memperbarui
atau mengubah data acara pada
tabel acara Data
acara diubah
Menghapus data acara
Memilih hapus
rencana acara
Menampilkan pesan konfirmasi
jik a ‘ok’ maka
akan menghapus data
Data acara akan dihapus
dari tabel acara
Daftar tugas
2 Menampilkan
list data tugas Memilih
daftar tugas Menampilkan
list data tugas Interface list data
tugas dan memo Menampilkan
data tugas Memilih
kelola tugas Menampilkan
data tugas Interface
data- data tugas
Menampilkan form tambah
tugas Memilih
tambah tugas Menampilkan
form tambah
tugas Interface
form tambah tugas
Menyimpan tugas baru
Mengisi form Menyimpan tugas baru
Data tugas barfu disimpan
Phase No.
Nama Proses
Input Uraian Proses
Output
menampilkan form beserta
data tugas Memilih edit
tugas Menampilkan
data kedalam
form tugas Interface
form data tugas
Mengubah tugas
Mengubah tugas
Mengubah tugas Data
tugas diubah
Menghapus tugas
Menghapus tugas
Menghapus tugas
sesuai dengan
yang dipilih
Data tugas yang dipilih dihapus
Memo 3
Menampilkan halaman
memo Memilih
memo Menampilkan
dua tab daftar memo
dan tambah memo
Interface data
memo
Menampilkan data-data
memo Memilih data
memo masuk Menampilkan
data memo
didalam tabel
balas hapus Interface
data memo
Menampilkan form
tulis memo
Membalas memo
Menampilkan form tulis memo
Interface form
memo Menampilkan
form tulis
memo Menulis
memo Menampilkan
form tulis memo Interface
form memo
Menghapus memo
yang ada
ditabel memo
Menghapus memo
Menampilkan konfirmasi pesan
hapus jika ‘ya’ maka
memo akan
dihapus. Jika tidak maka
akan selesai Data
memo terhapus
dari database
tabel memo.
A.2 Aliran Sistem Fungsi Administrasi Surat Keluar Internal dan Eksternal
Berikut merupakan aliran sistem dari fungsi administrasi surat keluar internal dan eksternal. Berikut gambaran aliran sistem dapat dilihat pada Gambar 3.12.
ADMINISTRASI SURAT KELUAR INTERNAL DAN EKSTERNAL BAG TU
Memilih menu surat keluar Start
T.Folder T.Kriteria
T.Kategori T.Tipe
T.jenis T.Surat
Menampilkan layout, kiri berupa tampil list data berdasar folder, buku surat keluar laporan, dan buku ekspedisi. Layout konten pemberitahuan surat jadi terupdate
Memilih pemberitahuan surat jadi pada konten
Menampilkan list data surat yang telah dipilih dan didalam field tabel aksi terdapat link cetak
A
Memilih link cetak Menampilkan form untuk meletakkan kedalam folder file tersebut akan
disimpan
T.Agenda Surat keluar
T.Surat Keluar
Menampilkan halaman cetak dari isi surat Data surat di folder
A Menekan tombol cetak
Mencetak surat keluar Surat keluar
End T.Surat
Keluar
Tampil data berupa folder- folder
Tampil list data surat yang dipilih
Tampil form
Tampil halaman cetak Menyimpan surat keluar kedalam folder pilihan user
T.Folder
B Surat keluar
B
C
C
Mennetukan data laporan
Menampilkan laporan surat keluar Laporan surat keluar
Memilih menu cetak Mencetak laporan surat keluar sesuai
kebutuhan Laporan surat
keluar
Kepala TU
D Laporan surat
keluar D
End
Gambar 3.12 Aliran Sistem Administrasi Surat Keluar
Berikut penjelasan dari aliran sistem administrasi surat keluar dapat dilihat pada Tabel 3.18.
1
2
3
Tabel 3.18 Penjelasan Aliran Sistem Administrasi Surat Keluar
Phase No.
Nama Proses
Input Uraian Proses
Output Halaman
Surat keluar
1 Menampilkan
halaman surat keluar
Memilih menu surat keluar
Tampil layout konten berupa
pemberitahuan surat
jadi terbaru, layout
kiri menu link folder-folder
buku
surat keluar dan buku
ekspedisi Interface
halaman data-data
surat
jadi surat keluar
kedalam masing-
masing folder.
