C. Identifikasi Masalah
Identifikasi masalah merupakan proses analisis sistemyang dilakukan untuk dapat memetakan masalah yang menghambat tercapainya tujuan sistem.
Dilihat dari penerapan dan pengendalian internal, sistem penggajian PT Madubaru memiliki beberapa kelemahan. Kelemahan-kelemahan tersebut sebagai
berikut:
Tabel 2.5 Tabel analisis kelemahan sistem penggajian PT Madubaru Yogyakarta.
Kelemahan Keterangan
Potensi adanya karyawan yang mengambil gaji lebih dari satu kali.
Tanda terima gaji tidak dibuat oleh Staf Imbal Jasa dan tidak ada proses
penginputan informasi pembayaran gaji kepada karyawan.
Potensi adanya gaji karyawan fiktif. Fungsi pembuat daftar gaji dengan
fungsi distribusi gaji dilakukan oleh Staf Imbal Jasa.
Sumber: Data Diolah
Langkah-langkah yang dilakukan dalam tahap identifikasi masalah yaitu: 1.
Mengidentifikasi Masalah Mengidentifikasi masalah dilakukan untuk mengetahui masalah-masalah yang
menghambat tercapainya tujuan sistem. Permasalahan yang diidentifikasi terbatas pada masalah yang terjadi dalam hubungannya dengan pelaksanaan dan
pengendalian intern pada sistem penggajian PT Madubaru Yogyakarta. Permasalahan yang terjadi dalam sistem penggajian PT Madubaru Yogyakarta
adalah: a.
Potensi adanya karyawan yang mengambil gaji lebih dari satu kali. Dokumen yang digunakan untuk melakukan kegiatan pembayaran gaji
kepada karyawan adalah slip gaji, amplop gaji, dan tanda terima gaji. Dokumen tanda terima gaji digunakan sebagai bukti bahwa perusahaan telah memenuhi
kewajibannya untuk membayar gaji karyawan. Karyawan mengambil gaji hanya satu kali dalam sebulan dengan membubuhkan tanda tangan pada dokumen tanda
terima gaji. Tidak ada penginputan informasi ke dalam formulir elektronik.
b. Potensi adanya gaji karyawan fiktif.
Daftar gaji dibuat berdasarkan rekap hadir karyawan dan surat kepegawaian pendukung perhitungan biaya gaji. Daftar gaji berisi rincian gaji setiap karyawan
baik penghasilan maupun potongan. Distribusi gaji dilakukan setiap bulan kepada karyawan berdasarkan slip gaji masing-masing karyawan. Slip gaji setiap
karyawan tersebut dibuat berdasarkan informasi pada daftar gaji. 2.
Mengidentifikasi Penyebab Masalah Mengidentifikasi penyebab masalah dapat dilakukan dengan melakukan
analisis terhadap masalah-masalah yang ada kemudian mencari kemungkinan penyebab terjadinya masalah tersebut. Penyebab masalah dari masalah yang telah
diidentifikasi di atas yaitu: a.
Masalah potensi adanya karyawan yang mengambil gaji lebih dari satu kali, dapat diidentifikasi penyebabnya adalah tanda terima gaji yang tidak dibuat
saat pembayaran gaji karyawan dilakukan namun gaji tetap diberikan kepada karyawan. Selain itu, alat bantu komputer tidak digunakan untuk menginput
informasi tentang karyawan yang sudah mengambil gajinya. b.
Masalah potensi adanya gaji karyawan fiktif, dapat diidentifikasi penyebabnya adalah tidak adanya pemisahan tanggung jawab personil yang
membuat daftar gaji dengan personil yang melakukan distribusi gaji. Staf Imbal
Jasa membuat daftar gaji beserta dokumen distribusi gaji seperti slip gaji, amplop gaji, dan tanda terima gaji. Staf Imbal Jasa juga melakukan kegiatan distribusi
gaji. 3.
Mengidentifikasi Titik Keputusan Mengidentifikasi titik keputusan adalah tahap yang dilakukan setelah penyebab
masalah dapat diidentifikasi. Titik keputusan merupakan suatu kondisi yang menyebabkan suatu masalah terjadi. Selain itu titik keputusan merupakan kondisi
pengambilan keputusan untuk mengatasi masalah yang sudah diidentifikasi. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya masalah dalam sistem penggajian PT
Madubaru yaitu: a.
Titik keputusan dari penyebab masalah tanda terima gaji yang tidak dibuat dan alat bantu komputer yang tidak digunakan untuk menginput informasi
tentang karyawan yang sudah mengambil gajinya adalah personil yang kurang disiplin dalam menjalankan tanggung jawabnya dan tidak adanya formulir
elektronik untuk melakukan proses input tersebut. b.
Titik keputusan dari penyebab masalah tidak adanya pemisahan tanggung jawab personil yang membuat daftar gaji dengan personil yang melakukan
distribusi gaji adalah tanggung jawab fungsi pembuat daftar gaji dan fungsi distribusi gaji yang kurang jelas.
4. Mengidentifikasi Personil-Personil Kunci
Mengidentifikasi personil-personil kunci merupakan tahap keempat dalam mengidentifikasi masalah. Identifikasi ini dapat dilakukan dengan mengacu pada
bagan alir dokumen yang ada di PT Madubaru Yogyakarta serta deskripsi
pekerjaannya jobdesk. Berikut deskripsi pekerjaan masing-masing personil kunci yang berkaitan dengan sistem penggajian PT Madubaru:
a. Staf Imbal Jasa
1 Membuat daftar gaji dan bukti kas keluar.
2 Membuat slip gaji.
3 Membuat amplop gaji.
4 Membuat tanda terima gaji.
5 Melakukan distribusi gaji kepada karyawan.
b. Kasir
1 Mencairkan dana gaji sesuai bukti kas keluar yang telah diverivikasi.
2 Memberi cap bayar pada bukti kas keluar sebagai bukti bahwa dana
gaji sudah dicairkan. 3
Melakukan pencatatan akuntansi berupa jurnal umum.
D. Rancangan Input
Kategori