Tanggung Jawab Sekretaris OrganisasiCorporate Secretary

d. Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang. e. Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan. 2. Internal Responsibility Tanggung Jawab dalam Perusahaan Sekretariat bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. Tanggung jawab ini terwujud melalui aktivitas yaitu : a. Mengelola sumber daya perusahaan termasuk keuangan. b. Mengelola anak buah untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja perusahaan. c. Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif. d. Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di lingkungan perusahaan. e. Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di kantor. 3. Networking Responsibility Tanggung Jawab Cabang Perusahaan Tanggung jawab sekretaris organisasi atau corporate secretary untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya memperluas network perusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan informal yang diselenggarakan oleh perusahaan. 4. Bertanggung jawab atas berhasilnya perusahaan tempat sekretariat bekerja. Dalam peran aktifnya membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuan yang telah ditetapkan. 5. Tanggung jawab hukum seorang sekretariat. Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris organisasi atau corporate secretary, walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi. Sebagai perantara, berarti sekretaris organisasi berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak ketiga, karena sekretaris organisasi mempunyai wewenang. Jadi sekretaris organisasi harus bertindak hati-hati dan bertanggung jawab. Menurut Thomas dalam Ratnawati 2006:20 Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan oleh Sekretaris organisasi atau corporate secretary : a. Sekretaris organisasi atau corporate secretary tidak boleh melakukan jual beli dengan perusahaan demi keuntungan pribadi, kecuali bila perusahaan memberi izin. b. Sekretaris organisasi atau corporate secretary tidak boleh membocorkan rahasia usaha pimpinan baik masa bekerja atau masa kerja berakhir. c. Sekretaris organisasi atau corporate secretary tidak dapat berkecimpung dalam suatu usaha saingan kecuali mendapat izin dari pimpinan. d. Sekretaris organisasi atau corporate secretary harus mengikuti secara cermat dan tepat semua instruksi pimpinan dalam melaksanakan tugas rutin. e. Keterangan dari pimpinan mengenai batas-batas yang jelas dan pasti mengenai wewenang sekretaris sangat diperlukan dan jangan sekali-kali bertindak melampaui batas-batas tersebut. Selain tugas dan tanggung jawab yang telah dijelaskan di atas, sekretaris organisasi atau corporate secretary harus mempunyai kemampuan untuk menerapkan fungsi manajemen, agar dengan demikian pelaksanaan tugasnya dapat terlaksana secara efisien dan efektif. Yang dimaksud efisien adalah : kemampuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan benar doing the things right. Efisien dihitung dengan membandingkan antara input yang dipergunakan dengan output yang dihasilkan. Dengan demikian sekretaris organisasi atau corporate secretary yang efisien adalah corporate secretary yang mampu meminimumkan penggunaan input untuk mencapai outuput tertentu. Efektif adalah kemampuan untuk menetapkan tujuan yang tepat atau kemampuan untuk melakukan pekerjaan yang benar doing the right things. Efektifitas dapat dinilai dari pemenuhan atau realisasi tujuan atau dari output suatu tugas. Misalnya, efektifitas kerja seorang sekretaris organisasi atau corporate secretary dapat dinilai dari seberapa jauh unit kerjanya mampu memenuhi target pekerjaan hariannya, baik dalam hal kuantitas maupun kualitas output yang dihasilkan. Menurut Mulyamah dalam Mustikawati 2010:4 menyatakan bahwa pengertian efisiensi kerja yaitu merupakan suatu ukuran dalam membandingkan rencana penggunaan masukan dengan penggunaan yang direalisasikan atau dengan perkataan lain penggunaan sebenarnya. Menurut Saiman 2002:52 yang menyatakan bahwa efisiensi kerja sekretaris organisasi atau corporate secretary yaitu merupakan keseimbangan atau perbandingan terbalik dalam penggunaan tenaga, pikiran, kemampuan dan segala fasilitas yang diperlukan guna mewujudkan volume kerja yang optimal pada waktu yang telah ditetapkan. Menurut SP.Hasibuan dalam Ratnawati 2006:55 efisiensi adalah sesuatu yang kita kerjakan berkaitan dengan menghasilkan hasil yang optimal dengan tidak