BAB III PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP PADA KANTOR PT
GERGAS UTAMA
3.1 Gambaran Umum PT Gergas Utama 3.1.1 Sejarah Singkat PT Gergas Utama
PT Gergas Utama adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang perkebunan dan eksport peneliti hasil pertanian. Perusahaan ini terletak di jalan
Paduan Tenaga No. 14 Medan dan dipimpin oleh direktur utama sekaligus pendiri perusahaan yang bernama Drs. T.M Razali serta seorang direktur tambahan yang
bernama T. Hasyimi, SE. Perusahaan ini didirikan pada tahun 1985 dengan berita acara atau arsip
pendirian No. 8 tahun 1984 oleh Menteri Kehakiman pada tanggal 11 Juli 1984 No. C2-3798-HT 01.04-TH 84 dan telah beberapa kali mengalami perubahan
anggaran dasar.Terakhir perubahan tersebut dengan keluarnya keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia No. AHU.1889.AH.01.02
tahun 2010 tentang persetujuan perubahan anggaran dasar perseroan, dengan tambahan berita sesuai dengan ketentuan Undang-Undang Dasar No. 40 pasal 30
ayat satu 1 tentang Perseroan Terbatas PT.
3.1.2 Visi Dan Misi Perusahaan
a Visi
Menumbukembangkan perusahaan dan meningkatkan kesejahteraan karyawan
b Misi
- Meningkatkan devisa Negara dan Daerah.
- Menjaga kelestarian alam
- Memberikan kesempatan kerja pada masyarakat sekitar dan kebun.
Universitas Sumatera Utara
3.1.3 Struktur Organisasi
Organisasi kantor PT Gergas Utama terdiri dari : 1.
Dewan Komisaris Dewan Komisaris PT Gergas Utama mempunyai tugas dan tanggung
jawab : a.
Melakukan pengawasan atas proses bisnis yang dilakukan oleh direksi. b.
Memberikan nasihat dan saran kepada direksi mengenai jalan dan proses bisnis perusahaan.
c. Menyampaikan laporan kepada pemegang saham.
d. Memantau kemajuan atas pencapaian sasaran perusahaan yang telah
ditetapkan oleh pemegang saham. 2.
Direktur Utama Direktur Utama mempunyai tugas mengkoordinasi kegiatan direksi sesuai
dengan bidang dan wewenang yang diemban masing-masing Direktur 3.
Direktur Mempunyai tugas dan tanggung jawab :
a. Menyusun sasaran, rencana, kebijaksanaan, strategi, dan prosedur dibidang
produksi dan hal-hal lain yang berhubungan dengan pengelolaan. b.
Menganalisis laporan-laporan tentang produksi dan memberikan evaluasi tentang masalah pabrik serta menyampaikan kepada direktur utama.
c. Memantau jalannya produksi.
4. Kepala bagian umum dan personalia
Mempunyai tugas dan tanggung jawab : a.
Mengkoordinasikan perumusan perencanaan dan pemberdayaan pegawai sesuai kebutuhan perusahaan.
b. Menyelenggarakan administrasi, penempatan, penyimpanan, dan
penggunaan peralatan, inventaris, dan fasilitas kantor. c.
Membawahi bagian pengembangan SDM yang bertugas untuk mengembangkan potensi dari para pekerja eksekutif maupun lapangan.
d. Menyediakan perlengkapan dan peralatan kerja yang diperlukan kantor
pusat dan atau perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
e. Menyediakan database inventaris perusahaan.
5. Kepala bagian keuangan
Mempunyai tugas dan tanggung jawab : a.
Mengkoordinasi dan mengontrol perencanaan, pelaporan, dan pembayaran kewajiban pajak perusahaan agar efesien, akurat, tepat waktu, dan sesuai
dengan peraturan pemerintahan yang berlaku. b.
Merencanakan pengembangan sistem dan prosedur keuangan dan akuntansi, serta mengontrol pelaksanaannya untuk memastikan semua
proses dan transaksi keuangan berjalan dengan tertib dan teratur. c.
Mengawasi dan bertanggung jawab atas seluruh kegiatan para bawahannya dan penyajian transaksi-transaksi keuangan.
d. Mengelola dan mengawasi seluruh kekayaan perusahaan baik berupa uang
tunai maupun rekening-rekening pada bank, dan surat-surat berharga serta inventasi perusahaan.
e. Membuat anggaran dan mengatur pembelian barang.
f. Membuat kegiatan arus kas yang meliputi kegiatan keuangan sesuai
dengan anggaran yang disetujui. g.
Mengendalikan dan mengawasi hutang dan piutang, pendapatan dan biaya perusahaan untuk menghindari terjadinya kesalahan dan kecurangan.
h. Memberikan otorisasi atas semua pengeluaran uang untuk kegiatan
operasional sehari-hari melalui pengeluaran kas. i.
Memeriksa semua transaksi kegiatan keuangan dan laporan-laporan keuangan yang dihasilkan bawahannya.
6. Kepala bagian tanaman
Mempunyai tugas dan tanggung jawab : a.
Mengkoordinasikan mulai dari penanaman untuk bahan baku itu sendiri, penuaian, sampai siap untuk masuk ke tahap untuk pengolahan.
b. Memberikan laporan kepada direktur produksi tentang permasalahan
tanaman untuk bahan baku itu sendiri dan yang dapat untuk dijadikan bahan untuk dapat diolah.
7. Kepala bagian pengadaan dan pembelian barang
Mempunyai tugas dan tanggung jawab :
Universitas Sumatera Utara
a. Mengelola persediaan ATK dan cetakan kantor pusat.
b. Menyelenggarakan pemantauan keberadaan barang-barang inventaris,
peralatan kantor dengan catatan akuntansi untuk keperluan audit secara berkala.
c. Menyelenggarakan kebijakan pengadaan barang dan jasa sesuai kebutuhan
perusahaan.
3.2 Pemeliharaan dan Perawatan Arsip
