Pemeliharaan Dan Perawatan Arsip Pada Kantor PT. Gergas Utama

PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP PADA KANTOR PT. GERGAS UTAMA

KERTAS KARYA

Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan Studi untuk memperoleh gelar Ahlimadya (A. Md)

ASTARI NUGRAHENI DisusunOleh:

112201036

PROGRAM STUDI PERPUSTAKAAN

DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis ucapkan kepada Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya, sehingga penulis dapan menyelesaikan kertas karya ini.

Kertas karya dengan judul “PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN

ARSIP PADA KANTOR PT. GERGAS UTAMA” _{ditulis sebagai salah satu}

syarat untuk menyelesaikan program studi D3 Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

Penulis menyadari bahwa apa yang disajikan dalam kertas karya ini masih jauh dari sempurna baik materi bahasan maupun penyususnan bahasanya, disebabkan keterbatasan kemampuan penulis dalam bidang yang perlu dibahas.

Dengan rendah hati penulis mengharapkan saran dan kritik yang sifatnya membangun demi kesempurnaan kertas karya ini dari semua pihak.Dalam penulisan kertas karya ini, penulis juga telah banyak mendapatkan bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak baik dari segi materi maupun segi administrasi. Oleh karena itu sudah sepantasnya penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Teristimewa kedua orang tua yang penulis sayangi, Ayah dan Bunda yang telah membesarkan, menyekolahkan hingga ke Perguruan Tinggi, memberikan doa dan kasih sayang, memberikan dukungan moral dan material.

2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.pd, selaku ketua Jurusan Program Studi D3 Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara. Sekaligus dosen pembimbing pada kertas karya ini yang telah meluangkan waktu dan tenaga kepada penulis.

3. Bapak Ishak, S.Sos., M.Hum, selaku dosen pembaca yang telah banyak memberikan masukkan kepada penulis.

4. Bapak Dr. Syahron Lubis, M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara

5. Bapak Drs. T.M Razali selaku Direktur Utama PT Gergas Utama beserta staff Pegawai yang telah mengizinkan penulis melakukan observasi dan mengumpulkan data sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini.

6. Seluruh Dosen Program D3 Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah banyak membantu dan mendidik penulis selama perkuliahan.

7. Kekasih hati Dian Anggara yang telah memberikan dukungan kepada penulis dalam pembuatan kertas karya.

8. Sahabat-sahabat penulis : Wika Arsiska, Desi Andika, Faturrahman. Terimakasih kawan atas hari-hari indah yang tak terlupakan bersama kalian, doa, dukungan, canda tawa, kemarahan, kesedihan yang kita jalani selama perkuliahan ini.

9. Seluruh teman-teman stambuk 2011 yang tidak bisa disebut satu persatu, penulis ucapkan terimakasih untuk kebersamaan selama ini.

Akhir kata, penulis berharap semoga kertas karya ini bermanfaat bagi kita semua.Penulis memohon maaf yang sebesar-besarnya kepada semua pihak apabila selama pembuatan kertas karya ini ada tingkah laku penulis yang kurang berkenan dan kepada semua pihak yang telah banyak membantu penulis ucapkan banyak terimakasih dan semoga mendapat Ridho dan Rahmat dari Allah SWT, Amin.

Medan, Juli 2014 Penulis

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ………i

DAFTAR ISI ………iii

BAB I PENDAHULUAN 1.1Latar Belakang Masalah ………1

1.2 Tujuan Penulisan ………...2

1.3 Ruang Lingkup………...3

1.4Metode Pengumpulan Data………3

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Arsip……….4

2.2 Pemeliharaan dan Perawatan Arsip………6

2.2.1 Usaha – Usaha Pemeliharaan dan Perawatan Arsip…………8

2.2.2 Pengamanan Arsip……….16

2.2.3 Faktor – Faktor Penyebab Kerusakan Arsip ……….19

2.3 Tujuan Pemeliharaan Dan Perawatan Arsip………...23

BAB III PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP PADA KANTOR PT GERGAS UTAMA 3.1 Gambaran Umum PT Gergas Utama………24

3.1.1 Sejarah Singkat PT Gergas Utama………24

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan ……….24

3.1.3Struktur Organisasi……….25

3.2 Pemeliharaan dan Perawatan Arsip………..27

3.2.1 Usaha Pemeliharaan dan Perawatan Arsip………27

3.2.2 Pengamanan Arsip……….29

3.2.3 Faktor – Faktor Penyebab Kerusakan Arsip………..29

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan………...31 4.2 Saran……….32

DAFTAR PUSTAKA...33

LAMPIRAN

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Setiap organisasi baik pemerintah maupun swasta pasti mempunyai suatu unit khusus yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan admisnistrasi. Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi adalah arsip. Sebagai rekaman informasi dari seluruh kegiatan aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan dari sebuah kantor karena dari arsip tersebut maka dapat diketahui pula segala informasi yang sudah dimiliki kantor tersebut. Informasi yang diperoleh melalui arsip juga dapat menghindarkan salah komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai efesiensi pekerjaan.Mengingat pentingnya arsip bagi suatu organisasi maka arsip harus dipelihara dan dirawat guna menjaga informasi yang terkandung didalamnya.Tapi ironisnya masih banyak kantor-kantor pemerintah maupun swasta yang belum melakukan upaya dalam pemeliharaan dan perawatan untuk menjaga arsip yang masih mempunyai nilai.

Untuk dapat menyelamatkan arsip dari segala kerusakan maka dibutuhkan pegawai yang memiliki ketelitian, cekatan, kecerdasan dan kerapian serta dibutuhkan tenaga ahli yang bergerak dibidang arsip atau arsiparis.

Pemeliharaan dan perawatan arsip juga merupakan suatu hal yang mutlak dilakukan karena bahan rekam yang digunakan untuk membuat arsip terdiri dari beberapa komponen yang saling kontak antara komponen yang satu dengan yang lainnya.Kontak antar komponen yang masing-masing mengandung asam tersebut dapat mengakibatkan bahan arsip menjadi rusak.

Kantor PT Gergas Utama merupakan salah satu perkebunan swasta yang banyak melakukan kegiatan, salah satunya kegiatan pemeliharaan dan perawatan arsip meskipun kegiatan tersebut dilakukan dengan sesederhana mungkin. Menyadari akan pentingnya informasi yang berada di dalamnya, maka pihak PT Gergas Utama melakukan pemeliharaan dan perawatan arsip. Hal ini dilakukan guna melindungi nilai guna informasi yang terkandung di dalamnya.Apabila fisik arsip utuh, maka utuh pula informasi yang terkandung di dalamnya.

Sesuai dengan uraian di atas, maka pokok permasalahan dalam penulisan kertas karya ini adalah kegiatan apa saja yang dilakukan PT Gergas Utama dalam melakukan pemeliharaan dan perawatan arsip serta kendala-kendala yang dihadapi dalam melaksanakan pemeliharaan.

