Latar Belakang Masalah Pemeliharaan Dan Perawatan Arsip Pada Kantor PT. Gergas Utama

1.1 Latar Belakang Masalah

Setiap organisasi baik pemerintah maupun swasta pasti mempunyai suatu unit khusus yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan admisnistrasi. Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi adalah arsip. Sebagai rekaman informasi dari seluruh kegiatan aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan dari sebuah kantor karena dari arsip tersebut maka dapat diketahui pula segala informasi yang sudah dimiliki kantor tersebut. Informasi yang diperoleh melalui arsip juga dapat menghindarkan salah komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai efesiensi pekerjaan.Mengingat pentingnya arsip bagi suatu organisasi maka arsip harus dipelihara dan dirawat guna menjaga informasi yang terkandung didalamnya.Tapi ironisnya masih banyak kantor-kantor pemerintah maupun swasta yang belum melakukan upaya dalam pemeliharaan dan perawatan untuk menjaga arsip yang masih mempunyai nilai. Untuk dapat menyelamatkan arsip dari segala kerusakan maka dibutuhkan pegawai yang memiliki ketelitian, cekatan, kecerdasan dan kerapian serta dibutuhkan tenaga ahli yang bergerak dibidang arsip atau arsiparis. Pemeliharaan dan perawatan arsip juga merupakan suatu hal yang mutlak dilakukan karena bahan rekam yang digunakan untuk membuat arsip terdiri dari beberapa komponen yang saling kontak antara komponen yang satu dengan yang lainnya.Kontak antar komponen yang masing-masing mengandung asam tersebut dapat mengakibatkan bahan arsip menjadi rusak. Kantor PT Gergas Utama merupakan salah satu perkebunan swasta yang banyak melakukan kegiatan, salah satunya kegiatan pemeliharaan dan perawatan arsip meskipun kegiatan tersebut dilakukan dengan sesederhana mungkin. Menyadari akan pentingnya informasi yang berada di dalamnya, maka pihak PT Gergas Utama melakukan pemeliharaan dan perawatan arsip. Hal ini dilakukan guna melindungi nilai guna informasi yang terkandung di dalamnya.Apabila fisik arsip utuh, maka utuh pula informasi yang terkandung di dalamnya. Universitas Sumatera Utara Sesuai dengan uraian di atas, maka pokok permasalahan dalam penulisan kertas karya ini adalah kegiatan apa saja yang dilakukan PT Gergas Utama dalam melakukan pemeliharaan dan perawatan arsip serta kendala-kendala yang dihadapi dalam melaksanakan pemeliharaan. Berdasarkan latar belakang dan masalah yang telah diuraikan di atas, maka penulis berminat menulis kertas karya ini dengan judul “Pemeliharaan dan Perawatan Arsip Pada Kantor PT Gergas Utama”

1.2 Tujuan Penulisan