Analisis Beban Kerja Teller dan Back Office ( Studi Kasus Bank BCA KCP Cilandak )

ANALISIS BEBAN KERJA TELLER DAN

BACK OFFICE

(STUDI KASUS BANK BCA KCP CILANDAK)

Oleh

NAUFAL DWI PUTRA

H24104078

PROGRAM SARJANA ALIH JENIS MANAJEMEN

DEPARTEMEN MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

BOGOR

2014

ANALISIS BEBAN KERJA TELLER DAN

BACK OFFICE

(STUDI KASUS BANK BCA KCP CILANDAK)

SKRIPSI

Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar

SARJANA EKONOMI

pada Program Sarjana Alih jenis Manajemen

Fakultas Ekonomi dan Manajemen

Institut Pertanian Bogor

Oleh

NAUFAL DWI PUTRA

H24104078

PROGRAM SARJANA ALIH JENIS MANAJEMEN

DEPARTEMEN MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

BOGOR

2014

Judul Skripsi : Analisis Beban Kerja Teller dan Back Office ( Studi Kasus Bank BCA KCP Cilandak )

Nama : Naufal Dwi Putra

NIM : H24104078

Menyetujui Dosen Pembimbing,

Lindawati Kartika, SE, M.Si NIP . 19860118 200912 2 001

Mengetahui Ketua Departemen,

Dr. Mukhamad Najib, STP, MM NIP . 19760623 200604 1 001

RINGKASAN

Naufal Dwi Putra. H24104078. Analisis Beban Kerja Teller Dan Back Office (Studi Kasus Bank BCA KCP Cilandak). Di bawah bimbingan Lindawati Kartika.

Bank BCA merupakan salah satu bank swasta terkemuka di Indonesia. Bank BCA selalu berusaha memberikan pelayanan yang baik dan berkualitas untuk para nasabahnya. Kepuasan dari nasabah sangat penting untuk tetap menjadikan Bank BCA menjadi bank yang terkemuka di Indonesia. Bank BCA KCP Cilandak merupakan salah satu dari sekian banyak kantor cabang yang dimiliki oleh Bank BCA yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia.

Pelayanan yang diberikan oleh Bank BCA tidak lepas dari peran teller dan back officenya yang senantiasa melayani kebutuhan para nasabah bank BCA. Di BCA KCP Cilandak, teller dan back officenya memiliki tugas pokok pekerjaan yang berbeda.

Penelitian ini bertujuan untuk (1) Mengidentifikasi analisis pekerjaan / TUPOKSI ( tugas pokok dan fungsi ) teller dan back office di BCA KCP Cilandak. (2) Menganalisis perbandingan penggunaan waktu kerja produktif dan tidak produktif

teller dan back office di BCA KCP Cilandak. (3) Menganalisis jumlah kebutuhan ideal

teller dan back office pada BCA Cilandak berdasarkan hasil analisis beban kerja. (4) Merumuskan solusi alternatif yang perlu dilakukan BCA KCP Cilandak dalam meningkatkan kinerja teller dan back office agar lebih efektif dan efisien.

Penelitian ini dilakukan di BCA KCP Cilandak. Jenis dan sumber data yang digunakan dalam penelitian ini terdiri dari data primer dan data sekunder. Data primer diperoleh dari pengamatan langsung dan wawancara terhadap teller dan back office di BCA KCP Cilandak. Adapun data sekunder diperoleh dari buku-buku, jurnal, dan informasi dari internet.

Adapun hasil dari penelitian ini diperoleh uraian tugas pokok dan fungsi pokok pekerjaan teller dan back office di Bank BCA KCP Cilandak. Waktu kerja produktif dan waktu kerja tidak produktif dengan jumlah 7 orang teller dan 1 orang back office

Sedangkan waktu kerja tidak produktif tertinggi dihasilkan oleh teller 3 sebesar 18.15%. Bank BCA KCP Cilandak perlu mengoptimalkan kinerja dan juga menambah beban kerja masing-masing teller dan back officenya karena dari hasil perhitungan beban kerja ketujuh teller diperoleh nilai Full Time Equivalent (FTE) sebesar 0.899, begitupun dengan nilai Full Time Equivalent (FTE) back office sebesar 0.868 dimana nilai keduanya < 1 dan berada pada posisi underload.