Form simpan
2 Menampilkan
list data surat yang
telah dipilih
Memilih pemberitahuan
surat jadi pada layout konten
Menampilkan list data surat
jadi yang telah dipilih
dan didalamnya
terdapat menu link cetak
Interface tabel
data- data
surat jadi
Menampilkan form
untuk penempatan
surat kedalam folder
Memilih link folder
Menampilkan form
untuk penempatan
surat jadi
kedalam folder Interface
form, berupa penempatan
penyimpanan surat
jadi folder
laporan 3
Menyimpan surat kedalam
agenda surat
keluar Menekan
tombol simpan
Menyimpan surat
keluar kedalam folder
pilihan user Surat keluar
tersimpan kedalam
agenda keluar
Menampilkan halaman cetak
Menampilkan halaman cetak
dari surat yang telah disimpan
Interface halaman
cetak
Mencetak surat
tombol cetak Mencetak surat
Surat keluar
A.4 Aliran Sistem Fungsi Pengiriman Surat
Berikut merupakan aliran sistem dari fungsi pengiriman surat keluar dapat dilihat pada Gambar 3.13:
ADMINISTRASI PENGIRIMAN SURAT BAG TU
Memilih menu pengiriman surat keluar
Start T.Folder
T.Kriteria T.Kategori
T.Tipe T.jenis
T.SUrat Menampilkan layout, kiri berupa tampil list data surat keluar dan buku ekspedisi.
Konten berupa form tambah data kedalam buku ekspedisi
Memilih opsi surat keluar Menampilkan list data surat keluar
A
Memilih buku ekspedisi Menampilkan list data-data yang terseimpan kedalam buku
ekspedisi
Menyimpan data kedalam buku ekspedisi Memilih opsi tambah
A T.Surat
Keluar
T.Ekspedisi Menampilkan form untuk menambah data kedalam buku
ekspedisi
Memilih ubah data Menampilkan form beserta isis data yang telah dipilih
Mengubah data pada buku ekspedisi Tampil list data surat keluar
End Tampil list data surat keluar
Tampil list data buku ekspedisi
Tampil form
Tampil form ubah data
Memilih tab daftar pendisposisian
Menampilkan data-data pendisposisian pada buku ekspedisi Tampil data-data buku ekspedisi
pendisposisian T.Ekspedisi
T.disposisi End
Mengisi form tambah
Menulis memperbarui data
Menentukan laporan Menampilkan laporan sesuia yang diinginkan
Tampil laporan ekspedisi Memilih cetak
Mencetak laporan ekspedisi Laporan ekspedisi
pengiriman
Kepala TU
B B
Laporan ekspedisi pengiriman
Surat Keluar C
C
Eksternal
Surat Keluar End
A
Gambar 3.13 Aliran Sistem Pengiriman Surat
1
2
3
Adapun penjelasan dari aliran sistem pengiriman surat dapat dilihat pada Tabel
3.19 sebagai berikut: Tabel 3.19
Penjelasan Aliran Sistem Pengiriman Surat Phase
No. Nama Proses
Input Uraian Proses
Output
Page surat
keluar 1
Menampilkan list data surat
keluar Memilih
menu pengiriman
surat Tampil layout
konten berupa form
tambah buku ekspedisi,
layout kiri
berupa menu
link surat
keluar dan
ekspedisi Interface
halaman surat keluar
dan form tambah
ekspedisi
Menampilkan list data surat
keluar Memilih opsi
menu link
surat keluar Menampilkan
data list surat keluat, namun
hanya
bisa melihat
saja. Tanpa
melakukan edit Interface data-
data surat
keluar
Kelola data
2 Menampilkan
daftar data
buku ekspedisi
Memilih menu
link buku
ekspedisi Menampilkan
list data yang telah tersimpan
kedalam tabel ekspedisi
Interface list data-data
ekspedisi
Menampilkan form tambah
data ekspedisi Memilih
menu opsi
tambah Sistem
menampilkan form
untuk menambah
data surat yang dikirim
kedalam tabel ekspedisi
Interface form berupa field-
field kosong
identitas surat
Menyimpan data baru
Mengisi form tambah
data baru
Menyimpan data baru yang
telah diisi oleh bagian
pengiriman Data
baru tersimpan
didalam tabel ekspedisi
Menampilkan data kedalam
Memilih menu
link Menampilkan
data yang telah Tampil form
ubah data
Phase No.
