menyebabkan pengeluaran untuk gaji dan upah cukup besar dan penting. Sehingga perlu mendapat perhatian yang memadai dari pihak manajemen
perusahaan. Berdasarkan uraian diatas, penulis mengambil keputusan untuk menyusun
skripsi ini dengan judul “Peranan Sistem Akuntansi dalam Mendukung Pengendalian Intern Atas Gaji dan Upah pada PT. Mopoli Raya”.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut:
1. bagaimana Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan yang diterapkan
oleh PT. Mopoli Raya? 2.
apakah sistem akuntansi penggajian dan pengupahan yang diterapkan oleh perusahaan dapat membantu pihak manajemen dalam pengendalian intern gaji
dan upah?
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah: 1.
untuk mengetahui bagaimana sistem akuntansi penggajian dan pengupahan yang diterapkan oleh PT. Mopoli Raya,
2. untuk mengetahui apakah sistem akuntansi penggajian dan pengupahan yang
diterapkan oleh perusahaan dapat membantu pihak manajemen dalam pengendalian intern gaji dan upah.
Universitas Sumatera Utara
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah: 1.
bagi penulis, untuk memperoleh pengetahuan mengenai penerapan sistem akuntansi dalam mendukung pengendalian intern atas gaji dan upah,
2. bagi perusahaan, agar dapat memberikan sumbangan pemikiran bagi
manajemen perusahaan mengenai penerapan sistem akuntansi dalam mendukung pengendalian intern atas gaji dan upah,
3. bagi pembaca, sebagai bahan rujukan atau bahan referensi bagi penelitian
selanjutnya mengenai penerapan sistem akuntansi dalam mendukung pengendalian intern atas gaji dan upah.
Universitas Sumatera Utara
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Sistem Akuntansi 1. Pengertian Sistem Akuntansi
Menurut Hall 2001:5 “Sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan atau sebuah subsistem-subsistem
yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama”. Menurut Wijayanto 2001:2 “Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-
bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan yaitu input, proses dan output”.
Dari kedua defenisi diatas sistem dapat diartikan sebagai komponen- komponen atau bagian-bagian yang saling berhubungan untik berinteraksi dalam
mencapai tujuan tertentu yang melewati beberahpa tahan yaitu input, proses dan output. Proses akuntansi merupakan kegiatan yang rutin terjadi dalam suatu
perusahaan. Secara umum akuntansi dapat diartikan sebagai sistem informasi yang menghasilkan laporan untuk pihak-pihak yang berkepentingan mengenai
aktivitas dan kondisi perusahaan. Menurut Boynton ,Johnson, dan Kell 2003:384
Sistem Akuntansi accounting system, terdiri dari metode-metode dan catatan-catatan yang diciptakan untuk mendefenisikan, mengumpulkan,
menganalisis, mengklasifikasikan, mencatat, dan melaporkan transaksi- transaksi entitas dan juga kejadian-kejadian serta kondisi dan untuk
memelihara akuntanbilitas dari aktiva-aktiva dan kewajiban-kewajiban yang berhubungan.
Universitas Sumatera Utara
Menurut Mulyadi 2001:3 “Sistem Akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi
keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”.
2. Unsur-unsur Sistem akuntansi
Dari kedua defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa unsur-unsur dari suatu sistem akuntansi adalah :
1. Formulirdokumen
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi, serta merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam
organisasi ke dalam catatan. Dalam sistem akuntansi secara manual, media yang digunakan untuk merekam transaksi keuangan adalah formulir yang
dibuat dari kertas. Dalam sistem akuntansi dengan komputer dipakai berbagai media untuk memasukkan data ke dalam sistem pengolahan data seperti papan
ketik , mice, voice, dan cats. Adapun peranan formulir dan dokumen dalam sistem akuntansi adalah sebagai berikut:
a. Untuk menentukan hasil kegiatan perusahaan. Peranan ini dapat dilihat
dari pekerjaan membuat distribusi dan pembuatan laporan- laporan untuk pimpinan.
b. Untuk menjaga aktiva-aktiva perusahaan. Peranan ini dapat dilihat dari
penggunaan rekening-rekening sehingga dapat diketahui saldo masing- masing rekening.
Universitas Sumatera Utara
c. Untuk memerintahkan mengerjakan suatu pekerjaan. Peranan ini dapat
dilihat antara lain dari penggunaan surat perintah pengiriman untuk mengirim barang-barang dan penggunaan surat perintah permintaan
pembelian agar dibelikan barang-barang yang dibutuhkan. d.
Untuk memudahkan penyusunan rencana-rencana kegiatan, penilaian hasil-hasilnya dan penyesuaian rencana-rencana.
