Pengertian Arsip Pemeliharaan Dan Perawatan Arsip Pada Kantor PT. Gergas Utama

2.1 Pengertian Arsip

Arsip merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tatausaha, yang banyak dilakukan oleh setiap badan usaha, baik badan usaha pemerintahan maupun badan usaha swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-dokumen kantor. Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan surat-surat atau dokumen-dokumen inilah yang disebut kearsipan. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi.Mengingat arti pentingnya, Pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan.Hal ini terbukti dengan dikeluarkannya beberapa peraturan perundang-undangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional. Peraturan pertama kali yang mengatur tentang kearsipan Nasioanal ialah Undang-undang Nomor Prp. 19 tahun 1961, tentang Pokok-pokok Kearsipan Nasional, yang dimuat dalam Lembaran Negara tahun 1971 Nomor 32, tambahan lembaran Negara nomor 2964. A. Pengertian Arsip Menurut Kamus Ensiklopedi 1. Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia adalah simpanan surat-surat penting. Menurut pengertian tersebut, tidak semua surat dikatakan arsip. Surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan sebagai berikut: - Surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan bagi lembaga, organisasi, instansi, perseorangan baik untuk masa kini maupun untuk masa yang akan datang. - Surat tersebut, karena masih mempunyai nilai kepentingan harus disimpan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali. 2. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu Universitas Sumatera Utara kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Menurut pengertian tersebut, warkat yang selanjutnya disebut arsip harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut : - Warkat tersebut harus masih mempunyai kegunaan - Warkat tersebut harus disimpan secara teratur dan berencana, dan - Warkat tersebut harus dapat ditemukan dengan mudah dan cepat apabila diperlukan kembali. Dengan sendirinya, warkat yang tidak memenuhi syarat-syarat tersebut di atas, tidak dapat dikatakan sebagai arsip. Dalam buku Ensiklopedi arsip diartikan sebagai kumpulan dokumen, tulisan, atau gambar-gambar yang disimpan untuk tujuan-tujuan ilmiah dan praktis. B. Pengertian Arsip Menurut Beberapa Ahli Berikut ini penulis akan membahas pengertian arsip menurut beberapa ahli: Menurut The Liang Gie 1979 :17Arsip adalah setiap catatan tertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk keperluan perekam ingatan. Dalam bahas inggris arsip dikenal dengan istilah record. Menurut Doserno dan Kynaston 2005 Arsip adalah dokumen dalam media yang mempunyai nilai historis atau hukum sehingga disimpan secara permanen. Menurut Internasional Standards Organizations ISOArsip adalah informasi yang disimpan dalam berbagai bentuk, termasuk data dalam komputer, dibuat atau diterima serta dikelola oleh organisasi mapun orang dalam transaksi bisnis dan menyimpannya sebagai bukti aktifitas.

2.2 Pemeliharaan dan Perawatan Arsip