Nama Proses Input
Uraian Proses Output
form yang
tersedia ubah
pada tabel
list ekspedisi
dipilih untuk
ditampilkan kedalam form
yang tersedia
Mengubah data
yang telah
diperbarui Menulis
memperbarui data
Mengubah data yang
telah diperbarui
Data diperbarui
kedalam tabel ekspedisi
laporan 3
Menampilkan list
data pendisposisian
Memilih tab
daftar pendisposisian
Menampilkan data-data
pendisposisian pada
tabel ekspedisi
Interface data- data
pendisposisian yang
telah dilakukan.
Mencetak laporan
ekspedisi Memilih
menu cetak Menampilkan
form laporan Interface
laporan ekspedisi
3.3.3 Context Diagram
Context diagram yang dirancang untuk membangun aplikasi manajemen surat ini terdiri dari beberapa stakeholder diantaranya Bagian TU, Kepala TU, internal,
eksternal. Context diagram dapat dirancang dengan mengacu pada aliran data yang terdapat didalam system flow yang telah dibuat. Dengan adanya context diagram ini
memberikan gambaran mengenai kebutuhan aliran data aplikasi manajemen surat. Adapun data yang mengalir dari context diagram ini bermula dari surat yang
yang telah dikirim oleh pihak internal maupun eksternal, lalu melakukan pendataan, pendistribusian pendisposisian, diarsipkan, melakukan penyusutan suratpenghapusan
surat, hingga pengiriman surat keluar. Untuk lebih jelasnya mengenai gambaran aliran data dapat dilihat pada Gambar 3.14.
94
Gambar 3.14 Context Diagram
data s urat terkirim Eks data s urat
laporan surat data dis pos is i
data s urat keluar
data laporan data penc arian surat
data penc arian surat data s urat masuk
data c ari s urat
data pesan memo data s urat keluar
data ekspedisi data agenda keluar
data penyusutan data pesan memo
data acara data pesan memo int
data hasil otoris asi int
data s urat otorisas i int
data s urat disposisi Kp data s urat otorisas i Kp
data hasil otoris asi Kp data laporan Kp
laporan eks pedis i Kp laporan surat keluar Kp
laporan konsep naskah dinas laporan surat masuk
laporan eks pedis i laporan surat keluar
data arsip data s urat disposisi
data s urat permohonan otorisasi data agenda masuk
data s urat otorisas i
data konsep nas kah dinas data pesan memo
data tug as laporan surat masuk Kp
data s urat masuk Kp laporan naskah konsep dinas Kp
data pesan memo Kp data s urat masuk eks
data pesan memo int data s urat masuk int
Internal
Eksternal Kepala TU
Aplikasi M anajemen Surat Berbas is Web
+
Bag TU
3.3.4 Data Flow Diagram
Proses yang ada pada Data Flow Diagram ini merupakan proses yang diambil dari system flow berdasarkan masing-masing fungsi dimana didalam
fungsi tersebut terdapat beberapa proses. Data Flow Diagram ini akan menjelaskan secara detil dari proses-proses tersebut. Data Flow Diagram yang
telah dirancang ini merupakan hasil dari decomposed pada context diagram membentuk sub sistem level 0.
Pada level 0 Data Flow Diagram memiliki 3 fungsi yang didapatkan dari analisa dan berpedoman pada aturan SOP yang telah berlaku. Adapun fungsi yang
ada pada Data Flow Diagram ini berupa administrasi surat masuk dan konsep naskah dinas internal maupun eksternal, administrasi surat keluar internal maupun
eksternal, dan pengiriman surat keluar. Data Flow Diagram level 0 ini terdapat suatu susunan tabel dari database yang nantinya akan digunakan sebagai media
penyimpanan data-data yang bersangkutan. Penjelasan singkat mengenai Data Flow Diagram level 0 ini adalah sistem
akan dimulai dari pengirim surat baik itu berasal dari internal maupun pihak eksternal. Surat yang masuk akan disimpan kedalam database untuk dilakukan
pengelolaan surat. Kemudian pencatatan kedalam buku agenda masuk dan mengisi disposisi untuk dibagikan ke tujuan surat. Ketika surat telah didistribusi
dan mendapatkan otorisasi maka surat yang telah jadi akan disimpan kedalam database kemudian diberikan kode nomor pada surat. Selain itu terdapat menu
penyusutan dan pengelolaan surat keluar. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.15.
