Jenis Pelayanan Pengguna Pelayanan Pandang Dengar Pelayanan Jasa Kesiagaan Informasi JKI

2.3.3 Jenis Pelayanan Pengguna

Jenis pelayanan pengguna yang diberikan perpustakaan akan menentukan mutu dari pelayanan perpustakaan tersebut. Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 1994 : 53 , jenis-jenis pelayanan pengguna adalah sebagai berikut: 1. Pelayanan sirkulasi 2. Pelayanan Referensi 3. Pelayanan bimbingan pengguna 4. Silang layan 5. Pelayanan jasa kesiagaan informasi 6. Pandang dengar audio-visual 7. Pelayanan dengan komputer Melalui jenis pelayanan tersebut diatas, maka pengguna jasa perpustakaan akan memperoleh informasi yang dibutuhkan secara optimal dan memperoleh manfaat dari berbagai sarana pelayanan yang diberikan oleh perpustakaan kepada pengguna perpustakaan. Jenis pelayanan diatas merupakan jenis pelayanan yang sering dipakai oleh perpustakaan, tetapi tidak semua perpustakaan menggunakan pelayanan tersebut, tergantung pada jenis perpustakaan serta situasi dan kondisi perpustakaan yang ada.

2.3.4 Pelayanan Sirkulasi

Kata sirkulasi berasal dari bahas inggris “circulation” yang mempunyai arti perputaran dan pengedaran. Dalam ilmu perpustakaan kata sirkulasi dikenal sebagai kegiatan pertukaran peminjaman dan pengembalian buku di perpustakaan. Jenis bahan yang dapat dipinjamkan dapat berupa buku, jurnal, kaset, CD, atau bahan perpustakaan lainnya. Bagian sirkulasi merupakan bagian yang termasuk unit readers service yang bertugas memberikan servis kapada pembaca. Sehingga bagian sirkulasi ini merupakan bagian yang langsung berhubungan dengan pengguna atau pengunjung yang selalu terus berkembang. Kegiatan sirkulasi dapat dipakai untuk mengukur kegiatan suatu perpustakaan. Kegiatan sirkulasi dapat dilaksanakan sesudah buku-buku selesai diproses lengkap dengan label-labelnya seperti kartu buku, kartu tanggal kembali, kantong kartu buku, dan call number pada punggung buku. Universitas Sumatera Utara Menurut Lasa 1994 : 1, “Pelayanan sirkulasi adalah mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan pengguna koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan”. Menurut Perpustakaan Nasional RI 1999: 34 , “Layanan sirkulasi adalah kegiatan peredaran koleksi perpustakaan diluar perpustakaan”. Menurut Sulistyo-Basuki 1991 : 257-259, Fungsi dan tugas pelayanan sirkulasi adalah sebagai berikut : a. Mengawasi pintu masuk dan keluar perpustakaan b. Pendaftaran anggota, perpanjangan keanggotaan dan pengunduran diri anggota perpustakaan. c. Meminjam serta mengembalikan buku dan memperpanjang waktu peminjaman d. Menarik denda bagi buku yang terlambat dikembalikan e. Mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang dikembalikan pada waktunya. f. Tugas yang berkaitan dengan peminjaman buku khususnya buku hilang atau rusak g. Bertanggungjawab atas segala berkas peminjaman h. Membuat ststistik peminjaman i. Peminjaman antara perpustakaan j. Mengawasi urusan penitipan tas, jas, mantel, dan sebagainya milik pengunjung perpustakaan. k. Tugas lainnya terutama berkaitan dengan peminjaman. Kadang-kadang bagian sirkulasi mendapat tugas tambahan seperti mengembalikan buku ke rak, jasa peminjaman antara perpustakaan, dan sebagainya. Sedangkan menurut Sumardji 1988 : 72 , “Pelayanan sirkulasi adalah kegiatan melayankan koleksi perpustakaan kepada pengguna pengunjung dengan berbagai macam kegiatan, seperti antara lain : a. Membuat peraturan mengenai pemakaipeminjaman koleksi misalnya mengatur : 1. Siapa saja yang boleh memakai koleksi perpustakaan 2. Syarat-syarat apa saja 3. Hak-hak apa saja 4. Lamanya jangka waktu peminjam 5. Banyaknya koleksi pustaka yang boleh dipinjam keluar oleh setiap oranganggota 6. Sanksi-sanksi bila terlambat mengembalikan pinjaman pustaka ataupun jika terjadi pelanggaran terhadap tata tertib perpustakaan. 