Data Flow Diagram sebagai berikut: Tabel

109 Gambar 3.27 Physical Data Model PDM FK_MENULIS FK_MENULIS2 FK_MEMILIKI FK_MENGELOLA2 FK_MENGELOLA1 FK_MENGELOLA FK_MENGISI FK_MENYIMPAN2 FK_MEMILIKI3 FK_MEMPUNYAI FK_MEMPUNYAI1 FK_MENCAT AT 3 FK_MENCAT AT FK_MENCAT AT 2 FK_MENGIRIM FK_MENGIRIM2 FK_MEMILIKI5 FK_MEMILIKI6 FK_MEMILIKI7 FK_MEMILIKI8 FK_MENGELOLA4 FK_MEMLIKI8 FK_MENYIMPAN FK_MEMILIKI9 user username nik password nama dpn nama blkg status user jabatan user email nama perusahaan alamat telp fax oto user asal user varchar50 varchar20 varchar30 varchar75 varchar75 varchar50 varchar75 varchar75 varchar75 varchar150 varchar15 varchar15 varchar1 varchar12 pk jenis id jenis id tipe nama jenis int int varchar75 pk fk kategori id kategori nama kategori int varchar75 pk kriteria id kriteria id kategori nama kriteria int int varchar75 pk fk surat no surat kode surat id folder id keluar id jenis id msk id konsep status surat tgl jadi dibaca draft surat tgl masuk tgl selesai pengirim surat asal surat no urut ket surat idfdkeluar int varchar50 int int int int int varchar30 datetime varchar1 varchar1 datetime datetime varchar50 varchar30 int longtext int pk fk1 fk4 fk3 fk2 fk5 agenda masuk id msk no urut msk tgl terima msk macam msk tgl kirim msk nomor msk pengirim asal pengirim pokok surat msk ket msk dibaca msk int int datetime varchar50 datetime varchar50 varchar75 varchar15 varchar200 longtext varchar1 pk otorisasi id otorisasi tgl otorisasi sifat otorisasi int datetime varchar20 pk agenda keluar id keluar no urut keluar tgl terima keluar macam keluar tgl kirim keluar nomor keluar pengirim keluar kepada pokok surat keluar keterangan keluar penerima int int datetime varchar50 datetime varchar50 varchar75 varchar15 varchar200 longtext varchar75 pk naskah konsep id konsep no konsep tgl terima konsep macam konsep tgl kirim konsep nomor konsep pengirim konsep asal_konsep pokok konsep keterangan konsep dibaca_konsep int int datetime varchar50 datetime int varchar75 varchar15 varchar200 longtext varchar1 pk acara id acara username judul acara isi acara status acara tgl mulai acr tgl akhir acr int varchar50 varchar100 longtext char2 datetime datetime pk fk detail otorisasi no otorisasi no surat id otorisasi nama otorisasi jabatan otorisasi status otorisasi tgl dtl otorisasi int int int varchar75 varchar75 varchar15 datetime pk fk1 fk2 daftar tugas id tgs username judul tgs isi tgs status tgs tgl mulai tgs tgl akhir tgs int varchar50 varchar100 longtext varchar15 datetime datetime pk fk baju surat id baju nama baju jabatan baju kode int varchar100 varchar50 varchar3 pk memo id_memo username judul memo isi memo tgl memo status memo tujuan memo draft memo int varchar50 varchar100 longtext datetime char2 varchar75 varchar1 pk fk disposisi id baju no surat tgl terima disp no agenda asal tgl disp hal ket disp sifat disp instruksi status disp int int datetime int varchar75 datetime longtext longtext varchar20 varchar75 varchar1 fk2 fk1 balasan id balasan id_memo username judul balasan isi balasan tgl balasan status balasan int int varchar50 varchar100 longtext datetime char2 pk fk2 fk1 tipe id tipe id kriteria nama tipe int int varchar50 pk fk jadwal susut id jdwl susut username tgl akhir susut tgl mulai susut ket susut kategori kriteria tipe jenis tgl susut int varchar50 datetime datetime varchar250 varchar25 varchar25 varchar25 varchar25 datetime pk fk template id template username nama template File template Keterangan template int varchar50 varchar50 varchar50 longtext folder id folder nama folder jenis folder int varchar50 varchar50 pk ekspedisi id eks username tgl eks dikirim kepada nama penerima tgl eks diterima kode surat jenis eks int varchar50 datetime varchar75 varchar75 datetime varchar50 varchar15 pk fk surat keluar no surat id folder tgl keluar status keluar dibaca keluar id fdkeluar int int datetime varchar30 varchar1 int fk1 fk2 unggah username no surat file unggah varchar50 int varchar100 fk1 fk2