Gambar 3.15 Data Flow Diagram Level 0
[laporan ekspedisi Kp] [data pesan memo int]
[data disposisi] [data surat otorisasi int]
[data hasil otorisasi int]
[data pesan memo int] [data pencarian surat]
[data pesan memo] [data konsep naskah dinas]
[data surat otorisasi]
[data ag enda masuk] [data surat permohonan otorisasi]
[data surat disposisi]
[data arsip] [laporan surat keluar]
[laporan ekspedisi] [laporan surat masuk]
[laporan konsep naskah dinas]
[data acara] [data pesan memo]
[data penyusutan] [data ag enda keluar]
[data ekspedisi] [data surat keluar]
[data cari surat] [data surat masuk]
[data laporan] [data surat keluar]
[data surat]
[data surat terkirim Eks]
[data laporan Kp] [data hasil otorisasi Kp]
[data pesan memo] [data surat otorisasi Kp]
[laporan surat masuk Kp] [data surat disposisi Kp]
[data pencarian surat] [laporan surat]
[data pesan memo Kp] [laporan naskah konsep dinas Kp]
[laporan surat keluar Kp]
[data tug as]
[data surat masuk Kp] [data surat masuk int]
[data surat masuk eks] Internal
Eksternal
Kepala TU Bag TU
Kepala TU
1
Administrasi Surat M asuk dan Konsep Naskah Dinas dari Internal maupun
Eksternal
+
2
administrasi surat keluar internal dan eksternal
+
3
peng iriman surat
+
a Level 1 Administrasi Surat Masuk dan Konsep Naskah Dinas Internal dan Eksternal
Pada level 1 ini merupakan decomposed dari level 0, dari level 1 akan diketahui secara detail dari proses-proses besar yang terdapat didalam fungsi
administrasi surat masuk internal maupun eksternal. Terdapat 6 proses besar dari fungsi ini diantaranya yaitu menulis surat, mendata surat, mendistribusikan surat,
mengarsipkan surat, melakukan penyusutan surat, dan mengelola data. Adapun gambar data flow diagram level 1 dari fungsi ini dapat dilihat Gambar 3.16.
Gambar 3.16 DFD Level 1 Administrasi Surat Masuk dan Konsep Dinas Internal
dan Eksternal
dt kons ep
dt jenis dt kateg ori
dt ag enda masuk dt surat
dt surat dt template
[data surat terkirim Eks] [dt kriteria]
[dt tipe]
[data surat masuk eks ] [data surat masuk Kp]
[data surat masuk int] [data surat masuk]
Internal
Eksternal Kepala
T U Bag T U
6 template
16 ag enda mas uk
3 kriteria
4 tipe
5 jenis
2 kateg ori
8 surat
7 ungg ah
1.1
Menulis Surat
+
Eksternal 17
konsep naskah
dt kons ep dt kons ep
dt disposisi dt disposisi
dt tipe dt baju surat
dt baju surat dt detil oto
dt detil oto dt otorisas i
dt otorisas i dt ag enda masuk
dt surat
[dt s urat] [laporan surat]
[data surat dis pos is i] [data surat otoris asi]
[data konsep naskah dinas ]
[dt s uratbaju] [dt jenis ]
[data laporan] [laporan kons ep naskah dinas]
[laporan surat mas uk] [data surat permohonan otorisas i]
[data ag enda mas uk] Bag TU
Bag TU Bag TU
Bag TU Bag TU
Bag TU Bag TU
Bag TU 12
otorisasi 12
otorisasi 13
detil otoris asi 13
detil otoris asi 19
baju s urat 19
baju s urat 16
ag enda mas uk
4 tipe
5 jenis
17 konsep
naskah 17
konsep naskah
8 surat
8 surat
7 ungg ah
1.2
Mendata Surat
+
Kepala TU
14 disposisi
14 disposisi
8 surat
Gambar 3.17 DFD Level 1 Administrasi Surat Masuk dan Konsep Dinas Internal
dan Eksternal
dt surat dt disposisi
dt disposisi dt user
dt user dt template
dt surat oto dt surat ds t