Berdasarkan latar belakang dan masalah yang telah diuraikan di atas, maka penulis berminat menulis kertas karya ini dengan judul “Pemeliharaan dan Perawatan Arsip Pada Kantor PT Gergas Utama”

1.2 Tujuan Penulisan

Pada umumnya setiap pekerjaan mempunyai sesuatu hal yang ingin dicapai.Dengan demikian juga halnya dengan penulisan kertas karya ini. Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam melaksanakan observasi ini adalah sebagai berikut :

1. Untuk mengetahui kegiatan apa saja yang dilakukan PT Gergas Utama.

2. Untuk mengetahui upaya-upaya apa saja yang dilakukan PT Gergas Utama dalam melakukan pemeliharaan dan perawatan arsip.

3. Untuk mengetahui faktor-faktor apa saja yang menyebabkan kerusakan arsip dalam kantor tersebut.

4. Untuk mengetahui kendala-kendala apa saja dalam melakukan pemeliharan dan perawatan arsip.

1.3 Ruang Lingkup

Sesuai dengan judul kertas karya penulis yaitu “Pemeliharaan dan Perawatan Arsip Pada Kantor PT. Gergas Utama” maka yang menjadi ruang lingkup penulisan adalah pemeliharaan arsip yang mencakup pengatur ruangan, kebersihan, dan pemeliharaan tempat penyimpanan arsip serta perawatan arsip yang mencakup tentang kamperisasi, fumigasi, cara perawatan halaman yang sobek, cara perbaikan arsip yang terbakar, cara menanggulangi arsip yang basah

atau terendam air, enkapsulasi, laminasi, cara mengatasi cendawan, dan menghilangkan noda atau bercak yang menempel pada kertas.

1.4 Metode Pengumpulan Data

Untuk memperoleh dan mengumpulkan data sebagai bahan analisis dalam penulisan kertas karya ini penulis mengadakan metode sebagai berikut :

- Studi Kepustakaan, yaitu :Sebelum penulis melakukan penelitian di lapangan terlebih dahulu penulis membaca buku-buku, atau bahan pustaka lainnya yang relavan dengan masalah yang akan dibuat, baik yang di perpustakaan maupun yang ada pada penulis sendiri.

- Studi Lapangan, yaitu :Dalam usaha untuk memperoleh data dalam penulisan kertas karya ini, penulis mengadakan peninjauan dan pengamatan langsung pada bagian pemeliharaan dan perawatan arsip kantor PT. Gergas Utama. - Wawancara (interview), yaitu :Penulis mengadakan wawancara langsung

dengan petugas perpustakaan, dalam hal ini terutama petugas yang bertanggung jawab pada bagian perawatan tata usaha pada kantor tersebut.

BAB II

2.1 Pengertian Arsip

Arsip merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tatausaha, yang banyak dilakukan oleh setiap badan usaha, baik badan usaha pemerintahan maupun badan usaha swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-dokumen kantor. Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan surat-surat atau dokumen-dokumen inilah yang disebut kearsipan.

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi.Mengingat arti pentingnya, Pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan.Hal ini terbukti dengan dikeluarkannya beberapa peraturan perundang-undangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional. Peraturan pertama kali yang mengatur tentang kearsipan Nasioanal ialah Undang-undang Nomor Prp. 19 tahun 1961, tentang Pokok-pokok Kearsipan Nasional, yang dimuat dalam Lembaran Negara tahun 1971 Nomor 32, tambahan lembaran Negara nomor 2964.

A. Pengertian Arsip Menurut Kamus / Ensiklopedi

1. Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia adalah simpanan surat-surat penting. Menurut pengertian tersebut, tidak semua surat dikatakan arsip. Surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan sebagai berikut: - Surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga,

organisasi, instansi, perseorangan) baik untuk masa kini maupun untuk masa yang akan datang.

- Surat tersebut, karena masih mempunyai nilai kepentingan harus disimpan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.

2. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu

kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Menurut pengertian tersebut, warkat yang selanjutnya disebut arsip harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :

- Warkat tersebut harus masih mempunyai kegunaan

- Warkat tersebut harus disimpan secara teratur dan berencana, dan - Warkat tersebut harus dapat ditemukan dengan mudah dan cepat

apabila diperlukan kembali.

Dengan sendirinya, warkat yang tidak memenuhi syarat-syarat tersebut di atas, tidak dapat dikatakan sebagai arsip.

Dalam buku Ensiklopedi arsip diartikan sebagai kumpulan dokumen, tulisan, atau gambar-gambar yang disimpan untuk tujuan-tujuan ilmiah dan praktis.

B. Pengertian Arsip Menurut Beberapa Ahli

Berikut ini penulis akan membahas pengertian arsip menurut beberapa ahli:

Menurut The Liang Gie (1979 :17)Arsip adalah setiap catatan tertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk keperluan perekam ingatan. Dalam bahas inggris arsip dikenal dengan istilah record.

Menurut Doserno dan Kynaston (2005) Arsip adalah dokumen dalam media yang mempunyai nilai historis atau hukum sehingga disimpan secara permanen.

Menurut Internasional Standards Organizations (ISO)Arsip adalah informasi yang disimpan dalam berbagai bentuk, termasuk data dalam komputer, dibuat atau diterima serta dikelola oleh organisasi mapun orang dalam transaksi bisnis dan menyimpannya sebagai bukti aktifitas.

Dalam penjelasan Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan antara lain dikatakan bahwa untuk kepentingan pertanggungjawaban nasional kepada generasi yang akan datang, perlu diselamatkan bahan-bahan bukti yang nyata, benar serta lengkap mengenai kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia pada umumnya dan penyelenggaraan Pemerintahan Negara pada khususnya baik mengenai masa lampau, masa sekarang dan masa yang akan datang. Penyelamatan bahan-bahan bukti tersebut merupakan masalah yang termasuk bidang kearsipan dalam arti seluas-luasnya.

Usaha untuk menyelamatkan bahan-bahan butki seperti yang dimaksud diatas antara lain dengan pemeliharaan dan perawatan arsip.

The Liang Gie mengatakan bahwa untuk dapat menjadi petugas atau pegawai kearsipan yang baik diperlukan sekurang-kurangnya lima syarat (Wursanto, 2007:34-41), yaitu :

1. Keahlian

Pegawai yang bertugas harus mempunyai keahlian dalam bidang arsip, atau paling tidak mempunyai pengetahuan tentang arsip.Setiap pegawai kearsipan harus selalu mendapatkan pendidikan dan pelatihan mengenai kearsipan, agar tata kerja kearsipan dapat mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern.

2. Ketelitian

Ketelitian sangat diperlukan oleh setiap pegawai kearsipan, agar pegawai yang bersangkutan dapat membedakan perkataan-perkataan, nama-nama atau angka-angka yang secara sepintas nampaknya sama. Faktor ketelitian harus didukung oleh :

- Sikap jiwa yang cermat, penuh minat dan penuh perhatian terhadap tugas dan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya.

- Kesempurnaan mata, dalam arti tidak cacat dan buta warna. 3. Kecerdasan

Cerdas berarti sempurna perkembangan akal budinya, pandai dan tajam pikiran.Kecerdasan berarti kesempurnaan perkembangan akal budi, kepandaian dan ketajaman pikiran.Jadi setiap pegawai kearsipan harus mampu menggunakan pikirannya dengan baik, mempunyai daya ingatan yang tajam, sehingga tidak mudah lupa.