Formulir digolongkan menjadi dua macam jika ditinjau dari pengolahan data akuntansi, yaitu dokumen sumber source document dan dokumen
pendukung supporting document. Dokumen sumber adalah dokumen yang digunakan sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu,
sedangkan dokumen pendukung adalah dokumen yang melampirkan dokumen sumber sebagai sahnya transaksi yang direkam dalam dokumen sumber.
2. Catatan-catatan
Ada tiga catatan yang digunakan yaitu jurnal, buku besar, dan buku besar pembantu.
a. Jurnal Jurnal sering juga disebut dengan buku harian. Jurnal merupakan catatan
akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Jurnal ada dua yaitu jurnal
umum dan jurnal khusus. Salah satu cara untuk memproses data secara lebih efisien pada sistem akuntansimanual adalah memperluas jurnal
Universitas Sumatera Utara
umum dua kolom menjadi jurnal banyak kolom jurnal multikolom. Setiap kolom pada jurnal multikolom digunakan hanya untuk menampung
transaksi yang mempengaruhi akun tertentu. Jurnal multikolom hanya memadai pada perusahaan kecil, sedangkan bagi perusahaan besar
penggunaan jurnal ini tidak praktis. Oleh karena itu jurnal multikolom diganti dengan beberapa jurnal khusus special journal. Setiap jurnal
khusus dirancang untuk mencatat satu jenis transaksi yang terjadi berulang-ulang. Jurnal khusus adalah suatu metode untuk
mengikhtisarkan transaksi, yang merupakan bagian mendasar dari setiap sistem akuntansi. Pada perusahaan besar jenis jurnal yang biasa digunakan
adalah jurnal penjualan, jurnal pembelian, jurnal penerimaan kas, jurnal pengeluaran kas, dan jurnal umum. Dalam jurnal terdapat kegiatan
peringkasan data, yang hasil peringkasannya berupa jumlah mata uang transaksi tertentu kemudian diposting kerekening yang bersangkutan
dalam buku besar. b. Buku besar
Buku besar utama primary ledger, yang menampung semua akun neraca dan laporan laba rugi disebut sebagai buku besar umum general ledger.
Adapun buku besar ini terdiri dari banyak rekening yang dipakai untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal.
Rekening buku besar ini dapat dianggap sebagai tempat untuk menggolongkan data keuangan dan dapat pula dianggap sebagai sumber
informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan.
Universitas Sumatera Utara
c. Buku besar pembantu
Apabila terdapat jumlah akun yang sangat besar dengan karakteristik yang sama, akun-akun tersebut dapat dikelompokkan ke suatu buku besar
terpisah yang disebut buku besar pembantu subsidiary ledger. Setiap buku besar pembantu diwakili dalam buku besar umum oleh sebuah akun
perangkum yang disebut akun pengendali controlling account. Dalam hal ini hasil penjumlahan atas saldo pada buku besar pembantu harus sama
dengan saldo pada akun pengendali yang bersesuaian. Dari hal ini buku besar pembantu dapat dianggap sebagai buku besar kedua yang
mendukung akun pengendali pada buku besar umum. Buku besar dan buku besar pembantu merupakan catatan akuntansi akhir books of final
entry, artinya tidak ada catatan akuntansi lain laagi sesudah data akuntansi diringkas dan digolongkan dalam rekening buku besar dan buku besar
pembantu, karena proses selanjutnya adalah penyajian laporan keuangan. 3. Laporan
Unsur sistem akuntansi yang terakhir adalah laporan. Setelah transaksi dicatat dan diikhtisarkan, maka disiapkan laporan bagi pemakai. Laporan yang
menghasilkan informasi tersebut dikenal sebagai laporan keuangan. Seluruh laporan keuangan harus diidentifikasi dengan nama perusahaan, jenis laporan, dan
tanggal atau periode waktu laporan tersebut. Adapun laporan keuangan dapat berupa neraca, laporan laba rugi, laporan ekuitas pemilik, laporan arus kas,
laporan perubahan laba yang ditahan. Data yang terdapat dalam laporan laba rugi, laporan ekuitas pemilik, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan arus kas
Universitas Sumatera Utara
digunkan untuk suatu periode waktu tertentu. Sementara data yang disajikan
dalam neraca adalah untuk tanggal tertentu.
Ada empat tujuan umum pengembangan sistem akuntansi yaitu: 1
Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. 2
Untuk memperbaiki informasi yang dihasilakan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya.
3 Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan interen, yaitu
untuk memperbaiki tingkat keandalan reability informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan
perlindungan kekayaan perusahaan. 4
Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. Ciri-ciri sistem akuntansi yang baik harus memiliki bagan perkiraan, pedoman
akuntansi, ada daftar tugas job description, ada perkiraan pengawasan, dokumen-dokumen sudah dinomori sebelumnya, dan metode-metode lain
yang bertujuan untuk mengawasi data yang masuk dan data yang diproses. Jika ciri-ciri ini sudah terpenuhi maka dapat diambil kesimpulan bahwa sistem
akuntansi dapat meningkatkan mutu informasi, meningkatkan pengawasan internal check, melindungi harta benda perusahaan dan meningkatkan
kepercayaan terhadap catatan akuntansi.