dt surat ds t
[dt kategori] [dt s urat]
[data disposisi] [data surat otoris asi Kp]
[data laporan Kp] [data pencarian surat]
[data hasil otorisasi int] [data pencarian surat]
[data surat otoris asi int] [data hasil otorisasi Kp]
[data surat dis pos is i Kp] [laporan nas kah konsep dinas Kp]
[laporan surat mas uk Kp] Kepala
TU Kepala
TU Kepala
TU Kepala
TU Kepala
TU Kepala
TU
Internal Internal
Kepala TU
Internal 14
disposisi 14
disposisi 6
template
1 us er
1 us er
2 kateg ori
8 surat
8 surat
8 surat
8 surat
1.3
Mendistribus ikan Surat
+
Internal 7
ungg ah
dt surat dt kateg ori
dt jenis dt kriteria
dt tipe dt jadwal susut
dt jadwal susut dt surat
dt surat dt tipe
dt jenis dt kateg ori
dt kriteria
dt surat dt surat
dt user dt surat
[data surat]
[dt folder]
[dt surat keluar] [dt surat keluar]
[data penyusutan] [data arsip]
data cari surat data cari surat
[data cari surat] Bag TU
Bag TU Bag TU
15 surat keluar
15 surat keluar
23 jadwal susut
23 jadwal susut
20 folder
8 surat
8 surat
8 surat
1.4
Meng arsipkan Surat
+
1.5
Menyusutkan Surat
+
Bag TU
7 ungg ah
2 kateg ori
4 tipe
3 kriteria
5 jenis
1 user
7 ungg ah
2 kateg ori
5 jenis
4 tipe
3 kriteria
dt memo dt memo
dt balas an dt tugas
dt tugas dt acara
dt acara
[data pesan memo] [data pesan memo Kp]
[data tugas] [data pesan memo]
[data ac ara] [data pesan memo]
[data pesan memo int] [data pesan memo int]
Internal
Kepala TU
Bag TU Bag TU
Internal
Bag TU Bag TU
Kepala TU
10 ac ara
10 ac ara
11 daftar tugas
11 daftar tugas
21 balasan
9 memo
1.6
Mengelola Fitur
+
b Level 1 Administrasi Surat Keluar Internal dan Eksternal Pada level 1 ini merupakan decomposed dari level 0 administrasi surat
keluar internal dan eksternal, dari level 1 berikut ini terdapat 4 proses diantaranya yaitu menyimpan surat, mencetak surat keluar, menampilkan form laporan surat
keluar, mencetak laporan surat keluar. Adapun gambar data flow diagram level 1 dari fungsi ini dapat dilihat pada Gambar 3.18.
Gambar 3.18 DFD Level 1 Administrasi Surat Keluar Internal dan Eksternal
data laporan surat keluar [dt folder]
[dt surat keluar] [dt surat]
[dt kategori] [dt jenis]
[dt tipe] [dt kriteria]
data surat keluar
data surat keluar data surat keluar
[data surat keluar] [data surat keluar]
[dt surat keluar] [dt agenda keluar]
[dt agenda keluar] [data ag enda keluar]
[laporan surat keluar]
[laporan surat keluar Kp] Bag TU
Kepala TU
Bag TU
Bag TU
3 kriteria
4 tipe
5 jenis
2 kateg ori
8 surat
15 surat keluar
15 surat keluar
20 folder
18 ag enda keluar
18 ag enda keluar
2.1 Menyimpan Surat
Keluar
2.2 Mencetak Surat
Keluar 2.3
Menampilkan Laporan Surat Keluar
2.4 Mencetak Laporan
Surat Keluar Bag TU
c Level 1 Pengiriman Surat Keluar Level 1 pengiriman surat keluar merupakan proses yang berkaitan dengan
data yang ada didalam buku ekspedisi. Data-data yang ada pada buku ekspedisi ini nantinya akan dibuatkan laporan kepada atasan. Adapun proses yang terdapat
pada level 1 pengiriman surat keluar ini berupa proses menyimpan data ekspedisi, mengubah data ekspedisi, menampilkan form laporan dan mencetak laporan
ekspedisi. Berikut gambar dari level 1 pengiriman surat keluar dapat dilihat pada Gambar 3.19.
