BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
Berdasarkan rumusan masalah yang telah dibuat, maka analisis data dilakukan dengan cara mendeskripsikan sistem akuntansi penggajian yang
diterapkan PT Madubaru, mengidentifikasi masalah yang terdapat dalam sistem akuntansi penggajian PT Madubaru serta melakukan perancangan sistem
informasi akuntansi penggajian. Perancangan sistem informasi akuntansi penggajian tersebut merupakan perbaikan dari sistem akuntansi penggajian yang
telah ada.
A. Deskripsi Sistem Penggajian
Sistem akuntansi penggajian yang diterapkan oleh PT Madubaru adalah sebagai berikut:
1. Deskripsi Kegiatan
Kegiatan pemberian gaji karyawan dilaksanakan pada tanggal 25 setiap bulannya. Pemberian gaji karyawan didasarkan pada golongan jabatan,
kompensasi tertentu dari perusahaan, premiinsentif, santunan sosial bagi karyawan yang menempati ataupun yang tidak menempati rumah dinas, dan
potongan yang dikenakan kepada setiap karyawan di PT Madubaru. Penghitungan gaji dan distribusi gaji dilakukan sepenuhnya oleh Bagian SDM
dan Umum. Bagian Akuntansi dan Keuangan hanya sebagai pemberi gaji sesuai dengan daftar gaji yang diserahkan oleh Bagian SDM dan Umum serta melakukan
pembukuan biaya gaji.
2. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Penggajian di Perusahaan
Fungsi-fungsi yang terkait pada sistem akuntansi penggajian PT Madubaru adalah sebagai berikut:
a Fungsi Kepegawaian
Fungsi ini
bertanggung jawab
melaksanakan rekruitmen
karyawan, pengembangan pendidikan, dan pelatihan karyawan.Fungsi ini juga bertanggung
jawab dalam menyiapkan dokumen Perjanjian Kerja Bersama PKB atas karyawan yang tergabung dalam wadah Serikat Pekerja Seluruh Indonesia SPSI,
menyiapkan daftar absensi karyawan dan dokumen untuk urusan kelengkapan dokumen pendukung dalam urusan biaya pegawai. Fungsi ini berada di tangan
Personalia, di bawah Departemen SDM dan Umum. b
Fungsi Pencatat Waktu Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi
semua karyawan perusahaan. Penyelenggaraan catatan waktu hadir ini ada dua macam, yaitu dengan mesin yang diawasi oleh petugas keamanan atau satpam
perusahaan. Sedangkan pencatatan waktu hadir berupa presensi dilaksanakan di setiap departemen yang dibuat oleh Kepala Bagian masing-masing.
c Fungsi Pembuat Daftar Gaji
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi komponen gaji berupa gaji pokok sesuai golongan jabatan karyawan, Santunan Sosial
Sansos, kompensasi, dan premiinsentif serta potongan-potongan atas keikutsertaan karyawan pada organisasi perusahaan. Fungsi ini berada di tangan
Staf Imbal Jasa di bawah Departemen SDM dan Umum.
d Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab melakukan verifikasi terhadap bukti kas keluar yang dilampiri daftar gaji karyawan sebelum biaya gaji karyawan dikeluarkan
oleh Kasir. Bukti kas keluar dicocokkan dengan daftar gaji sebelum bukti kas keluar diotorisasi. Fungsi ini berada di tangan Staf Akuntansi di bawah
Departemen Akuntansi dan Keuangan. e
Fungsi Keuangan Fungsi ini bertanggung jawab dalam mencairkan gaji karyawan. Fungsi ini juga
bertanggungjawab atas pencatatan pada jurnal umum untuk kegiatan yang berkaitan dengan penggajian. Fungsi ini berada di tangan Kasir dibawah
Departemen Akuntansi dan Keuangan. f
Fungsi Data Entri Fungsi ini bertanggung jawab dalam menginput data gaji karyawan sebagai dasar
pembuatan daftar gaji dan slip gaji. Fungsi ini juga membuat bukti kas keluar yang akan diteruskan ke Bagian Akuntansi untuk diverifikasi. Fungsi ini berada di
tangan Staf Imbal Jasa di bawah Departemen SDM dan Umum. 3.
Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Penggajian di Perusahaan
a Surat Pengangkatan Pegawai
Surat Pengangkatan Pegawai adalah dokumen yang digunakan sebagai surat kontrak kerja karyawan. Dokumen ini berisi nama karyawan, nama departemen
pegawai tersebut diangkat, pasal tentang keputusan pengangkatan, golongan jabatan, jabatan karyawan, gaji karyawan, santunan sosial, dan ditanda tangani
oleh Direktur. Tembusan dokumen ini diberikan kepada Bagian SPI, SDM, Akuntansi, Ketua SP, dan arsip. Dokumen ini di buat oleh Staf Personalia.
b Surat Kenaikan Jabatan Promosi
Surat Kenaikan Jabatan Promosi adalah dokumen yang dikeluarkan berdasarkan prestasi, potensi, kompetensi, dan tersedianya formasi dalam jabatan yang lebih
tinggi atas karyawan yang mendapat kenaikan jabatan. Dokumen ini berisi informasi tentang karyawan yang mendapat kenaikan jabatan, penyesuaian gaji
dan fasilitas. Dokumen ini dibuat oleh Staf Personalia. c
Surat Kenaikan Gaji Surat Kenaikan Gaji adalah dokumen yang dikeluarkan setiap tahun oleh Direksi
dalam penetapan kenaikan gaji karyawan berdasar Sistem Manajemen Kerja SMK karyawan. Dokumen ini dibuat oleh Staf Personalia.
d Kartu Jam Hadir
Kartu Jam Hadir adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat kehadiran karyawan. Pengisian dokumen ini dilakukan dengan mesin oleh karyawan yang
bersangkutan dan diawasi oleh petugas keamanan. e
Daftar Hadir Karyawan Presensi Daftar hadir karyawan adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat kehadiran
karyawan. Daftar hadir ini diisi oleh karyawan dengan cara membubuhkan tanda tangan. Dokumen ini dibuat oleh Kepala Bagian masing-masing sebanyak dua
rangkap. Rangkap pertama untuk Staf Imbal Jasa dan rangkap kedua untuk arsip.
f Daftar Gaji
Daftar gaji adalah dokumen yang berisi nama karyawan dan komponen gaji karyawan tersebut. Komponen gaji yang menjadi hak dan yang menjadi beban
karyawan. Daftar gaji juga memuat informasi total seluruh gaji karyawan pada masing-masing departemen. Daftar gaji ini dibuat oleh Staf Imbal Jasa sebanyak
dua rangkap yang akan diteruskan ke Bagian Akuntansi untuk diverifikasi. Setelah diverifikasi, rangkap pertama menjadi arsip Staf Imbal Jasa dan rangkap
kedua menjadi arsip Bagian Akuntansi. g
Bukti Kas Keluar Bukti Kas Keluar adalah dokumen yang digunakan sebagai pengantar daftar gaji
ke Departemen Akuntansi dan Keuangan untuk mencairkan seluruh gaji karyawan. Dokumen ini dibuat oleh Staf Imbal Jasa sebanyak tiga rangkap.
Rangkap pertama sebagai arsip Staf Imbal Jasa, rangkap kedua sebagai arsip Kasir, dan rangkap ketiga sebagai arsip Staf Akuntansi.
h Tanda Terima Gaji
Tanda terima gaji adalah dokumen yang digunakan Staf Imbal Jasa untuk pendistribusian gaji pada karyawan. Dokumen ini menunjukkan bahwa karyawan
telah mengambil gajinya. Karyawan harus menandatangani dokumen ini pada saat pengambilan gaji sesuai nomor urut slip gaji. Dokumen ini hanya dibuat satu dan
menjadi arsip Staf Imbal Jasa. i
Slip Gaji Slip gaji merupakan dokumen yang berisi jumlah gaji yang diterima karyawan.
Slip gaji ini dibuat oleh Staf Imbal Jasa dan diberikan kepada karyawan pada saat
pendistribusian gaji. Slip gaji dibuat sebanyak 2 rangkap. Rangkap pertama diserahkan kepada karyawan dan rangkap kedua sebagai arsip.
j Amplop Gaji
Amplop gaji merupakan dokumen yang berisi slip gaji dan gaji bersih karyawan. Amplop gaji memuat informasi tentang bulan pemberian gaji,nama karyawan
penerima gaji, dan nomor urut karyawan sesuai nomor urut pada tanda terima gaji. Amplop gaji ini dibuat oleh Staf Imbal Jasa.
4. Catatan Akuntansi yang Digunakan Perusahaan dalam Sistem Akuntansi
Penggajian a
Jurnal Umum Jurnal umum adalah catatan akuntansi yang dibuat oleh Bagian Keuangan Kasir
pada saat mengeluarkan kas untuk membayar gaji karyawan. Jurnal umum dibuat berdasarkan daftar gaji yang dibuat oleh Staf Imbal Jasa.
