4. Faktor-Faktor dalam Penyusunan Sistem Akuntansi
Penyusunan sistem akuntansi untuk perusahaan perlu mempertimbangkan
beberapa faktor penting:
a. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip cepat.
Sistem akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang diperlukan tepat waktu, memenuhi kebutuhan dan berkualitas.
b. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip aman.
Sistem akuntansi harus dapat menjaga keamanan harta perusahaan menggunakan prinsip pengawasan intern.
c. Sistem akuntansi harus memenuhi prinsip murah.
Biaya untuk menyelenggarakan sistem akuntansi harus ditekan dan dipertimbangkan cost and benefit dalam menghasilkan suatu informasi.
D. Gaji
1. Pengertian Gaji
Menurut Mulyadi 2001: 373, definisi gaji adalah “Pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan
manajer. Umumnya gaji dibayarkan secara tetap per bulan”. 2.
Metode Distribusi Gaji Distribusi biaya gaji ditujukan untuk menghasilkan laporan biaya tenaga kerja
menurut jenisnya, menurut hubungannya, atau kombinasi di antara berbagai jenis klasifikasi tersebut. Distribusi biaya gaji menurut Mulyadi 2001: 405 umumnya
dilakukan dengan metode berikut ini:
a. Metode rekening berkolom.
Rekening berkolom digunakan jika misalnya manajemen menginginkan laporan biaya tenaga kerja menurut jenisnya per departemen. Pada akhir bulan, setiap
kolom rupiah dalam rekening berkolom dijumlah, dan hasilnya disajikan dalam laporan biaya tenaga kerja per departemen. Input dari rekening berkolom ini
adalah rekap daftar gaji atau jurnal umum. b.
Metode Summary strip: Tiket Tunggal. Metode ini digunakan untuk mengelola upah karyawan. Baik upah langsung
maupun upah tak langsung. Jumlah rupiah biaya tenaga kerja tak langsung menurut klasifikasi jenis dan departemen diposting ke dalam summary strip, yang
sekaligus berfungsi sebagai laporan biaya tenaga kerja. c.
Metode distribusi dengan komputer. Metode ini dilakukan dengan memberi kode transaksi penggajian yang terjadi
sesuai dengan klasifikasi yang diinginkan. Proses sortasi akan dilakukan oleh komputer melalui program.
E. Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan
1. Pengertian Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan
Menurut Mulyadi 2001: 17, definisi sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah “Sistem yang dirancang untuk menangani transaksi
penghitungan gaji dan upah karyawan dan pembayarannya”. 2.
Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan
menurut Mulyadi 2001: 374-379 adalah:
a. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan. Tembusan dokumen ini
dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.
b. Kartu jam hadir
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan diperusahaan. Dapat berupa daftar hadir biasa atau dapat pula
berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. c.
Kartu jam kerja Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja
langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk
kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir. d.
Daftar gaji dan daftar upah Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi
potongan-potongan berupa PPh Pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain sebagainya.
e. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh
fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap daftar gaji dan upah.
f. Surat pernyataan gaji dan upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan
daftar gaji dan upah. g.
Amplop gaji dan upah Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop
gaji dan upah. h.
Bukti kas keluar Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi
akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
3. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah menurut Mulyadi 2001: 382 adalah:
a. Jurnal umum
Digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan.
b. Kartu harga pokok produk
Digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
c. Kartu biaya
Digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja nonproduksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk
pencatatannya adalah bukti memorial. d.
Kartu penghasilan karyawan Digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima
oleh setiap karyawan. Selain itu digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang
bersangkutan. 4.
Fungsi yang Terkait Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan
menurut Mulyadi 2001: 383-384 adalah sebagai berikut: a.
Fungsi Kepegawaian Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon
karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi
karyawan, dan pemberhentian karyawan. Fungsi ini berada di tangan Bagian Kepegawaian, di bawah Departemen Personalia dan Umum.
b. Fungsi Pencatat Waktu
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Fungsi ini tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi
operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
c. Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban
setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. d.
Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam
hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan. Fungsi ini berada di tangan: Bagian Utang, Bagian Kartu Biaya, dan Bagian Jurnal.
e. Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah serta menguangkan cek tersebut ke bank. Fungsi ini berada di tangan Bagian
Kasa. 5.
Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Mulyadi 2001: 385-386 mengungkapkan bahwa sistem penggajian terdiri dari
jaringan prosedur berikut ini: a.
Prosedur pencatatan waktu hadir Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Prosedur ini
diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik.
b. Prosedur pembuatan daftar gaji
Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji membuat daftar gaji karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat
keputusan mengenai karyawan.
c. Prosedur distribusi biaya gaji
Dalam prosedur ini, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen- departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja.
d. Prosedur pembuatan bukti kas keluar
Prosedur ini bertujuan untuk menghasilkan bukti transaksi dalam sistem penggajian berupa bukti kas keluar. Artinya perusahaan telah mengeluarkan kas
untuk membayar gaji karyawan. e.
Prosedur pembayaran gaji Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi
membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke
bank dan memasukkan uang ke amplop gaji.
F. Sistem Pengendalian Intern