3.3.6 Struktur Basis Data

Sesuai dengan Physical Data Model PDM yang telah dirancang, dapat dibentuk suatu struktur basis data yang digunakan sebagai penyimpanan data. 1. Nama Tabel : jadwal_susut Primary key : id_jdwl_susut Foreign key : username Tabel User Fungsi : menyimpan data jadwal penyusutan surat Tabel 3.20 Struktur tabel jadwal susut No Field Tipe Data Contraint 1. Id_jdwl_susut Int Primary key 2. Username Varchar50 Foreign Key 3. Tgl_akhir_susut Datetime - 4. Tgl_mulai_susut Datetime - 5. Ket_susut Varchar250 - 6. Kategori Varchar25 - 7 Kriteria Varchar25 - 8. Tipe Varchar25 - 9. Jenis Varchar25 - 10. Tgl susut Datetime - 2. Nama Tabel : ekspedisi Primary key : id_ekspedisi Foreign key : username Tabel User Fungsi : menyimpan data surat yang telah dikirimkan Tabel 3.21 Struktur tabel ekspedisi No Field Tipe Data Contraint 1. Id_ekspedisi Int Primary key 2. Username Varchar50 Foreign Key 3. Tgl_eks Datetime - 4. Dikirim_kepada Datetime - 5. Nama_penerima Varchar250 - 6. Tgl_eks_diterima Varchar25 - No Field Tipe Data Contraint 7. Kode Surat Varchar50 - 8. Jenis Eks Varchar15 3. Nama Tabel : daftar_tugas Primary key : id_tugas Foreign key : username Tabel User Fungsi : menyimpan data tugas Tabel 3.22 Struktur tabel tugas No Field Tipe Data Contraint 1. Id_tugas Int Primary key 2. Username Varchar50 Foreign Key 3. Judul_tgs Varchar 100 - 4. Isi_tgs Longtext - 5. Status_tgs Varchar12 - 6. Tgl_mulai_tgs Datetime - 7 Tgl_akhir_tgs Datetime - 4. Nama Tabel : acara Primary key : id_acara Foreign key : username Tabel User Fungsi : menyimpan data jadwal acara event Tabel 3.23 Struktur tabel acara No Field Tipe Data Contraint 1. Id_acara Int Primary key 2. Username Varchar50 Foreign Key 3. Judul_acara Varchar100 - 4. Tgl_acara Datetime - 5. Status_acara Char2 - 6. Tgl_mulai_acr Datetime - 7 Tgl_akhir_acr Datetime - 5. Nama Tabel : memo Primary key : id_memo Foreign key : username Tabel User Fungsi : menyimpan data pesan atau memo sesama internal Tabel 3.24 Struktur tabel memo No Field Tipe Data Contraint 1. Id_memo Int Primary key 2. Username Varchar50 Foreign Key 3. Judul_memo Varchar 100 - 4. Isi_memo longtext - 5. Tgl_memo Datetime - 6. Status_memo char2 - 7 Tujuan_memo Varchar75 - 8. Draft_memo Varchar1 - 6. Nama Tabel : balasan Primary key : id_balas Foreign key : id_memo Tabel Memo, username Tabel User Fungsi : menyimpan data balasan pesan memo Tabel 3.25 Struktur tabel balasan No Field Tipe Data Contraint 1. Id_balasan Int Primary key 2. Username Varchar50 Foreign Key 3. Id_memo Int Foreign_key 4. Judul_balasan Varchar100 - 5. Isi_balasan Longtext - 6. Tgl_balasan Datetime - 7 Status balasan Char2 - 7. Nama Tabel : user Primary key : username Foreign key : - Fungsi : menyimpan data user Tabel 3.26 Struktur tabel user No Field Tipe Data Contraint 1. Username Varchar50 Primary key 2. NIK Varchar20 - 3. Password Varchar30 - 4. Nama_dpn Varchar75 - 5. Nama_blkg Varchar75 - 6. Status_user Varchar50 - 7 Jabatan_user Varchar75 - 8. Email Varchar75 - 9. Nama_perusahaan Varchar75 - 10. Alamat Varchar150 - 11. Telp Varchar15 - 12. Fax Varchar15 - 13. Oto_user Varchar1 - 14 Asal_user Varchar12 - 8. Nama Tabel : template Primary key : id_template Foreign key : username Tabel User Fungsi : menyimpan data template format surat Tabel 3.27 Struktur tabel template No Field Tipe Data Contraint 1. Id_template Int Primary key 2. Username Varchar50 Foreign Key 3. Nama_template Varchar50 - 4. File_template Varchar50 - 5. Keterangan_template Longtext - 9. Nama Tabel : unggah Primary key : - Foreign key : no_surat Tabel Surat, username Tabel User Fungsi : menyimpan data detail file surat Tabel 3.28 Struktur tabel unggah No Field Tipe Data Contraint 1. No_surat Int Foreign key 2. Username Varchar50 Foreign Key 3. File_unggah Varchar100 - 10. Nama Tabel : surat Primary key : no_surat Foreign key : id_folder Tabel Folder, id_keluar Tabel Agenda Keluar, id_jenis Tabel Jenis, id_msk Tabel Agenda Masuk, id_konsep Tabel Naskah Konsep. Fungsi : menyimpan data surat Tabel 3.29 Struktur tabel surat No Field Tipe Data Contraint 1. No_surat Int Primary key 2. Kode_surat Varchar50 Foreign Key 3. Id_folder Int Foreign_key 4. Id_keluar Varchar100 - 5. Id_jenis Longtext - 6. Id_msk Datetime - 7. Id_konsep Char2 - 8. Status_surat Varchar30 - 9 Tgl_jadi Datetime - 10. Dibaca Varchar1 - 11. Draft_surat Varchar1 - 12. Tgl masuk Datetime - 13. Tgl selesai Datetime - 14. Pengirim surat Varchar50 - 15. Asal surat Varchar30 - 16. Ket surat Longtext - 17. Idfdkeluar Int 18. No_urut Int - 11. Nama Tabel : agenda_masuk Primary key : id_msk Foreign