h. Mengenakan denda pada anggota
i. Secara berkala meneliti dan mengumpulkan bahan pustaka yang rusak untuk
diperbaiki j.
Membuat laporan tertulis dan statistik secara berkala k.
Menyampaikan laporan kepada kepala perpustakaan Dengan adanya rincian tugas pelayanan sirkulasi diatas, diharapkan pustakawan
dapat memahami dan melaksanakan tugasnya dengan baik, sehingga informasi yang dicari pengguna dapat diperoleh dengan cepat. Faktor utama yang perlu mendapat
perhatian dalam menjalankan pekerjaan pelayanan sirkulasi ini adalah terciptanya hubungan dengan baik antara petugas dengan pengunjung, suasana tenang, sikap yang
ramah dan suka membantu serta tidak lekas bosan sehingga pengunjung perpustakaan merasa senang berkunjung ke perpustakaan.
Semua kegiatan pelayanan sirkulasi saling berkaitan, maka hendaknya pelayanan sirkulasi disusun dan dikoordinir dengan baik sesuai dengan jenis tugas pada setiap
bagian. Proses layanan sirkulasi meliputi kegiatan sebagai berikut: 1.
Keanggotaan 2.
Peminjaman 3.
Pengembalian 4.
Perpanjangan 5.
Penagihan 6.
Pemberian sanksi 7.
Bebas pustaka 8.
Statistik pengunjung
2.3.4.1 Kenggotaan
Pendaftaran anggota adalah suatu tugas layanan sirkulasi. Setiap perpustakaan harus menentukan siapa yang boleh atau berhak menentukan anggota perpustakaan.
Selain itu perpustakaan juga menentukan persyaratan apa saja yang perlu dipenuhi oleh pengguna untuk menjadi anggota perpustakaan. Dalam hal in perpustakaan melakukan
pencatatan anggota dalam pendaftaran anggota dan membuat kartu anggota yang digunakan untuk melaksanakan peminjaman.
Menurut Martoatmodjo 1994 : 38, kegunaan daripada pendafataran anggota adalah :
a. Mengetahui jati diri peminjam, memperlihatkan tanggungjawab untuk
mengamankan milik perpustakaan dan melindungi hak pembaca yang lain yang mungkin ingin mempergunakannya dengan baik
b. Mengukur daya guna perpustakaan bagi mereka yang dilayaninya
Universitas Sumatera Utara
c. Mengukur kedudukan sosialnya dengan jalan mengetahui jumlah buku yang
dipinjam oleh para pembacanya d.
Menegetahui golongan peminjam untuk mengetahui pula kebutuhan mereka, selera yang sesuai, dapat digunakan sebagai data perbandingan dengan
perpustakaan lain, untuk kemudian meningkatnaknya.
Dari uraian diatas menggambarkan bahwa perpustakaan dapat mengambil kebijakan sesuai dengan kondisi kemampuan perpustakaan, sehingga anggota yang akan
mendafatar dapat memnuhi persyaratan yang ditentukan oleh perpustakaan.
2.3.4.2 Peminjaman
Perpustakaan mempunyai tugas anatara lain memberikan informasi kepada mayarakat yang membutuhkan dan berusaha membangkitkan kegairahan membaca
ditengah-tengah masyarakat. Untuk memenuhi tugas tersebut, pihak perpustakaan hendaknya berusaha mempertemukan bahan pustaka dengan pengunjung atau pembaca.
Apabila pengunjung atau pembaca tidan mempunyai waktu yang cukup untuk membaca di perpustakaan, pihak perpustakaan sebaiknya memberi kesempatan kepada mereka
untuk dapat meminjam bahan pustaka untuk dibawa pulang. Dilatar belakangi hal tersebut maka perpustakaan selalu menyediakan jasa peminjaman bagi pengguna.
Menurut Sjahrial-Pamuntjak 2000 : 97, “Peminjaman buku atau sirkulasi adalah kegiatan pengedaran koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca di dalam perpustakaan
maupun untuk dibawa keluar perpustakaan” Menurut Buku 1999 :34,“Layanan peminjaman merupakan kegiatan pencatatan
bahan pustakayang dipinjam oleh anggota”. Layanan ini hanya terbuka kepada pengguna perpustakaan yang terdaftar sebagai
anggota. Sistem peminjaman sering kali disebut dengan sistem kendali sirkulasi atau sistem sitkulasi. Sistem peminjaman mengalami banyak perubahan, tetapi sistem apapun
yang digunakan, hendaknya dipilih sistem yang memerlukan waktu sesingkat mungkin dalam hal peminjaman dan pengembalian buku, serta ekonomis.
Menurut Buku 1999: 34, sistem peminjaman sirkulasi adalah sebagai berikut : 1.
Sistem Buku Besar Pada sistem ini setiap peminjaman mendapat jatah satu halaman atau lebih. Buku
besar disertai indeks nama peminjam pada bagian akhir halaman untuk memudahkan pencarian nama peminjam. Setiap kali seorang peminjam
Universitas Sumatera Utara
meminjam buku, maka biografi buku beserta tanggal pinjam dan kembali dicatat dalam buku besar dan ditanda tangani oleh peminjam.