Universitas Sumatera Utara
B. Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan
Istilah penggajian payroll sering diartikan sebagai jumlah total yang dibayarkan kepada karyawan atas jasa-jasa yang mereka berikan selama suatu
periode. Penggajian dan pengupahan itu penting karena alasan berikut: 1.
Karyawan sangat sensitif tehadap kesalahan-kesalahan dalam penggajian dan pengupahan atau hal-hal yang tidak wajar. Untuk itu gaji dan upah harus
dibayarkan secara akurat dan tepat waktu. 2.
Penggajian dan pengupahan merupakan hal yang diatur oleh Peraturan Pemerintah.
3. Penggajian dan pengupahan serta pajak gaji dan upah yang berkaitan memiliki
pengaruh yang signifikan terhadap laba bersih sebagian besar perusahaan, dimana sepertiga dari pendapatan dikeluarkan untuk mrbayara gaji dan upah
serta beban yang berkaitan dengan gaji dan upah. Mulyadi 2001:12 mendefenisikan sistem akuntansi penggajian dan
pengupahan sebagai berikut: “Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dirancang untuk menangani transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan dan
pembayarannya”.
Mulyadi 2002:258 menyinggung tentang sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan seperti dibawah ini:
Sistem informasi akuntansi penggajian digunakan untuk melaksanakan penghitungan, pembayaran, dan pencatatan gaji bagi karyawan yang
dibayar tetap bulanan, dan sistem informasi akuntansi pengupahan digunakan untuk melaksanakan penghitungan, pembayaran, dan pencatatan
upah bagi karyawan yang dibayar berdasarkan hari, jam, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan.
Universitas Sumatera Utara
Data-data dari karyawan harus disimpan secara akurat untuk merancang sistem penggajian dan pengupahan. Laporan periodik yang menggunakan data-
data penggajian dan pengupahan harus disampaikan kepada badan-badan pemerintah. Data-data tersebut harus disimpan demi berjaga-jaga jika sewaktu-
waktu badan-badan dimaksud melakukan inspeksi. Sistem akuntansi penggajian daan pengupahan harus dirancang untuk membayar gaji dan upah karyawan
secara tepat waktu. Sistem ini juga harus dirancang untuk menyediakan data-data yang berguna bagi kebutuhan pengambilan keputusan manajemen. Kebutuhan-
kebutuhan tersebut meliputi penyelesaian setiap ketidakpuasan karyawan dan negosiasi menyangkut iuran dan tunjangan lainnya.
Dalam kenyataannya sistem penggajian dan pengupahan berbeda disetiap perusahaan, namun unsur-unsur utama yang umum terdapat dalam sebagian besar
sistem ini adalah: 1.
Register gaji dan upah Suatu daftar multikolom yang digunakan untuk mengisi dan mengikhtisarkan
data-data yang dibutuhkan dalam ssetiap periode penggajian. 2.
Catatan pendapatan karyawan Jumlah pendapatan masing-masing karyawan hingga tanggal terakhir harus
tersedia pada akhir setiap periode penggajian. Jumlah kumulatif ini diperlukan dalam rangka menghitung pemotongan pajak kesejahteraan sosial
dan pajak kesehatan setiap karyawan serta pajak penggajian majikan.
Universitas Sumatera Utara
3. Cek gaji dan upah
Pada akhir setiap periode penggajian, cek-cek gaji dan upah payroll checks disiapkan. Setiap cek memiliki potongan yang dapat dipisahkan, yang
memperlihatkan rincian tentang bagaimana pembayaran bersih dihitung. Tidak perlu mencatat setiap cek gaji dalam jurnal terpisah, karena semua
rinciannya telah tersedia dalam register gaji.
1. Dokumen yang Digunakan
Menurut Mulyadi 2001:374, dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut:
a. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah b. Kartu jam hadir
c. Kartu jam kerja d. Daftar gaji dan daftar upah
a.
Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah b.
Surat pernyataan gaji dan upah c.
Amplop gaji dan upah d.
Bukti kas keluar. Dokumen-dokumen diatas dijelaskan sebagai berikut:
a. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti surat keputusan
pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, pemberhentian, pemindahan dan lain sebagainya.
