B. Tugas Sekretaris OrganisasiCorporate Secretary
Tugas sekretaris organisasi atau corporate secretary dalam arti sempit adalah sebagai seorang yang dipercaya oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia pimpinan. Sedangkan tugas
sekretaris organisasi atau corporate secretary dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi, lembaga,
maupun kantor. Menurut Saiman 2002:40 adapun tugas utama sekretaris organisasi atau corporate
secretary adalah membantu pimpinan, oleh karena itu lingkup tugasnya ditentukan oleh tugas dan kerja pimpinan yang di bantunya meskipun tingkat pimpinan dan macam tugas serta
pekerjaannya berbeda-beda. Tugas sekretaris organisasi atau corporate secretary selama pimpinan tidak berada di tempat, antara lain :
1. Membuat ringkasan dari semua surat penting yang masuk.
2. Membuat laporan hal-hal yang perlu diketahui pimpinan selama beliau tak
berada di tempat. 3.
Mengerjakan hal-hal yang berada dalam wewenang sekretaris. Adapun secara umum tugas dan kerja sekretaris organisasi menurut Saiman 2002:42
dapat dikelompokkan menjadi 3 tiga macam kelompok, yaitu : 1.
Kelompok Dalam, yaitu : a.
Menjaga kebersihan, memelihara kerapian, serta menciptakan kenyamanan kantor tempat kerja sendiri, tempat kerja pimpinan, dan kamar tamu.
b. Memelihara dan menyimpan peralatan serta perlengkapan kerja dan
memperhatikan persediaannya sehingga tak ada kekurangan. c.
Membuat memo dan pengumuman untuk orang-orang dalam lembaga.
d. Mengurus dan menyimpan warkat berupa segala catatan tertulis, bergambar, atau
rekaman yang berisi keterangan tentang suatu peristiwa atau hal yang dibuat untuk membantu ingatan.
e. Menyiapkan, mengikuti, dan membuat laporan rapat.
f. Mengurus daftar gaji untuk orang atau bagian tertentu.
g. Mengurus dana kas kecil.
h. Mengurus atau terlibat dalam tugas seremonial seperti pesta lembaga atau pesta
ulang tahun pimpinan. 2.
Kelompok Luar, yaitu : a.
Mengurus dan menyimpan surat-surat yang masuk. b.
Membuat konsep, mengetik, dan mengirimkan surat-surat. c.
Menerima dan mengadakan komunikasi lewat telepon, facsimile, teleks, e-mail. d.
Mengurus undangan rapat atau pesta-pesta bagi orang-orang di luar lembaga. e.
Menerima tamu dan bertemu dengan orang atau lembaga lain. f.
Mengurus kartu-kartu ucapan dan kado-kado bagi orang atau lembaga luar. 3.
Kelompok Pribadi, yaitu : a.
Mengurus perjalanan dinas pimpinan. b.
Mengurus kebutuhan-kebutuhan pimpinan yang berhubungan dengan tugas dan kerjanya seperti perolehan kerja, makan, minum, pakaian, administrasi keuangan.
c. Mengingatkan pimpinan sejauh perlu, misalnya pimpinan terlupa menjelang waktu
rapat atau janji-janji dengan orang atau lembaga lain. Menurut Wursanto 2006:17 tugas sekretaris organisasi atau corporate secretary dapat
dikelompokkan menjadi 3 tiga tugas, yaitu :
1. Tugas rutinoperasional, yaitu tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi,
dilaksanakan tanpa menunggu perintah dari atasan atau sesuai dengan job descriptionnya. Tugas rutin ini mencakup :
a. Menangani surat masuk untuk pimpinan.
b. Korespondensi.
c. Menerima tamu yang hendak menemui pimpinan.
d. Menerima telepon dan menelpon.
e. Menyusun,menempatkan,dan mengemukakan kembali arsip yang bersifat
kedinasan. f.
Mengatur jadwal kegiatanatau agenda pimpinan agar selalu tepat. g.
Pengaturan dan kerapihan ruangan kantor. h.
Menyiapkan pembuatan laporan. i.
Mengelola kas kecil petty cash.
2. Tugas Insidental atau berdasarkan instruksi adalah tugas yang dilaksanakan apabila
ada instruksi khusus dari pimpinan. Tugas insidential ini antara lain : a.
Mempersiapkan rapat. b.
Mengatur perjamuan makan dengan relasi perusahaan. c.
Menyusun makalah atau pidato. d.
Mengurus dokumen bank, asuransi, pajak dan lain-lain. e.
Menyusun surat-surat yang bersifat rahasia. f.
Mengurus perjalanan dinas pimpinan. g.
Mengikuti seminar, rapat, pertemuan yang terkait dengan perusahaan. h.
Tugas khusus lain sesuai dengan instruksi dan kewenangan dari atasan.
Kategori