ABSTRAK

Naufal Dwi Putra. H24104078. Analisis Beban Kerja Teller Dan Back Office (Studi Kasus Bank BCA KCP Cilandak). Di bawah bimbingan Lindawati Kartika.

Bank BCA selalu berusaha memberikan pelayanan yg baik dan berkualitas untuk para nasabahnya. Pelayanan yang diberikan oleh Bank BCA tidak lepas dari peran teller dan back officenya yang senantiasa melayani kebutuhan para nasabah Bank BCA. Penelitian ini bertujuan untuk (1) Mengidentifikasi analisis pekerjaan/TUPOKSI (Tugas Pokok dan Fungsi) Teller dan Back Office di BCA KCP Cilandak. (2) Menganalisis perbandingan penggunaan waktu kerja produktif dan tidak produktif

Teller dan Back Office di BCA KCP Cilandak. (3) Menganalisis jumlah kebutuhan ideal Teller dan Back Office pada BCA Cilandak berdasarkan hasil analisis beban kerja. (4) Merumuskan solusi alternatif yang perlu dilakukan BCA KCP Cilandak dalam meningkatkan kinerja Teller dan Back Office agar lebih efektif dan efisien. Penelitian ini dilakukan di BCA KCP Cilandak. Jenis dan sumber data yang digunakan dalam penelitian ini terdiri dari data primer dan data sekunder. Waktu kerja produktif tertinggi dihasilkan oleh teller 7 sebesar 94.44%. Sedangkan waktu kerja tidak produktif tertinggi dihasilkan oleh teller 3 sebesar 18.15%. Bank BCA KCP Cilandak perlu mengoptimalkan kinerja dan juga menambah beban kerja masing-masing teller dan back officenya karena dari hasil perhitungan beban kerja ketujuh teller diperoleh nilaiFull Time Equivalent (FTE) sebesar 0.899, begitupun dengan nilaiFull Time Equivalent (FTE) back office sebesar 0.868 dimana nilai keduanya< 1 dan berada pada posisi underload.

ABSTRACT

Naufal Dwi Putra. H24104078. Workload Analysis Teller and Back Office (Case Study BCA KCP Cilandak). Under the guidance of Lindawati Kartika.

BCA strive to provide quality service for its customers. The services provided by the BCA can not be separated from the role of tellers and back office that always serve the needs of customers of Bank BCA. This study aims to (1) Identify the job analysis / TUPOKSI (Main Duties and Functions) Teller and Back Office at BCA KCP Cilandak. (2) Analyzing time usage comparison of productive and unproductive labor Teller and Back Office at BCA KCP Cilandak. (3) Analyze the ideal number Teller and Back Office needs at Bank BCA Cilandak based workload analysis results. (4) To formulate alternative solutions that need to be done BCA KCP Cilandak in improving the performance of Teller and Back Office in order to more effectively and efficiently. This research was conducted in BCA KCP Cilandak. Types and sources of data used in this study consisted of primary data and secondary data. Work time productive and unproductive work time with the number 7 tellers and 1 back office obtained the highest productive work time is generated by the tellers 7 at 94.44%. While the highest unproductive work time generated by the tellers at 18:15 3%. BCA KCP Cilandak need to optimize performance and also increase the workload of each teller and back office because of the results of the calculation of the workload of the seven values obtained teller a Full Time Equivalent (FTE) for 0899, as well as with the value of a Full Time Equivalent (FTE) for back office 0868 where the value of both <1 and are in a position underload.

RIWAYAT HIDUP

Penulis dilahirkan di Jakarta pada tanggal 11 Februari 1989. Penulis merupakan anak kedua dari tiga bersaudara pasangan Asmawi Achmad dan Dinarwati. Penulis mengawali pendidikan di Sekolah Dasar Swasta Pelita Jakarta pada tahun 1995, kemudian pada tahun 2001 melanjutkan pendidikan di Sekolah Menengah Pertama Negeri 107 Jakarta. Tahun 2004 penulis melanjutkan pendidikan di Sekolah Menengah Atas Negeri 55 Jakarta.

