c. Prosedur distribusi biaya gaji
Dalam prosedur ini, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen- departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja.
d. Prosedur pembuatan bukti kas keluar
Prosedur ini bertujuan untuk menghasilkan bukti transaksi dalam sistem penggajian berupa bukti kas keluar. Artinya perusahaan telah mengeluarkan kas
untuk membayar gaji karyawan. e.
Prosedur pembayaran gaji Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi
membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke
bank dan memasukkan uang ke amplop gaji.
F. Sistem Pengendalian Intern
1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi 2001: 163, definisi sistem pengendalian intern adalah “Sistem yang meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang
dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya
kebijakan manajemen”. 2.
Tujuan Sistem Pengendalian Intern Tujuan sistem pengendalian intern menurut Mulyadi 2001: 178-179
diungkapkan sebagai berikut:
a. Menjaga kekayaan organisasi.
Penggunaan kekayaan perusahaan hanya melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan. Hal tersebut dilakukan dengan cara membatasi akses langsung dan
akses tidak langsung terhadap kekayaan. Pertanggungjawaban kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan dengan kekayaan yang sesungguhnya ada.
Pembandingan ini dilakukan secara periodik antara catatan akuntansi dengan kekayaan yang sesungguhnya ada.
b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.
Melaksanakan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan. Otorisasi hanya dapat diberikan oleh pejabat yang berwenang. Pelaksanaan transaksi sesuai
dengan otorisasi yang diberikan oleh pejabat berwenang. Melakukan pencatatan transaksi yang terjadi dalam catatan akuntansi.
c. Mendorong efisiensi.
Kelangkaan terhadap supply atas sumber daya yang dipakai untuk memenuhi kebutuhan yang tidak terbatas, mengharuskan perusahaan menggunakan sumber
daya tersebut seekonomis mungkin untuk memberikan manfaat yang sebesar- besarnya.
d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Kebijakan manajemen dibuat untuk memastikan bahwa suatu operasi berjalan secara baik, sistematis dan berurutan. Kegagalan untuk mematuhi kebijakan ini
akan menganggu usaha yang terkoordinasi.
3. Unsur-Unsur Pengendalian Intern Sistem Akuntansi Penggajian
Unsur-unsurpengendalian intern yang seharusnyaadadalam sistem akuntansi penggajianmenurut Mulyadi 2001: 386-391 adalah:
a. Organisasi
1 Fungsi pembuatan daftar gaji harus terpisah dari fungsi keuangan.
Untuk menciptakan sistem pengendalian intern, fungsi akuntansi harus dipisahkan dari fungsi penyimpanan. Dalam sistem akuntansi penggajian, fungsi
personalia dan fungsi pembuat daftar gaji merupakan fungsi akuntansi. Fungsi keuangan merupakan fungsi penyimpanan.
2 Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi.
Untuk menjamin keandalan data waktu hadir karyawan, pencatatan waktu hadir tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi seperti fungsi produksi dan
fungsi teknik. b.
Sistem Otorisasi 1
Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang
ditandatangani oleh Direktur Utama. Untuk menghindari pembayaran gaji kepada karyawan yang tidak berhak,
setiap pencantuman nama karyawan dalam daftar gaji harus mendapat otorisasi oleh pejabat yang berwenang.
2 Setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, perubahan
tarif gaji, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan.
Untuk menjamin keandalan data gaji karyawan, setiap perubahan unsur yang dipakai sebagai dasar untuk menghitung penghasilan karyawan harus
diotorisasi oleh yang berwenang. 3
Setiap potongan atas gaji karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji yang diotorisasi oleh fungsi
kepegawaian. Tidak setiap fungsi dapat melakukan pemotongan atas gaji yang menjadi
hak karyawan, tanpa mendapat otorisasi dari fungsi kepegawaian. 4
Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu. Hal ini dilakukan supaya data waktu hadir setiap karyawan sah sebagai
dasar penghitungan gaji dan untuk keperluan lain. 5
Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.
Dengan sistem otorisasi ini, perusahaan dijamin hanya akan membayarkan upah lembur bagi pekerjaan yang memang tidak dapat dikerjakan dalam jam kerja
reguler. 6
Daftar gaji harus diotorisasi oleh fungsi personalia. Hal ini menunjukkan bahwa:
a Karyawan yang tercantum dalam daftar gaji adalah karyawan yang
diangkat menurut surat keputusan pejabat yang berwenang. b
Tarif gaji yang dipakai sebagai dasar penghitungan gaji adalah tarif yang berlaku sesuai dengan surat keputusan pejabat yang berwenang.
c Data yang dipakai sebagai dasar penghitungan gaji karyawan telah
diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. d
Perkalian dan penjumlahan yang tercantum dalam daftar gaji telah dicek ketelitiannya.
7 Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji harus diotorisasi oleh fungsi
akuntansi. Dokumen ini diisi oleh fungsi akuntansi setelah fungsi ini melakukan
verifikasi terhadap informasi yang tercantum dalam daftar gaji, dan diotorisasi oleh Kepala Departemen Akuntansi Keuangan atau pejabat yang lebih tinggi.
c. Prosedur Pencatatan
1 Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan
daftar gaji karyawan. Untuk mengecek ketelitian data yang dicantumkan dalam kartu
penghasilan karyawan, sistem pengendalian intern mewajibkan diadakannya rekonsiliasi antara perubahan data yang tercantum dalam kartu penghasilan
karyawan dengan daftar gaji. 2
Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi.
Fungsi akuntansi biaya bertanggung jawab atas distribusi upah langsung ke dalam kartu harga pokok produk pesanan yang menggunakan tenaga kerja
langsung yang bersangkutan.
d. Praktik yang Sehat
1 Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum
kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.
Kartu jam hadir merekam jumlah jam setiap karyawan yang berada di perusahaan, sedangkan kartu jam kerja merinci penggunaan jam hadir setiap
karyawan. 2
Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
Hal ini dapat berfungsi untuk menghindari perekaman jam hadir karyawan yang tidak benar-benar hadir di perusahaan.
3 Pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian
perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran. Sistem pengendalian intern ini menjamin bukti kas keluar dibuat atas dasar
dokumen pendukung yang andal. 4
Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan.
PPh Pasal 21 ini dihitung berdasarkan data penghasilan karyawan setahun yang dikumpulkan dalam kartu penghasilan karyawan. Besarnya utang pajak
penghasilan karyawan harus disetor oleh perusahaan ke Kas Negara. 5
Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji.
Kartu penghasilan karyawan ini disimpan kembali oleh fungsi pembuat daftar gaji ke dalam arsip menurut abjad nama karyawan setelah ditandatangani
oleh karyawan yang bersangkutan.
G. Sistem Informasi Akuntansi
