Perawatan Arsip Usaha-usaha Pemeliharaan dan Perawatan Arsip A. Pemeliharaan arsip

B. Perawatan Arsip

Perawatan arsip merupakan kegiatan mempertahankan kondisi arsip agar tetap baik dan mengadakan perbaikan pada arsip yang rusak agar informasinya tetap terpelihara. Secara umum yang dikatakan dengan perawatan arsip adalah aktivitas untuk menyimpan dan mempertahankan arsip agar tetap baik dan mengadakan perbaikan terhadap arsip yang rusak. Usaha yang dapat dilakukan guna untuk merawat arsip adalah sebagai berikut: 1. Kamperisasi Kamperisasi adalah salah satu kegiatan preventive pemeliharaan yang dilakukan dengan cara membersihkan arsip dan boks arsip serta memberikan kapur barus secukupnya pada rak arsip. 2. Fumigasi Fumigasi adalah suatu upaya untuk mencegah agar kerusakan fisik arsip secara berkelanjutan dapat dihindari, mengobati atau mematikan faktor-faktor perusak biologis dan mensterilkan keadaan arsip agar tidak berbau yang mengganggu penciuman serta menyegarkan udara agar tidak menimbulkan penyakit. Syarat untuk mendapatkan hasil optimal dari tindakan fumigasi, yaitu : a Pelaksana yang professional. b Tepat sasaran, maksudnya bahan kimia yang digunakan memang diperuntukan bagi pembasmian hama tertentu yang sedang menyerang fisik arsip. c Metode yang digunakan tepat. d Tepat waktu pelaksanaan. Universitas Sumatera Utara Metode pelaksanaan fumigasi dilaksanakan satu semester sekali. Pemilihan metode pelaksanaan fumigasi didasarkan atas volume dan jenis arsip yang akan difumigasi,antara lain : a Fumigasi ruangan Metode fumigasi di dalam ruangan dilaksanakan pada ruangan tempat arsip tersebut disimpan. Ruangan tersebut harus memenuhi persyaratan untuk pelaksanaan fumigasi agar tidak membahayakan kesehatan manusia dan menjamin efektivitas pelaksanaan. b Fumigasi dibawah penutup Fumigasi dibawah penutup dilakukan di dalam ruangan atau gedung yang besar tetapi volume arsipnya relative sedikit. Arsip yang akan difumigasi ditutup dengan plastic polythilene yang memenuhi syarat untuk keperluan itu. c Fumigasi bertahap Fumigasi dilaksanakan pada ruangan khusus dengan desain tertentu.Ruangan tersebut dilengkapi dengan pipa instalasi penyaluran bahan kimia fumigasi dan dilengkapi pula dengan blower untuk menarik udara sisi fumigasi keluar dari ruangan.Fumigasi dengan metode ini dapat dilakukan dengan biaya yang lebih relative. Kika, 2011 3. Perawatan halaman yang sobek Untuk memperbaiki arsip-arsip yang sobek gunakanlah perekat kanji, jangan sekali-sekali menggunakan cellotape.Apabila kita menemukan sobekan di pinggir kertas arsip dapat diperbaiki dengan kertas yang tipis dan kuat.Potonglah kertas tersebut selebar ½ inci, atau lebih panjang sedikit dari sobekan tersebut, kemudian pulaslah potongan tersebut dengan perekat kanji, letakkan dengan hati-hati di atas sobekkannya.Perhatikan agar kedua pinggiran yang sobek disatukan kembali dengan rata.Cara yang baik untuk memberi perekat pada kertas yang dipergunakan untuk menambal, ialah dengan meletakkan kertas Universitas Sumatera Utara tersebut di atas kaca.Taruhlah perekat secukupnya dan ratakan dengan cermat. Apabila kertas yang sobek itu melibat pula ke bagian yang ada tulisannya, pergunakanlah kertas tissue sebagai kertas penambal.Cara yang dilakukan sedikit berbeda, yaitu sapulah bagian-bagian yang sobek dengan perekat secukupnya, kemudian satukan kembali kedua bagian yang sobek dengan cermat.Barulah kemudian ditempelkan sepotong kertas tissue di atasnya dan digosoklah perlahan-lahan agar melekat.Setelah itu, taruhlah sebuah benda yang berat di atas arsip tersebut untuk mengepresnya.Serabut-serabut tissue yang halus tidak saja berfungsi sebagai alat pengikat tetapi juga berfungsi untuk menutupi lubang-lubang kecil yang terdapat pada sobekan itu. 4. Memperbaiki arsip yang terbakar Apabila kertas-kertas arsip terserang oleh api, atau oleh beberapa sebab menjadi hangus atau sedikit terbakar, serahkanlah arsip-arsip tersebut kepada yang lebih ahli. Dalam hal ini serahkan arsip kepada Arsip Nasional RI.Akan tetapi untuk pertolongan pertama yang dapat kita lakukan adalah dengan memasukkan arsip-arsip tersebut ke dalam peti, dan bungkuslah dengan kertas tissue secara lepas. 