Penulis melanjutkan jenjang pendidikan ke perguruan tinggi tingkat Diploma 3 di Institut Pertanian Bogor pada tahun 2007 dengan Program Studi Komunikasi. Penulis lulus pendidikan D3 pada tahun 2010, dan langsung melanjutkan studi ke program Sarjana Alih Jenis Manajemen, Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor. Pada tahun 2014 penulis melakukan penelitian untuk tugas akhir pendidikan tingkat Sarjana yang berjudul Analisis Beban Kerja Teller dan Back Office (Studi Kasus Bank BCA KCP Cilandak).

KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah SWT atas rahmat dan karunia-Nya kepada penulis, sehingga dapat menyusun dan menyelesaikan skripsi ini dengan baik. Skripsi ini disusun sebagai syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Program Alih Jenis Manajemen, Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen Institut Pertanian Bogor.

Skripsi ini disusun berdasarkan hasil penelitian dan pembelajaran dari buku-buku referensi yang berkaitan dengan pembahasan pada skripsi ini. Banyak pula masukan dan saran yang diberikan dosen pembimbing agar penulisan skripsi ini sesuai dengan tujuan penelitian, serta pembahasan yang dibuat mampu dipahami pembaca.

Penulis berharap agar skrispi dapat dijadikan pembelajaran bagi penulis sendiri maupun pembaca secara umum. Penyusunan skripsi ini dibantu oleh berbagai pihak baik secara moril maupun materiil. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih yang banyak kepada pihak-pihak yang telah berjasa membantu penyelesaian skripsi ini.

Layaknya peribahasa “tak ada gading yang tak retak”, penulis mohon maaf apabila masih terdapat kekurangan dalam penyusunan skripsi ini. Oleh karena itu, kritik dan saran konstruktif diperlukan untuk hal yang lebih baik. Akhir kata, penulis berharap semoga skripsi ini bermanfaat bagi masyarakat secara keseluruhan.

Bogor, Agustus 2014

UCAPAN TERIMAKASIH

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan berkah rahmat dan karunia-Nya yang Maha Besar, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi dengan judul Analisis Beban Kerja Teller dan Back Office

(Studi Kasus Bank BCA KCP Cilandak). Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih kepada :

1. Ibu Lindawati Kartika SE, M.Si selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberikan masukan, saran, serta arahan kepada penulis dengan penuh kesabaran. 2. Dr. Mukhamad Najib, STP, MM selaku ketua departemen Program Sarjana Alih

Jenis Manajemen IPB.

3. Ibu Sri Hadiaty selaku pimpinan Bank BCA KCP Cilandak yang telah mengizinkan penulis melakukan penelitian, serta memberikan data-data untuk penelitian ini. Teriring pula ucapan terima kasih untuk seluruh karyawan Bank BCA KCP Cilandak yang banyak membantu penulis.

4. Asmawi Achmad dan Dinarwati selaku orang tua penulis yang telah memberikan doa, motivasi dan dukungan tanpa henti kepada penulis ketika penulis berada dalam berbagai kondisi.

5. Aldila Pratama dan Nayla Shabrina, kakak dan adik penulis yang senantiasa memberikan dukungan dan semangat kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.

6. Seluruh civitas Program Sarjana Alih Jenis Manajemen, Departemen Manajemen, FEM IPB, teman-teman angkatan 8 yang saling memberikan dukungan, saran dan semangat dalam proses penyelesaian skripsi ini.

7. Seluruh pihak yang telah banyak membantu penulis, serta memberikan motivasi yang luar biasa kepada penulis.

Terakhir pada semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu per satu yang telah membantu penulis, baik secara langsung maupun tidak langsung dalam penyusunan

skripsi ini. Semoga Allah SWT membalas kebaikan dan keikhlasan kepada semua pihak yang telah membantu penulis.