Universitas Sumatera Utara
b. Kartu jam hadir Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir
setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin
pencatat waktu. c. Kartu jam kerja
Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi
oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan
untuk distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan. d. Daftar gaji dan daftar upah
Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh pasal 21, utang karyawan, iuran untuk
organisasi karyawan, dan lain sebagainya. e. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.
f. Surat pernyataan gaji dan upah Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan
dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi
Universitas Sumatera Utara
setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban karyawan.
g. Amplop gaji dan upah Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam
amplop gaji dan upah. Di halaman muka amplop gaji dan upah setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi
karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.
h. Bukti kas keluar Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi
akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
Penjelasan terdahulu diketahui bahwa sistem terdiri dari prosedur-prosedur. Demikian pula sistem penggajian dan pengupahan menurut Baridwan 1994:212
terdiri dari tiga prosedur: a.
Prosedur personalia. b.
Prosedur pencatatan waktu. c.
Prosedur penggajian dan pengupahan. Setiap prosedur di atas menggunakan berbagai dokumen untuk mencatat
transaksi yang ada. Dokumen-dokumen tersebut adalah sebagai berikut: a.
Prosedur personalia 1
Surat permintaan karyawan baru. 2
Surat lamaran kerja.
Universitas Sumatera Utara
3 Surat perjanjian kerja.
4 Surat pemberhentian kerja.
b. Prosedur pencatatan waktu
1 Catatan waktu hadir yang diperoleh dari
a Clock card. b Daftar hadir.
2 Catatan waktu kerja yang diperoleh dari
a Buku catatan mandor. b Daftar hadir,job card atau job ticket.
3 Kombinasi catatan waktu hadir dan waktu kerja
c. Prosedur penggajian dan pengupahan 1 Daftar gaji dan daftar upah serta cek register.
2 Cek gaji atau amplop gaji dan upah. 3 Laporan gaji dan upah karyawan.
4 Catatan gaji dan upah karyawan.
Dokumen-dokumen dari setiap fungsi usaha pada siklus penggajian dan kepegawaian terlihat seperti dibawah ini:
a. Fungsi kepegawaian dan penempatan pegawai, dokumennya terdiri dari
catatan kepegawaian personel record, formulir otorisasi pengurangan deduction authorization form, formulir otorisasi tarif rate
authorization form. b.
Fungsi pengelolaan waktu dan penyiapan pembayaran gaji, dokumennya terdiri dari kartu absen time card, tiket waktu kerja job
Universitas Sumatera Utara
time ticket, laporan ikhtisar penggajian summary payroll report, jurnal penggajian journal payroll,berkas induk penggajian payroll
master file. c.
Fungsi pembayaran gaji, dokumennya adalah cek gaji payroll check. d.
Fungsi penyiapan surat pemberitahuan dan pembayaran pajak, dokumennya adalah surat pemberitahuan pajak.
2. Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan adalah:
a. Jurnal umum.
b. Kartu harga pokok produk c. Kartu pembantu biaya.
d. Kartu penghasilan karyawan. Catatan-catatan tersebut akan dijelaskan sebagai berikut:
a. Jurnal umum
Jurnal untuk mencatat biaya gaji dibuat dalam empat tahap: 1
Tahap pertama. Berdasar dokumen bukti kas keluar, dicatat oleh bagian utang kewajiaban gaji ke dalam register bukti kas keluar:
Gaji dan Upah Rp.xxx
Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar Rp.xxx
2 Tahap kedua. Berdasar bukti memorial, bagian jurnal mencatat distribusi biaya gaji ke dalam jurnal:
Universitas Sumatera Utara
Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya Rp.xxx
Biaya Administrasi dan Umum Rp.xxx
Gaji dan Upah Rp.xxx
3 Tahap ketiga. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar yang telah dicap “lunas” fungsi keuangan, bagian jurnal mencatat pembayaran gaji ke
dalam register cek: Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar
Rp.xxx Kas
Rp.xxx
4 Tahap keempat. Berdasar bukti memorial yang dilampiri dengan rekap daftar gaji, bagian kartu biaya tenaga kerja kedalam buku pembantu.
Jurnal untuk mencatat biaya upah dibuat dalam empat tahap: a Tahap pertama. Bedasar dokumen bukti kas keluar, dicatat oleh bagian
utang kewajiaban upah ke dalam register bukti kas keluar: Gaji dan Upah
Rp.xxx Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar
Rp.xxx
b Tahap kedua. Berdasar bukti memorial, bagian jurnal mencatat distribusi
biaya upah ke dalam jurnal: Barang Dalam Proses-Biaya Tenaga Kerja
Rp.xxx Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya
Rp.xxx Biaya Administrasi dan Umum
Rp.xxx Gaji dan Upah
Rp.xxx
Universitas Sumatera Utara
c Tahap ketiga. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar yang telah dicap
“lunas” fungsi keuangan, bagian jurnal mencatat pembayaran upah ke dalam register cek:
Bukti kas keluar yang akan dibayar Rp.xxx
Kas Rp.xxx
d Tahap keempat. Berdasar bukti memorial yang dilampiri dengan rekap
daftar upah, bagian kartu biaya tenaga kerja kedalam buku pembantu.
b. Kartu harga pokok produk
Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu. Dokumen sumber untuk pencatatan ke
dalam buku pembantu ini adalah rekap daftar upah. c.