Kecerdasan sangat dibutuhkan oleh setiap pegawai kearsipan, karena dengan kecerdasannya diharapkan ia mampu memilih kata-kata untuk suatu pokok persoalan, serta tidak mudah melupakan suatu pokok persoalan yang telah ada kartu arsipnya.

4. Kecekatan

Kecekatan berarti kecepatan untuk memahami sesuatu dan ketangkasan dalam melakukan pekerjaan.Kecekatan sangat diperlukan oleh pegawai kearsipan karena setiap pegawai kearsipan diharapkan mampu bekerja dengan tangkas dan gesit.Kecekatan harus didukung oleh kondisi badan atau jasmani yang baik.

5. Kerapian

Kerapian dapat berarti kebersihan dan ketertiban.Setiap pegawai kearsipan harus mampu menciptakan dan menjaga kerapian terhadap arsip yang disimpan. Susunan arsip yang rapi akan berdampak positif bagi arsip tersebut, dimana arsip akan lebih awet, tidak mudah rusak dan mudah saat pengambilannya.

2.2.1 Usaha-usaha Pemeliharaan dan Perawatan Arsip A. Pemeliharaan arsip

Pemeliharaan merupakan usaha-usaha yang dilakukan untuk arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan yang datang dari arsip itu sendiri maupun dari luar arsip tersebut. Sebenarnya defenisi tentang pemeliharaan dan perawatan

adalah sama. Menurut Martono (1994:81) pemeliharaan merupakan suatu kegiatan untuk melindungi, merawat, melestarikan, mengawasi dan mengambil langkah-langkah agar terjamin keselamatannya baik fisik maupun informasi yang terkandung di dalamnya.

Menurut Wursanto (1991:220) usaha pemeliharaan arsip berupa melindungi, mencegah dengan mengambil langkah-langkah dan tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip beserta informasinya (isinya) serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yeng sebenarnya tidak diinginkan.

Upaya pemeliharaan arsip pada dasarnya menyangkut dua aspek penting, yaitu:

1. Pemeliharaan terhadap bahan arsip yang secara langsung bersentuhan dengan berbagai faktor perusak

2. Pemeliharaan dan pengamanan terhadap lingkungan penyimpanan arsip.

Oleh karena itu adalah kewajiban kita semua untuk memelihara dan menjaga arsip-arsip tersebut dari segala kerusakan dan kemusnahan.

Pemeliharaan arsip dapat terlaksana jika direncanakan terlebih dahulu, oleh karena itu, sebelum mengadakan pemeliharaan dan perawatan, terlebih dahulu harus mengenal dan mengetahui jenis-jenis musuh arsip.

Adapun upaya pemeliharaan dan perawatan arsip dapat dilakukan sebagai berikut:

1. Pengatur Ruangan

Yang dimaksud dengan ruangan dalam hal ini adalah ruangan penyimpanan arsip. Ruangan penyimpana arsip diatur sebagai berikut :

a. Ruangan penyimpanan arsip jangan teralu lembab, ruangan agar dijaga tetap kering. Supaya ruangan tidak teralu lembab aturlah suhu udara dalam

ruangan bekisar antara 650 F sampai 750

b. Ruangan harus terang, dan sebaiknya mempergunakan penerangan alam, yaitu sinar matahari. Sinar matahari di samping untuk memberi penerangan ruangan, dapat pula membantu membasmi musuh-musuh kertas arsip. Diusahakan agar sinar matahari tidak jatuh secara langsung pada bundel-bundel arsip karena membahayakan kertas-kertas arsip. Agar sinar matahari tidak jatuh secara langsung pada bundel-bundel kertas arsip, maka pintu-pintu dan jendela-jendela dibuat menghadap keutara atau selatan. Dengan demikian ruangan penyimpanan arsip tidak menghadap secara langsung pada datangnya sinar matahari.

F dan kelembaban udara sekitar 50% dan 65%. Apabila kelembaban udara melebihi 65%, dalam waktu yang relative singkat arsip-arsip akan rusak (lapuk). Untuk mengatur kelembaban udara dan temperature udara dapat dipasang AC, yang dihidupkan selama 24jam terus-menerus. AC, selain untuk mengatur kelembaban dan temperature udara, juga bisa untuk mengurangi banyaknya debu.

c. Ruangan harus diberi ventilasi secukupnya, ventilasi dapat membantu mengatur suhu udara dalam ruangan, sehingga ruangan tidak terlalu lembab.

d. Lokasi ruang/gedung penyimpanan arsip hendaknya bebas dari tempat-tempat industri, sebab polusi udara (kotoran udara) sebagai hasil pembakaran minyak sangat berbahaya bagi kertas-kertas arsip. Untuk mengatasi hal semacam ini sebaiknya gedung/ruangan penyimpanan arsip dilengkapi dengan filter untuk menyaring udara. Dengan menggunakan filter diharapkan udara yang masuk kedalam ruang penyimpanan arsip tidak tercemar oleh debu-debu.

e. Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan-ruangan kantor lain. Dilihat dari segi keamanan hal ini sangat penting dengan pertimbangan bahwa:

- Arsip (arsip dinamis) sifatnya sangat rahasia

- Menghindari pegawai lain masuk keruangan arsip, sehingga pencurian arsip, khususnya arsip yang bernilai dapat dihindari.

f. Ruangan penyimpanan arsip hendaknya disesuaikan dengan bentuk arsip yang akan disimpan didalamnya. Pemeliharaan pengamanan arsip yang berbentuk kertas tidak sama dengan arsip yang berbentuk film, rekaman, foto-foto dan sebagainya.

2. Kebersihan

Kebersihan yang dimaksud disini meliputi kebersihan ruangan penyimpanan arsip dam kebersihan kertas-kertas arsip.

a. Kebersihan Ruangan

Perlu diusahakan agar ruangan penyimpanan arsip selalu bersih sehingga tidak mengundang timbulnya serangga pemakan atau perusak kertas arsip (kecoa, rayap dan sebagainya).

Membersihkan ruangan dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut:

- Sekurang-kurangnya seminggu sekali dibersihkan dengan alat penyedot debu atau vacuum cleaner. Pada umumnya ruangan dibersihkan dengan sapu. Cara membersihkan ruangan dengan menggunakan sapu tidak efektif karena debu malahan berhamburan. - Dilarang merokok dan makan di dalam ruangan penyimpanan arsip. b. Kebersihan Arsip

Menjaga kebersihan arsip dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:

- Arsip-arsip dibersihkan dengan menggunakan vacuum cleaner, jangan membersihkan dengan sabut bulu ayam atau sulak, karena hanya memindahkan debu-debu dari satu tempat ke tempat lain.

- Apabila ditemukan arsip-arsip yang rusak karena dimakan rayap (serangga) hendaknya dipisahkan dengan yang lainnya.

- Arsip-arsip juga dibersihkan dari karat, apabila arsip-arsip karena sesuatu hal harus mempergunakan penjepit (paperclip), pergunakanlah paperclip anti karat atau paperclip yang dibuat dari plastik.

3. Pemeliharaan Tempat penyimpanan Arsip

Tempat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip antara lain rak arsip dan lemari arsip.

a. Rak Arsip

Untuk menjaga keamanan rak dari serangan serangga, rayap dan sebagainya, dapat dilakukan usaha sebagai berikut:

- Rak sebaiknya dibuat dari logam. Rak dilengkapi dengan papan-papan rak.

- Jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai kurang lebih enam inci, untuk memudahkan sirkulasi udara dan juga memudahkan waktu membersihkan lantai di bawah rak.

- Rak arsip yang terbuat dari kayu hendaknya diolesi dengan dieldrin. Cara mengolesi dengan menggunakan kuas, searah dengan garis-garis yang ada pada kayu.

Rak merupakan tempat penyimpanan arsip secara terbuka.Keuntungan penyimpanan arsip dengan mempergunakan rak adalah arsip-arsip tidak mudah lembab karena selalu berhubungan dengan udara luar, sehingga arsip tidak mudah rusak.

b. Lemari Arsip

Lemari arsip merupakan alat penyimpanan arsip secara tertutup, sehingga arsip tidak berhubungan dengan udara luar.Susunlah arsip-arsip di dalam lemari sedikit renggang, jangan terlalu rapat, agar tingkat kelembaban tetap terjaga sehingga tidak melampaui tingkat kelembaban yang diinginkan.Untuk menjaga agar tingkat kelembaban dalam lemari tetap terjamin seperti yang diinginkan, dapat ditaruh kapur barus di dalam lemari arsip tersebut.

B. Perawatan Arsip

Perawatan arsip merupakan kegiatan mempertahankan kondisi arsip agar tetap baik dan mengadakan perbaikan pada arsip yang rusak agar informasinya tetap terpelihara.

Secara umum yang dikatakan dengan perawatan arsip adalah aktivitas untuk menyimpan dan mempertahankan arsip agar tetap baik dan mengadakan perbaikan terhadap arsip yang rusak.

Usaha yang dapat dilakukan guna untuk merawat arsip adalah sebagai berikut:

1. Kamperisasi

Kamperisasi adalah salah satu kegiatan preventive pemeliharaan yang dilakukan dengan cara membersihkan arsip dan boks arsip serta memberikan kapur barus secukupnya pada rak arsip.

2. Fumigasi

Fumigasi adalah suatu upaya untuk mencegah agar kerusakan fisik arsip secara berkelanjutan dapat dihindari, mengobati atau mematikan faktor-faktor perusak biologis dan mensterilkan keadaan arsip agar tidak berbau yang mengganggu penciuman serta menyegarkan udara agar tidak menimbulkan penyakit.

Syarat untuk mendapatkan hasil optimal dari tindakan fumigasi, yaitu : a) Pelaksana yang professional.

b) Tepat sasaran, maksudnya bahan kimia yang digunakan memang diperuntukan bagi pembasmian hama tertentu yang sedang menyerang fisik arsip.

c) Metode yang digunakan tepat. d) Tepat waktu pelaksanaan.

Metode pelaksanaan fumigasi dilaksanakan satu semester sekali. Pemilihan metode pelaksanaan fumigasi didasarkan atas volume dan jenis arsip yang akan difumigasi,antara lain :

a) Fumigasi ruangan

Metode fumigasi di dalam ruangan dilaksanakan pada ruangan tempat arsip tersebut disimpan. Ruangan tersebut harus memenuhi persyaratan untuk pelaksanaan fumigasi agar tidak membahayakan kesehatan manusia dan menjamin efektivitas pelaksanaan.

b) Fumigasi dibawah penutup

Fumigasi dibawah penutup dilakukan di dalam ruangan atau gedung yang besar tetapi volume arsipnya relative sedikit. Arsip yang akan difumigasi ditutup dengan plastic polythilene yang memenuhi syarat untuk keperluan itu.

c) Fumigasi bertahap

Fumigasi dilaksanakan pada ruangan khusus dengan desain tertentu.Ruangan tersebut dilengkapi dengan pipa instalasi penyaluran bahan kimia fumigasi dan dilengkapi pula dengan blower untuk menarik udara sisi fumigasi keluar dari ruangan.Fumigasi dengan metode ini dapat dilakukan dengan biaya yang lebih relative. (Kika, 2011)

3. Perawatan halaman yang sobek

Untuk memperbaiki arsip-arsip yang sobek gunakanlah perekat kanji, jangan sekali-sekali menggunakan cellotape.Apabila kita menemukan sobekan di pinggir kertas arsip dapat diperbaiki dengan kertas yang tipis dan kuat.Potonglah kertas tersebut selebar ½ inci, atau lebih panjang sedikit dari sobekan tersebut, kemudian pulaslah potongan tersebut dengan perekat kanji, letakkan dengan hati-hati di atas sobekkannya.Perhatikan agar kedua pinggiran yang sobek disatukan kembali dengan rata.Cara yang baik untuk memberi perekat pada kertas yang dipergunakan untuk menambal, ialah dengan meletakkan kertas

tersebut di atas kaca.Taruhlah perekat secukupnya dan ratakan dengan cermat.

Apabila kertas yang sobek itu melibat pula ke bagian yang ada tulisannya, pergunakanlah kertas tissue sebagai kertas penambal.Cara yang dilakukan sedikit berbeda, yaitu sapulah bagian-bagian yang sobek dengan perekat secukupnya, kemudian satukan kembali kedua bagian yang sobek dengan cermat.Barulah kemudian ditempelkan sepotong kertas tissue di atasnya dan digosoklah perlahan-lahan agar melekat.Setelah itu, taruhlah sebuah benda yang berat di atas arsip tersebut untuk mengepresnya.Serabut-serabut tissue yang halus tidak saja berfungsi sebagai alat pengikat tetapi juga berfungsi untuk menutupi lubang-lubang kecil yang terdapat pada sobekan itu.

4. Memperbaiki arsip yang terbakar

Apabila kertas-kertas arsip terserang oleh api, atau oleh beberapa sebab menjadi hangus atau sedikit terbakar, serahkanlah arsip-arsip tersebut kepada yang lebih ahli. Dalam hal ini serahkan arsip kepada Arsip Nasional RI.Akan tetapi untuk pertolongan pertama yang dapat kita lakukan adalah dengan memasukkan arsip-arsip tersebut ke dalam peti, dan bungkuslah dengan kertas tissue secara lepas.

5. Menanggulangi arsip-arsip yang basah atau terendam air.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan di dalam usaha menyelamatkan arsip-arsip dari ancaman kemusnahan akibat menderita serangan air ialah sebagai berikut :

- Ikatan arsip janganlah dibuka sebelum lumpur atau kotoran yang berada di permukaan kulit kertas arsip dibersihkan

- Mengeluarkan air yang terkandung di dalam ikatan arsip dengan jalan menekan secara perlahan

- Tidak diperkenankan untuk mengeringkan arsip dengan menjemur di terik matahari, akan tetapi cukup dengan dianginkan di tempat yang bebas dari sinar matahari

- Kertas arsip yang dibundel hendaknya jangan dibuka terlalu lebar, bukalah selebar jari

- Hendaknya kulit arsip jangan dipisahkan ketika masih dalam keadaan basah

- Lakukanlah semua ini dengan kesabaran dan kecermatan.

Setelah ke enam patokan tersebut diperhatikan, tindakan pertama yang harus dilakukan adalah dengan membersihkan kotoran-kotoran yang menempel pada kulit arsip.Gunakan kapas yang lembab untuk membersihkan kotoran tersebut, dan jangan digosok-gosokkan, sebab hal ini dapat merusak kertas.Cukup dengan menempelkan kapas lembab ini agar kotorannya terserap oleh kapas tersebut.Apabila kertas saling merekat, pergunakanlah pisau tumpul untuk memisahkannya.Setelah itu bentangkanlah di atas meja atau lantai yang bersih dengan diberi alas kertas penyerap.Setelah kering dapat diratakan dengan mesin pres atau setrika.

6. Enkapsulasi

Enkapsulasi adalah suatu cara untuk memelihara arsip dengan menggunakan bahan pelindung guna menghindarkan arsip dari kerusakan yang bersifat fisik. Arsip yang dienkapsulasi yaitu arsip-arsip yang rusak karena faktor usia dan pengaruh polusi udara dan zat asam, serta arsip yang berlubang karena dimakan serangga. Sebelum arsip dienkapsulasi dilaksanakan hendaknya arsip yang akan diperbaiki dalam kondisi bersih, kering, dan bebas asam.

Laminasi adalah melapis suatu lembar arsip di antara dua lembar bahan penguat.Metode laminasi terdiri atas laminasi dengan tangan dan laminasi mesin dingin atau panas.

8. Mengatasi cendawan

Apabila setelah kering di kertas-kertas tumbuh cendawan, sapulah segera dengan campuran thymol dan spiritus, dapat juga dengan acetone.Selain itu dapat juga mempergunakan campuran formalin dengan air, campuran ini harus mengandung formalin sebanyak 40%.

9. Menghilangkan noda atau bercak

Noda atau bercak yang sering dijumpai pada kertas tua biasanya dikarenakan oleh bermacam-macam sebab, untuk noda yang masih baru mungkin masih mudah untuk mengilangkannya, misalnya dengan penghapus, air atau pencucian. Sedangkan untuk noda yang sulit dihilangkan dengan cara tersebut dapat dihilangkan dengan menggunakan pelarut organic yang biasanya dilanjutkan dengan pencucian, pemutihan dan deasidifikasi (menghilangkan asam). Pelarut organik yang dipergunakan tergantung pada sifat dan jenis noda yang terdapat pada kertas. Pelarut organic yang sering digunakan antara lain alcohol, aseton, bensin, karbon tetraklorida, dan sebagainya. Cara menggunakan pelarut organic yaitu dengan mengoleskan sikat halus atau kapas yang telah dicelupkan dalam pelarut organik, di bagian belakang noda atau bercak yang akan dihilangkan, sebaiknya kertas yang bernoda diberi alas kertas penyerap putih. (Barthos, Basir, 2007:61)

2.2.2 Pengamanan Arsip

Pengamanan arsip menyangkut pengamanan arsip dari segi informasinya, dan pengamanan arsip dari segi fisiknya.

Pengamanan arsip adalah menjaga arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan. Pengamanan arsip dari segi informasinya telah diatur dalam Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 hanya ditetapkan mengenai ketentuan pidana yang menyangkut pengamanan arsip dari segi informasinya saja, seperti yang diatur dalam pasal 11 sebagai berikut : a) Barang siapa dengan sengaja dan melawan hukum, memiliki arsip

sebagaimana dimaksud pasal 1 UU No. 7 tahun 1971 ini dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 tahun.

b) Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a UU No. 7 th 1971 ini yang dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut, dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 20 tahun atau dipidana penjara seumur hidup.

Ketentuan diatas dimaksudkan untuk menggunakan arsip dari segi informasi.Untuk arsip milik swasta atau perorangan, pengamanan dari segi hukum diatur pada KUHP maupun KUHD.

2. Pengamanan Arsip Dari Segi Fisiknya

Pengaman arsip dari segi fisiknya adalah pengamanan kertas arsip dari segi kerusakan.Kerusakan terhadap arsip dapat terjadi katena faktor internal dan faktor eksternal. Pengamanan terhadap kertas arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain :

a) Restorasi Arsip

Restorasi arsip adalah memperbaiki arsip-arsip yang sudah rusak, sulit dipergunakan kembali, sehingga arsip tersebut dapat dipergunakan dan disimpan kembali untuk jangka waktu yang lebih lama lagi.

Laminasi arsip adalah menutup kertas arsip di antara 2 lembar plastik sehingga arsip itu terlindungi dan aman dari bahaya kena air, udara (lembab atau kering) dan serangan serangga pemakan atau perusak arsip. Dengan cara demikian arsip akan tahan lebih lama untuk disimpan.

c) Microfilm

Arsip yang masih mempunyai nilai akan tetapi sudah rusak atau rapuh, dan tidak dapat direstorasi dan dilaminasi lagi maka perlu dimikrofilmkan. Microfilm dipergunakan untuk mengawetkan arsip-arsip yang sudah rusak yang tidak dapat direstorasi dan dilaminasi kembali dengan cara mengadakan pemotretan terhadap suatu arsip yang perlu diawetkan, kemudian dipindahkan ke lembaran film kecil. Apabila film kecil tersebut akan dipergunakan kembali (ingin diketahui isinya), film kecil tersebut dapat dipasang pada suatu alat yang dilengkapi dengan lampu sorot yang dapat memperbesar dan film kecil tersebut pada suatu layar (display), sehingga arsip tersebut dapat terbaca. Alat ini dinamakan alat baca film kecil (microfilm reader) atau film protector. Film kecil (microfilm) memiliki berbagai macam ukuran, yaitu; 8, 16, 35, dan 70mm.Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam membuat microfilm adalah sebagai berikut:

- Perlu diperhatikan bahwa tidak semua arsip dapat dimicrofilmkan. - Persiapan arsip yang dimicrofilmkan harus dalam keadaan rapi,

agar mewujudkan suatu persoalan secara berurutan mulai dari awal sampai akhir secara lengkap.

- Arsip yang lebih kecil harus diatur terlebih dahulu. Dengan cara demikian akan dapat diketahui jenis microfilm yang akan dipergunakan apakah akan menggunakan microfilm yang berukuran 8 mm, 16 mm, 35 mm, atau 70 mm. Oleh karena itu arsip dengan ukuran yang berbeda memerlukan ukuran microfilm yang berbeda pula.

2.2.3 Faktor-faktor Penyebab Kerusakan Arsip

Arsip-arsip tidak hanya merupakan warisan masa lampau, akan tetapi arsip-arsip juga memberi informasi tentang masa lampau itu sendiri. Oleh karena itu kita harus memelihara dan merawat arsip tersebut agar terhindar dari kerusakan dan kemusnahan.

Kerusakan arsip dapat disebabkan oleh dua faktor, yaitu faktor internal dan faktor eksternal.Faktor internal adalah kerusakan yang disebabknan dari dalam, sedangkan faktor eksternal adalah kerusakan yang disebabkan dari luar arsip.

Dalam Bulletin Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 1972 tentang Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip telah diberikan pedoman tentang faktor-faktor yang menyebabkan kerusakan arsip sebagai berikut:

1. Kerusakan yang disebabkan dari dalam (faktor internal)

Kerusakan yang disebabkan dari dalam dapat berasal dari unsur-unsur kertas, tinta, pasta atau lem.

a. Kertas

Arsip-arsip yang sebagian besar terdiri dari kertas mempunyai sifat yang unik. Air yang dipergunakan untuk proses pembuatan kertas mungkin tidak bersih, demikian pula bahan-bahan yang dipergunakan untuk lapisan atas yang terbuat dari kanji,cuka, garam mineral, menimbulkan masalah-masalah tersendiri yang harus diperhitungkan pula akibatnya. Oleh karena itu penggunaan kertas yang baik harus diimbangi dengan perawatan dan penyimpanan yang sebaik mungkin, agar kertas arsip dapat tahan lama.

b. Tinta

Tinta merupakan cairan dalam berbagai warna yang digunakan utuk membubuhkan tulisan di atas kertas. Apabila tinta yang dipergunakan

kurang baik akan menyebabkan tulisan akan mudah luntur apabila kertas terkena air atau pada udara lembab. Tinta-tinta yang tidak baik juga akan dapat menimbulkan reaksi kimia yang dapat merusak kertas.

c. Pasta atau Lem

Pasta atau lem yang digunakan sebagai bahan perekat juga mempunyai peranan yang kurang baik dalam daya tahan kertas. Jangan menggunakan pasta atau lem yang dibuat dari celluloce tape dan sejenisnya, sebab bahan tersebut dapat dengan mudah merusak kertas arsip itu sendiri.

2. Kerusakan yang disebabkan dari luar (faktor eksternal)

Wursantodalam bukunya yang berjudul kearsipan (1991:228) mengatakan, faktor penyebab kerusakan ekstern adalah faktor-faktor kerusakan arsip yang berasal dari luar arsip tersebut, misalnya:

a. Kelembaban udara b. Udara yang terlalu kering c. Sinar matahari

d. Kekotoran udara e. Jamur dan sejenisnya f. Rayap

g. Gegat.

Bashir Barthos dalam bukunya yang berjudul Manajemen Kearsipan (2007:52-55), menjelaskan kerusakan arsip akibat serangan dari luar adalah sebagai berikut :

Akibat kelembaban udara yang tidak terkontrol akan memungkinkan akibat-akibat seperti timbulnya jamur. Pertolongan pertama pada arsip yang berjamur adalah dengan menormalisasi kelembaban, akan tetapi usaha ini sukar dilakukan. Yang dapat kita lakukan adalah dengan menambah edaran udara panas, atau dengan menggunakan panasnya lisrtik

b. Udara yang terlampau kering

Udara yang terlampau keringpun akan dapat merusak kertas pula, seperti misalnya kertas akan menjadi kering, kesat dan mudah petas (getas). Untuk menghindari udara yang terlampau kering, kelembaban harus diatur sedemikian rupa sehingga tidak melampaui 75 dan temperatur udara diantara 65 F dan 85 F.

c. Sinar Matahari

Sinar matahari memang penting untuk membantu membasmi musuh-musuh kertas, akan tetapi sinar matahari yang dikarenakan panasnya terutama ultraviolet sangat membahayakan bagi kertas-kertas arsip. Oleh karena itu tidak ada sinar yang jatuh secara langsung pada kertas-kertas arsip tersebut.Sinar ultraviolet dapat mengancam struktur molekul kertas dan kulit, sebagai akibatnya dapat terlihat dengan jelas antara lain seperti, kertas menjadi buruk, coklat, dan tintanya pun luntur.Untuk mengindari jatuhnya sinar matahri secara langsung, hendaknya pintu-pintu dan jendala-jendela dibuat menghadap ke utara atau ke selatan.

d. Debu

Untuk mengatasi debu-debu dapat menggunakan filter electrostatic, atau pasanglah jaring kawat yang halus pada jendela-jendela dan pintu-pintu. Selain berguna untuk menyaring udara masuk, juga berguna untuk menahan masuknya berjenis-jenis serangga di dalam ruang penyimpanan arsip.

e. Jamur

Jamur adalah akibat langsung dari kelembaban dan karena temparatur udara yang tidak terkontrol, jamur ini tampak seperti lapisan tipis yang keputih-putihan.Untuk hal seperti ini, hendaknya pertama-tama yang dilakukan adalah menutup jendela-jendela, kemudian buatlah panas buatan dengan menggunakan alat untuk menormalisasikan kelembaban. Dengan udara kering akan menghindari perkembangan jamur, apabila tindakan ini masih memungkinkan tumbuhnya jamur, gosoklah kertas arsip dengan kain yang bersih dan kering.

Cara lain untuk pencegahan yang baik bagi buku-buku adalah dengan melapisi buku-buku dengan lacquer. Bermacam-macam jamur dapat dihilangkan dengan alcohol apabila jamur-jamur tersebut terdapat di permukaan kertas, tetapi harus diingat pula bahaya penggunaan alcohol ini.

f. Rayap

Usaha untuk melindungi serangan rayap yang paling tepat adalah dengan mengadakan pencegahan, yakni dengan peniadaan penggunaan kayu bangunan yang langsung bersentuhan dengan tanah.

g. Gegat

Gegat (silverfish) yang sering merusakkan kertas, biasanya terdapat pada dinding-dinding yang basah. Jika kertas-kertas arsip selalu bersentuhan dengan dinding yang lembab, bukan saja kertas tersebut menjadi lembab, akan tetapi sering pula dirusak oleh gegat ataupun jenis-jenis serangga lainnya. Oleh karena itu jagalah agar arsip-arsip tidak bersentuhan dengan dinding.Untuk menghindarinya pergunakanlah rak-rak yang dipasang antara jarak dinding/lantai dengan raknya paling sedikit 6 inchi.

2.3 Tujuan Pemeliharaan dan Perawatan Arsip

Usaha pemeliharaan dan perawatan arsip guna melindungi, mengatasi, mencegah dan mengambil langkah-langkah serta mengambil tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari kemusnahan yang sebenarnya tidak diinginkan (Wursanto, 1991 : 220)

Tujuan pemeliharaan arsip menurut Sedarmayanti (2003:111) adalah sebagai berikut:

1. Untuk menjamin keamanan dan penyimpanan arsip itu sendiri. Dengan demikian setiap pejabat yang bertanggung jawab atas pengelolaan arsip harus melakukan pengawasan apakah sesuatu arsip sudah tersimpan pada tempat yang seharusnya.

2. Agar pertanggungjawaban arsip dapat mengetahui dan mengawasi apakah sesuatu arsip telah diproses menurut prosedur yang seharusnya.

BAB III

PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP PADA KANTOR PT GERGAS UTAMA

3.1Gambaran Umum PT Gergas Utama 3.1.1 Sejarah Singkat PT Gergas Utama

PT Gergas Utama adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang perkebunan dan eksport peneliti hasil pertanian. Perusahaan ini terletak di jalan Paduan Tenaga No. 14 Medan dan dipimpin oleh direktur utama sekaligus pendiri perusahaan yang bernama Drs. T.M Razali serta seorang direktur tambahan yang bernama T. Hasyimi, SE.

Perusahaan ini didirikan pada tahun 1985 dengan berita acara atau arsip pendirian No. 8 tahun 1984 oleh Menteri Kehakiman pada tanggal 11 Juli 1984 No. C2-3798-HT 01.04-TH 84 dan telah beberapa kali mengalami perubahan anggaran dasar.Terakhir perubahan tersebut dengan keluarnya keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia No. AHU.1889.AH.01.02 tahun 2010 tentang persetujuan perubahan anggaran dasar perseroan, dengan tambahan berita sesuai dengan ketentuan Undang-Undang Dasar No. 40 pasal 30 ayat satu (1) tentang Perseroan Terbatas (PT).

3.1.2 Visi Dan Misi Perusahaan

a) Visi

Menumbukembangkan perusahaan dan meningkatkan kesejahteraan karyawan

b) Misi

- Meningkatkan devisa Negara dan Daerah. - Menjaga kelestarian alam

3.1.3Struktur Organisasi

Organisasi kantor PT Gergas Utama terdiri dari : 1. Dewan Komisaris

Dewan Komisaris PT Gergas Utama mempunyai tugas dan tanggung jawab :

a. Melakukan pengawasan atas proses bisnis yang dilakukan oleh direksi. b. Memberikan nasihat dan saran kepada direksi mengenai jalan dan proses

bisnis perusahaan.

c. Menyampaikan laporan kepada pemegang saham.

d. Memantau kemajuan atas pencapaian sasaran perusahaan yang telah ditetapkan oleh pemegang saham.

2. Direktur Utama

Direktur Utama mempunyai tugas mengkoordinasi kegiatan direksi sesuai dengan bidang dan wewenang yang diemban masing-masing Direktur

3. Direktur

Mempunyai tugas dan tanggung jawab :

a. Menyusun sasaran, rencana, kebijaksanaan, strategi, dan prosedur dibidang produksi dan hal-hal lain yang berhubungan dengan pengelolaan.

b. Menganalisis laporan-laporan tentang produksi dan memberikan evaluasi tentang masalah pabrik serta menyampaikan kepada direktur utama.

c. Memantau jalannya produksi. 4. Kepala bagian umum dan personalia

Mempunyai tugas dan tanggung jawab :

a. Mengkoordinasikan perumusan perencanaan dan pemberdayaan pegawai sesuai kebutuhan perusahaan.

b. Menyelenggarakan administrasi, penempatan, penyimpanan, dan penggunaan peralatan, inventaris, dan fasilitas kantor.

c. Membawahi bagian pengembangan SDM yang bertugas untuk mengembangkan potensi dari para pekerja eksekutif maupun lapangan. d. Menyediakan perlengkapan dan peralatan kerja yang diperlukan kantor

e. Menyediakan database inventaris perusahaan. 5. Kepala bagian keuangan

Mempunyai tugas dan tanggung jawab :

a. Mengkoordinasi dan mengontrol perencanaan, pelaporan, dan pembayaran kewajiban pajak perusahaan agar efesien, akurat, tepat waktu, dan sesuai dengan peraturan pemerintahan yang berlaku.

b. Merencanakan pengembangan sistem dan prosedur keuangan dan akuntansi, serta mengontrol pelaksanaannya untuk memastikan semua proses dan transaksi keuangan berjalan dengan tertib dan teratur.

c. Mengawasi dan bertanggung jawab atas seluruh kegiatan para bawahannya dan penyajian transaksi-transaksi keuangan.

d. Mengelola dan mengawasi seluruh kekayaan perusahaan baik berupa uang tunai maupun rekening-rekening pada bank, dan surat-surat berharga serta inventasi perusahaan.

e. Membuat anggaran dan mengatur pembelian barang.

f. Membuat kegiatan arus kas yang meliputi kegiatan keuangan sesuai dengan anggaran yang disetujui.

g. Mengendalikan dan mengawasi hutang dan piutang, pendapatan dan biaya perusahaan untuk menghindari terjadinya kesalahan dan kecurangan.

h. Memberikan otorisasi atas semua pengeluaran uang untuk kegiatan operasional sehari-hari melalui pengeluaran kas.

i. Memeriksa semua transaksi kegiatan keuangan dan laporan-laporan keuangan yang dihasilkan bawahannya.

6. Kepala bagian tanaman

Mempunyai tugas dan tanggung jawab :

a. Mengkoordinasikan mulai dari penanaman untuk bahan baku itu sendiri, penuaian, sampai siap untuk masuk ke tahap untuk pengolahan.

b. Memberikan laporan kepada direktur produksi tentang permasalahan tanaman untuk bahan baku itu sendiri dan yang dapat untuk dijadikan bahan untuk dapat diolah.

7. Kepala bagian pengadaan dan pembelian barang Mempunyai tugas dan tanggung jawab :

a. Mengelola persediaan ATK dan cetakan kantor pusat.

b. Menyelenggarakan pemantauan keberadaan barang-barang inventaris, peralatan kantor dengan catatan akuntansi untuk keperluan audit secara berkala.

c. Menyelenggarakan kebijakan pengadaan barang dan jasa sesuai kebutuhan perusahaan.

3.2Pemeliharaan dan Perawatan Arsip

Saat ini pemeliharaan dan perawatan arsip pada kantor PT Gergas Utama masih sangat kurang mendapat perhatian dari pihak kantor. Seperti yang penulis ketahui arsip merupakan dokumen yang sangat penting bagi suatu instansi baik pemerintahan maupun swasta.Oleh sebab itu petugas kearsipan harus memeliharanya dengan baik agar informasi yang terkandung di dalamnya dapat digunakan kembali jika suatu saat diperlukan.

3.2.1 Usaha Pemeliharaan dan Perawatan Arsip

Pada PT Gergas Utama kegiatan arsip dilakukan oleh pegawai yang bertugas di bagian umum. Berikut ini adalah usaha-usaha yang dilakukan pegawai dalam melakukan pemeliharaan dan perawatan arsip :

A. Pemeliharaan Arsip

1. Pengaturan Ruangan Penyimpanan Arsip

- Arsip inaktif disimpan di ruangan khusus tempat penyimpanan arsip. - Ruangan arsip menggunakan kipas angin.

- Ruangan arsip diberikan penerangan lampu secukupnya.

- Ruangan arsip diberikan ventilasi udara agar suhu udara tetap terkontrol. - Ruangan arsip bebas dari polusi udara.

