Untuk menentukan sistem pelayanan yang diberlakukan pada perpustakaan harus dipehatikan kesesuaian koleksi dengan sistem pelayanan. Apabila perpustakaan memiliki
jumlah koleksi yang cukup besar maka sistem yang baik diberlakukan adalah sistem pelayanan terbuka, tetapi apabila perpustakaan memiliki jumlah koleksi sedikit maka
sistem yang baik digunakan adalah sistem pelayanan tertutup. Kedua sistem diatas sama baiknya.
Menurut Lasa 1994:6, untuk menentukan sistem pelayanan yang paling tepat digunakan maka perpustakaan harus memperhatikan :
1. Jumlah dan kualitas tenaga yaitu apakah tenaga yang tera,pil dan terdidik telah
tersedia demi kelancaran tugas-tugas kepustakawanan. 2.
faktor ruangan yaitu luas sempitnya ruangan yang dimiliki perpustakaan tersebut. 3.
Jumlah koleksi yaitu besar-kecilnya koleksi yang dimiliki perpustakaan tersebut apakah sebanding dengan jumlah pengguna, jumlah rata-rata peminjaman tiap
hari, jangka waktu pinjam diperbolehkan.
2.3.2.1 Sistem Pelayanan Terbuka Open Access
Sistem ini memberikan kebebasan kepada pengguna perpustakaan memilih dan mengambil sendiri pustaka yang dikehendakinya dari ruang koleksi. Menurut Depdikbud
Dirjen Dikti 1994 :53, “Sistem pinjam terbuka Open Access yaitu perpustakaan mengatur koleksinya menurut tata pajang, yakni koleksi terpajang atau terbuka bagi
pengguna sehingga pengguna dapat langsung mengambil pustaka yang diperlukan dari rak”.
Menurut Soeatminah 1992:130,”Sistem pelayanan terbuka merupakan suatu sistem layanan yang memperbolehkan pengunjung perpustakaan masuk ke ruang koleksi
untuk melihat-lihat, membuka pustaka dan mengambilnya dari tempat menyimpan untuk dibaca di tempat atau dipinjam untuk dibawa pulang”.
Selanjutnya Soeatminah menyatakan, pedoman untuk mengatur sistem pelayanan terbuka antara lain :
a. Penataan Koleksi
Koleksi perpustakaan harus ditata ulang secara sistematis atau menurut urutan klasifikasi, sehingga pengunjung mudah mencari dan menemukan bahan pustaka
yang dibutuhkan.
b. Rambu-rambu
Universitas Sumatera Utara
Rambu-rambu penunjuk arah pencarian pustaka sangat penting artinya, maka harus dibuat dengan jelas tetapi singkat serta ditempatkan ditempat yang tepat.
Rambu-rambu tersebut dapat berupa panah atau tulisan.
c. Tata Ruang Sistem pelayanan terbuka memerlukan penjagaan yang ketat agar kehilangan
bahan pustaka dapat ditekan. Tata ruang harus baik sehingga memungkinkan pengawasan petugas kepada setiap pengunjung secara seksama. Jalan untuk
masuk dan keluar diatur hanya dapat dilewati oleh satu pengunjung dan dapat diawasi langsung.
d. Katalog Perpustakaan Meskipun pengunjung dapat memilih pustaka langsung ke rak, katalog
perpustakaan harus tetap diperlukan dan harus ada.
Dengan berbagai petunjuk yang telah disediakan diharapkan para pengguna perpustakaan tidak terlalu banyak meminta pertolongan petugas peroustakaan. Pengguna
perpustakaan mencari sendiri buku yang diinginkan. Hal inilah yang menjadi tujuan penyelenggaraan perpustakaan dengan sistem pelayanan terbuka.
Menurut Lasa 1994 :5 , kelebihan dan kelemahan sistem pelayanan terbuka adalah :
a. kelebihan 1. Menghemat tenaga sebab dalam sistem ini petugas tidak perlu mengambilkan
bahan pustaka yang diperlukan pengguna 2. Buku-buku yang diketahui dan dibaca lebih banyak
3. Akan segera diketahui judul buku yang sedang dipinjam, nama dan alamat pemijam.
4. Apabila pengguna tidak me nemukan buku tertentu yang dicari, maka saat itu pula dapat memilih judul lain yang
relevan. 5. Kecil sekali terjadi kemungkinan kesalahpahaman antara petugas dan pengguna
b. Kelemahan 1. Frekuensi kerusakan lebih besar
2. Memerlukan ruangan yang lebih besar 3. Susunan buku menjadi tidak teratur. Oleh karena itu pustakawan harus sering
menggunakan reshelving. 4. Pemula yang datang ke perpustakaan untuk mencari buku sering bingung.
Berdasarkan uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem pelayanan terbuka pada suatu perpustakaan sangat manguntungkan bagi para pengguna jasa perpustakaan
karena dapat langsung memilih, melihat-lihat, mebuka-buka bahan pustaka yang ada di perpustakaan. Dengan sistem pelayanan terbuka ini para pemakai dapat merasa puas
dalam memilih bahan pustaka yang sesuai dengan keinginannya.
Universitas Sumatera Utara
2.3.2.2 Sistem Pelayanan Tertutup Closed Access