key : - Fungsi : menyimpan data surat kedalam buku agenda masuk Tabel 3.30 Struktur tabel agenda masuk No Field Tipe Data Contraint 1. Id_msk Int Primary key 2. No_urut_surat Varchar50 - 3. Tgl_terima_msk Int - 4. Macam_msk Varchar50 - 5. Tgl_kirim_msk Datetime - 6. Nomor_msk Varchar75 - 7. Pengirim Varchar15 - 8. Pokok_surat_msk Varchar100 - 9. Ket_msk Longtext - 10. Dibaca_msk Varchar1 - 12. Nama Tabel : baju_surat Primary key : id_baju Foreign key : - Fungsi : menyimpan daftar jabatan pegawai Tabel 3.31 Struktur tabel baju surat No Field Tipe Data Contraint 1. Id_baju Int Primary key 2. Nama_baju Varchar50 - 3. Jabatan_baju Int - 4. Kode Varchar3 - 13. Nama Tabel : disposisi Primary key : - Foreign key : id_baju Tabel Baju Surat, no_surat Tabel Surat Fungsi : menyimpan data disposisi surat Tabel 3.32 Struktur tabel disposisi No Field Tipe Data Contraint 1. Id_baju Int Foreign Key 2. No_surat Int Foreign Key 3. Tgl_terima_disp Datetime - 4. No_agenda Int - 5. Asal Varchar75 - 6. Tgl_disp Datetime - 7. Hal Longtext - 8. Ket_disp Longtext - 9. Sifat_disp Varchar20 - 10. Instruksi Varchar75 - 11. Status disp Varchar1 - 14. Nama Tabel : Jenis Primary key : id_jenis Foreign key : id_tipe Tabel Tipe Fungsi : menyimpan data jenis surat Tabel 3.33 Struktur tabel jenis No Field Tipe Data Contraint 1. Id_jenis Int Primary Key 2. Id_tipe Int Foreign Key 3. Nama_jenis Varchar75 - 15. Nama Tabel : tipe Primary key : id_tipe Foreign key : id_kriteria Tabel Kriteria Fungsi : menyimpan data tipe surat Tabel 3.34 Struktur tabel tipe No Field Tipe Data Contraint 1. Id_tipe Int PrimaryKey 2. Id_kriteria Int Foreign Key 3. Nama_tipe Varchar75 - 16. Nama Tabel : kriteria Primary key : id_kriteria Foreign key : id_kategori Tabel Kategori Fungsi : menyimpan data kriteria surat Tabel 3.35 Struktur tabel kriteria No Field Tipe Data Contraint 1. Id_kriteria Int PrimaryKey 2. Id_kategori Int Foreign Key 3. Nama_kriteria Varchar75 - 17. Nama Tabel : kategori Primary key : id_kategori Foreign key : - Fungsi : menyimpan data kategori surat Tabel 3.36 Struktur tabel kategori No Field Tipe Data Contraint 1. Id_kriteria Int PrimaryKey 2. Nama_kategori Varchar75 - 18. Nama Tabel : detail_otorisasi Primary key : no_otorisasi Foreign key : id_otorisasi Tabel Otorisasi, no_surat Tabel Surat Fungsi : menyimpan data detail otorisasi Tabel 3.37 Struktur tabel detail otorisasi No Field Tipe Data Contraint 1. No_otorisasi Int PrimaryKey 2. No_surat Int Foreign Key 3. Id_otorisasi Int Foreign Key 4. Nama_otorisasi Varchar75 - No Field Tipe Data Contraint 5. Jabatan_otorisasi Varchar75 - 6. Status_otorisasi Varchar15 - 7. Tgl_dtl_otorisasi Datetime - 19. Nama Tabel : otorisasi Primary key : id_otorisasi Foreign key : - Fungsi : menyimpan data detail otorisasi Tabel 3.38 Struktur tabel detail otorisasi No Field Tipe Data Contraint 1. No_otorisasi Int PrimaryKey 2. Tgl_otorisasi Datetime - 3. sifat_otorisasi Varchar20 - 20. Nama Tabel : folder Primary key : id_folder Foreign key : - Fungsi : menyimpan data kedalam folder Tabel 3.39 Struktur tabel folder No Field Tipe Data Contraint 1. Id_folder Int PrimaryKey 2. Nama_folder Varchar50 - 3. Jenis_folder Varchar50 - 21. Nama Tabel : surat_keluar Primary key : - Foreign key : id_folder Tabel Folder, no_surat Tabel Surat Fungsi : menyimpan data kedalam surat keluar Tabel 3.40 Struktur tabel surat keluar No Field Tipe Data Contraint 1. No_surat Int Foreign Key 2. Id_folder Datetime Foreign Key 3. Tgl_keluar Varchar20 - 4. Status_keluar Varchar30 - 5. Dibaca_keluar Varchar1 - 6. Id_fdkeluar Int - 22. Nama Tabel : Naskah_konsep Primary key : id_konsep Foreign key : - Fungsi : menyimpan data surat kedalam konsep naskah dinas Tabel 3.41 Struktur tabel naskah konsep No Field Tipe Data Contraint 1. Id_konsep Int Primary Key 2. No_konsep Int - 3. Tgl_terima_konsep Datetime - 4. Macam_konsep Varchar50 - 5. Tgl_kirim_konsep Datetime - 6. Nomor konsep Int - 7. Pengirim konsep Varchar75 - 8. Pokok konsep Varchar200 - 9. Keterangan konsep Longtext - 10. Asal_konsep Varchar150 - 11 Dibaca_konsep Varchar1 - 23. Nama Tabel : agenda_keluar Primary key : id_keluar Foreign key : - Fungsi : menyimpan data surat kedalam buku agenda keluar Tabel 3.42 Struktur tabel agenda keluar No Field Tipe Data Contraint 1. Id_keluar Int Primary Key 2. No_urut_keluar Int - 3. Tgl_terima_keluar Datetime - 4. Macam_keluar Varchar50 - 5. Tgl_kirim_keluar Datetime - 6. nomor_keluar Varchar50 - 7. Pengirim_keluar Varchar75 - 8. Kepada Varchar15 - 9. Pokok_surat_keluar Varchar200 - 10. Keterangan_keluar Longtext - 11. Penerima Varchar75 -

