Fungsi Arsip LANDASAN TEORI

Tujuan dari administrasi surat keluar ini untuk mencatat dan menyimpan surat yang telah siap didistribusikan atau dikirim kepada penerima. Aliran sistem dari administrasi surat keluar internal dan eksternal dapat dilihat pada Gambar 3.3. ADMINISTRASI SURAT KELUAR DARI BAG ADM SURAT MASUK BAG ADM MASUK BAG ADM KELUAR Bag adm masuk Surat konsep acc Start Menyerahkan kepada bagian surat keluar Surat konsep acc A Surat konsep acc A Memberi nomor dan tanggal surat Surat konsep acc Mencatat kedalam agenda keluar eksternal Surat konsep acc + Nomer tgl Agenda Keluar Internal Mengecek termasuk dalam agenda keluar internal eksternal Agenda Keluar Eksternal Internal? Mencatat kedalam agenda keluar Internal Memperbanyak surat sesuai tembusan kearah tujuan surat Surat konsep acc + Nomer tgl Memberi stempel, alamat surat, dan kode surat Surat konsep acc + Nomer tgl Bag TTU pengirim 1 2 3 1 2 3 end Gambar 3.3 Administrasi Surat Keluar Internal dan Eksternal Gambar 3.3 merupakan lanjutan dari proses pengelolaan administrasi surat masuk dan konsep naskah dinas yang dilakukan oleh bagian surat masuk. Adapun penjelasan mengenai aliran sistem pada Gambar 3.3 dapat dilihat pada Tabel 3.4. Tabel 3.4 Penjelasan aliran sistem No phase Simbol Input Nama Proses Kegiatan Output 1. Kotak Kuning Surat konsep acc kepala TU+ sekper+ direksi + unit kerja Pemberian kode penomoran dan pencatatan pada buku agenda Menerima surat, memberi nomor, tanggal catat dalam buku agenda keluar internal atau buku agenda surat keluar eksternal. Contoh kode penomoran : XX YY Bulan Tahun Keterangan : XX : No urut surat dalam 1 tahun YY : 01 = Eksternal 02 = Internal K.Pusat 03 = K.Cabang 04 = Unit Pasar Bulan : I, II, III, IV, dst Tahun : 2012, 2013, dst Surat konsep acc kepala TU+ sekper+ direksi + unit kerja Surat konsep acc kepala TU+ sekper+ direksi + unit kerja Pemberian tujuan surat, stempel, dan kode surat Membubuhkan stempel, menulis alamat tujuan surat pada amplop dan kode nomor surat Salinan surat konsep acc kepala TU+ sekper+ direksi + unit kerja 2 Kotak Merah Surat konsep acc kepala TU+ Menerima surat naskah konsep dari kepala TU Memperbanyak surat sesuai tembusan dan menunjuk kearah mana surat ditujukan Salinan Surat konsep acc kepala TU+ sekper+