2. Unsur-unsur Pengendalian Intern
Unsur-unsur pengendalian intern menurut Romney dan Steinbart 2006:232 terdiri dari:
a. Lingkungan pengendalian
b. Aktivitas-aktivitas Pengendalian
c. Penilaian Resiko
d. Informasi dan Komunikasi
e. Mengawasi Kinerja
Unsur-unsur diatas akan diuraikan sebagai berikut: a.
Lingkungan pengendalian Lingkungan pengendalian suatu perusahaan mencakup seluruh sikap
manajemen dan karyawan mengenai pentingnya pengendalian. Lingkungan pengendalian terdiri atas faktor-faktor berikut ini: 1 komitmen atas integritas
dan nilai-nilai etika, 2 filosofi pihak manajemen dan gaya beroperasi, 3 struktur organisasional, 4 badan audit dewan komisaris, 5 metode untuk
memberikan otoritas dan tanggung jawab, 6 kebijakan dan praktik-praktik dalam sumber daya manusia, 7 pengaruh-pengaruh eksternal.
b. Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian adalah kegiatan-kegiatan pengendalian, yang merupakan kebijakan dan peraturan yang menyediakan jaminan yang wajar
bahwa tujuan pengendalian pihak manajemen, dicapai. Secara umum prosedur-prosedur pengendalian termasuk dalam: 1 otorisasi transaksi dan
kegiatan yang memadai, 2 pemisahan tugas, 3 desain dan penggunaan dokumen serta catatan yang memadai, 4 penjagaan asset dan catatan yang
memadai, 5 pemeriksaan independent atas kinerja.
Universitas Sumatera Utara
c. Penilaian resiko
Semua organisasi menghadapi risiko. Manajemen harus memperhitungkan risiko ini dan mengembil langkah penting untuk mengendalikannya sehingga
tujuan dari pengendalian internal dapat dicapai. Setelah risiko diidentifikasi, maka dapat dilakukan analisis untuk meperkirakan besarnya pengaruh dari
risiko serta tingkat kemungkinan terjadinya, dan untuk menentukan tindakan- tindakan yang akan meminimumkannya.
d. Informasi dan komunikasi
Ini merupakan unsur dari pengendalian internal. Informasi mengenai lingkungan pengendalian, penilaian resiko, prosedur pengendalian, dan
pemantauan diperlukan manajemen untuk mengarahkan operasi dan memastikan terpenuhinya tuntutan-tuntutan pelaporan serta peraturan yang
berlaku. e.
Mengawasi kinerja Pemantauan terhadap sistem pengendalian intern akan mengidentifikasi
dimana letak kelemahannya dan memperbaiki efektivitas pengendalian tersebut. Sistem pengendalian internak dapat dipantau secara rutin atau
melalui evaluasi khusus. Pemantauan rutin dilakukan dengan mengamati perilaku karyawan dan tanda-tanda peringatan dari sistem akuntansi tersebut.
Pemantauan evaluasi khusus sering dilakukan bila terjadi perubahan- perubahan besar dalam hal strategis, manajemen senior, struktur usaha, atau
operasi.
Universitas Sumatera Utara
Menurut Mulyadi 2001:386, unsur pokok pengendalian intern adalah sebagai berikut:
a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan
biaya. c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi. d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Penjelasan unsur-unsur tersebut diatas adalah sebagai berikut:
a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara
tegas. Struktur organisasi merupakan rerangka framework pembagian tanggung
jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Untuk melaksanakan
kegiatan pokok tersebut dibentuk departemen yang kemudian dibagi-bagi lebih lanjut menjadi unit-unit organisasi yang lebih kecil untuk melaksanakan
kegiatan-kegiatan perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip berikut:
1 Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi
akuntansi. 2
Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
Universitas Sumatera Utara
Setiap transaksi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi, karena itu dalam organisasi harus
dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.
c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
Pembagian tanggung jawab fungsional dan pembagian wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik
jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Cara tersebut sebagai berikut:
1 Penggunaan formulir bernomor urut cetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh pihak yang berwenang.
2 Pemeriksaan mendadak.
3 Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu
orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orangatau unit organisasi lain.
4 Perputaran jabatan job rotation.
5 Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.
6 Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatanya.
7 Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektifitas
unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain.
Universitas Sumatera Utara
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Unsur mutu karyawan merupakan unsur yang paling penting. Jika perusahaan
mempunyai karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan perusahaan tetap mampu
menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan. Sistem pengendalian intern dalam perusahaan yang menggunakan sistem
manual berbeda karakteristik pengendalian akuntansi internnya dengan perusahaan yang menggunakan sistem komputer, yang terlihat sebagai berikut:
a. Dalam sistem manual pembagian tanggung jawab pelaksanaan suatu transaksi
ke tangan beberapa orang atau departemen agar tercipta adanya cek silang cross-check dan spesialisasi pekerjan klerikal, sedangkan dalam sistem
komputer karena ketelitian dan kecepatan pengolahan data dengan komputer, lebih sedikit diperlukan sek silang dalam pengolahan data, terutama yang
menyangkut perhitungan dalam pengolahan data akuntansi. b.
