3. Cek gaji dan upah
Pada akhir setiap periode penggajian, cek-cek gaji dan upah payroll checks disiapkan. Setiap cek memiliki potongan yang dapat dipisahkan, yang
memperlihatkan rincian tentang bagaimana pembayaran bersih dihitung. Tidak perlu mencatat setiap cek gaji dalam jurnal terpisah, karena semua
rinciannya telah tersedia dalam register gaji.
1. Dokumen yang Digunakan
Menurut Mulyadi 2001:374, dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut:
a. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah b. Kartu jam hadir
c. Kartu jam kerja d. Daftar gaji dan daftar upah
a.
Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah b.
Surat pernyataan gaji dan upah c.
Amplop gaji dan upah d.
Bukti kas keluar. Dokumen-dokumen diatas dijelaskan sebagai berikut:
a. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti surat keputusan
pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, pemberhentian, pemindahan dan lain sebagainya.
Universitas Sumatera Utara
b. Kartu jam hadir Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir
setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin
pencatat waktu. c. Kartu jam kerja
Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi
oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan
untuk distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan. d. Daftar gaji dan daftar upah
Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh pasal 21, utang karyawan, iuran untuk
organisasi karyawan, dan lain sebagainya. e. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.
f. Surat pernyataan gaji dan upah Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan
dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi
Universitas Sumatera Utara
setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban karyawan.
g. Amplop gaji dan upah Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam
amplop gaji dan upah. Di halaman muka amplop gaji dan upah setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi
karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.
h. Bukti kas keluar Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi
akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
Penjelasan terdahulu diketahui bahwa sistem terdiri dari prosedur-prosedur. Demikian pula sistem penggajian dan pengupahan menurut Baridwan 1994:212
terdiri dari tiga prosedur: a.
Prosedur personalia. b.
Prosedur pencatatan waktu. c.
Prosedur penggajian dan pengupahan. Setiap prosedur di atas menggunakan berbagai dokumen untuk mencatat
transaksi yang ada. Dokumen-dokumen tersebut adalah sebagai berikut: a.
Prosedur personalia 1
Surat permintaan karyawan baru. 2
Surat lamaran kerja.
Universitas Sumatera Utara
3 Surat perjanjian kerja.
4 Surat pemberhentian kerja.
b. Prosedur pencatatan waktu
1 Catatan waktu hadir yang diperoleh dari
a Clock card. b Daftar hadir.
2 Catatan waktu kerja yang diperoleh dari
a Buku catatan mandor. b Daftar hadir,job card atau job ticket.
3 Kombinasi catatan waktu hadir dan waktu kerja
c. Prosedur penggajian dan pengupahan 1 Daftar gaji dan daftar upah serta cek register.
2 Cek gaji atau amplop gaji dan upah. 3 Laporan gaji dan upah karyawan.
4 Catatan gaji dan upah karyawan.
Dokumen-dokumen dari setiap fungsi usaha pada siklus penggajian dan kepegawaian terlihat seperti dibawah ini:
a. Fungsi kepegawaian dan penempatan pegawai, dokumennya terdiri dari
catatan kepegawaian personel record, formulir otorisasi pengurangan deduction authorization form, formulir otorisasi tarif rate
authorization form. b.
Fungsi pengelolaan waktu dan penyiapan pembayaran gaji, dokumennya terdiri dari kartu absen time card, tiket waktu kerja job
Universitas Sumatera Utara
time ticket, laporan ikhtisar penggajian summary payroll report, jurnal penggajian journal payroll,berkas induk penggajian payroll
master file. c.
Fungsi pembayaran gaji, dokumennya adalah cek gaji payroll check. d.
Fungsi penyiapan surat pemberitahuan dan pembayaran pajak, dokumennya adalah surat pemberitahuan pajak.
2. Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan adalah:
