23
membeli buku melalui agen buku yang biasa disebut dengan jobber atau vendor. Agen buku ini berperan sebagai mediator antara
perpustakaan dan penerbit, terutama untuk pengadaan bahan pustaka terbitan luar negeri.
2.7.3 Hadiah Sumbangan
Hadiah sumbangan yang diterima tidak atas permintaan, biasanaya diperoleh dari lembaga ilmiah, kedutaan lembaga asing maupun penerimaan dari
persseorangan dari kenang kenangan atau tanda terima kasih. Menurut Rudi 2008 : 28 cara dalam pengadaan pustaka melalui hadiah
yaitu; a.
Hadiah atas permintaan -
Mempersiapkan daftar donatur yang akan diminta sumbangannya. Alamat dapat dicari pada direktori, buletin, laporan lembaga dan
seterusnya.
- Perpustakaan menyusun daftar bahan pustaka yang akan diajukan
pihak donatur didalam maupun luar negeri. -
Daftar permohonan dikirimkan kepada alamat yang dituju disertai surat pengantar.
- Apabila pihak donatur telah mengirimkannya petugas memeriksa
kiriman tersebut dan dicocokkan dengan surat pengantarnya dan mengirimkan ucapan terima kasih.
- Selanjutnya bahan diproses seperti biasa yaitu diinventarisasi dan
seterusnya. b.
Hadiah tidak atas permintaan -
Bahan pustaka yang diterima dicocokkan dengan surat pengantar. -
Perpustakaan menulis surat ucapan terima kasih. -
Bahan pustaka diterima ditelusuri dulu apakah subyeknya sesuai dengan tujuan perpustakaan, dan apakah tidak duplikat.jika bahan
pustaka benar-benar telah sesuai dapat segera diproses. Jika bahan pustaka tidak sesuai, disisihkan sebagi bahan pertukaran atau
dihadiahkan pada orang lain.
2.7.4 Tukar Menukar
Tukar menukar adalah suatu kegiatan bahan putaka yang dilakukan antar perpustakaan. Pertukaran ini dilakukan karena perpustakaan memiliki koleksi
yang jumlah eksemplar yang berlebihan atau koleksi yang dimiliki tidak sesuai dengan fungsi dan tujuan perpustakaan. Perpustakaan yang melakukan pertukaran
bahan pustaka perlu :
Universitas Sumatera Utara
24
1. Mendaftar bahan pustaka yang akan ditukarkan
2. Mengirim daftar penawaran disertai persyaratan
3. Menerima kembali daftar penawaran yang sudah dipilih pemesan.
4. Mencatat alamat pemesan
5. Menyampaikan bahan pustaka yang dipilih perpustakaan atau lembaga
yang memesan. Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004
Menurut Rudi 2008 : 29 tujuan pertukaran adalah: a
Untuk memperoleh buku-buku tertentu yang tidak dapat dibeli ditoko buku atau atau tidak tersedia karena alasan lain. Sebagai contoh buku-
buku terbitan pemerintah, majalah-majalah.
b Sistem pertukaran memberi jalan bagi perpustakaan untuk membuang
buku-buku duplikat dan hadiah yang tidak sesuai. c
Pertukaran mengembangkan kerjasama yang baik antar perpustakaan khususnya pada tingkat internasional. Kecuali untuk pertukaran bahan
pustaka antar perpustakaan secara informal, banyak program-program pertukaran terbatas pada perpustakaan nasional, perpustakaan khusus, dan
perpustakaan research penelitian yang besar.
2.8 Pembinaan Koleksi
