Buku 1994 : 59, menyatakan tahapan penagihan yang dilakukan oleh perpustakaan adalah :
a. Penagihan pertama
b. Penagihan kedua, jika penagihan pertama tidak diindahkan
c. Penagihan ketiga, jika penagihan kedua tidak diindahkan
Menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman 2004 : 83, prosedur penagihan berkangsung sebagai berikut :
1. Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali
bahan perpustakaan; pekerjaan ini harus dilakukan setiap hari 2.
Petugas membuat surat penagihan rangkap dua, lembar pertama dikirimkan kepada peminjam, sedang lembar kedua disimpan sebagai pertinggal
3. Bila bahan dikembalikan sebelum ditagih, petugas memprosesnya berdasarkan
pengembalian
Sarana yang diperlukan proses penagihan ialah : a.
Kartu indeks bahan tanggal kembali yang dipergunakan untuk mengetahui batas akhir pengembalian
b. Kartu buku untuk mengetahui :
1. Nomor anggota yang terlambat mengembalikan 2. Keterangan bahan perpustakaan yang terlambat dikembalikan
c. Kartu peminjam untuk mengetahui identitas peminjam d. Formulir penagihan yang memuat :
1. Nama dan alamat pengirim 2. Keterangan bahan perpustakaan yang ditagih
3. Batas tanggal pengembalian 4. Tahapan penagihan ke-1.ke-2,ke-3
5. Sanksi bila tagihan tidak diindahkan.
Dengan adanya penagihan bahan pustaka maka perpustakaan dapat mengetahui koleksi apa saja yang telah dipinjam dan belum dikembalikan pengguna kapada
perpustakaan, sehingga perpustakaan dapat mengambil langkah-langkah yang sesuai seperti pemberian sanksi.
2.3.4.6 Pemberian Sanksi
Pemberian sanksi adalah suatu kegiatantugas pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan pemeriksaan atas pelanggaran yang dilakukan oleh pengguna serta pemberian
sanksi atas pelanggaran tersebut. Sanksi yang akan diberikan kepada setiap pengguna yang melakukan pelanggaran-pelanggaran seperti :
1. Terlamabat mengembalikan bahan pustaka
2. Mengembalikan Bahan pustaka dalam keadaan rusak
Universitas Sumatera Utara
3. Membawa bahan pustaka dari perpustakaan tanpa melalui prosedur yang benar.
4. Menghilangkan bahan pustaka
5. Melanggar tata tertib perpustakaan
Menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman 2004 :83, dinyatakan bahwa ada beberapa jenis sanksi yang dikenakan kepada pengguna antara lain :
a. Denda
b. Sanksi administrasi, misalnya tidak boleh meminjam bahan pustaka dalam waktu
tertentu c.
Sanksi akademik, berupa pembatasan kegiatan belajar-mengajar Sanksi yang diberikan kepada pengguna yang melanggar peraturan perpustakaan
hendaknya bersifat mendidik agar mereka menyadari bahwa bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan juga dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan yang lain.
Pemberian sanksi kepada pengguna dilakukan dengan prosedur yang ditetapkan perpustakaan. Prosedur pemberian sanksi apabila terjadi pelanggaran ialah sebagai
berikut : 1.
Petugas menetapkan tingkat pelanggaran pengguna 2.
Berdasarkan tingkat pelanggaran tersebut, petugas menetapkan sanksinya 3.
Untuk sanksi administratif, petugas langsung menyelesaikannya menurut aturan perpustakaan
4. Untuk sanksi akademik, kepala perpustakaan mengusulkan kepada pimpinan
perguruan tinggi agar memberi sanksi kepad pengguna tersebut
Dengan adanya prosedur pemberian sanksi diatas maka pengguna harus berkewajiban menjaga kedisiplinan dan ketaatan kepada peraturan. Pemberian sanksi
dimaksudkan untuk menananamkan disiplin para pengguna dan petugas perpustakaan agar peredaran buku dapat dilaksanakan seadil-adilnya diantara para pengguna, terutama
kalau koleksi perpustakaan masih sedikit.
2.3.4.7 Bebas Pustaka
Untuk menjaga keutuhan koleksi secara keseluruhan, maka setiap anggota yang telah habis masa keangotaannya atau untuk keperluan lain seperti pengguna yang akan
dipindah ke lembaga pendidikan yang lain atau bagi staf pengajar yang akan pensiun akan diperlukan keterangan beba pinjam pustaka.
Menurut buku pedoman pelayanan sirkulasi dan referensi Perpustakaan Perguruan Tinggi 1982 : 27, adalah sebagai berikut :
a. Pengguna yang membubuhkan tanda bukti bebas pustaka menyerahkan tanda
pengenal
Universitas Sumatera Utara
b. Petugas mengambil kartu peminjaman berdasarkan nomor anggota yang tertera
pada kartu peminjaman c.
Petugas memeriksa ada tidaknya peminjaman yang belum dikembalikan pada kartu peminjam
d. Kartu peminjam yang menunjukkan bahwa pengguna tidak mempunyai
peminjaman di stempel “bebas pustaka” e.
Petugas memertiksa tanda bukti bebas pustaka dengan identitas pengguna rangkap dua. Copi pertama diberikan kepada pengguna, copi kedua untuk pertinggal
2.3.4.8 Statistik Pengunjung