DAFTAR ISI

I. PENDAHULUAN………...1

1.1. Latar Belakang……….1

1.2. Perumusan Masalah……….2

1.3. Tujuan Penelitian………...3

1.4. Ruang Lingkup Penelitian………...3

II. TINJAUAN PUSTAKA………...3

2.1. Analisis Pekerjaan………...3

2.2. Uraian Pekerjaan……….3

2.3. Analisis Beban Kerja………...3

III. METODE PENELITIAN………...4

3.1. Kerangka Pemikiran………...4

3.2. Jenis Data dan Sumber Data………...5

3.3. Metode Pengumpulan Data………5

3.4. Metode Penarikan Sampel………...6

3.5. Pengolahan dan Analisis Data………....6

3.6. Analisis Data………...8

3.7. Pengolahan Data………....9

IV. HASIL DAN PEMBAHASAN………....10

4.1. Struktur Organisasi Bank BCA Tbk………...10

4.2. Karakteristik Teller dan Back Office Bank BCA KCP Cilandak….11 4.3. Tugas Pokok Pekerjaan dan Fungsi Teller dan Back Office………14

4.4. Gambaran Hari Kerja Teller dan Back Office………...16

4.5. Waktu Kerja Teller dan Back Office………16

4.6. Perbandingan Penggunaan Waktu Kerja Teller dan Back Office…16 4.7. Analisis Full Time Equivalent(FTE) Teller dan Back Office…...17

4.8. Nilai Full Time Equivalent(FTE) Teller Berbasis Rasio………....18

4.9. Implikasi Manajerial………....21

DAFTAR TABEL

No. Halaman 1. Instrumen Analisis Beban Kerja Teller BCA KCP Cilandak……….6 2. Workload Analysis (WLA)………..7 3. Instrumen Analisis Beban Kerja Back Office di BCA KCP Cilandak……....7 4. Tugas Pokok Pekerjaan Teller Bank BCA KCP Cilandak……….14 5. Tugas Pokok Pekerjaan Back Office BCA KCP Cilandak………...15 6. Penggunaan Waktu Kerja Produktif Teller dan Back Office………..16 7. Penggunaan Waktu Kerja Tidak Produktif Teller dan Back Office………....17 8. Beban Kerja dan FTE Teller dan Back Office………....18 9. Nilai Full Time Equivalent(FTE) Berdasarkan Jenis Kelamin………..19

10.Nilai Full Time Equivalent(FTE) Berdasarkan Lama Bekerja………..19

11.Nilai Full Time Equivalent(FTE) Berdasarkan Jenjang Pendidikan……….20

DAFTAR GAMBAR

No. Halaman 1. Rekapitulasi Jumlah Transaksi Teller BCA KCP Cilandak Tahun 2013……...1 2. Rekapitulasi Jumlah Transaksi Back Office BCA KCP Cilandak Tahun 2013..2 3. Kerangka Pemikiran Penelitian………...……....4 4. Struktur Organisasi Bank BCA TBK……….10 5. Struktur Organisasi Bank BCA KCP Cilandak……….………...11 6. Proporsi Jenis Kelamin Teller dan Back Office BCA KCP Cilandak………...16 7. Proporsi Lama Bekerja Teller dan Back Office BCA KCP Cilandak………...16 8. Proporsi Jenjang Pendidikan Teller dan Back Office BCA KCP Cilandak…..16 9. Proporsi Pelatihan Teller dan Back Office BCA KCP Cilandak………...16 10.Diagram Alir Dalam Menghasilkan Implikasi Manajerial………21

I. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Bank BCA sebagai salah satu bank swasta terkemuka di Indonesia sangat memperhatikan kepuasan nasabahnya. Hal ini diwujudkan salah satunya melalui inovasi yang tiada henti, baik dalam hal produk maupun layanan. Dengan demikian, Bank BCA berharap persepsi nasabah terhadap Bank BCA akan semakin kuat tidak hanya sebagai bank yang dapat dipercaya dan aman, namun juga bank yang selalu siap melayani nasabahnya dengan baik dan maksimal.

