Faktor-faktor Penyebab Kerusakan Arsip

2.2.3 Faktor-faktor Penyebab Kerusakan Arsip

Arsip-arsip tidak hanya merupakan warisan masa lampau, akan tetapi arsip-arsip juga memberi informasi tentang masa lampau itu sendiri. Oleh karena itu kita harus memelihara dan merawat arsip tersebut agar terhindar dari kerusakan dan kemusnahan. Kerusakan arsip dapat disebabkan oleh dua faktor, yaitu faktor internal dan faktor eksternal.Faktor internal adalah kerusakan yang disebabknan dari dalam, sedangkan faktor eksternal adalah kerusakan yang disebabkan dari luar arsip. Dalam Bulletin Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 1972 tentang Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip telah diberikan pedoman tentang faktor-faktor yang menyebabkan kerusakan arsip sebagai berikut: 1. Kerusakan yang disebabkan dari dalam faktor internal Kerusakan yang disebabkan dari dalam dapat berasal dari unsur-unsur kertas, tinta, pasta atau lem. a. Kertas Arsip-arsip yang sebagian besar terdiri dari kertas mempunyai sifat yang unik. Air yang dipergunakan untuk proses pembuatan kertas mungkin tidak bersih, demikian pula bahan-bahan yang dipergunakan untuk lapisan atas yang terbuat dari kanji,cuka, garam mineral, menimbulkan masalah-masalah tersendiri yang harus diperhitungkan pula akibatnya. Oleh karena itu penggunaan kertas yang baik harus diimbangi dengan perawatan dan penyimpanan yang sebaik mungkin, agar kertas arsip dapat tahan lama. b. Tinta Tinta merupakan cairan dalam berbagai warna yang digunakan utuk membubuhkan tulisan di atas kertas. Apabila tinta yang dipergunakan Universitas Sumatera Utara kurang baik akan menyebabkan tulisan akan mudah luntur apabila kertas terkena air atau pada udara lembab. Tinta-tinta yang tidak baik juga akan dapat menimbulkan reaksi kimia yang dapat merusak kertas. c. Pasta atau Lem Pasta atau lem yang digunakan sebagai bahan perekat juga mempunyai peranan yang kurang baik dalam daya tahan kertas. Jangan menggunakan pasta atau lem yang dibuat dari celluloce tape dan sejenisnya, sebab bahan tersebut dapat dengan mudah merusak kertas arsip itu sendiri. 2. Kerusakan yang disebabkan dari luar faktor eksternal Wursantodalam bukunya yang berjudul kearsipan 1991:228 mengatakan, faktor penyebab kerusakan ekstern adalah faktor-faktor kerusakan arsip yang berasal dari luar arsip tersebut, misalnya: a. Kelembaban udara b. Udara yang terlalu kering c. Sinar matahari d. Kekotoran udara e. Jamur dan sejenisnya f. Rayap g. Gegat. Bashir Barthos dalam bukunya yang berjudul Manajemen Kearsipan 2007:52-55, menjelaskan kerusakan arsip akibat serangan dari luar adalah sebagai berikut : a. Kelembaban Udara Universitas Sumatera Utara Akibat kelembaban udara yang tidak terkontrol akan memungkinkan akibat-akibat seperti timbulnya jamur. Pertolongan pertama pada arsip yang berjamur adalah dengan menormalisasi kelembaban, akan tetapi usaha ini sukar dilakukan. Yang dapat kita lakukan adalah dengan menambah edaran udara panas, atau dengan menggunakan panasnya lisrtik b. Udara yang terlampau kering Udara yang terlampau keringpun akan dapat merusak kertas pula, seperti misalnya kertas akan menjadi kering, kesat dan mudah petas getas. Untuk menghindari udara yang terlampau kering, kelembaban harus diatur sedemikian rupa sehingga tidak melampaui 75 dan temperatur udara diantara 65 F dan 85 F. c. Sinar Matahari Sinar matahari memang penting untuk membantu membasmi musuh-musuh kertas, akan tetapi sinar matahari yang dikarenakan panasnya terutama ultraviolet sangat membahayakan bagi kertas-kertas arsip. Oleh karena itu tidak ada sinar yang jatuh secara langsung pada kertas-kertas arsip tersebut.Sinar ultraviolet dapat mengancam struktur molekul kertas dan kulit, sebagai akibatnya dapat terlihat dengan jelas antara lain seperti, kertas menjadi buruk, coklat, dan tintanya pun luntur.Untuk mengindari jatuhnya sinar matahri secara langsung, hendaknya pintu-pintu dan jendala-jendela dibuat menghadap ke utara atau ke selatan. d. Debu Untuk mengatasi debu-debu dapat menggunakan filter electrostatic, atau pasanglah jaring kawat yang halus pada jendela-jendela dan pintu- pintu. Selain berguna untuk menyaring udara masuk, juga berguna untuk menahan masuknya berjenis-jenis serangga di dalam ruang penyimpanan arsip. Universitas Sumatera Utara e. Jamur Jamur adalah akibat langsung dari kelembaban dan karena temparatur udara yang tidak terkontrol, jamur ini tampak seperti lapisan tipis yang keputih-putihan.Untuk hal seperti ini, hendaknya pertama-tama yang dilakukan adalah menutup jendela-jendela, kemudian buatlah panas buatan dengan menggunakan alat untuk menormalisasikan kelembaban. Dengan udara kering akan menghindari perkembangan jamur, apabila tindakan ini masih memungkinkan tumbuhnya jamur, gosoklah kertas arsip dengan kain yang bersih dan kering. Cara lain untuk pencegahan yang baik bagi buku-buku adalah dengan melapisi buku-buku dengan lacquer. Bermacam-macam jamur dapat dihilangkan dengan alcohol apabila jamur-jamur tersebut terdapat di permukaan kertas, tetapi harus diingat pula bahaya penggunaan alcohol ini. f. Rayap Usaha untuk melindungi serangan rayap yang paling tepat adalah dengan mengadakan pencegahan, yakni dengan peniadaan penggunaan kayu bangunan yang langsung bersentuhan dengan tanah. g. Gegat Gegat silverfish yang sering merusakkan kertas, biasanya terdapat pada dinding-dinding yang basah. Jika kertas-kertas arsip selalu bersentuhan dengan dinding yang lembab, bukan saja kertas tersebut menjadi lembab, akan tetapi sering pula dirusak oleh gegat ataupun jenis- jenis serangga lainnya. Oleh karena itu jagalah agar arsip-arsip tidak bersentuhan dengan dinding.Untuk menghindarinya pergunakanlah rak-rak yang dipasang antara jarak dindinglantai dengan raknya paling sedikit 6 inchi. Universitas Sumatera Utara

2.3 Tujuan Pemeliharaan dan Perawatan Arsip

Usaha pemeliharaan dan perawatan arsip guna melindungi, mengatasi, mencegah dan mengambil langkah-langkah serta mengambil tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari kemusnahan yang sebenarnya tidak diinginkan Wursanto, 1991 : 220 Tujuan pemeliharaan arsip menurut Sedarmayanti 2003:111 adalah sebagai berikut: 1. Untuk menjamin keamanan dan penyimpanan arsip itu sendiri. Dengan demikian setiap pejabat yang bertanggung jawab atas pengelolaan arsip harus melakukan pengawasan apakah sesuatu arsip sudah tersimpan pada tempat yang seharusnya. 2. Agar pertanggungjawaban arsip dapat mengetahui dan mengawasi apakah sesuatu arsip telah diproses menurut prosedur yang seharusnya. Universitas Sumatera Utara