Buku pembantu biaya Ini merupakan buku pembantu yang dipakai untuk mencatat biaya tenaga kerja
setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan ini adalah jurnal atau rekap daftar gaji dan upah.
d. Kartu penghasilan karyawan
Catatan mengenai penghasilan dan berbagai potongannyayang diterima oleh setiap karyawan. Ini dipakai sebagai dasar perhitungan PPh pasal 21 yang
menjadi beban setiap karyawan.
Universitas Sumatera Utara
3. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian dan Pengupahan
Jaringan prosedur dari penggajian dan pengupahan menurut Mulyadi 2001:385 adalah:
Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut: a.
Prosedur pencatatan waktu hadir. b.
Prosedur pembuatan daftar gaji. c.
Prosedur distibusi biaya gaji. d.
Prosedur pembuatan bukti kas keluar. e.
Prosedur pembayaran gaji. Sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut:
a. Prosedur pencatatan waktu hadir.
b. Prosedur pencatatn waktu kerja.
c. Prosedur pembuatan daftar upah.
d. Prosedur distribusi biaya upah.
e. Prosedur pembuatan bukti kas keluar.
f. Prosedur pembayaran upah.
Penjelasan setiap prosedur di atas adalah sebagai berikut: a.
Prosedur pencatatan waktu hadir Pencatatan waktu hadir diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan
menggunakan daftar hadir pada pintu masuk. Dalam hal ini dapat memakai daftar hadir biasa, dimana karyawan harus menandatangani setiap hadir dan
pulang atau kartu hadir yang diisi secara otomatis dengan mesin pencatat waktu.
b. Prosedur pencatat waktu
Bagi perusahaan manufaktur berdasar pesanan, pencatatan waktu kerja perlu bagi karyawan di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah
karyawan. Waktu kerja dipakai sebagai pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk yang diproduksi.
Universitas Sumatera Utara
c. Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah
Fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan
karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir.
d. Prosedur distribusi biaya gaji dan upah
Biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya
dan perhitungan harga pokok produk. e.
Prosedur pembayaran gaji dan upah Ini melibatkan fugsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi
membuat perintah pegeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan pah. Fungsi keuangan menguangkan cek ke bank
dan memasukkan uang ke amplop gaji dan upah. Jika jumlah karayawan perusahaan banyak, pembagian amplop gaji dan upah biasanya dilakukan juru
bayar pay master.
C. Pengendalian Intern 1. Pengertian Pengendalian Intern
Mulyadi 2001:163 mendefenisikan sistem pengendalian intern sebagai berikut: “Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan
ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi,
Universitas Sumatera Utara
mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen”.
Defenisi pengendalian intern menurut Romney dan Steinbart 2006:229 adalah “pengendalian internal adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang
dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya orgenisasi, serta mendorong
kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan”. Menurut Boynton, Johnson dan Kell 2003:373 dalam buku Modern
Auditing dikatakan bahwa laporan COSO Committee Of Sponsoring Organization memberi defenisi Pengendalian Intern sebagai berikut:
“Pengendalian Intern internal control adalah suatu proses, yang dilaksanakan oleh dewan direksi, manajemen, dan personel lainnya dalam
suatu entitas, yang dirancang untuk menyediakan keyakinan yang memadai berkenaan dengan pencapaian tujuan dalam kategori berikut:
a. Keandalan pelaporan keuangan b. Kepatuhan terhadap hokum dan peraturan yang berlaku
c . Efektifitas dan efisiensi operasi.“ Berdasarkan defenisi-defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa
pengendalian intern di dalam suatu perusahaan adalah penting untuk menghindari kesalahan-kesalahan dan kecurangan-kecurangan informasi keuangan yang
menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Dalam hal ini dapat diketahui apa yang menjadi tujuan pengendalian intern, yaitu: 1 menjaga kekayaan organisasi, 2
mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, 3 mendorong efisiensi, dan 4 mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Universitas Sumatera Utara
Tujuan pengendalian intern dapat dijelaskan sebagai berikut: a.