7. Dan lain sebagainya b. Membuat pengumuman tentang pendaftaran anggota perpustakaan pengguna fasilitas perpustakaan langsung tertulis di perpustakaan atau lewat iklan mass media. c. Melakukan pendaftaran peminat yang akan menjadi anggota perpustakaan pengguna fasilitas perpustakaan d. Memproses kartu kartu keanggotaan perpustakaan misalnya dengan kegiatan : 1. Membuat kartu anggota bagi setiap peminat yang telah mendaftarkan diri 2. Membuat kartu arsipnya Universitas Sumatera Utara 3. Membuat blanko kartu bon pinjaman 4. Menyimpan dengan teratur dan sistematis semua kartu-kartu yang bersangkutan dengan keanggotaan perpustakaan. 5. Dan lain sebagainya. e. Melayani permintaan koleksi sirkulasi koleksi pustaka yang boleh beredar atau boleh dibawa pulang oleh anggota perpustakaan, teruama koleksi text book buku-buku teks. f. Menyimpan dengan teratur dan sistematis semua kartu yang bersangkutan dengan pelayanan peminjaman koleksi pustaka tersebut. g. Melakukan penagihan kepada para anggota perpustakaan yang belum mengembalikan pijamannya padahal sudah habis waktu pinjmannya, dengan cara ditagih langsung atau pun melalui surat panggilan. h. Menarik denda terhadap anggota perpustakaan yang terlambat mengembalikan pinjamannya sesuai dengan peraturan i. Mencatat dengan tertib dan teratur semua pemasukan uang pendaftaran anggota perpustakaan maupun atau denda keterlambatan pengembalian koleksi pustaka,untuk kemudian menyetorkannya kepada pejabat atau petugas yang berwenang atau pimpinan perpustakaan. j. Melayani permintaan Surat Bebas Pinjaman Pustaka SBPP kepada para anggota yang memerlukan untuk keperluan wisudakelulusan dan lain sebagainya k. Membuat laporan tertulis secara berkala tentang kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan dalam rangka melaksanakan kegiatan pelayanan sirkulasi Menurut Noerhayati 1998 : 190, fungsi pelayanan sirkulasi adalah : 1. Melayani pendaftaran anggota 2. Melayani pinjaman dan pengembalian buku-buku 3. Menarik denda bagi anggota-anggota yang terlambat dalam mengembalikan buku-buku pinjaman 4. Penagihan buku-buku 5. Memberi surat keterangan bebas pinjam 6. Membuat laporan harian 7. Bertanggung jawab atas kerapian buku-buku di rak Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa pelayanan sirkulasi adalah melaksanakan semua kegiatan yang berkaitan dengan pengawasan dan pemanfaatan koleksi perpustakaan. Untuk dapat melaksanakan fungsi diatas, maka bagian pelayanan sirkulasi melaksanakan tugas sebagai berikut : a. Menerima bahan pustaka dari bagian pengolahan b. Menyimpan bahan pustaka menurut susunan yang sesuai dengan peraturan c. Menyimpan kartu katalog pada raklemari katalog sesuai dengan peraturan d. Melakukan pendaftaran peminatpengguna bahan pustaka e. Melayani calon dan anggota perpustakaan f. Melayani pengguna perpustakaan g. Melayani peminjaman dan penagihan Universitas Sumatera Utara h. Mengenakan denda pada anggota i. Secara berkala meneliti dan mengumpulkan bahan pustaka yang rusak untuk diperbaiki j. Membuat laporan tertulis dan statistik secara berkala k. Menyampaikan laporan kepada kepala perpustakaan Dengan adanya rincian tugas pelayanan sirkulasi diatas, diharapkan pustakawan dapat memahami dan melaksanakan tugasnya dengan baik, sehingga informasi yang dicari pengguna dapat diperoleh dengan cepat. Faktor utama yang perlu mendapat perhatian dalam menjalankan pekerjaan pelayanan sirkulasi ini adalah terciptanya hubungan dengan baik antara petugas dengan pengunjung, suasana tenang, sikap yang ramah dan suka membantu serta tidak lekas bosan sehingga pengunjung perpustakaan merasa senang berkunjung ke perpustakaan. Semua kegiatan pelayanan sirkulasi saling berkaitan, maka hendaknya pelayanan sirkulasi disusun dan dikoordinir dengan baik sesuai dengan jenis tugas pada setiap bagian. Proses layanan sirkulasi meliputi kegiatan sebagai berikut: 1. Keanggotaan 2. Peminjaman 3. Pengembalian 4. Perpanjangan 5. Penagihan 6. Pemberian sanksi 7. Bebas pustaka 8. Statistik pengunjung

