Rencana Kegiatan Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris Organisasi Dalam Meningkatkan Efisiensi Kerja Pada PDAM Tirtanadi Medan

badan, yang bergerak dalam bidang usaha, ilmu pengetahuan, atau pelayanan masyarakat, dengan tujuan membantu lembaga atau badan yang bersangkutan mencapai tujuannya. Lembaga atau badan tersebut dapat berupa perusahaan, organisasi, atau yayasan. Menurut Wursanto dalam Saiman 2002:31, bahwa sekretaris organisasi atau corporate secretary adalah satuan organisasi atau lembaga yang melaksanakan jasa-jasa perkantoran dalam bidang ketatausahaan. Dengan pengertian tersebut sehingga satuan organisasi yang dimaksud mencakup adanya unsur-unsur : a. Tempat untuk dapat terselenggaranya kerja dari pekerjaan yang di pimpin oleh sekretaris. b. Manusia atau para pegawai pelaksana, pencipta tata cara dan tata kerja c. Alat atau sarana yang diperlukan demi tercapainya kelangsungan kerja dari sekretaris dan para bawahannya. Menurut Sutarto dalam Ignatius 2006:3, yang menyatakan bahwa sekretaris organisasi atau corporate secretary disamping bekerja atas perintah pimpinan, sekretaris organisasi atau corporate secretary memiliki wewenang untuk turut membuat rencana organisasi, membuat keputusan, melakukan pengarahan, melakukan pengkoordinasian, menjalankan kontrol, dan melakukan penyempurnaan organisasi dan tata kerja, serta bekerja terutama untuk kepentingan organisasi secara keseluruhan. Dengan kata lain, sekretaris organisasi atau corporate secretary membantu melaksanakan fungsi manajemen tertinggi yang meliputi perencanaan, pembuatan keputusan, pengarahan, pengkoordinasia, pengontrolan, serta penyempurnaan.

B. Tugas Sekretaris OrganisasiCorporate Secretary

Tugas sekretaris organisasi atau corporate secretary dalam arti sempit adalah sebagai seorang yang dipercaya oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia pimpinan. Sedangkan tugas sekretaris organisasi atau corporate secretary dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi, lembaga, maupun kantor. Menurut Saiman 2002:40 adapun tugas utama sekretaris organisasi atau corporate secretary adalah membantu pimpinan, oleh karena itu lingkup tugasnya ditentukan oleh tugas dan kerja pimpinan yang di bantunya meskipun tingkat pimpinan dan macam tugas serta pekerjaannya berbeda-beda. Tugas sekretaris organisasi atau corporate secretary selama pimpinan tidak berada di tempat, antara lain : 1. Membuat ringkasan dari semua surat penting yang masuk. 2. Membuat laporan hal-hal yang perlu diketahui pimpinan selama beliau tak berada di tempat. 3. Mengerjakan hal-hal yang berada dalam wewenang sekretaris. Adapun secara umum tugas dan kerja sekretaris organisasi menurut Saiman 2002:42 dapat dikelompokkan menjadi 3 tiga macam kelompok, yaitu : 1. Kelompok Dalam, yaitu : a. Menjaga kebersihan, memelihara kerapian, serta menciptakan kenyamanan kantor tempat kerja sendiri, tempat kerja pimpinan, dan kamar tamu. b. Memelihara dan menyimpan peralatan serta perlengkapan kerja dan memperhatikan persediaannya sehingga tak ada kekurangan. c. Membuat memo dan pengumuman untuk orang-orang dalam lembaga.