Dengan berjalannya fungsi-fungsi tersebut, menunjukkan keberhasilan pekerjaan kantor secara keseluruhan. Namun demikian, fungsi kesekretariatan yang sangat terkait dengan
sebuah organisasi atau perusahaan adalah adanya pelaksanaan aktivitas atau kegiatan yang sesuai dengan bidang masing-masing secara profesional dan bertanggung jawab, karena hal
ini akan menunjukkan bahwa pada sekretariat tersebut telah terjadinya pelaksanaan fungsi- fungsi sesuai dengan job description, sehingga proses administrasi secara luas pada suatu
sekretariat akan berjalan dengan baik dan lancar.
E. Hal-Hal Yang Mempengaruhi Efisiensi Kerja
Sarana kerja dan potensi sekretariat akan mendukung efisiensi pelaksanaan kerja, Wursanto 2006:25 beberapa hal yang akan mempengaruhi efisiensi kerja sekretariat
organisasi adalah : 1.
Bentuk dan susunan meja kerja. Bentuk meja yang sesuai untuk sekretariat adalah bentuk L atau U, warna meja sebaiknya yang tidak menyilaukan mata, sebaiknya
warna terang. 2.
Kursi kerja sebaiknya yang dapat berputar, tinggi kursi dapat diatur sesuai kebutuhan. 3.
Peletakan alat-alat di meja kerja sebaiknya yang sering dipakai, sedangkan alat-alat yang jarang dipakai disimpan di laci meja.
4. Mempunyai daya ingat yang baik merupakan salah satu dasar bekerja secara efisien.
Agar frekuensi pekerjaan sekretaris organisasi semakin meningkat, ada beberapa faktor yang mempengaruhi dan menentukan keberhasilannya, yaitu :
1. Hubungan dengan pimpinan yang dibantunya.
2. Kepribadiannya.
3. Pengetahuan umum dan pengetahuan khusus yang berkaitan dengan kesekretariatan.
4. Praktek kerjanya.
Sekretaris organisasi harus mampu bekerja profesional, artinya harus memiliki pengetahuan yang mendalam, ditunjang kemampuan capability, disertai attitude atau sikap,
tingkah laku yang baik, memegang teguh etika, serta mampu mengatur emosinya. Ciri-ciri sekretariat adalah :
1. Bersedia bekerja sama, tekun.
2. Positive thingking.
3. Rasa ingin tahu yang besar.
4. Senantiasa berinisiatif.
5. Cekatan.
6. Dinamis, dapat berdaptasi terhadap perubahan.
7. Bersemangat tinggi.
8. Loyal atau setia.
9. Dapat dipercaya.
F. Evaluasi
Setelah melakukan pembahasan secara tertentu dan menguraikan hasil survei langsung ke PDAM Tirtanadi Medan, maka selanjutnya, penulis akan menganalisis dan mengevaluasi
beberapa hal yang menyangkut Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris Organisasi dalam meningkatkan Efisiensi kerja pada PDAM TIRTANADI Medan di dalam dunia kerja.
Analisis dan evaluasi ini merupakan perbandingan antara uraian teoritis dengan data dan informasi hasil penelitian pada PDAM TIRTANADI Medan. Adapun yang di bahas adalah
sebagaimana diuraikan berikut ini.
Tugas dan Tanggung Jawab Sekretariat Terhadap Perusahaan
Sekretaris organisasi atau corporate secretary mempunyai tugas dan tanggung jawab atas pekerjaannya. Tugasnya tidak hanya bertugas atas perintah pimpinan tetapi mempunyai
tanggung jawab terhadap bawahannya. Jadi, sebenarnya corporate secretary menjalankan
fungsi manajemen.
PDAM TIRTANADI Medan memiliki corporate secretary yang masih kurang
professional. Sekretariat tersebut dapat Penulis simpulkan sebagai berikut :
1. Sekretariatnya menjalankan tugasnya masih kurang baik.
2. Sekretariatnya belum dapat menjalankan tanggung jawabnya dengan baik terhadap
unit kerja bawahannya. 3.
Sekretariatnya belum dapat menjalankan fungsi manajemen dengan baik.
Cara Kerja Sekretariat yang Efisien Dalam Menjalankan Tugasnya
Untuk melaksanakan tugas secara efisien sehingga dapat efektif dan produktif seorang sekretaris dapat melakukan berbagai cara dalam melakukan pekerjaannya.
Cara kerja tersebut dapat dilakukan seperti : 1.
Corporate secretary atau sekretaris organisasi dapat membuat konsep formulir- formulir sehingga dapat siap pakai. Contoh : formulir peringatan, formulir interview,
formulir perubahan jabatan, formulir penilaian dan lain-lain. 2.
Corporate secretary atau sekretaris organisasi dapat membuat agenda sebagai pengingat dalam pekerjaannya maupun pekerjaan pimpinannya.
Setelah melakukan survei, penulis dapat melihat pada PDAM TIRTANADI Medan khususnya bidang sekretariat dalam melaksanakan tugasnya agar efisien dan efektif
sekretariat harus membuat berbagai cara seperti berikut : 1.
Dalam hal penggunaan waktu