2.3.4.1 Kenggotaan

Pendaftaran anggota adalah suatu tugas layanan sirkulasi. Setiap perpustakaan harus menentukan siapa yang boleh atau berhak menentukan anggota perpustakaan. Selain itu perpustakaan juga menentukan persyaratan apa saja yang perlu dipenuhi oleh pengguna untuk menjadi anggota perpustakaan. Dalam hal in perpustakaan melakukan pencatatan anggota dalam pendaftaran anggota dan membuat kartu anggota yang digunakan untuk melaksanakan peminjaman. Menurut Martoatmodjo 1994 : 38, kegunaan daripada pendafataran anggota adalah : a. Mengetahui jati diri peminjam, memperlihatkan tanggungjawab untuk mengamankan milik perpustakaan dan melindungi hak pembaca yang lain yang mungkin ingin mempergunakannya dengan baik b. Mengukur daya guna perpustakaan bagi mereka yang dilayaninya Universitas Sumatera Utara c. Mengukur kedudukan sosialnya dengan jalan mengetahui jumlah buku yang dipinjam oleh para pembacanya d. Menegetahui golongan peminjam untuk mengetahui pula kebutuhan mereka, selera yang sesuai, dapat digunakan sebagai data perbandingan dengan perpustakaan lain, untuk kemudian meningkatnaknya. Dari uraian diatas menggambarkan bahwa perpustakaan dapat mengambil kebijakan sesuai dengan kondisi kemampuan perpustakaan, sehingga anggota yang akan mendafatar dapat memnuhi persyaratan yang ditentukan oleh perpustakaan.

2.3.4.2 Peminjaman

Perpustakaan mempunyai tugas anatara lain memberikan informasi kepada mayarakat yang membutuhkan dan berusaha membangkitkan kegairahan membaca ditengah-tengah masyarakat. Untuk memenuhi tugas tersebut, pihak perpustakaan hendaknya berusaha mempertemukan bahan pustaka dengan pengunjung atau pembaca. Apabila pengunjung atau pembaca tidan mempunyai waktu yang cukup untuk membaca di perpustakaan, pihak perpustakaan sebaiknya memberi kesempatan kepada mereka untuk dapat meminjam bahan pustaka untuk dibawa pulang. Dilatar belakangi hal tersebut maka perpustakaan selalu menyediakan jasa peminjaman bagi pengguna. Menurut Sjahrial-Pamuntjak 2000 : 97, “Peminjaman buku atau sirkulasi adalah kegiatan pengedaran koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca di dalam perpustakaan maupun untuk dibawa keluar perpustakaan” Menurut Buku 1999 :34,“Layanan peminjaman merupakan kegiatan pencatatan bahan pustakayang dipinjam oleh anggota”. Layanan ini hanya terbuka kepada pengguna perpustakaan yang terdaftar sebagai anggota. Sistem peminjaman sering kali disebut dengan sistem kendali sirkulasi atau sistem sitkulasi. Sistem peminjaman mengalami banyak perubahan, tetapi sistem apapun yang digunakan, hendaknya dipilih sistem yang memerlukan waktu sesingkat mungkin dalam hal peminjaman dan pengembalian buku, serta ekonomis. Menurut Buku 1999: 34, sistem peminjaman sirkulasi adalah sebagai berikut : 1. Sistem Buku Besar Pada sistem ini setiap peminjaman mendapat jatah satu halaman atau lebih. Buku besar disertai indeks nama peminjam pada bagian akhir halaman untuk memudahkan pencarian nama peminjam. Setiap kali seorang peminjam Universitas Sumatera Utara meminjam buku, maka biografi buku beserta tanggal pinjam dan kembali dicatat dalam buku besar dan ditanda tangani oleh peminjam. 2. Sistem Browne Setiap anggota perpustakaan mendapat tiket kantong pembaca, jumlahnya sama dengan jumlah buku yang boleh dipinjam dalam satu waktu. Jumlah buku yang boleh dipinjam tergantung pada masing-masing kebijakan perpustakaan. Kantong pembaca berisi nama anggota, nomor serta alamat dicatat pada masing-masing kantong. Kartu buku yang berisi nomor panggil, nomor induk, pengarang, judul, edisi dan tahun terbit dicabut dari kantong buku dan dimasukkan kedalam kantong anggota pada waktu buku dipinjam. Kantong buku kemudian dijajarkan menurut tanggal kembali, dan akan berada pada jajaran tersebut sampai buku dikembalikan. 3. Sistem Newark Anggota perpustakaan mendapat kartu peminjam yang berisi nama, alamat, nomor, tanggal berlakunya anggota, tanda tangan serta kolom tanggal pinjam dan tanggal kembali. Peminjam membawa buku yang akan dipinjamnya beserta kartu anggota ke meja peminjaman. Petugas sirkulasi mencap kembali pada kartu peminjam, slip tanggaal dan kartu buku. Anggota diminta memberi paraf pada kartu buku disamping nomor buku dan kartu anggota diserahkan kepada peminjam, kartu buku dijajarkan menurut tanggal kembali. Pencatatan pustaka yang dipinjam oleh anggota dapat dilakukan secara manual atau bantuan komputer dengan menggunakan program khusus untuk sirkulasi. Prosedur peminjaman menurut Buku Pedoman Pelayanan Sirkulasi dan Referensi Perpustakaan Perguruan Tinggi1982 : 5, adalah sebagai berikut: a. Pemakai menunujukkan tanda pengenal yang telah ditentukan sebagai tanda pengenal pamakai perpustakaan . b. Petugas pelayanan memeriksa tanda pengenal pemaakai c. 1. Pada sistem pelayanan terbuka, pemakai menyerhkan buku yang telah dipilih dan diambilnya 2. Pada sistem pelayanan tertutup, pemakai menyerahkan permintaan pinjam yang sudah diisi dengan nomor identitas buku yang akan dipinjam. Petugas mencari buku sesuai dengan identitas yang ditulis dengan permintaan peminjam d. Petugas melakukan pencatatan : 1. Nomor anggota dan tanggal kembali pada kartu buku yang akan diambil dari kantong buku 2. Nomor anggota dan tanggal kembali pada lembaran tanggal yang bertempel pada buku 3. Tanda buku call number dan tanggal kembali pada kartu peminjaman yang diambil dari kotak peminjaman. e. Pemakai membubuhkan tanda tangan pada kartu buku, petugas membubuhkan tanda tanganparafinisial nama pada lembar tanggal f. Petugas menyerahkan buku tersebut kepada pemakai g. Petugas menyusun : 1. Kartu buku dalam kotak kartu buku sebagai berikut : Universitas Sumatera Utara i. Kartu buku itu pertama-tama disusun menurut tanggal kembali buku ii. Di dalam susunan masing-masing tanggal tadi kartu-kartu itu disusun menurut urutan klasifikasinya. 2. Kartu peminjaman dalam kotak kartu peminjaman dengan susunan menurut urutan nomor tanda pengenal dalam kelompok tanda pengguna Sedangkan menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi ; Buku Pedoman 2004 : 74, prosedur meminjamkan bahan perpustakaan adalah sebagai berikut : 1. Pengguna menunjukkan tanda pengenmal sebagai anggota perpustakaan 2. Petugas memeriksa tanda pengenal pengguna 3. a. Pada perpustakaan yang menganut sistem tertutup, langkah ketiga berlangsung sebagai berikut : i. Pengguna menyerahkan formulir permintaan peminjaman yang telah diisi ii. Petugas mencari bahan sesuai dengan data yang tertulis dalam formulir b. Pada perpustakaan yang menganut sistem terbuka, langkah ketiga berlangsung sebagai berikut : i. Pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang telah dipilihnya ii. Petugas mencatat nomor anggota dan tanggal kembali pada kartu buku yang tersimpan pada kantong buku iii. Petugas mencatat nomor anggota dan tanggal bahan perpustakaan itu harus dikembalikan pada lembar tanggal kembali iv. Petugas mencatat kode bahan perpustakaan dan tanggal kembali 4. Pengguna membubuhkan tanda tangan pada kartu bahan perpustakaan 5. Petugas menyerahkan bahan perpustakaan tersebut kepada pengguna 6. Petugas menyusun kartu buku dalam kotak sebagai berikut : a. Menurut tanggal kembali bahan perpustakaan, kemudian b. Setiap kumpulan kartu dengan tanggal kembali yang sama, disusun menurut urutran kode bahan perpustakaan. 7. Petugas menyusun kartu pinjam dalam kotak kartu pinjam menurut nama pengguna, kemudian menurut urutan nomor tanda pengenal.