membuang banyak waktu dalam proses pekerjaannya.Efisien tetapi tidak efektif berarti baik dalam memanfaatkan sumber daya input tetapi tidak mencapai sasaran. Sebaliknya, efektif tetapi tidak efisien berarti dalam mencapai sasaran menggunakan sumber daya berlebihan atau lajim dikatakan ekonomi biaya tinggi. Efisien harus selalu bersifat kuantitatif dan dapat diukur measurable , sedangkan efektif mengandung pula pengertian kualitatif. Dari pengertian efisiensi kerja sekretaris organisasi atau corporate secretary tersebut diatas bahwa efisiensi kerja menunjukkan tentang tenaga, pikiran dan kemampuan yang seminimal mungkin, karena penggunaan tenaga, pikiran dan kemampuan yang tidak tepat dan berlebihan akan mengakibatkan kerugian pada sekretaris organisasi atau corporate secretary, sementara pekerjaan sekretaris organisasi atau corporate secretary merupakan pekerjaan yang bersifat terus-menerus, termasuk pada penggunaan tenaga, pikiran dan kemampuan dalam manajerial para bawahan. Efisiensi kerja dalam menggunakan masukan input akan menghasilkan produktivitas yang tinggi, yang merupakan tujuan dari setiap organisasi apapun bidang kegiatannya, apabila efisiensi selalu diartikan sebagai penghematan karena bisa mengganggu operasi, sehingga pada gilirannya akan mempengaruhi hasil akhir, karena sasarannya tidak tercapai dan produktivitasnya juga tidak akan setinggi yang diharapkan. Penghematan sebenarnya hanya dari efisiensi, persepsi yang tidak tepat mengenai efisiensi dengan menganggap semata-mata sebagai penghematan sama halnya dengan penghayatan yang tidak tepat mengenai Program Pengurangan Biaya, yang sebaliknya dipandang sebagai Program Perbaikan Biaya yang berarti mengefektifkan biaya. Efisiensi kerja dikaitkan dengan manajemen, yang mengukur bagaimana sesuatu dapat dilakukan sebaik-baiknya. Secara sederhana, dapat dikatakan bahwa efektifitas kerja berarti penyelesaian pekerjaan tepat pada waktu yang telah ditetapkan. Artinya, apakah pelaksanaan suatu tugas dinilai baik atau tidak sangat tergantung pada bilamana tugas itu diselesaikan, dan tidak terutama menjawab pertanyaan bagaimana cara melaksanakannya dan berapa biaya yang dikeluarkan untuk itu. Di dalam suatu organisasi perusahaan ada sistem atau aturan-aturan yang telah ditetapkan oleh manajemen organisasi perusahaan tersebut yang berlaku bagi karyawan atau karyawati yang bekerja di perusahaan tersebut. Dimana dari sistem atau aturan-aturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan harus dipatuhi oleh karyawan atau karyawati yang bekerja di perusahaan tersebut. Dengan telah ditetapkannya sistem atau aturan-aturan di perusahaan yang berlaku bagi karyawan atau karyawati yang bekerja di perusahaan tersebut, namun terkadang banyak karyawan atau karyawati yang bekerja di perusahaan tersebut, hanya sebagian dari karyawan atau karyawati yang mematuhi peraturan tersebut. Oleh karena itu, sekretaris organisasi atau corporate Secretary yang professional agar pekerjaannya menjadi efisien, maka sekretaris organisasi atau corporate Secretary sebelumnya dapat mengkonsep dan mencetak formulir siap pakai, dengan pengertian lain tidak di konsep beruang-ulang sehingga tidak efisien. Formulir-formulir tersebut antara lain seperti : a. Formulir peringatan perusahaan terhadap karyawan,yaitu digunakan sebagai antisipasi bagi karyawan yang menyimpang dari system atau aturan-aturan perusahan tersebut. b. Formulir perubahan atau perpindahan jabatan karyawan,yaitu bagi setiap karyawan yang memiliki prestasi dalam pekerjaannya. c. Formulir Interview,yaitu digunakan untuk penyeleksian rekrutmen karyawan. d. Formulir evaluasi penilaian karyawan selama bekerja di perusahaan tersebut. Selain mempergunakan formulir-formulir yang penulis uraikan sebelumnya, efisiensi khususnya pada biaya dapat diciptakan dengan cara menyederhanakan atau menggabungkannya,misalnya dalam hal struktur organisasi. Sebagai sekretaris organisasi atau corporate Secretary, tidaklah mungkin untuk dapat mengingat sedemikian banyak aktifitas perkantoran yang harus di kerjakan setiap hari, termasuk pengaturan janji temu bisnis bussunes appointment , janji pimpinan kepada kliennya. Untuk menghindari adanya kelupaan yang berdampak terjadinya seperti tidak efisien, tidak efektif, dan tidak produktif atas kinerja yang telah dirancang sedemikian rupa, maka seorang sekretaris organisasi atau corporate secretary dapat menyiapkan agenda.

