Menurut perpustakaan perguruan tinggi ; buku pedoman 2004 :81, langkah kerja yang dilakukan oleh perpustakaan dalam prosedur pengembalian bahan perpustakaan
adalah : a.
Memeriksa keutuhan buku dan tanggal kembali pada lembar tanggal kembali setelah pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang akan dikembalikan.
b. Mengambil kartu buku berdasarkan tanggal kembali
c. Mengambil kartu pinjaman dari kotak kartu pinjaman berdasarkan nomor anggota
yang tertera pada kartu buku d.
Membubuhkan stempel pada “kembali” pada kartu buku, lembar tanggal kembali, dan kartu pinjaman
e. Mengembalikan kartu buku pada kantong buku
f. Menegembalikan kartu pinjam ke dalam kotak kartu pinjam
g. Meneglompokkan buku menurut nomor kode bukunya untuk dikembalikan ke
dalam rak h.
Memilih buku a. Yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki diletakkan pada suatu tempat untuk
dikirim ke unit perawatan b. Yang rusak dan tidak dapat diperbaiki diletakkan pada tempat lain untuk
disiangi Dalam proses pengembalian pengguna perpustakaan dapat melakukan pencatatan
pemeseanan peminjaman untuk meminta buku yang sedang dipinjam oleh pengguna lain, setelah kembali ke perpustakaan, dipinjamkan kepadanya.
Tata cara pemesanan bahan perpustakaan diuraikan sebagai berikut : a.
menerima formulir pemesanan yang telah diisi b.
memeriksa kartu buku dan kartu pinjam untuk mengetahui peminjam buku itu dan waktu pengembaliannya
c. menyimpan bahan yang dipesan dalam rak khusus
d. memberitahu pemesan bahwa bahan yang dipesan telah tersedia
2.3.4.4 Perpanjangan
Perpanjangan peminjam adalah kegiatan yang dilakukan untuk menambah batas waktu pengembalian. Memperpanjang masa pinjam merupakan ijin untuk
memperpanjang paminjaman bahan pustaka setelah habis masa pinjamnya. Perpanjangan ini dilakukan karena pengguna merasa belum selesai memperoleh ilmu yang terdapat
pada bahan tersebut atau mungkin pengguna sangat memerlukan bahan tersebut. Menurut Buku 1994 :59,“Memperpanjang masa pinjam adalah ijin untuk memperpanjang masa
Universitas Sumatera Utara
pinjam buku setelah habis masa pinjamnya diberikan jika tidak ada pengguna lain menempah buku tersebut”.
Menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman 2004 :820, prosedur peminjaman adalah sebagai berikut :
1. Pengguna membawa bahan pinjam ke meja layanan
2. Petugas memeriksa formulir pemesanan
3. Jika tidak ada yang memesan, petugas membubuhkan tanggal kembali yang baru
pada lembar tanggal kembali untuk perpanjangan sistem manual, tanggal kembali baru juga dibubuhkan pada kartu pinjam dan kartu buku
4. Jika ada yang memsan, petugas tidak memberikan perpanjangan
Untuk melaksanakan prosedur perpanjangan masa pinjam diperlukan : a.
kartu pinjam b.
kartu buku c.
stempel tanggal kembali
lazimnya perpanjangan bahan pustaka dapat dilakukan satu kali. Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa perpanjangan peminjaman bahan pustaka dapat
dilakukan apabila tidak ada pengguna lain yang memesan bahan perpustakaan tersebut.
2.3.4.5 Penagihan
Bila pengguna tidak mengembalikan bahan perpustakaan tepat pada waktunya, maka pihak perpustakaan mempunyai tugas untuk mengadakan penagihan. Hal ini
dilakukan agar peminjam mengingat mengembalikan bahan pustaka yang dipinjamnya. Penagihan bahan pustaka biasanya dilakukan untuk keterlambatan pengembalian yang
melebihi batas peminjaman. Soeatminah 1992 : 148, menyatakan bahawa ”Apabila buku yang dipinjam tidak
dikembalikan pada waktu yang telah ditentukan, prpustakaan perlu mengirimkan surat tagihan kepada peminjam, biaya pengiriman surat dibebankan kepada peminjam”.
Menurut Soeatminah 1992 :148, dalam surat tagihan dicantumkan : 1.
Judul-judul buku yang ditagih 2.
Biaya pengiriman surat 3.
Jumlah denda yang harus dibayar
Universitas Sumatera Utara
Buku 1994 : 59, menyatakan tahapan penagihan yang dilakukan oleh perpustakaan adalah :
a. Penagihan pertama
b. Penagihan kedua, jika penagihan pertama tidak diindahkan
c. Penagihan ketiga, jika penagihan kedua tidak diindahkan
Menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman 2004 : 83, prosedur penagihan berkangsung sebagai berikut :
1. Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali
bahan perpustakaan; pekerjaan ini harus dilakukan setiap hari 2.
Petugas membuat surat penagihan rangkap dua, lembar pertama dikirimkan kepada peminjam, sedang lembar kedua disimpan sebagai pertinggal
3. Bila bahan dikembalikan sebelum ditagih, petugas memprosesnya berdasarkan
pengembalian
Sarana yang diperlukan proses penagihan ialah : a.
Kartu indeks bahan tanggal kembali yang dipergunakan untuk mengetahui batas akhir pengembalian
b. Kartu buku untuk mengetahui :
1. Nomor anggota yang terlambat mengembalikan 2. Keterangan bahan perpustakaan yang terlambat dikembalikan
c. Kartu peminjam untuk mengetahui identitas peminjam d. Formulir penagihan yang memuat :
1. Nama dan alamat pengirim 2. Keterangan bahan perpustakaan yang ditagih
3. Batas tanggal pengembalian 4. Tahapan penagihan ke-1.ke-2,ke-3
5. Sanksi bila tagihan tidak diindahkan.
Dengan adanya penagihan bahan pustaka maka perpustakaan dapat mengetahui koleksi apa saja yang telah dipinjam dan belum dikembalikan pengguna kapada
perpustakaan, sehingga perpustakaan dapat mengambil langkah-langkah yang sesuai seperti pemberian sanksi.
2.3.4.6 Pemberian Sanksi