2.3.4.3 Pengembalian

Bahan pustaka yang dipinjamkan kepada pengguna harus kembali pada waktunya. Pengembalian merupakan kegiatan pencatatan bahan pustaka yang dikembalikan pengguna kepada perpustakaan. Dalam pengembalian bahan pustaka, disesuaikan dengan prosedur sistem pengembalian pada masing-masing perpustakaan. Petugas harus melihat kedaan buku tersebut apakah dalam keadaan baik atau tidak. Hal ini erat hubungannya dengan keterbatasan jumlah buku yang dimiliki perpustakaan. Dalam Buku Pedoman Pelayanan Sirkulasi dan Referensi Perpustakaan Perguruan Tinggi 1982 :9, “Pengembalian adalah kegiatan sirkulasi yang berupa kaegiatan pencatatan bukti bahwa pengguna mengembalikan bahan pustaka yang dipinjamnya”. Universitas Sumatera Utara Menurut perpustakaan perguruan tinggi ; buku pedoman 2004 :81, langkah kerja yang dilakukan oleh perpustakaan dalam prosedur pengembalian bahan perpustakaan adalah : a. Memeriksa keutuhan buku dan tanggal kembali pada lembar tanggal kembali setelah pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang akan dikembalikan. b. Mengambil kartu buku berdasarkan tanggal kembali c. Mengambil kartu pinjaman dari kotak kartu pinjaman berdasarkan nomor anggota yang tertera pada kartu buku d. Membubuhkan stempel pada “kembali” pada kartu buku, lembar tanggal kembali, dan kartu pinjaman e. Mengembalikan kartu buku pada kantong buku f. Menegembalikan kartu pinjam ke dalam kotak kartu pinjam g. Meneglompokkan buku menurut nomor kode bukunya untuk dikembalikan ke dalam rak h. Memilih buku a. Yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki diletakkan pada suatu tempat untuk dikirim ke unit perawatan b. Yang rusak dan tidak dapat diperbaiki diletakkan pada tempat lain untuk disiangi Dalam proses pengembalian pengguna perpustakaan dapat melakukan pencatatan pemeseanan peminjaman untuk meminta buku yang sedang dipinjam oleh pengguna lain, setelah kembali ke perpustakaan, dipinjamkan kepadanya. Tata cara pemesanan bahan perpustakaan diuraikan sebagai berikut : a. menerima formulir pemesanan yang telah diisi b. memeriksa kartu buku dan kartu pinjam untuk mengetahui peminjam buku itu dan waktu pengembaliannya c. menyimpan bahan yang dipesan dalam rak khusus d. memberitahu pemesan bahwa bahan yang dipesan telah tersedia