Untuk mengamankan harta kekayaan dan catatan pembukuannya: Harta fisik perusahaan dapat saja dicuri, disalahgunakan ataupun rusak secara tidak
sengaja. Hal yang sama juga berlaku untuk harta perusahaan yang tidak nyata seperti perkiraan piutang, dokumen penting, surat berharga, dan
catatan keuangan. Sistem pengendalian dibentuk guna mencegah ataupun menemukan harta yang hilang dan catatan pembukuan pada saat yang tepat.
b. Untuk menjamin kebenaran data akuntansi: manajemen harus memiliki data
akuntansi yang dapat diuji ketepatannya untuk melaksnakan operasi perusahaan. Berbagai macam data digunakan untuk mengambil keputusan
yang penting. Sistem pengendalian akuntansi intern bertujuan untuk mengamankan atau mengujikecermatan dan sampai sejauh data akuntansi
dapat dipercaya dengan jalan mencegah dan menemukan kesalahan- kesalahan pada saat yang tepat.
c. Untuk menggalakkan efisiensi usaha: pengendalian dalam suatu perusahaan
juga dimaksud untuk menghindari pekerjaan-pekerjaan berganda yang tidak perlu, mencegah pemborosan terhadap semua aspek usaha termasuk
pencegahan terhadap penggunaan sumber-sumber dana yang tidak efisien. d.
Untuk mendorong ditaatinya kebijakan pimpinan yang telah digariskan: manajemen menyusun prosedur dan peraturan untuk mencapai tujuan
perusahaan. Sistem pengendalian intern memberikan jaminan akan ditaatinya prosedur dan peraturan tersebut oleh perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
2. Unsur-unsur Pengendalian Intern
Unsur-unsur pengendalian intern menurut Romney dan Steinbart 2006:232 terdiri dari:
a. Lingkungan pengendalian
b. Aktivitas-aktivitas Pengendalian
c. Penilaian Resiko
d. Informasi dan Komunikasi
e. Mengawasi Kinerja
Unsur-unsur diatas akan diuraikan sebagai berikut: a.
Lingkungan pengendalian Lingkungan pengendalian suatu perusahaan mencakup seluruh sikap
manajemen dan karyawan mengenai pentingnya pengendalian. Lingkungan pengendalian terdiri atas faktor-faktor berikut ini: 1 komitmen atas integritas
dan nilai-nilai etika, 2 filosofi pihak manajemen dan gaya beroperasi, 3 struktur organisasional, 4 badan audit dewan komisaris, 5 metode untuk
memberikan otoritas dan tanggung jawab, 6 kebijakan dan praktik-praktik dalam sumber daya manusia, 7 pengaruh-pengaruh eksternal.
b. Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian adalah kegiatan-kegiatan pengendalian, yang merupakan kebijakan dan peraturan yang menyediakan jaminan yang wajar
bahwa tujuan pengendalian pihak manajemen, dicapai. Secara umum prosedur-prosedur pengendalian termasuk dalam: 1 otorisasi transaksi dan
kegiatan yang memadai, 2 pemisahan tugas, 3 desain dan penggunaan dokumen serta catatan yang memadai, 4 penjagaan asset dan catatan yang
memadai, 5 pemeriksaan independent atas kinerja.
Universitas Sumatera Utara
c. Penilaian resiko
Semua organisasi menghadapi risiko. Manajemen harus memperhitungkan risiko ini dan mengembil langkah penting untuk mengendalikannya sehingga
tujuan dari pengendalian internal dapat dicapai. Setelah risiko diidentifikasi, maka dapat dilakukan analisis untuk meperkirakan besarnya pengaruh dari
risiko serta tingkat kemungkinan terjadinya, dan untuk menentukan tindakan- tindakan yang akan meminimumkannya.
d. Informasi dan komunikasi
Ini merupakan unsur dari pengendalian internal. Informasi mengenai lingkungan pengendalian, penilaian resiko, prosedur pengendalian, dan
pemantauan diperlukan manajemen untuk mengarahkan operasi dan memastikan terpenuhinya tuntutan-tuntutan pelaporan serta peraturan yang
berlaku. e.
Mengawasi kinerja Pemantauan terhadap sistem pengendalian intern akan mengidentifikasi
dimana letak kelemahannya dan memperbaiki efektivitas pengendalian tersebut. Sistem pengendalian internak dapat dipantau secara rutin atau
melalui evaluasi khusus. Pemantauan rutin dilakukan dengan mengamati perilaku karyawan dan tanda-tanda peringatan dari sistem akuntansi tersebut.
Pemantauan evaluasi khusus sering dilakukan bila terjadi perubahan- perubahan besar dalam hal strategis, manajemen senior, struktur usaha, atau
operasi.