5. Menanggulangi arsip-arsip yang basah atau terendam air. Beberapa hal yang perlu diperhatikan di dalam usaha menyelamatkan arsip-arsip dari ancaman kemusnahan akibat menderita serangan air ialah sebagai berikut : - Ikatan arsip janganlah dibuka sebelum lumpur atau kotoran yang berada di permukaan kulit kertas arsip dibersihkan - Mengeluarkan air yang terkandung di dalam ikatan arsip dengan jalan menekan secara perlahan Universitas Sumatera Utara - Tidak diperkenankan untuk mengeringkan arsip dengan menjemur di terik matahari, akan tetapi cukup dengan dianginkan di tempat yang bebas dari sinar matahari - Kertas arsip yang dibundel hendaknya jangan dibuka terlalu lebar, bukalah selebar jari - Hendaknya kulit arsip jangan dipisahkan ketika masih dalam keadaan basah - Lakukanlah semua ini dengan kesabaran dan kecermatan. Setelah ke enam patokan tersebut diperhatikan, tindakan pertama yang harus dilakukan adalah dengan membersihkan kotoran-kotoran yang menempel pada kulit arsip.Gunakan kapas yang lembab untuk membersihkan kotoran tersebut, dan jangan digosok-gosokkan, sebab hal ini dapat merusak kertas.Cukup dengan menempelkan kapas lembab ini agar kotorannya terserap oleh kapas tersebut.Apabila kertas saling merekat, pergunakanlah pisau tumpul untuk memisahkannya.Setelah itu bentangkanlah di atas meja atau lantai yang bersih dengan diberi alas kertas penyerap.Setelah kering dapat diratakan dengan mesin pres atau setrika. 6. Enkapsulasi Enkapsulasi adalah suatu cara untuk memelihara arsip dengan menggunakan bahan pelindung guna menghindarkan arsip dari kerusakan yang bersifat fisik. Arsip yang dienkapsulasi yaitu arsip-arsip yang rusak karena faktor usia dan pengaruh polusi udara dan zat asam, serta arsip yang berlubang karena dimakan serangga. Sebelum arsip dienkapsulasi dilaksanakan hendaknya arsip yang akan diperbaiki dalam kondisi bersih, kering, dan bebas asam. 7. Laminasi Universitas Sumatera Utara Laminasi adalah melapis suatu lembar arsip di antara dua lembar bahan penguat.Metode laminasi terdiri atas laminasi dengan tangan dan laminasi mesin dingin atau panas. 8. Mengatasi cendawan Apabila setelah kering di kertas-kertas tumbuh cendawan, sapulah segera dengan campuran thymol dan spiritus, dapat juga dengan acetone.Selain itu dapat juga mempergunakan campuran formalin dengan air, campuran ini harus mengandung formalin sebanyak 40. 9. Menghilangkan noda atau bercak Noda atau bercak yang sering dijumpai pada kertas tua biasanya dikarenakan oleh bermacam-macam sebab, untuk noda yang masih baru mungkin masih mudah untuk mengilangkannya, misalnya dengan penghapus, air atau pencucian. Sedangkan untuk noda yang sulit dihilangkan dengan cara tersebut dapat dihilangkan dengan menggunakan pelarut organic yang biasanya dilanjutkan dengan pencucian, pemutihan dan deasidifikasi menghilangkan asam. Pelarut organik yang dipergunakan tergantung pada sifat dan jenis noda yang terdapat pada kertas. Pelarut organic yang sering digunakan antara lain alcohol, aseton, bensin, karbon tetraklorida, dan sebagainya. Cara menggunakan pelarut organic yaitu dengan mengoleskan sikat halus atau kapas yang telah dicelupkan dalam pelarut organik, di bagian belakang noda atau bercak yang akan dihilangkan, sebaiknya kertas yang bernoda diberi alas kertas penyerap putih. Barthos, Basir, 2007:61

2.2.2 Pengamanan Arsip