Untuk mencapai tujuan tersebut, analis sistem harus dapat mencapai sasaran-sasaran sebagai berikut:
a. Perancangan sistem harus berguna, mudah dipahami dan mudah
digunakan. b.
Perancangan sistem harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan. c.
Perancangan sistem harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi, pelaporan manajemen, dan pelaksanaan kebijakan.
d. Perancangan sistem harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang
rinci untuk tiap komponen sistem.
J. Perancangan Formulir, Jurnal, Bagan Alir Dokumen Flowchart,
Diagram Arus Data Data Flow Diagram, dan Laporan
1. Formulir
a. Pengertian Formulir
Menurut Mulyadi 2001: 75, definisi formulir adalah “Secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi dan sering pula disebut dengan dokumen”.
Menurut Mulyadi 2001: 76, definisi formulir elektronik adalah “Ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data
yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik”. Menurut Mulyadi 2001: 5, formulir juga merupakan keluaran sistem lain
yang menjadi masukan sistem akuntansi. b.
Manfaat Formulir Berdasarkan pengertian formulir di atas, formulir dalam perusahaan
bermanfaat untuk:
1 Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan.
Dalam formulir, setiap orang yang bertanggung jawab atas terjadinya transaksi membubuhkan tanda tangan atau paraf. Hal tersebut dilakukan sebaga bukti
pertanggungjawaban pemakaian wewenang atas pelaksanaan transaksi yang terjadi.
2 Merekam data transaksi bisnis perusahaan.
Formulir berfungsi sebagai alat untuk merekam data yang bersangkutan dengan transaksi. Semua data yang diperlukan untuk identifikasi transaksi direkam
pertama kali dalam formulir. 3
Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan.
Semua perintah pelaksanaan suatu transaksi perlu ditulis dalam suatu fomulir untuk mengurangi kemungkinan kesalahan.
4 Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam
organisasi yang sama atau ke organisasi lain. Formulir berfungsi sebagai sarana untuk menyampaikan informasi secara intern
organisasi atau antarorganisasi. Hal ini dikarenakan setiap bagian atau departemen dalam perusahaan mempunyai kegiatan yang saling berkaitan.
Sedangkan manfaat dari formulir elektronik adalah: 1
Tidak pernah kehabisan formulir. Jika perusahaan menggunakan formulir kertas, operasi bisnis dapat berhenti jika
perusahaan kehabisan formulir. Tidak demikian halnya dengan formulir elektronik, penawaran selalu sama dengan permintaan.
2 Tidak pernah ketinggalan jaman.
Jika kebutuhan dan peraturan berubah, dengan segera formulir kertas menjadi ketinggalan jaman. Formulir elektronik mudah sekali disesuaikan dengan
perubahan kebutuhan dan peraturan. Investasi untuk pencetakan dan penyimpanan tidak diperlukan untuk pembuatan formulir elektronik.
3 Ketidakefisienan formulir dapat dihindari.
Penggunaan formulir elektronik memungkinkan dengan segera penyesuaian isi dan
format formulir
untuk memenuhi
perubahan keadaan
sehingga memungkinkan penyediaan formulir tepat sesuai dengan kebutuhan pemakai.
Penggunaan formulir kertas sudah tidak lagi memenuhi kebutuhan pemakai, karena untuk perancangan dan pencetakan diperlukan biaya.
4 Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah.
Penggunaan formulir kertas membuka kemungkinan untuk tujuan yang salah, atau penggunaan formulir oleh orang yang tidak berhak. Dengan formulir elektronik,
pengendalian formulir dapat dilakukan dengan penentuan pemakai formulir tertentu hanya terbatas pada orang yang memiliki password, nama dan nomor
formulir. Komputer akan memberikan jenis formulir sesuai dengan kode dan nama yang dimasukkan ke dalam komputer.
5 Kecepatan pengisian formulir.
Kecepatan pengisisan formulir elektronik jauh melebihi kecepatan pengisian formulir kertas. Formulir elektronik dapat melakukan perhitungan penambahan,
pengurangan, perkalian, pembagian dan mencantumkan secara otomatis hasil perhitungan pada ruang tertentu dalam formulir.