Universitas Sumatera Utara
Menurut Mulyadi 2001:386, unsur pokok pengendalian intern adalah sebagai berikut:
a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan
biaya. c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi. d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Penjelasan unsur-unsur tersebut diatas adalah sebagai berikut:
a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara
tegas. Struktur organisasi merupakan rerangka framework pembagian tanggung
jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Untuk melaksanakan
kegiatan pokok tersebut dibentuk departemen yang kemudian dibagi-bagi lebih lanjut menjadi unit-unit organisasi yang lebih kecil untuk melaksanakan
kegiatan-kegiatan perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip berikut:
1 Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi
akuntansi. 2
Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
Universitas Sumatera Utara
Setiap transaksi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi, karena itu dalam organisasi harus
dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.
c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
Pembagian tanggung jawab fungsional dan pembagian wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik
jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Cara tersebut sebagai berikut:
1 Penggunaan formulir bernomor urut cetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh pihak yang berwenang.
2 Pemeriksaan mendadak.
3 Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu
orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orangatau unit organisasi lain.
4 Perputaran jabatan job rotation.
5 Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.
6 Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatanya.
7 Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektifitas
unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain.
Universitas Sumatera Utara
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Unsur mutu karyawan merupakan unsur yang paling penting. Jika perusahaan
mempunyai karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan perusahaan tetap mampu
menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan. Sistem pengendalian intern dalam perusahaan yang menggunakan sistem
manual berbeda karakteristik pengendalian akuntansi internnya dengan perusahaan yang menggunakan sistem komputer, yang terlihat sebagai berikut:
a. Dalam sistem manual pembagian tanggung jawab pelaksanaan suatu transaksi
ke tangan beberapa orang atau departemen agar tercipta adanya cek silang cross-check dan spesialisasi pekerjan klerikal, sedangkan dalam sistem
komputer karena ketelitian dan kecepatan pengolahan data dengan komputer, lebih sedikit diperlukan sek silang dalam pengolahan data, terutama yang
menyangkut perhitungan dalam pengolahan data akuntansi. b.
Dalam sistem manual dilakukan pemeriksaan secara visual terhadap transaksi penting dan dokumen yang diproses melalui sistem, sedangkan dalam sistem
komputer dapat melakukan berbagai pemeriksaan edit yang semula dilakukan oleh manusia melalui program komputer, sehingga mengurangi
pekerjaan editing dokumen secara visual. c.
Dalam sistem manual menitikberatkan pengendalian ditangan manusia, yang dicapai dengan pembagian tanggung jawab pelaksanaan transaksi ke beberapa
orang atau bagian, sedangkan dalam sistem komputer menitikberatkan
Universitas Sumatera Utara
pengendalian melalui program komputer, sehingga pembagian tanggung jawab fungsional dalam pelaksanaan transaksi dapat dikurangi.
Sistem pengendalian intern efektif jika mempunyai karakteristik sebagai berikut:
a. personalia yang mampu dan dapat dipercaya,
b. tugas pertanggungjawaban,
c. pemberian kuasa yang tepat,
d. pembagian tugas.
Pengendalian efektif dapat dicapai jika manajemen memilih tipe pengendalian yang dapat mengatasi penyebab mengapa individu dalam organisasi
tidak mau danatau tidak mampu mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan melalui perilaku yang diharapkan. Tipe pengendalian dikelompokkan menjadi
dua golongan: a.
Pengendalian utama: Pengendalian terhadap personel. b.
Pengendalian tambahan: Pengendalian terhadap keluaran, pengendalian terhadap tindakan tertentu, dan penghindaran organisasi dari perilaku individu
yang tidak diharapkan. Untuk melihat perlunya pengendalian dan apa tipe pengendalian yang
efektif untuk mengatasinya dapat dilihat pada Tabel berikut ini:
Universitas Sumatera Utara
Tabel 2.1: Penyebab Diperlukannya Pengendalian dan Tipe Pengendalian yang
Efektif untuk Mengatasi Penyebab Tersebut
Penyebab Diperlukannya Tipe Pengendalian Efektif
Pengendalian
Ketidaksesuaian antara tujuan Pengendalain utama:
individu dengan tujuan organisasi Pengendalian terhadap personel Pengendalian tambahan:
Pengendalian terhadap keluaran Pengendalian terhadap tindakan
Tertentu Keterbatasan Individu:
Kurangnya atau ketiadaan kompensasi personel
Pengendalian terhadap personel Keterbatasan yang bersifat
Penghindaran organisasi dari manusiawi
masalah pengendalian
Sumber: Mulyadi dan Setyawan, 2001. Sistem Perencanaan dan Pengendalian Manajemen, Edisi Kedua, Salemba Empat, Jakarta,
2001, hal. 647
Dalam melaksanakan sistem pengendalian para petugas harus dipisahkan dalam fungsinya sebagai berikut:
a. Mereka yang memprakarsai atau menyetujui transaksi.
b. Mereka yang melaksanakan transaksi itu.
c. Mereka yang bertanggung jawab atas harta, utang, biaya, atau pendapatan
sebagai akibat transaksi itu. Selain diadakan sistem itu harus diawasi secara terus menerus. sistem
pengendalian intern tidak dapat berjalan dengan baik apabila tidak diawasi, dan apabila ada kolusi diantara sesama karyawan.