Gambar 3.19 DFD level 1 Pengiriman Surat Keluar
[laporan ekspedisi] [dt ekspedisi]
dt ekspedisi dt ekspedisi
[dt kategori] [dt ekspedisi]
data laporan ekspedisi [dt kriteria]
[dt folder] [dt s urat keluar]
[dt s urat]
[dt tipe] data ekspedisi
data ekspedisi data ekspedisi
[data eks pedis i]
[dt jenis ]
[laporan ekspedisi Kp] Kepala
TU Bag TU
22 eks pedis i
8 surat
15 surat keluar
20 folder
3 kriteria
4 tipe
5 jenis
3.1 Menyimpan Data
Ekspedisi
3.2 Meng ubah Data
Ekspedisi
3.3
Menampilkan Laporan EKspedisi
3.4 Mencetak Laporan
Ekspedisi 2
kateg ori 22
eks pedis i
d Level 2 Administrasi Surat Masuk dan Konsep Naskah Dinas Menulis Surat Level 2 dari proses menulis surat level 1 memiliki proses detail seperti
pada Gambar 3.20.
Gambar 3.20 DFD Level 2 Menulis Surat
e Level 2 Adminitrasi Surat Masuk dan Konsep Dinas Mendata Surat Level 2 dari proses mendata surat level 1 memiliki proses detail seperti
pada Gambar 3.21.
[data surat masuk eks ]
[dt s urat] [dt s urat]
[dt agenda masuk] [dt konsep]
data s urat masuk data s urat masuk
[dt jenis ] [dt kategori]
[dt template] [data surat terkirim Eks]
[dt tipe] [dt kriteria]
data s urat tdk s etuju data s urat masuk
[data surat masuk Kp] [data surat masuk int]
[data surat masuk] Bag TU
Internal Kepala TU
4 tipe
3 kriteria
1.1.1
Menampilkan Form Ung g ah
1.1.2 Meng ecek File Type
Surat 1.1.3
mengecek data surat atau kons ep
dinas Eksternal
6 template
7 ungg ah
8 surat
16 ag enda mas uk
2 kateg ori
5 jenis
17 konsep naskah
1.1.4 menyimpan surat
Gambar 3.21 DFD Level 2 Mendata Surat
f Level 2 Adminitrasi Surat Masuk dan Konsep Dinas Mendistribusikan Surat Berikut level 2 dari mendistribusikan surat dapat dilihat pada Gambar
3.22.
[dt agenda masuk] [dt surat]
[dt surat] [dt baju surat]
[dt konsep] [dt otorisasi]
[dt detil oto] [dt disposisi]
dt suratbaju
[dt tipe] [dt agenda masuk]
[dt konsep] [dt disposisi]
[dt baju surat] [dt detil oto]
[dt otorisasi] data diteruskan
dt ag enda masuk dt ag enda masuk
dt surat dt surat
[dt suratbaju]
[dt jenis] [data surat otorisasi]
[data surat disposisi] [data surat permohonan otorisasi]
[data ag enda masuk] [data konsep naskah dinas]
data laporan surat [laporan surat masuk]
[data laporan] [laporan konsep naskah dinas]
[laporan surat] Bag TU
Bag TU
Bag TU Bag TU
Bag TU 5
jenis 8
surat Bag TU
Bag TU Bag TU
1.2.1
Menampilkan Form Teruskan
1.2.2
Menyimpan Baju Surat
1.2.3 Menampilkan
Laporan
1.2.4 menampilkan
Laporan Surat M asuk Kepala TU
8 surat
7 ungg ah
16 ag enda masuk
12 otorisasi
12 otorisasi
13 detil otorisasi
13 detil otorisasi
19 baju surat
19 baju surat
4 tipe
14 disposisi
14 disposisi
17 konsep naskah
16 ag enda masuk
17 konsep naskah
Gambar 3.22 DFD Level 2 Mendistribusikan Surat
[dt user] [dt user]
[dt s urat dst] [dt s urat dst]
[dt s urat]
dt surat dt surat
[dt s urat oto] [dt dis pos is i]
[dt dis pos is i] [dt template]
[dt s urat] data s tatus surat
dt surat Dst dt surat Dst
data s urat Dst data s urat
[laporan nas kah konsep dinas Kp] [data laporan Kp]
[laporan surat mas uk Kp] [data surat otoris asi int]
[data disposisi] [data surat otoris asi Kp]
[data surat dis pos is i Kp]
dt surat Dst dt surat Dst
[dt kategori]
[data pencarian surat]
[data pencarian surat] dt surat jadi
[data hasil otorisasi Kp] [data hasil otorisasi int]
Kepala TU
Kepala TU
Kepala TU
Kepala TU
Internal
Internal Internal
Kepala TU Kepala TU
Kepala TU Internal
8 surat
2 kateg ori
1.3.1 memberi kode
nomor surat
1.3.2 menampilkan dan
mengubah s tatus surat
1.3.3 menyimpan surat
balasan dan mengirim s urat ke
as al s urat 1.3.4
mengecek otorisasi dan disposisi
1.3.5 mengubah data
surat 1.3.6
menampilkan laporan
1.3.7 menampilkan
pencarian surat 8
surat
8 surat
8 surat
6 template
1 us er
1 us er
14 disposisi
14 disposisi
7 ungg ah
g Level 2 Adminitrasi Surat Masuk dan Konsep Dinas Mengarsipkan Surat Berikut level 2 dari mengarsipkan surat yang memiliki proses detail
diantaranya menampilkan data surat, menghapus surat, menyimpan surat teruskan, melakukan pencarian. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar
3.23.