6 Penangkapan data dilakukan sekali.
Dengan menggunakan formulir kertas, data direkam dalam formulir, kemudian orang lain harus membaca data dari formulir untuk keperluan pemasukan data ke
dalam sistem informasi. Dengan menggunakan formulir elektronik, duplikasi penangkapan dan pemasukan data ke dalam sistem informasi tidak akan terjadi.
7 Tidak ada data yang mengambang.
Dengan formulir elektronik, data dimasukkan dan dikirimkan dari satu tempat ke tempat lain secara elektronik, sehingga tidak ada data yang mengambang. Dengan
formulir kertas, data akan mengambang sesuai dengan lama waktu yang diperlukan untuk mentrasfer formulir kertas dari satu tempat ke tempat lain.
c. Perancangan Formulir
Prinsip dasar yang melandasi perancangan formulir menurut Mulyadi 2001: 86 adalah sebagai berikut:
1 Sedapat mungkin memanfaatkan tembusan atau copy formulir.
Untuk memenuhi beberapa tujuan sekaligus perlu dibuat beberapa formulir. 2
Hindari duplikasi dalam pengumpulan data. Sekali data telah dikumpulkan dari sumbernya, data tersebut harus direkam
sedemikian rupa dalam formulir, sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi semua departemen.
3 Buatlah rancangan formulir sesederhana dan seringkas mungkin.
Hal ini akan mengakibatkan dapat dihindarinya perekaman data yang tidak perlu sehingga akan membantu pencatatannya ke dalam buku jurnal dan buku
pembantu.
4 Masukan internal check dalam merancang formulir.
Internal check ini diciptakan untuk dapat menghasilkan informasi yang dapat dipercaya dan teliti serta untuk menjaga kekayaan organisasi.
5 Cantumkan nama dan alamat perusahaan pada formulir yang akan
digunakan untuk komunikasi dengan pihak luar. Hal ini dilakukan untuk memudahkan identifikasi asal formulir tersebut bagi
perusahaan penerima. 6
Cantumkan nama formulir untuk memudahkan identifikasi. Nama formulir biasanya dipilih untuk menggambarkan fungsi formulir tersebut.
Nama formulir ini dicetak pada formulir untuk memudahkan identifikasi terhadap formulir tersebut.
7 Beri nomor untuk identifikasi formulir.
Jika perusahaan menggunakan berbagai jenis formulir, pemberian nomor identifikasi terhadap formulir mulai diperlukan. Dalam praktek tidak jarang
nomor identifikasi lebih umum digunakan untuk menyebut formulir dibandingkan dengan nama formulir tersebut.
8 Cantumkan nomor garis pada sisi sebelah kiri dan kanan formulir.
Hal ini dilakukan untuk menghindari kesalahan pengisian formulir yang lebar, setiap garis diberi nomor urut baik pada tepi sebelah kiri maupun tepi sebelah
kanan. 9
Cetaklah garis pada formulir. Hal ini dilakukan jika formulir tersebut akan diisi dengan tulisan tangan. Jika
pengisian formulir menggunakan mesin ketik, garis tidak perlu dicetak.
10 Cantumkan nomor urut tercetak.
Nomor urut ini digunakan untuk mengawasi pemakaian formulir dann untuk mengidentifikasi transaksi bisnis.
11 Rancangan formulir tertentu sedemikian rupa.
Cara yang ditempuh oleh analis sistem untuk menghemat waktu pengisian formulir adalah dengan membuat pertanyaan sedemikian rupa guna memperoleh informasi
dari pengsisi. Pengisi hanya cukup memilih jawaban ya atau tidak yang sudah tersedia.
12 Susunlah formulir ganda dengan menyisipkan karbon sekali pakai,
karbon berkali-kali, atau tanpa karbon. Formulir ganda adalah formulir yang terdiri dari formulir asli dan tembusannya.
13 Pembagian zona sedemikian rupa sehingga formulir dibagi menurut
blok-blok daerah yang logis berisi data yang saling terkait. Zona membagi formulir menurut blok-blok logis berisi data yang saling terkait.
2. Jurnal
a. Pengertian Jurnal
Menurut Mulyadi 2001: 101, definisi jurnal adalah “Catatan akuntansi permanen yang pertama, yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan
perusahaan”. b.