Universitas Sumatera Utara
Setelah mengetahui pengertian, tujuan, unsur, karakteristik, dan kelompok sistem pengendalian intern, maka dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi
mempunyai hubungan yang erat dengan sistem pengendalian intern. Sistem akuntansi merupakan bagian dari sistem pengendalian intern. Jika sistem
penegndalian intern diterapkan dalam sistem akuntansi, maka dapat dipastikan objek pengendalian intern dan administratif dapat tercapai. Terlepas dari itu harus
disadari bahwa penyelewengan dan pemborosan bukan berarti bahwa sistem pengendalian itu lemah, akan tetapi merupakan pertanda bahwa terdapatnya
kekurangan dalam pengendalian tersebut, dan harus diselidiki apakah penyebabnya. Apabila struktur pengendalian intern sedah diterpakan dengan baik,
tetapi diantara staff atau karyawan mengadakan kolusi maka pengendalian intern itu menjadi sia-sia.
D. Pengendalian Intern Atas Gaji dan Upah
Pengendalian intern atas gaji dan upah sangat dibutuhkan oleh perusahaan yang memiliki banyak tenaga kerja dimana sistem tersebut terdiri dari prosedur-
prosedur yang saling bekerjasama untuk menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya guna menetapkan secara tepat dan teliti berapa
gaji dan upah yang harus diterima oleh karyawan. Hal ini perlu mengingat banyak celah yang memungkinkan terjadinya kecurangan-kecuragangan terhadap
gaji dan upah ini. Jenis-jenis kecurangan tersebut antara lain: 1.
Adanya karyawanpegawai fiktif, yaitu penerbitan cek gaji ke orang lain yang tidak bekerja bagi perusahaan. Hal ini terjadi akibat keterlanjutan penerbitan
Universitas Sumatera Utara
cek setelah pegawai diberhentikan tidak menghapus nama orang yang sudah berhenti atau diberhentikan, namun tetap mengeluarkan gajinya.
2. Penyiapan buku pembayaran gaji dan upah palsu dengan maksud mendapat
pembayaran dua kali. 3.
Menguangkan cek gaji dan upah yang belum ditagih oleh pegawai yang bersangkutan.
4. Membuat kesalahan dalam perhitungan, sehingga gaji dan upah yang diterima
oleh karyawan maupun buruh lebih atau kurang dari yang semestinya. 5.
Adanya karyawan yang melakukan absensi untuk beberapa orang karyawan lain.
6. Pinjaman pegawai yang tidak mendapat persetujuan dicatat sebagai
pengeluaran. 7.
Mencatat jumlah total gaji dan upah yang tidak benar dalam buku gaji upah Setelah melihat berbagai kecuarangan diatas, maka dalam hal ini sangat
diperlukan sistem pengendalian intern terhadap gaji dan upah. Unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan menurut
Mulyadi 2001:386 adalah sebagai berikut : Organisasi
1. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi
keuangan. 2.
Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi. Sistem Operasi
3. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah
harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama.
4. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat,
perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didarakan pada surat keputusan Direktur Keuangan.
Universitas Sumatera Utara
5. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak
penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.
6. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan
yang bersangkutan. 7.
Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersngkutan.
8. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.
9. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi
oleh fungsi akuntansi. Prosedur Pencatatan
10. Perubahan dalam pencatatan penghasilan karyawan direkonsiliasi
dengan daftar gaji dan upah karyawan. 11.
Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fingsi akuntansi.
Praktik yang sehat 12.
Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga
kerja langsung.
13. Pemasukan kartu jam hadir kedalam mesin pencatat waktu harus
diawasi oleh fungsi pencatat waktu. 14.
Pembuatan daftar gaji upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan
pembayaran.
15. Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan
penghasilan karyawan. 16.
Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
Salah satu unsur agar terciptanya pengendalian intern penggajian dan pengupahan seperti keterangan diatas adalah adanya pemisahan tanggung jawab
fungsional secara tegas. Fungsi-fungsi tersebut adalah fungsi kepegawaian, fungsi pencatat waktu, fungsi pembuat daftar gaji dan upah, fungsi keuangan, dan
fungsi akuntansi. Dokumen yang dihasilkan dari setiap fungsi merupakan unsur- unsur pengendalian inten yaitu adanya dokumen atau catatan akuntansi yang
memadai, yang berguna untuk memberi jaminan bahwa telah dilakukan
pengendalian yang layak dan transaksi dicatat dengan benar.
Universitas Sumatera Utara
E. Peranan Sistem Akuntansi Dalam Mendukung Pengendalian Intern Atas Gaji dan Upah