Pelayanan yang baik yang diberikan bank BCA kepada nasabahnya tidak lepas dari peran para pegawainya. Di Bank BCA KCP Cilandak terdapat beberapa pegawai yang memiliki beban kerja berbasis target seperti funding dan lending officer, berbasis kompetensi seperti kepala cabang, berbasis rasio seperti customer service dan teller, serta yang berbasis aktifitas seperti Back Office. Di dalam penelitian ini saya hanya mengambil sampel penelitian di pegawai yang memiliki beban kerja berbasis rasio yaitu teller dan yang memiliki beban kerja berbasis aktifitas yaitu back office.

Teller dan back office merupakan frontliner Bank BCA yang senantiasa melayani setiap nasabah Bank BCA. Tugas atau job desk teller diantaranya adalah menerima setoran uang tunai, penarikan tabungandan cek, pemindah bukuan tabungan, melakukan kiriman uang ke bank lain, serta melakukan transaksi kliring. Sedangkan tugas atau job desk back office diantaranya melakukan penginputan data kiriman uang dan kliring untuk diproses ke Kantor Cabang Utama (KCU) mencetak kurs valuta asing, serta melakukan konfirmasi limit transaksi diatas 200 juta ke BCA cabang lain.

Teller dan back office merupakan frontliner pada BCA Cilandak yang fungsi utamanya melayani nasabah dalam melakukan transaksi perbankan. Fluktuatif jumlah transaksiteller di BCA Cilandak pada periode September sampai dengan November 2012 dapat dilihat dalam Gambar 1.

Gambar 1. Rekapitulasi Jumlah Transaksi Teller Periode 2013 (BCA Tbk KCP Cilandak, 2013)

Gambar 1 diperoleh dari jumlah transaksi debet dan transaksi kredit dari tujuh

telleryang terdapat pada BCA Cilandak. Jumlah transaksi yang dilakukan oleh teller

BCA KCP Cilandak mengalami kenaikan tiap bulannya. Pada bulan Januari jumlah transaksi teller berjumlah 15.540 transaksi, bulan Februari 16.785 transaksi, dan pada bulan Maret 16.979 transaksi. Tercatat dari bulan Januari sampai dengan Februari 2013 jumlah transaksi teller di BCA KCP Cilandak mengalami kenaikan sebesar 7.42%. Sedangkan dari bulan Februari sampai Maret 2013jumlah transaksi teller di BCA KCP Cilandak mengalami kenaikan sebesar 1.14%.Hal ini disebabkan makin bertambahnya jumlah nasabah di BCA KCP Cilandak serta semakin seringnya nasabah melakukan transaksi di BCA KCP Cilandak.

Banyaknya jumlah transaksi di BCA Cilandak, akan berdampak juga pada banyaknya jumlah transaksi di bagian back office. Ada beberapa jumlah transaksi yang diproses oleh teller akan mempengaruhi juga jumlah transaksi pembukuan pada bagian

back office. Fluktuatif jumlah transaksi pada bagian back office BCA KCP Cilandak pada periode Januari sampai Maret 2013 dapat dilihat dalam Gambar 2.

14500 15000 15500 16000 16500 17000 17500

Januari Februari Maret

Jumlah Transaksi

Jumlah Transaksi

15.540

16.785

2013 (bulan) 16.979

Gambar 2. Rekapitulasi Jumlah Transaksi Back Office Periode 2013 (PT BCA Tbk KCP Cilandak, 2013)

Gambar 2 menjelaskan bahwa jumlah transaksi yang diinput oleh back office

yang terdapat di BCA KCP Cilandak juga mengalami kenaikan tiap bulannya. Jumlah transaksi pada bulan Januari 575 transaksi, bulan Februari 637 transaksi, dan pada bulan Maret sebanyak 659 transaksi. Hal ini disebabkan oleh bertambahnya juga jumlah transaksi yang dilakukan teller BCA KCP Cilandak pada bulan Januari sampai Maret yang berpengaruh terhadap jumlah transaksi di back office.