Perancangan Jurnal Prinsip-prinsip dasar yang melandasi pembuatan rancangan jurnal
diungkapkan Mulyadi 2001: 104 sebagai berikut:
1 Harus tersedia jurnal dalam jumlah yang memadai sehingga
memungkinkan perusahaan untuk menggunakan karyawan dalam mencatat dengan transaksi keuangan yang terjadi.
2 Jurnal akan digunakan untuk memisahkan transaksi ke dalam
penggolongan pokok tertentu, seperti penerimaan kas, pengeluaran kas, penjualan dan pembelian.
3 Untuk mengurangi pekerjaan pembukuan yang terinci, harus
digunakan kolom-kolom khusus dalam jurnal, sehingga memungkinkan pembukuan jumlah per kolom ke dalam rekening yang bersangkutan dalam buku
besar. 4
Nama kolom dalam jurnal harus sesuai dengan nama rekening yang bersangkutan dalam buku besar.
5 Kolom-kolom dalam jurnal digunakan untuk mengumpulkan angka
yang akan diringkas dalam rekening yang bersangkutan dalam buku besar. 6
Sedapat mungkin jurnal harus dirancang sedemikian rupa sehingga pekerjaan menyalin informasi dari dokumen sumbernya dibuat sangat minimum.
7 Harus ditetapkan hubungan antara dokumen sumber tertentu dengan
jurnal sehingga pertanggungjawaban kebenaran informasi dapat ditentukan. c.
Metode Pencatatan Data Menurut Mulyadi 2001: 109-111 ada berbagai cara yang dapat digunakan
untuk mencatat informasi dalam jurnal: 1
Dengan pena Informasi dari dokumen disalin dengan cara tulis tangan.
2 Dengan mesin pembukuan
Informasi dari dokumen disalin dengan mesin pembukuan, bersamaan dengan pembukuan ke dalam rekening buku pembantu.
3 Dengan arsip dokumen sumber yang berfungsi sebagai jurnal
Jurnal berupa arsip dokumen sumber yang disusun menurut waktu terjadinya transaksi.
4 Dengan komputer
Informasi dari dokumen dimasukkan ke dalam komputer melalui keyboard dan dicatat kedalam arsip transaksi yang berfungsi sebagai jurnal.
3. Bagan Alir Dokumen Flowchart
Bagan alir dokumen flowchart merupakan bentuk aliran dokumen– dokumen yang masuk ke dalam sebuah sistem dan dokumen-dokumen yang
dihasilkan dari proses sebuah sistem. Untuk dapat menggambarkan bagan alir dokumen maka digunakan simbol–
simbol yang mewakili setiap dokumen, kegiatan dan keterangan suatu kegiatan dalam transaksi. Jika simbol–simbol tersebut digabungkan sesuai dengan kegiatan
transaksi yang terjadi maka membentuk suatu bagan yang akan menunjukkan tentang aliran dokumen dari data menjadi informasi.
Tabel 1.1 Simbol–Simbol dalam Bagan Alir Dokumen
Simbol dokumen digunakan untuk menggambarkan semua dokumen berupa formulir untuk merekam transaksi.
Simbol catatan digunakan untuk menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi dari
formulir.
Tabel 1.1 Simbol–Simbol dalam Bagan Alir Dokumen Lanjutan
Simbol penghubung bagan pada halaman yang sama.
Simbol penghubung bagan pada halaman yang berbeda.
Simbol kegiatan manual digunakan untuk menggambar kegiatan manual fungsi-fungsi di dalam sistem.
Simbol arsip sementara digunakan untuk menunjukkan tempat penyimpanan dokumen yang nantinya akan diambil
kembali.
Simbol arsip permanen digunakan untuk menunjukkan tempat penyimpanan dokumen yang tidak diproses
lagi.
Simbol keputusan menggambarkan keputusan yang dibuat dalam pemrosesan data.
Simbol computer process menggambarkan pengolahan data menggunakan komputer.
Simbol keying menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer untuk diproses di dalam komputer.
Simbol garis alir menggambarkan arah proses pengolahan data.
Simbol mulaiberakhir menggambarkan awal dan akhir dari suatu sistem.
Sumber: Mulyadi 2001: 60-63
4. Diagram Arus Data Data Flow Diagram
Diagram arus data DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau suatu sistem baru yang akan dikembangkan secara
logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan
sistem yang terstruktur. Jogiyanto, 1999: 700. Beberapa simbol yang digunakan dalam pembuatan DFD:
a. Kesatuan Luar atau Entitas
Kesatuanluar di lingkunganluarsistem yang dapatberupa orang,organisasiatau sistem
lainnya yang
berada di
lingkunganluarnya. Suatukesatuanluardapatdisimbolkandengansuatunotasipersegipanjangatausuatuper
segipanjangdengansisikiridanatasnyaberbentukgaristebal.
Gambar 1.2: Kesatuan Luar atau Entitas
Sumber: Jogiyanto 1999: 700-701
b. Aliran Data
Aliran data pada DFD ditunjukkan dengan simbol panah.Aliran datainimengalir diantara
proses, simpanan
data dankesatuanluar.Aliran
data inimenunjukkanarusdari data yang dapatberupamasukan dari kesatuan luar untuk
diproses atauhasildari proses sistem.
a
Personalia
Cek Gaji Gambar 1.3: Aliran Data
Sumber: Jogiyanto 1999: 701-702
c. Proses
Proses adalahkegiatanatau aktivitas yang dilakukanoleh orang, mesinatau komputer darihasilsuatualirandata berupa masukan yang akan menghasilkan
keluaran berupa informasi baru.
Gambar 1.4: Proses
Sumber: Jogiyanto 1999: 705
Gambar 1.5: Hubungan Aliran Data antara Entitas dengan Proses
Sumber: Jogiyanto 1999: 706
d. Simpanan Data
Simpanan data merupakanpenyimpan data yang dapatberupa: 1
Suatu file atau basis data di sistem komputer. Jika perusahaan menggunakan sistem komputerisasi maka data dapat disimpan
sebagai suatu file atau basis data.
1 Siapkan
Pengeluaran Kas
a Personalia
Otorisasi 1
Membuat Bukti Kas
Keluar
2 Suatuarsipataucatatan manual.
Data juga dapat disimpan sebagai suatu arsip baik permanen maupun sementara, atau sebagai suatu catatan manual.
3 Suatukotaktempat data di mejaseseorang.
Data yang disimpan sebagai arsip berupa catatan manual dapat disimpan di suatu kotak di meja karyawan.
4 Suatu tabel acuan manual.
Data juga dapat disimpan dengan menginputnya ke dalam tabel-tabel sesuai kebutuhan dan klasifikasinya.
5 Suatu agenda ataubuku.
Data juga dapat disimpan sebagai suatu agenda atau buku.
Gambar 1.6: Penyimpanan Data
Sumber: Jogiyanto 1999: 707
Daftar Gaji
D1
Gambar 1.7: Hubungan Entitas, Aliran data, Proses dan Simpanan Data.
Sumber: Jogiyanto 1999: 715
5. Laporan
Laporan merupakan bentuk dari output atau hasil dari suatu proses. Laporan ini digunakan oleh manajemen untuk pengambilan keputusan. Menurut Baridwan
1993: 190-191, beberapa hal yang dilakukan untuk merancang laporan adalah sebagai berikut:
a. Merancang format laporan.
Laporan yang dihasilkan dapat dibuat dalam berbagai bentuk seperti tabel, grafik, atau bentuk uraian.
b. Merancang isi laporan.
Perancangan isi laporan berkaitan dengan penggunaan laporan itu. Agar laporan yang dihasilkan itu dapat bermanfaat bagi penerima, maka perlu diketahui lebih
dahulu tujuan dibuatnya laporan tersebut.
a Pencatat
Waktu
1 Membuat
presensi KJH
Data presensi
D1 b
Penggajian 2
Membuat daftar gaji
Presensi
Data daftar gaji
D2 Presensi
Presensi Daftar
gaji
c. Merancang jumlah laporan, distribusi, dan lain-lain.
Untuk setiap laporan yang dihasilkan perlu ditentukan jumlahnya dan kepada siapa laporan itu akan didstribusikan, juga bagaimana mendisribusikannya. Selain
itu perlu ditentukan juga kapan laporan itu akan dibuat, apakah harian, mingguan, atau periode yang lain.
K. Review Penelitian Terdahulu