D. Fungsi Sekretariat

Pada dasarnya fungsi kesekretariatan sesuai bidang kerjanya, maka mencakup kegiatan dalam administrasi dalam arti luas pada sebuah organisasi atau perkantoran. Sedangkan fungsi kesekretariatan lain berkaitan dengan kegiatan ketatausahaan yakni kegiatan administrasi dalam arti sempit yang meliputi : 1. Adanya orang-orang yang bekerja. 2. Penerimaan dan pengiriman surat-surat. 3. Penerimaan telepon. 4. Penyelesaian surat-surat yang berkaitan dengan kegiatan organisasi sehari-hari. Menurut Sedarmayanti, dalam Ratnawati 2006:11 “ Fungsi sekretariat adalah sebagai satuan organisasi yang merupakan tempat sekretaris dan pembantunya melakukan rangkaian kegiatan demi menunjang pelaksanaan tugas pokok organisasi agar dapat mencapai tujuan dengan lebih lancar”. Di samping terdapat beberapa pengertian sekretariat seperti tersebut di atas, salah satu di antaranya ada yang disebut dengan sekretariat jenderal, yaitu satuan organisasi yang terdapat dalam lingkungan organisasi yang lebih besar dan melaksanakan pekerjaan seperti dalam hal kegiatan sekretariat ditambah dengan segala kegiatan bantuan yang membantu pimpinan baik dalam hal bantuan teknis maupun administratif. Misalnya, Sekretariat Jenderal Departemen Pendidikan dan Kebudayaan yang dipimpin oleh jenderal. Selanjutnya dalam bidang kesekretariatan, sekretariat dipimpin oleh seorang sekretaris yang disebut kepala bagian sekretariat atau sekretaris organisasi atau corporate sekretary. Berbagai macam sekretariat dijumpai dalam struktur organisasi pemerintah di Indonesia, misalnya sekretariat negara, sekretariat lembaga, sekretariat badan, dan lain-lain. Sekretaris yang berfungsi sebagai manajer adalah seorang pimpinan yang membawahi suatu satuan organisasi yang melakukan pekerjaan pelayanan dalam bidang ketatausahaan dan lain-lain yang biasa disebut dengan bagian sekretariat. Sehubungan dengan hal tersebut di atas kesekretariatan mempunyai fungsi sebagai berikut: 1. Mengadakan pencatatan dan semua kegiatan manajemen. Hasil pencatatan harus dilakukan menurut suatu sistem yang ditentukan, digunakan sebagai alat pertanggung jawaban dan sebagai sumber informasi. Pencatatan perlu dilakukan dengan tepat guna dan tepat waktu. 2. Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan. 3. Sebagai alat komunikasi perusahaanorganisasi. 4. Sebagai pusat dokumentasi. Adapun fungsi kesekretariatan yang paling utama adalah sebagai berikut : a. Memperlancar lalu lintas distribusi informasi ke segala pihak baik secara internal maupun eksternal. b. Mengamankan kerahasiaan kantor atau jawatan yang bersangkutan. c. Mengatur dan memelihara segala dokumentasi kantor yang mempunyai kegunaan bagi manajemen untuk memperlancar fungsi-fungsi : 1. Perencanaan. 2. Pembuatan keputusan. 3. Pembimbingan. 4. Pengkoordinasian. 5. Pengontrolan. 6. Penyempurnaan. Dengan berjalannya fungsi-fungsi tersebut, menunjukkan keberhasilan pekerjaan kantor secara keseluruhan. Namun demikian, fungsi kesekretariatan yang sangat terkait dengan sebuah organisasi atau perusahaan adalah adanya pelaksanaan aktivitas atau kegiatan yang sesuai dengan bidang masing-masing secara profesional dan bertanggung jawab, karena hal ini akan menunjukkan bahwa pada sekretariat tersebut telah terjadinya pelaksanaan fungsi- fungsi sesuai dengan job description, sehingga proses administrasi secara luas pada suatu sekretariat akan berjalan dengan baik dan lancar.

E. Hal-Hal Yang Mempengaruhi Efisiensi Kerja

Sarana kerja dan potensi sekretariat akan mendukung efisiensi pelaksanaan kerja, Wursanto 2006:25 beberapa hal yang akan mempengaruhi efisiensi kerja sekretariat organisasi adalah : 1. Bentuk dan susunan meja kerja. Bentuk meja yang sesuai untuk sekretariat adalah bentuk L atau U, warna meja sebaiknya yang tidak menyilaukan mata, sebaiknya warna terang. 2. Kursi kerja sebaiknya yang dapat berputar, tinggi kursi dapat diatur sesuai kebutuhan. 3. Peletakan alat-alat di meja kerja sebaiknya yang sering dipakai, sedangkan alat-alat yang jarang dipakai disimpan di laci meja. 4. Mempunyai daya ingat yang baik merupakan salah satu dasar bekerja secara efisien. Agar frekuensi pekerjaan sekretaris organisasi semakin meningkat, ada beberapa faktor yang mempengaruhi dan menentukan keberhasilannya, yaitu : 1. Hubungan dengan pimpinan yang dibantunya. 2. Kepribadiannya. 3. Pengetahuan umum dan pengetahuan khusus yang berkaitan dengan kesekretariatan. 4. Praktek kerjanya.