Gambar 3.23 DFD Level 2 Mengarsipkan Surat
h Level 2 Adminitrasi Surat Masuk dan Konsep Dinas Penyusutan Surat Berikut level 2 dari penyusutan surat dapat dilihat pada Gambar 3.24.
[dt surat]
[dt user] [dt surat]
dt surat dt surat
[dt surat] dt surat
dt surat [dt tipe]
[dt kategori] [dt kriteria]
[dt jenis]
[data surat] form cari
dt folder Ars dt folder Ars
[dt folder] data arsip
data arsip [data arsip]
data cari surat [data cari surat]
Bag TU Bag TU
20 folder
1.4.1 Menampilkan Isi
Surat
1.4.2 menampilkan
form cari
1.4.3 menampilkan
surat yang telah dicari
1.4.4 Menyimpan surat
arsip
Bag TU 7
ungg ah 1
user
8 surat
8 surat
3 kriteria
2 kateg ori
5 jenis
4 tipe
Gambar 3.24 DFD Level 2 Penyusutan Surat
i Level 2 Adminitrasi Surat Masuk dan Konsep Dinas Pengelolaan data acara, tugas, memo
Berikut level 2 dari pengelolaan data acara, tugas, memo dapat dilihat pada Gambar 3.25.
[dt surat] dt surat
dt surat [dt surat]
[dt surat] [dt jadwal susut]
[dt jadwal susut] [dt tipe]
[dt jenis] [dt kategori]
[dt kriteria]
data surat susut [dt surat keluar]
dt surat keluar Peny dt surat keluar Peny
dt surat peny
dt surat peny
dt surat peny dt surat peny
dt surat keluar peny
dt surat keluar peny [dt surat keluar]
[data cari surat] data jadwal susut
[data penyusutan]
Bag TU Bag TU
15 surat
keluar
15 surat keluar
1.5.1
Menyimpan daftar jadwal penyusutan
1.5.2 menghapus surat pada
daftar setiing 1.5.3
menampilkan daftar surat filter
1.5.4 menghapus surat
8 surat
8 surat
23 jadwal susut
23 jadwal susut
4 tipe
3 kriteria
5 jenis
2 kateg ori
7 ungg ah
Gambar 3.25 DFD Level 2 Pengelolaan data
[dt memo]
[dt memo] [dt balasan]
[dt tug as ] [dt tug as ]
[dt acara] [dt acara]
[data pesan memo] [data pesan memo int]
[data pesan memo] [data pesan memo int]
[data pesan memo] [data pesan memo Kp]
[data tug as]
data tug as data tug as
data tug as
dt tugas Ftr dt Tugas Ftr
data tug as data tug as
data tug as dt acara Ftr
dt acara Ftr dt acara Ftr
dt acara Ftr dt acara Ftr
[data ac ara]
data acara data acara
data acara
Internal
Kepala TU Bag TU
Bag TU
Internal Bag TU
Bag TU
Kepala TU 1.6.1
Menyimpan Data Acara
1.6.2 Meng ubah Data
Acara 1.6.3
Meng hapus Data Acara
1.6.4 menyimpan data
tug as 1.6.5
mengubah data tug as
1.6.6 menghapus data tug as
1.6.7 Menyimpan Pes an
Memo
1.6.8 Menampilkan
Pesan Memo 10
ac ara 10
ac ara
11 daftar tug as
11 daftar tug as
21 balasan
9 memo
9 memo