2.3.4.4 Perpanjangan

Perpanjangan peminjam adalah kegiatan yang dilakukan untuk menambah batas waktu pengembalian. Memperpanjang masa pinjam merupakan ijin untuk memperpanjang paminjaman bahan pustaka setelah habis masa pinjamnya. Perpanjangan ini dilakukan karena pengguna merasa belum selesai memperoleh ilmu yang terdapat pada bahan tersebut atau mungkin pengguna sangat memerlukan bahan tersebut. Menurut Buku 1994 :59,“Memperpanjang masa pinjam adalah ijin untuk memperpanjang masa Universitas Sumatera Utara pinjam buku setelah habis masa pinjamnya diberikan jika tidak ada pengguna lain menempah buku tersebut”. Menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman 2004 :820, prosedur peminjaman adalah sebagai berikut : 1. Pengguna membawa bahan pinjam ke meja layanan 2. Petugas memeriksa formulir pemesanan 3. Jika tidak ada yang memesan, petugas membubuhkan tanggal kembali yang baru pada lembar tanggal kembali untuk perpanjangan sistem manual, tanggal kembali baru juga dibubuhkan pada kartu pinjam dan kartu buku 4. Jika ada yang memsan, petugas tidak memberikan perpanjangan Untuk melaksanakan prosedur perpanjangan masa pinjam diperlukan : a. kartu pinjam b. kartu buku c. stempel tanggal kembali lazimnya perpanjangan bahan pustaka dapat dilakukan satu kali. Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa perpanjangan peminjaman bahan pustaka dapat dilakukan apabila tidak ada pengguna lain yang memesan bahan perpustakaan tersebut.

2.3.4.5 Penagihan

Bila pengguna tidak mengembalikan bahan perpustakaan tepat pada waktunya, maka pihak perpustakaan mempunyai tugas untuk mengadakan penagihan. Hal ini dilakukan agar peminjam mengingat mengembalikan bahan pustaka yang dipinjamnya. Penagihan bahan pustaka biasanya dilakukan untuk keterlambatan pengembalian yang melebihi batas peminjaman. Soeatminah 1992 : 148, menyatakan bahawa ”Apabila buku yang dipinjam tidak dikembalikan pada waktu yang telah ditentukan, prpustakaan perlu mengirimkan surat tagihan kepada peminjam, biaya pengiriman surat dibebankan kepada peminjam”. Menurut Soeatminah 1992 :148, dalam surat tagihan dicantumkan : 1. Judul-judul buku yang ditagih 2. Biaya pengiriman surat 3. Jumlah denda yang harus dibayar Universitas Sumatera Utara Buku 1994 : 59, menyatakan tahapan penagihan yang dilakukan oleh perpustakaan adalah : a. Penagihan pertama b. Penagihan kedua, jika penagihan pertama tidak diindahkan c. Penagihan ketiga, jika penagihan kedua tidak diindahkan Menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman 2004 : 83, prosedur penagihan berkangsung sebagai berikut : 1. Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali bahan perpustakaan; pekerjaan ini harus dilakukan setiap hari 2. Petugas membuat surat penagihan rangkap dua, lembar pertama dikirimkan kepada peminjam, sedang lembar kedua disimpan sebagai pertinggal 3. Bila bahan dikembalikan sebelum ditagih, petugas memprosesnya berdasarkan pengembalian Sarana yang diperlukan proses penagihan ialah : a. Kartu indeks bahan tanggal kembali yang dipergunakan untuk mengetahui batas akhir pengembalian b. Kartu buku untuk mengetahui : 1. Nomor anggota yang terlambat mengembalikan 2. Keterangan bahan perpustakaan yang terlambat dikembalikan c. Kartu peminjam untuk mengetahui identitas peminjam d. Formulir penagihan yang memuat : 1. Nama dan alamat pengirim 2. Keterangan bahan perpustakaan yang ditagih 3. Batas tanggal pengembalian 4. Tahapan penagihan ke-1.ke-2,ke-3 5. Sanksi bila tagihan tidak diindahkan. Dengan adanya penagihan bahan pustaka maka perpustakaan dapat mengetahui koleksi apa saja yang telah dipinjam dan belum dikembalikan pengguna kapada perpustakaan, sehingga perpustakaan dapat mengambil langkah-langkah yang sesuai seperti pemberian sanksi.