Dalam sistem manual dilakukan pemeriksaan secara visual terhadap transaksi penting dan dokumen yang diproses melalui sistem, sedangkan dalam sistem
komputer dapat melakukan berbagai pemeriksaan edit yang semula dilakukan oleh manusia melalui program komputer, sehingga mengurangi
pekerjaan editing dokumen secara visual. c.
Dalam sistem manual menitikberatkan pengendalian ditangan manusia, yang dicapai dengan pembagian tanggung jawab pelaksanaan transaksi ke beberapa
orang atau bagian, sedangkan dalam sistem komputer menitikberatkan
Universitas Sumatera Utara
pengendalian melalui program komputer, sehingga pembagian tanggung jawab fungsional dalam pelaksanaan transaksi dapat dikurangi.
Sistem pengendalian intern efektif jika mempunyai karakteristik sebagai berikut:
a. personalia yang mampu dan dapat dipercaya,
b. tugas pertanggungjawaban,
c. pemberian kuasa yang tepat,
d. pembagian tugas.
Pengendalian efektif dapat dicapai jika manajemen memilih tipe pengendalian yang dapat mengatasi penyebab mengapa individu dalam organisasi
tidak mau danatau tidak mampu mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan melalui perilaku yang diharapkan. Tipe pengendalian dikelompokkan menjadi
dua golongan: a.
Pengendalian utama: Pengendalian terhadap personel. b.
Pengendalian tambahan: Pengendalian terhadap keluaran, pengendalian terhadap tindakan tertentu, dan penghindaran organisasi dari perilaku individu
yang tidak diharapkan. Untuk melihat perlunya pengendalian dan apa tipe pengendalian yang
efektif untuk mengatasinya dapat dilihat pada Tabel berikut ini:
Universitas Sumatera Utara
Tabel 2.1: Penyebab Diperlukannya Pengendalian dan Tipe Pengendalian yang
Efektif untuk Mengatasi Penyebab Tersebut
Penyebab Diperlukannya Tipe Pengendalian Efektif
Pengendalian
Ketidaksesuaian antara tujuan Pengendalain utama:
individu dengan tujuan organisasi Pengendalian terhadap personel Pengendalian tambahan:
Pengendalian terhadap keluaran Pengendalian terhadap tindakan
Tertentu Keterbatasan Individu:
Kurangnya atau ketiadaan kompensasi personel
Pengendalian terhadap personel Keterbatasan yang bersifat
Penghindaran organisasi dari manusiawi
masalah pengendalian
Sumber: Mulyadi dan Setyawan, 2001. Sistem Perencanaan dan Pengendalian Manajemen, Edisi Kedua, Salemba Empat, Jakarta,
2001, hal. 647
Dalam melaksanakan sistem pengendalian para petugas harus dipisahkan dalam fungsinya sebagai berikut:
a. Mereka yang memprakarsai atau menyetujui transaksi.
b. Mereka yang melaksanakan transaksi itu.
c. Mereka yang bertanggung jawab atas harta, utang, biaya, atau pendapatan
sebagai akibat transaksi itu. Selain diadakan sistem itu harus diawasi secara terus menerus. sistem
pengendalian intern tidak dapat berjalan dengan baik apabila tidak diawasi, dan apabila ada kolusi diantara sesama karyawan.
Universitas Sumatera Utara
Setelah mengetahui pengertian, tujuan, unsur, karakteristik, dan kelompok sistem pengendalian intern, maka dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi
mempunyai hubungan yang erat dengan sistem pengendalian intern. Sistem akuntansi merupakan bagian dari sistem pengendalian intern. Jika sistem
penegndalian intern diterapkan dalam sistem akuntansi, maka dapat dipastikan objek pengendalian intern dan administratif dapat tercapai. Terlepas dari itu harus
disadari bahwa penyelewengan dan pemborosan bukan berarti bahwa sistem pengendalian itu lemah, akan tetapi merupakan pertanda bahwa terdapatnya
kekurangan dalam pengendalian tersebut, dan harus diselidiki apakah penyebabnya. Apabila struktur pengendalian intern sedah diterpakan dengan baik,
tetapi diantara staff atau karyawan mengadakan kolusi maka pengendalian intern itu menjadi sia-sia.
D. Pengendalian Intern Atas Gaji dan Upah