Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan

2. Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan

a. Dokumen yang Digunakan Adapun yang digunakan PT. Mopoli Raya dalam sistem penggajian dan pengupahan sebagai berikut : 1 Dokumen Pendukung Perubahan Gaji Dokumen ini dikeluarkan oleh pihak yang berwenang di kantor pusat. Dimana dokumen ini kemungkinan diperlukan bagian kepegawaian sebagai dasar dalam pembuatan daftar gaji. Dokumen-dokumen ini antara lain : a Surat Keputusan Pengangkatan Pegawai b Surat Keputusan Pemberhentian Pegawai c Surat Keputusan Kenaikan Jabatan d Surat Keputusan Pemindahan Jabatan 2 Daftar Hadir Daftar hadir karyawan berupa kartu jam kerja yang dimasukkan pada mesin pencatatan waktu untuk menunjukkan waktu hadir seluruh karyawan. Kartu jam kerja ini, setiap harinya direkapitulasi oleh bagian umum personalia untuk dikirim ke bagian kasir pada akhir bulan untuk proses pembayaran gaji dan upah. 3 Daftar Gaji dan Upah Daftar gaji dan upah dibuat oleh bagian umumpersonalia, dimana dokumen ini berisi nama pegawai, golongan, status, gaji pokok, tujangan, potongan- potiongan dan jumlah gaji yang dibayarkan ke masing-masing pegawai. Daftar Universitas Sumatera Utara gaji dan upah ini dibuat rangkap empat dan didistribusikan masing-masing bagian yaitu: a. Lembar 1 : bagian kasir b. Lembar 2 : bagian pembukuan pajak c. Lembar 3 : bagian umum untuk jamsostek d. Lembar 4 : file Dokumen pembayaran gaji dan upah ini disetujui oleh Direksi Direktur Komersil 4 Bukti kas keluar Dokumen ini dibuat oleh bagian kasir. Dimana daftar gaji yang diterima kasir dari bagian umumpersonalia, digunakan sebagai dasar untuk pembuatan bukti kas keluar. Bukti kas keluar dibuat dalam rangkap dua yaitu untuk bagian pembukuan dan file. b. Catatan Akuntansi yang Digunakan. Adapun catatan akuntansi yang digunakan adalah bukti jurnal dan buku besar. Kedua catatan ini berada di bagian pembukuan. c. Jaringan Prosedur yang membentuk sistem 1 Prosedur Personalia a Prosedur penerimaan karyawan Penerimaan karyawan atau pegawai yaitu melalui rekrutmen dengan pemberitaan di instansi-instansi pendidikan, kemudian diseleksi, dan ditraining. Universitas Sumatera Utara b Prosedur pemutusan hubungan kerja Prosedur pemutusan hubungan kerja terdiri dari: 1 Pemberhentian dengan hormat. Pemutusan hubungan kerja ini terjadi karena karyawan yang bersangkutan mencapai batas usia pensiun, meninggal dunia, tidak cakap jasmani dan rohani, adanya penyederhanaan organisasi, efisiensi perusahaan, ataupun karena adanya permintaan oleh karyawan yang bersangkutan untuk berhenti bekerja. 2 Pemberhentian tidak hormat. Pemutusan hubungan kerja ini terjadi karena karyawan yang bersangkutan melanggar peraturan disiplin perusahaan, dipidana karena melakukan pelanggarankejahatan yang tidak berkaitan dengan jabatannya, atau melakukan pelanggaran berat terhadap larangan-larangan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. 2 Prosedur pencatatan waktu hadir Setiap hari kerja karyawan diwajibkan untuk mengisi kartu jam kerja. Dengan memasukkan kartu jam kerja ke dalam mesin pencatat waktu. 3 Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah Pembuatan daftar gaji dan upah dilaksanakan oleh bagian umum personalia. Daftar gaji dan upah dibuat rangkap empat yang didistribusikan ke bagian kasir, pembukuan pajak, umum untuk jamsostek, file. 4 Prosedur pembayaran gaji dan upah Prosedur pembayaran gaji dan upah dilaksanakan oleh bagian kasir. Bagian kasir menyiapkan kartu gaji sesuai dengan daftar gaji untuk masing-masing Universitas Sumatera Utara pegawai dan staff, dan menyiapkan uang sejumlah total gaji, kemudian memasukkan ke dalam amplop bersama kartu gaji masing-masing pegawai dan staff. Kemudian bagian kasir membuat bukti pengeluaran kas untuk gaji bruto dan bukti penerimaan kas untuk potongan Pajak Penghasilan PPh Pasal 21, Jamsostek dan pinjaman-pinjaman lain. Selanjutnya menyerahkan uang yang sudah dimasukkan ke dalam amplop beserta kartu gaji untuk masing- masing pegawai dan staff. 5 Prosedur pencatatan daftar gaji Prosedur pencatatan ini dilakuklan oleh bagian pembukuan ke dalam jurnal dan buku besar dengan menggunakan komputer. Pencatatan gaji dan upah dilakukan dengan terlebih dahulu memverifikasi dengan Laporan Pertanggung Jawaban Kas LPJK yang berisikan transaksi masuk dan keluarnya kas yang dilampirkan bukti kas masuk maupun kas keluar dengan daftar gaji yang diterima setiap bulan.

3. Pengendalian Intern Atas Gaji dan Upah