2. Sistem Browne Setiap anggota perpustakaan mendapat tiket kantong pembaca, jumlahnya sama
dengan jumlah buku yang boleh dipinjam dalam satu waktu. Jumlah buku yang boleh dipinjam tergantung pada masing-masing kebijakan perpustakaan. Kantong
pembaca berisi nama anggota, nomor serta alamat dicatat pada masing-masing kantong. Kartu buku yang berisi nomor panggil, nomor induk, pengarang, judul,
edisi dan tahun terbit dicabut dari kantong buku dan dimasukkan kedalam kantong anggota pada waktu buku dipinjam. Kantong buku kemudian dijajarkan
menurut tanggal kembali, dan akan berada pada jajaran tersebut sampai buku dikembalikan.
3. Sistem Newark Anggota perpustakaan mendapat kartu peminjam yang berisi nama, alamat,
nomor, tanggal berlakunya anggota, tanda tangan serta kolom tanggal pinjam dan tanggal kembali. Peminjam membawa buku yang akan dipinjamnya beserta kartu
anggota ke meja peminjaman. Petugas sirkulasi mencap kembali pada kartu peminjam, slip tanggaal dan kartu buku. Anggota diminta memberi paraf pada
kartu buku disamping nomor buku dan kartu anggota diserahkan kepada peminjam, kartu buku dijajarkan menurut tanggal kembali. Pencatatan pustaka
yang dipinjam oleh anggota dapat dilakukan secara manual atau bantuan komputer dengan menggunakan program khusus untuk sirkulasi.
Prosedur peminjaman menurut Buku Pedoman Pelayanan Sirkulasi dan Referensi Perpustakaan Perguruan Tinggi1982 : 5, adalah sebagai berikut:
a. Pemakai menunujukkan tanda pengenal yang telah ditentukan sebagai tanda
pengenal pamakai perpustakaan . b.
Petugas pelayanan memeriksa tanda pengenal pemaakai c.
1. Pada sistem pelayanan terbuka, pemakai menyerhkan buku yang telah dipilih dan diambilnya
2. Pada sistem pelayanan tertutup, pemakai menyerahkan permintaan pinjam yang sudah diisi dengan nomor identitas buku yang akan dipinjam. Petugas
mencari buku sesuai dengan identitas yang ditulis dengan permintaan peminjam
d. Petugas melakukan pencatatan : 1. Nomor anggota dan tanggal kembali pada kartu buku yang akan diambil dari
kantong buku 2. Nomor anggota dan tanggal kembali pada lembaran tanggal yang bertempel
pada buku 3. Tanda buku call number dan tanggal kembali pada kartu peminjaman yang
diambil dari kotak peminjaman. e. Pemakai membubuhkan tanda tangan pada kartu buku, petugas membubuhkan
tanda tanganparafinisial nama pada lembar tanggal f. Petugas menyerahkan buku tersebut kepada pemakai
g. Petugas menyusun : 1. Kartu buku dalam kotak kartu buku sebagai berikut :
Universitas Sumatera Utara
i. Kartu buku itu pertama-tama disusun menurut tanggal kembali buku ii. Di dalam susunan masing-masing tanggal tadi kartu-kartu itu disusun
menurut urutan klasifikasinya. 2. Kartu peminjaman dalam kotak kartu peminjaman dengan susunan menurut
urutan nomor tanda pengenal dalam kelompok tanda pengguna Sedangkan menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi ; Buku Pedoman 2004 : 74,
prosedur meminjamkan bahan perpustakaan adalah sebagai berikut : 1.
Pengguna menunjukkan tanda pengenmal sebagai anggota perpustakaan 2.
Petugas memeriksa tanda pengenal pengguna 3.
a. Pada perpustakaan yang menganut sistem tertutup, langkah ketiga berlangsung sebagai berikut :
i. Pengguna menyerahkan formulir permintaan peminjaman yang telah diisi ii. Petugas mencari bahan sesuai dengan data yang tertulis dalam formulir
b. Pada perpustakaan yang menganut sistem terbuka, langkah ketiga berlangsung sebagai berikut :
i. Pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang telah dipilihnya ii. Petugas mencatat nomor anggota dan tanggal kembali pada kartu buku
yang tersimpan pada kantong buku iii. Petugas mencatat nomor anggota dan tanggal bahan perpustakaan itu
harus dikembalikan pada lembar tanggal kembali iv. Petugas mencatat kode bahan perpustakaan dan tanggal kembali
4. Pengguna membubuhkan tanda tangan pada kartu bahan perpustakaan
5. Petugas menyerahkan bahan perpustakaan tersebut kepada pengguna
6. Petugas menyusun kartu buku dalam kotak sebagai berikut :
a. Menurut tanggal kembali bahan perpustakaan, kemudian b. Setiap kumpulan kartu dengan tanggal kembali yang sama, disusun menurut
urutran kode bahan perpustakaan. 7. Petugas menyusun kartu pinjam dalam kotak kartu pinjam menurut nama
pengguna, kemudian menurut urutan nomor tanda pengenal.
2.3.4.3 Pengembalian