Dalam upaya meningkatkan kepercayaan dan kepuasan konsumen, beban kerja dari teller dan back office harus dapat dioptimalkan dengan sebaik-baiknya. Oleh karena itu, dibutuhkan analisis beban kerja yang bertujuan untuk mengetahui jumlah jam kerja produktif dan tidak produktif yang dilakukan selama teller dan back office

beraktivitas. Hasil dari analisis beban kerja teller dan back office tersebut nantinya akan digunakan untuk menentukan berapa banyak jumlah kebutuhan teller dan back office

yang efektif yang diperlukan oleh Bank BCA Cilandak. Dalam penjelasan diatas, maka penelitian dilakukan di BCA KCP Cilandak dengan judul Analisis Beban Kerja Teller dan Back Office (Studi Kasus Bank BCA KCP Cilandak).

520 540 560 580 600 620 640 660 680

Januari Februari Maret

Jumlah Transaksi

Jumlah Transaksi Back Office

575

637

1.2. Perumusan Masalah

Perumusan masalah yang dapat diambil dari uraian diatas adalah sebagai berikut: 1) Bagaimana analisis pekerjaan/TUPOKSI (Tugas Pokok dan Fungsi) Teller dan Back

Office di BCA KCP Cilandak?

2) Bagaimana perbandingan penggunaan waktu kerja produktif dan tidak produktif

Tellerdan Back Office di BCA KCP Cilandak?

3) Bagaimana jumlah kebutuhan ideal Teller dan Back Office pada BCA KCP Cilandak berdasarkan hasil analisis beban kerja?

4) Bagaimana solusi alternatif yang perlu dilakukan BCA KCP Cilandak dalam meningkatkan kinerja Teller dan Back Office-nya agar lebih efektif dan efisien? 1.3. Tujuan Penelitian

1) Mengidentifikasi Analisis Pekerjaan/TUPOKSI (Tugas Pokok dan Fungsi) Teller

dan Back Office di BCA KCP Cilandak.

2) Manganalisis perbandingan penggunaan waktu kerja produktif dan tidak produktif

Teller dan Back Office di BCA KCP Cilandak.

3) Menganalisis jumlah kebutuhan ideal Teller dan Back Office pada BCA KCP Cilandak berdasarkan hasil analisis beban kerja.

4) Merumuskan solusi alternatif yang perlu dilakukan BCA KCP Cilandak dalam meningkatkan kinerja Teller dan Back Office di BCA KCP Cilandak agar lebih efektif dan efisien.

1.4. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat yang diharapkan didapatkan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

1) Bagi Bank

Hasil penelitian ini diharapkan dapat berguna untuk menjadi bahan referensi bank dalam perencanaan sumber daya manusia agar sesuai dengan kebutuhan dalam jumlah yang benar-benar dibutuhkan oleh Bank BCA KCP Cilandak.

2) Bagi Peneliti

Peneliti berharap dapat memberikan masukan atau solusi dibidang manajemen yang sudah didapatkan pada saat kuliah untuk menyelesaikan permasalahan yang timbul di dunia nyata.

3) Bagi Pembaca

Penelitian ini diharapkan dapat memberikan ilmu mengenai sistem perencanaan sumber daya manusia melalui analisis beban kerja.

1.5. Ruang Lingkup Penelitian

Ruang Lingkup penelitian ini hanya terbatas pada lingkup pekerjaan teller dan

back office, serta menentukan jumlah ideal teller dan back office yang diperlukan BCA KCP Cilandak melalui metode analisis beban kerja.

II. TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Manajemen Sumber Daya Manusia

Menurut Dessler (1997), manajemen sumber daya manusia dapat didefinisikan sebagai suatu kebijakan dan praktik yang dibutuhkan seseorang yang menjalankan

aspek “orang” atau sumber daya manusia dari posisi seorang manajemen, meliputi

perekrutan, penyaringan, pelatihan, pengimbalan, dan penilaian.

