a. Mengelola persediaan ATK dan cetakan kantor pusat.
b. Menyelenggarakan pemantauan keberadaan barang-barang inventaris,
peralatan kantor dengan catatan akuntansi untuk keperluan audit secara berkala.
c. Menyelenggarakan kebijakan pengadaan barang dan jasa sesuai kebutuhan
perusahaan.
3.2 Pemeliharaan dan Perawatan Arsip
Saat ini pemeliharaan dan perawatan arsip pada kantor PT Gergas Utama masih sangat kurang mendapat perhatian dari pihak kantor. Seperti yang penulis
ketahui arsip merupakan dokumen yang sangat penting bagi suatu instansi baik pemerintahan maupun swasta.Oleh sebab itu petugas kearsipan harus
memeliharanya dengan baik agar informasi yang terkandung di dalamnya dapat digunakan kembali jika suatu saat diperlukan.
3.2.1 Usaha Pemeliharaan dan Perawatan Arsip
Pada PT Gergas Utama kegiatan arsip dilakukan oleh pegawai yang bertugas di bagian umum. Berikut ini adalah usaha-usaha yang dilakukan pegawai
dalam melakukan pemeliharaan dan perawatan arsip :
A. Pemeliharaan Arsip
1. Pengaturan Ruangan Penyimpanan Arsip
- Arsip inaktif disimpan di ruangan khusus tempat penyimpanan arsip.
- Ruangan arsip menggunakan kipas angin.
- Ruangan arsip diberikan penerangan lampu secukupnya.
- Ruangan arsip diberikan ventilasi udara agar suhu udara tetap terkontrol.
- Ruangan arsip bebas dari polusi udara.
2. Kebersihan
Untuk menjaga kebersihan ruangan dan arsip, PT Gergas Melakukan usaha-usaha sebagi berikut :
Universitas Sumatera Utara
a. Kebersihan Ruangan Arsip
Ruangan arsip harus bersih dari debu dan sarang laba-laba, ruangan arsip dibersihkan satu kali sehari dengan disapu dan kemudian dipel.
b. Kebersihan Arsip
Untuk menjaga kebersihan arsip, pegawai yang bertugas mengurus arsip membersihkan arsip-arsip dari debu dengan menggunakan bulu ayam
kemoceng. 3.
Pemeliharaan tempat penyimpanan arsip Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip pada PT Gergas
Utama adalah rak arsip dan lemari arsip. a.
Rak Arsip Rak arsip terbuat dari kayu, di sebelah depan rak diberi penutup gorden dan di
sebelah belakang diberi penutup papan. b.
Lemari Arsip Lemari arsip menggunakan alat penyimpanan yang tertutup sehingga arsip-
arsip tidak berhubungan langsung dengan udara luar. Usaha-usaha yang dilakukan PT Gergas Utama untuk menjaga arsip dalam lemari sebagai
berikut: -
Lemari arsip harus sering dibuka untuk mengontrol tingkat kelembabannya.
- Susunan arsip dalam lemari sedikit renggang, tidak terlalu rapat.
B. Perawatan Arsip