2. Kebersihan

Untuk menjaga kebersihan ruangan dan arsip, PT Gergas Melakukan usaha-usaha sebagi berikut :

a. Kebersihan Ruangan Arsip

Ruangan arsip harus bersih dari debu dan sarang laba-laba, ruangan arsip dibersihkan satu kali sehari dengan disapu dan kemudian dipel.

b. Kebersihan Arsip

Untuk menjaga kebersihan arsip, pegawai yang bertugas mengurus arsip membersihkan arsip-arsip dari debu dengan menggunakan bulu ayam (kemoceng).

3. Pemeliharaan tempat penyimpanan arsip

Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip pada PT Gergas Utama adalah rak arsip dan lemari arsip.

a. Rak Arsip

Rak arsip terbuat dari kayu, di sebelah depan rak diberi penutup gorden dan di sebelah belakang diberi penutup papan.

b. Lemari Arsip

Lemari arsip menggunakan alat penyimpanan yang tertutup sehingga arsip-arsip tidak berhubungan langsung dengan udara luar. Usaha-usaha yang dilakukan PT Gergas Utama untuk menjaga arsip dalam lemari sebagai berikut:

- Lemari arsip harus sering dibuka untuk mengontrol tingkat kelembabannya.

- Susunan arsip dalam lemari sedikit renggang, tidak terlalu rapat.

B. Perawatan Arsip

Usaha-usaha yang dilakukan PT Gergas Utama dalam melakukan perawatan arsip sebagai berikut :

1. Memberikan kamper atau kapur barus secukupnya yang diletakkan di antara boks-boks arsip dan di sudut-sudut lemari atau rak arsip. Sebelum diletakkan kapur barus petugas terlebih dahulu membersihkan boks arsip.

2. Untuk menanggulangi arsip yang sobek petugas hanya menambal kertas arsip yang sobek dengan memberikan tempelan kertas tissue diatasnya.

3.2.2 Pengamanan Arsip

Pengamanan arsip adalah usaha penjagaan agar arsip tidak hilang dan agar isinya tidak sampai diketahui oleh orang yang tidak berhak.

Pengamanan terhadap arsip di PT Gergas Utama adalah dengan menyimpan arsip atau berkas data pegawai dengan disimpan diruangan khusus penyimpanan arsip dan melarang pegawai yang tidak bersangkutan masuk ke dalam ruangan arsip agar tidak diketahui kerahasiaannya.

Dalam undang-undang kearsipan bagi orang yang dengan sengaja tanpa sepengetahuan dalam peminjaman arsip maka hukuman penjara selama 20 tahun, tapi undang-undang ini belum diberlakukan pada PT Gergas Utama.

3.2.3 Faktor-Faktor Penyebab Kerusakan Arsip

Dari hasil wawancara penulis dengan seorang staff PT Gergas Utama faktor-faktor penyebab kerusakan arsip yakni sebagai berikut :

a. Faktor Internal

Kerusakan arsip yang disebabkan oleh faktor internal adalah usia arsip yang sudah tua. Arsip-arsip yang sudah lama disimpan akan timbul bintik-bintik kecoklatan atau hitam dan lapuk serta kualitas bahan kertas yang tidak baik termasuk salah satu faktor yang membuat arsip mudah rusak dan tidak bertahan lama.

b. Faktor Eksternal

Faktor eksternal yang menyebabkan arsip mengalami kerusakan adalah : - Kelembaban udara dan temperatur yang tidak terkontrol.

- Kekotoran udara, ruangan penyimpanan arsip yang tidak menggunakan pendingin ruangan (AC) dapat menyebabkan banyaknya udara kotor yang masuk ke dalam ruangan penyimpanan arsip

- Rayap dan sejenisnya, penggunaan rak yang terbuat dari kayu dapat menimbulkan adanya rayap

- Jamur, kelembaban udara yang tidak terkontrol mengakibatkan timbulnya jamur-jamur di kertas arsip.

3.3 Tujuan Pemeliharaan dan Perawatan Arsip

Adapun tujuan PT Gergas Utama melakukan Pemeliharaan dan perawatan arsip adalah sebagai berikut:

a. Untuk mencegah atau meminimalkan kerusakan-kerusakan yang kemungkinan bisa terjadi.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1Kesimpulan

Berdasarkan uraian-uraian dari bab sebelumnya maka dapat disimpulkan sebagai berikut :

1. Pada kantor PT Gergas Utama kerusakan arsip yang disebabkan dari dalam atau faktor internal adalah usia arsip yang sudah tua. Arsip-arsip yang sudah lama disimpan menimbulkan bintik-bintik kecoklatan atau hitam dan lapuk serta kualitas bahan kertas yang tidak baik termasuk salah satu faktor yang membuat arsip mudah rusak dan bertahan lama.

2. Ruangan arsip in-aktif hanya menggunakan kipas angin sehingga suhu udara dan kelembaban udara tidak terkontrol.

3. Untuk menjaga kebersihan arsip dari kekotoran atau debu, petugas hanya membersihkannya dengan menggunakan bulu ayam.

4. Kurang lengkapnya sarana dan prasaran dalam pemeliharaan dan perawatan arsip.

5. Pemeliharaan dan perawatan arsip pada kantor PT Gergas Utama masih sangat sederhana.

6. Salah satu faktor eksternal penyebab kerusakan arsip adalah jamur, kelembaban udara yang tidak terkontrol mengakibatkan munculnya jamur-jamur di kertas arsip.

7. Tempat penyimpanan arsip terdiri dari rak arsip dan lemari arsip.

8. Ruangan penyimpanan arsip dibersihkan sekali sehari dengan disapu dan kemudian dipel.

4.2Saran

Berdasarkan kesimpulan di atas, maka penulis memberikan saran-saran sebagai berikut :

1. Seharusnya pegawai yang bertugas mengurus arsip diberikan pendidikan serta pelatihan, agar pemeliharaan dan perawatan arsip pada Kantor PT Gergas Utama dapat terlaksana dengan baik.

2. Pimpinan PT Gergas Utama seharusnya lebih memperhatikan sarana dan prasana yang dapat mendukung dalam pemeliharaan dan perawatan arsip. 3. Dalam pelaksanaan pemeliharaan dan perawatan arsip hendaknya PT

Gergas Utama melakukan fumigasi minimal setahun sekali.

4. Tumpukan arsip yang terlalu banyak, seharusnya PT Gergas Utama menambah rak atau lemari arsip untuk meminimalkan tumpukan arsip yang berada diluar lemari atau rak.

DAFTAR PUSTAKA

Abubakar, Hadi. 1996. Pola Kearsipan Modern Sistem Kartu kendali.Jakarta : Djambatan.

Almansyah, Zulkifly. 2001. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Gramedia Utama. Barthos, Basir. 2007. Manajemen Kearsipan.Jakarta : Bumi Aksara.

Martono, Boedi. 1994. Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan.Jakarta : Pustaka Sinar Harapan.

Sedermayanti.2003. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi

Modern.Bandung:Mandar Maju.

Sutarto. 1997. Sekretaris dan Tata Warkat. Yogyakarta : Gajah Mada University Press,

Wursanto. 1991. Kearsipan I.Yogyakarta : Kanisius.

Sumber Lain :

1.

LAMPIRAN

LAMPIRAN