3.3.7 Perancangan Prosedur dan Program Unit

Detail perancangan aplikasi manajemen surat berbasis web akan memberikan gambaran konstruksi pemrogaman dari setiap fungsi hingga kedalam rancangan desain antarmuka aplikasi. adapun fungsi yang diterapkan dalam aplikasi terdapat tiga macam fungsi. Fungsi administrasi surat masuk dan konsep naskah dinas internal maupun eksternal. Berikut adalah rancangan yang disesuaikan dengan fungsional aplikasi:

a. Fungsi administrasi surat masuk dan konsep naskah dinas internal

maupun eksternal Berikut menampilkan menu untuk melakukan pengelolaan surat masuk dari internal dapat dilihat pada Tabel 3.43. Tabel 3.43 Detail Form Pengelolan Surat Masuk Internal Dan Eksternal Proses Pengiriman Tulis Surat Masuk Interface User login PD. Pasar Surya Sign In Username Password Sign In Deskrispsi Fungsi dari form login yaitu sebagai pintu masuk jika ingin memasuki halaman atau akun yang telah terdaftar Interface user internal PD. Pasar Surya Setting Nama User Home Kirim surat Rekaman otorisasi Data surat terkirim pesan Jadwal acara Laporan masuk Laporan s keluar Laporan naskah konsep Help info Deskripsi Tampilan halaman disposisi dan otorisasi merupakan tampilan utama ketika telah melakukan login, pada halaman ini terdapat perbedaan antar user kepala TU dengan user internal lainnya. Perbedaan terletak pada menu layout kiri. Jika login sebagai kepala TU maka terdapat menu laporan. Namun jika login sebagai user internal lain maka menu laporan tidak tampil.