2.3.4.6 Pemberian Sanksi

Pemberian sanksi adalah suatu kegiatantugas pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan pemeriksaan atas pelanggaran yang dilakukan oleh pengguna serta pemberian sanksi atas pelanggaran tersebut. Sanksi yang akan diberikan kepada setiap pengguna yang melakukan pelanggaran-pelanggaran seperti : 1. Terlamabat mengembalikan bahan pustaka 2. Mengembalikan Bahan pustaka dalam keadaan rusak Universitas Sumatera Utara 3. Membawa bahan pustaka dari perpustakaan tanpa melalui prosedur yang benar. 4. Menghilangkan bahan pustaka 5. Melanggar tata tertib perpustakaan Menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman 2004 :83, dinyatakan bahwa ada beberapa jenis sanksi yang dikenakan kepada pengguna antara lain : a. Denda b. Sanksi administrasi, misalnya tidak boleh meminjam bahan pustaka dalam waktu tertentu c. Sanksi akademik, berupa pembatasan kegiatan belajar-mengajar Sanksi yang diberikan kepada pengguna yang melanggar peraturan perpustakaan hendaknya bersifat mendidik agar mereka menyadari bahwa bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan juga dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan yang lain. Pemberian sanksi kepada pengguna dilakukan dengan prosedur yang ditetapkan perpustakaan. Prosedur pemberian sanksi apabila terjadi pelanggaran ialah sebagai berikut : 1. Petugas menetapkan tingkat pelanggaran pengguna 2. Berdasarkan tingkat pelanggaran tersebut, petugas menetapkan sanksinya 3. Untuk sanksi administratif, petugas langsung menyelesaikannya menurut aturan perpustakaan 4. Untuk sanksi akademik, kepala perpustakaan mengusulkan kepada pimpinan perguruan tinggi agar memberi sanksi kepad pengguna tersebut Dengan adanya prosedur pemberian sanksi diatas maka pengguna harus berkewajiban menjaga kedisiplinan dan ketaatan kepada peraturan. Pemberian sanksi dimaksudkan untuk menananamkan disiplin para pengguna dan petugas perpustakaan agar peredaran buku dapat dilaksanakan seadil-adilnya diantara para pengguna, terutama kalau koleksi perpustakaan masih sedikit.

2.3.4.7 Bebas Pustaka

Untuk menjaga keutuhan koleksi secara keseluruhan, maka setiap anggota yang telah habis masa keangotaannya atau untuk keperluan lain seperti pengguna yang akan dipindah ke lembaga pendidikan yang lain atau bagi staf pengajar yang akan pensiun akan diperlukan keterangan beba pinjam pustaka. Menurut buku pedoman pelayanan sirkulasi dan referensi Perpustakaan Perguruan Tinggi 1982 : 27, adalah sebagai berikut : a. Pengguna yang membubuhkan tanda bukti bebas pustaka menyerahkan tanda pengenal Universitas Sumatera Utara b. Petugas mengambil kartu peminjaman berdasarkan nomor anggota yang tertera pada kartu peminjaman c. Petugas memeriksa ada tidaknya peminjaman yang belum dikembalikan pada kartu peminjam d. Kartu peminjam yang menunjukkan bahwa pengguna tidak mempunyai peminjaman di stempel “bebas pustaka” e. Petugas memertiksa tanda bukti bebas pustaka dengan identitas pengguna rangkap dua. Copi pertama diberikan kepada pengguna, copi kedua untuk pertinggal

2.3.4.8 Statistik Pengunjung

Setiap perpustakaan selayaknya mengumpulkan data statistik sebagai bahan informasi bagi kemajuan perpustakaan yang bersangkutan. Untuk mendapat gambaran mengenai aktivitas dan kesibukan bagian pelayanan kepada pengunjung perlu dikumpulkan data tentang pekerjaan di bagian ini. Pada setiap harinya pengunjung di ruang baca, jumlah bahan pustaka yang dipinjam, dan jumlah anggota baru diacatat pada tabel statistik harian, dan pada akhir bulan data statistik harian ini dikumpulkan dan diisi pada statistik bulanan. Pada akhir tahun bagian peminjaman ini memberikan laporan aktivitas tahunan yang mencakup informasi : 1. Jumlah anggota baru yang terdaftar tahun ini 2. Jumlah anggota seluruhnya 3. Jumlah buku yang dipinjam, terperinci menurut perihal 4. Jumlah pengunjung di ruang baca Dengan adanya statistik ini maka akan diketahui berapa banyak pengunjung yang datang dan meminjam buku di perpustakaan tersebut.