5. Prosedur dalam Sistem Akuntansi Penggajian di Perusahaan
a Prosedur pencatatan waktu hadir
Pencatatan waktu hadir karyawan dibagi menjadi dua macam, yaitu pencatatan waktu hadir dengan menggunakan mesin dan daftar hadir berupa presensi.
Pencatatan waktu hadir dengan menggunakan mesin diawasi oleh petugas keamanan Satpam perusahaan pada pintu masuk perusahaan. Sedangkan
presensi dilakukan di tiap departemen. b
Prosedur pembuatan daftar gaji Pembuatan daftar gaji karyawan dilakukan oleh Staf Imbal Jasa di bawah
Departemen SDM dan Umum. Daftar gaji ini dibuat berdasarkan golongan
jabatan karyawan, kartu jam hadir, dan daftar hadir. Daftar gaji dibuat dua rangkap untuk diverifikasi oleh Staf Akuntansi.
c Prosedur distribusi biaya gaji
Distribusi biaya gaji dilakukan oleh Staf Imbal Jasa tanggal 25 setiap bulannya. Dokumen yang digunakan dalam prosedur ini adalah tanda terima gaji, slip gaji,
dan amplop gaji. Biaya gaji didistribusikan kepada setiap karyawan yang telah memenuhi tanggung jawabnya kepada perusahaan. Masing-masing karyawan dari
semua departemen datang langsung kepada Staf Imbal Jasa untuk mengambil gaji dan membubuhkan tanda tangan pada dokumen tanda terima gaji.
d Prosedur pembuatan bukti kas keluar
Bukti kas keluar dibuat oleh Staf Imbal Jasa sebanyak tiga rangkap dan diserahkan kepada Staf Akuntansi untuk diverifikasi berdasarkan daftar gaji.
Bukti kas keluar berisi informasi tentang jumlah kas yang harus dikeluarkan oleh Kasir untuk pembayaran biaya gaji.
e Prosedur pembayaran gaji
Pembayaran gaji dilakukan oleh Kasir setelah adanya verifikasi bukti kas keluar dari Staf Akuntansi. Kasir membayar gaji sebesar nominal pada bukti kas keluar
yang telah diverifikasi. Kasir membayar gaji kepada Staf Imbal Jasa untuk didistribusikan kepada karyawan.
6. Bagan Alir Sistem Penggajian PT Madubaru
Masing - Masing Departemen
Mulai
Mengawasi pengisian daftar
hadir karyawan
2 DH 1
T
Petugas Keamanan
Mulai
Mencatat waktu hadir
karyawan
KJH
1 2
Keterangan : KJH : Kartu Jam Hadir
DH : Daftar Hadir
Gambar 3.1: Flowchart Sistem Akuntansi Penggajian PT Madubaru
Sumber: PT Madubaru
Staf Imbal Jasa
DH 1
3 2
BKK 1 2
DG 1 6
BKK 1 DG 1
Melakukan distribusi
gaji ke karyawan
AG 2
SG 1 TTG
BKK 1
T Selesai
Karyawan
3 Keterangan :
KJH : Kartu Jam Hadir DH : Daftar Hadir
DG : Daftar Gaji BKK : Bukti Kas Keluar
TTG : Tanda Terima Gaji SG : Slip Gaji
AG : Amplop Gaji DG 1
Melakukan verifikasi
DH 1 KJH
T Membuat dan
mencetak daftar gaji
dan BKK Daftar
Gaji
BKK Membuat
tanda terima gaji dan
amplop gaji Membuat dan
mencetak slip gaji
Slip Gaji
1
KJH 2
Gambar 3.1: Flowchart Sistem Akuntansi Penggajian PT Madubaru Lanjutan
Sumber: PT Madubaru
Akuntansi Kasir
3
3 2
BKK 1 2
DG 1
Melakukan otorisasi
BKK
3 2
BKK 1 2
4 DG 1
5
BKK 3
Mengarsipkan bukti kas
keluar
BKK 3
T 4
3 2
BKK 1 DG 1
Memberi cap bayar pada
BKK
Jurnal Umum
3 2
BKK 1 DG 1
T 5
Mengeluarkan kas sesuai
BKK
Melakukan pencatatan
akuntansi
6 Keterangan :
DG : Daftar Gaji BKK : Bukti Kas Keluar
T Melakukan
verifikasi
Gambar 3.1: Flowchart Sistem Akuntansi Penggajian PT Madubaru Lanjutan
Sumber: PT Madubaru
B. Perbandingan Sistem Penggajian Perusahaan dengan Pengendalian Intern
Kategori