2.3.5 Pelayanan Referensi

Kata referensi berasal dari bahasa Inggris “Reference”yang berarti menunjuk kepada, menyebut dan sering diartikan pula dengan acuan atau rujukan, sebab jenis koleksi ini sengaja dipersiapkan untuk memberikan informasi penjelasan dalam hal-hal tertentu. Pelayanan referensi adalah kegiatan kerja yang berupa pemebrian bantuan kepada pemakai perpustakaan untuk memenuhi informasi. Bantuan tersebut berupa jawaban pertanyaan-pertanyaan dengan menggunakan koleksi referensi, baik dalam maupun luar negeri. Pelayanan referensi merupakan pelayanan langsung karena ada komunikasi antara petugas dengan penggunanya. Oleh karena itu petugas referensi dituntut untuk memiliki Universitas Sumatera Utara kecakapan dan ketrampilan menganalisis pertanyaan. Karena kadang-kadang pertanyaan yang disampaikan tidak jelas, sedangkan petugas referensi diharapkan mampu menjawab pertanyaan dengan tepat dan benar. Sebelum mencari jawaban pertanyaan, petugas referensi perlu mengetahui penanya dan tujuan bertanya sehingga dapat memberikan jawaban yang tepat, petugas harus berhati-hati jangan sampai memberikan jawaban yang tidak sesuai dengan kebutuhan informasi yang diperlukan pengguna. Menurut Sumardji 1992 :11, pelayanan referensi adalah : a. salah satu kegiatan pokok yang dilakukan perpustakaan khusus menyatakanmenyajikan koleksi referensi kepada penggunapengunjung perpustakaan b. Suatu kegiatan pelayanan untuk membantu penggunapengunjung perpustakaan menemukan atau mencari informasi dengan cara : 1. Menerima pertanyaan-pertanyaan dari para penggunapengunjung perpustakaan dan kemudian menjawab dengan menggunakan koleksi referensi 2. Memberikan bimbingan untuk menemukan koleksi referensi yang diperlukan oleh pemakai 3. Memberikan bimbingan kepada para pemakai perpustakaan bagaiman menggunakan setiap bahan pustaka koleksi referensi. Adapun yang menjadi tujuan pelayanan referensi menurut Lasa 1994 :34 adalah sebagai berikut : a. Membimbing pengguna jasa perpustakaan agar dapat memanfaatkan semaksimal mungkin koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan b. Memilih sumber rujukan yang lebih tepat untuk menjawab pertanyaan dalam bidang tertentu c. Memberikan pengarahan kepada pengguna untuk memperluas wawasan mereka dalam satu topik atau subjek d. Mendayagunakan sumber rujukan semaksimal mungkin dalam pengembangan ilmu pengetahuan e. Tercapainya efisiensi tenaga, biaya, dan waktu Agar pelayanan referensi ini dapat menunjang tujuan perpustakaan, bagian ini harus memiliki beberapa hal penting antara lain : 1. Petugas pelayanan referensi yang cakap 2. Koleksi referensi yang lengkap dan berbobot alamiah, yang disajikan dalam rak terbuka yang rapi,bersih, dan mudah dicapai 3. Perabotan dan perlengkapan perpustakaan yang lengkap dan tata ruang yang nyaman serta aman untuk tempat studi para pengunjungpengguna perpustakaan 4. kerjasama yang baik dan saling menguntungkan antara perpustakaan dalam bidang pelyanan referensi menyediakan sumber informasi kepada penggunapengunjung perpustakaan

2.3.5.1 Ragam Kegiatan

Universitas Sumatera Utara Macam kegiatan referensi menurut Sumardji 1992 :13, dapat dibagi menjadi dua jenis kegiatan pokok dengan kegiatan masing-masing seperti berikut : a. Kegiatan pokok pelayanan referensi 1. Memberikan informasi yang bersifat umum, 2. Memberikan informasi yang bersifat khusus, 3. Memberikan bantuan informasi sampai ditemukan informasi yang dibutuhkan pengguna baik melalui bahan pustaka koleksi referensi perpustakaan yang bersangkutan maupun perpustakaan lain 4. Memberikan informasi untuk menelusur bahan pustaka kleksi referensi yang diperlukan oleh para pengguna perpustakaan 5. Memberikan bantuan pegarahan kepada perpustakaan untuk menemukan pokok- pokok bahasan pengetahuan tertentu yang terdapat di dalam bahan pustaka koleksi referensi 6. Memberikan bimbingan kepada pengguna perpuastakaan untuk mengenal berbagai jenis bahan pustaka koleksi referensi, b. Kegiatan Penunjang Pelayanan Referensi 1. Menjalin hubungan kerjasama yang baik dengan perpustakaan atau lembaga pemberi jasa pelayanan informasi lain 2. Menyelenggarakan pendidikan secara formal dan klasikal untuk memberikan pengetahuan dan ketrampilan kepada para pengguna perpustakaan 3. Memperkenalkan koleksi perpustakaan kepada masyarakat umum 4. Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan statistik pelaksanaan kegiatan pelayanan referensi

2.3.5.2 Koleksi Referensi

Secara umum, setiap bahan pustaka koleksi referensi dapat dibedakan menurut sifat maupun macam dan informasi isinya. Koleksi referensi umumnya memberikan informasi berupa fakta, ada yang berupa data, ada yang memberikannya dalam bentuk uraian singkat, tapi ada yang memberikannya berupa uraian panjang. Susunan koleksi referensi pada umumnya berdasarkan abjad. Dalam perpustakaan besar maupun kecil hendaknya diusahakan supaya tersedia koleksi referensi yang mengandung informasi mutakhir. Jenis-jenis koleksi menurut Sumardji 1991 :53, adalah sebagai berikut : a. menurut sifat informasinya 1. Koleksi umum adalah koleksi yang memberikan informasi umum, ruang lingkupnya tanpa batas- batas subjek atau batas lain yang dapat memberikan spesifikasi tertentu. Universitas Sumatera Utara 2. Koleksi Referensi khusus Adalah koleksi referensi yang memberikan informasi khusus mengenai subjek atau pokok pembahasan b. menurut jenis informasinya 1. Almanak dan Buku tahunan 2. Buku pegangan dan manual 3. Direktori 4. Ensiklopedi 5. Kamus 6. Sumber biografi 7. Sumber Geografi 8. Bibliografi 9. Indeks dan abstrak 10. Lain-lain Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa koleksi referensi mempunyai fungsi yang berbeda-beda sesuai dengan jenis-jenis koleksi referensi yang dimiliki oleh suatu perpustakaan. Biasanya koleksi ini khsusus digunakan.

2.3.6 Pelayanan Pandang Dengar

Menurut Depdikbud 1994 : 71, “Pelayanan pandang dengar atau pelayanan audio visual adalah merupakan suatu kegiatan meminjam bahan pustaka pandang dengar kepada pengguna untuk ditanya dengan bantuan perlengkapan dalam perpustakaan, misalnya fias fil de proyektor”. Pelayanan pandang dengar bertujuan untuk : a. Menyediakan media khusus untuk tujuan pendidikan, pengajaran, penelitian,dan rekreasi b. Memotivasi pengguna agar lebih banyak memanfaatkan fasilitas perpustakaan c. Meningkatkan kualitas penyampaian informasi dan pesan pendidikan d. Meningkatkan daya ingat pengguna melalui pustaka pandang dengar disamping lewat bacaan

2.3.7 Pelayanan Jasa Kesiagaan Informasi JKI

Menurut Buku 1994 : 73,“Kegiatan pelayanan jasa kesiagaan informasi memungkinkan pengguna mengetahui pustaka baru dalam bidang yang diminatinya”. Tujuannya adalah : 1. Membantu pengguna agar selalu dapat mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi Universitas Sumatera Utara 2. Memungkinkan pengguna mengetahui informasi paling mutakhir yang tersedia di perpustakaan, sesuai dengan bidang minatnya 3. memungkinkan terjalinnya hubungan yang harmonis antara pengguna dan perpustakaan sehingga pelayanan dan koleksi yang tersedia termanfaatkan dengan lebih tepat guna Ragam kegiatan jasa kesiagaan informasi adalah penyebarluasan daftar perolehan baru, pemanjangan pustaka, penyebaran fotocopy daftar isi majalah, dan kesiagaan informasi terpilih. Agar bejalan dengan baik jasa kesiagaan informasi perlu memperhatikan azas berikut: a. Cakupan; bahan yang ditelusur harus komprehensif dan sesuai dengan bidang minat pengguna b. Ketetapan Waktu; tenggang waktu antara penerimaan sumber informasi dan penyebarluasan jasa kesiagaan informasi harus sesingkat mungkin c. Keberpilihan; kemampuan untuk memilih-milih materi yang tepat dan berdaya guna bagi pengguna sangat diperlukan d. Kerelevanan; Kesesuaian yang tinggi antara sumber informasi dan minat pengguna e. Kemudahan menggunakan format harus jelas agar mudah dimanfaatkan.

2.3.8 Pelayanan Pendidikan Pengguna