Menurut Edy (2009), manajemen sumber daya manusia (MSDM) merupakan bagian dari manajemen keorganisasian yang memfokuskan diri pada unsur sumber daya manusia. Manajemen sumber daya manusia mempunyai tugas untuk mengelola unsur manusia secara baik agar diperoleh tenaga kerja yang puas akan pekerjaannya. 2.1.1. Tujuan Manajemen Sumber Daya Manusia

Menurut Cushway (dalam Irianto,2001), tujuan MSDM meliputi:

a. Memberi pertimbangan manajemen dalam membuat kebijakan SDM untuk memastikan bahwa organisasi memiliki pekerja yang bermotivasi dan berkinerja tinggi, memiliki pekerja yang selalu siap mengatasi perubahan dan memenuhi kewajiban pekerjaan yang legal

b. Mengimplementasikan dan menjaga semua kebijakan dan prosedur SDM yang memungkinkan organisasi mampu mencapai tujuannya.

c. Membantu dalam pengembangan arah keseluruhan organisasi dan strategi, khususnya yang berkaitan dengan implikasi SDM.

d. Memberi dukungan dan kondisi yang akan membantu manajer lini mencapai tujuannya.

e. Menangani berbagai krisis dan situasi sulit dalam hubungan antar pekerja untuk meyakinkan bahwa mereka tidak menghambat organisasi dalam mencapai tujuannya.

f. Menyediakan media komunikasi antara pekerja dan manajemen organisasi.

g. Bertindak sebagai pemelihara standar organisasional dan nilai dalam manajemen SDM.

2.1.2. Fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia

Menurut Umar (1999), dalam tugasnya Manajemen Sumber Daya Manusia dapat dikelompokan atas tiga fungsi, yaitu:

a. Fungsi manajerial: perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian. b. Fungsioperasional: pengadaan, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian,

pemeliharaan, dan pemutusan hubungan kerja.

c. Fungsi ketiga adalah kedudukan manajemen sumber daya manusia dalam pencapaian tujuan organisasi bank secara terpadu.

2.2. Perencanaan Sumber Daya Manusia

Werther dan Davis (1989), mengemukakan perencanaan sumber daya manusia adalah suatu perencanaan yang sistematik tentang perkiraan kebutuhan dan pengadaan tentang pegawai. Perencanaan sumber daya manusia merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengantisipasi permintaan bisnis dan lingkungan pada organisasi di waktu yang akan datang, dan untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja yang ditimbulkan oleh kondisi tersebut.

Menurut Edy (2009), perencanaan sumber daya manusia merupakan fungsi utama yang harus dilaksanakan dalam organisasi, guna menjamin tersedianya tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai posisi, jabatan, dan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat untuk mencapai tujuan dan berbagai sasaran yang telah dan akan ditetapkan.

2.2.1. Tahapan Perencanaan Sumber Daya manusia

Menurut Jackson&Schuler (1990), perencanaan sumber daya manusia yang tepat membutuhkan langkah-langkah tertentu berkaitan dengan aktivitas perencanaan sumber daya manusia menurut organisasi modern. Langkah-langkah tersebut meliputi: a. Pengumpulan dan analisis data untuk meramalkan permintaan maupun persediaan

sumber daya manusia yang diekspektasikan bagi perencanaan bisnis masa depan. b. Mengembangkan tujuan perencanaan sumber daya manusia.

c. Merancang dan mengimplementasikan program-program yang dapat memudahkan organisasi untuk pencapaian tujuan perencanaan sumber daya manusia.

d. Mengawasi dan mengevaluasi program-program yang berjalan. 2.2.2. Tujuan Perencanaan Sumber Daya Manusia

Menurut Hasibuan (2005), tujuan perencanaan Sumber Daya Manusia, yaitu: a. Untuk menentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang akan mengisi semua

jabatan dalam bank.

b. Untuk menjamin tersedianya tenaga kerja masa kini maupun masa depan, sehingga setiap pekerjaan ada yang mengerjakannya.

c. Untuk menghindari terjadinya mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.

d. Untuk mempermudah koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi (KIS) sehingga produktifitas kerja meningkat.

e. Untuk menghindari kekurangan dan atau kelebihan karyawan.

f. Untuk menjadi pedoman dalam menetapkan program penarikan, seleksi, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisplinan, dan permberhentian karyawan.

g. Menjadi pedoman dalam melaksanakan mutasi (vertikal atau horizontal) dan pension karyawan.

h. Menjadi dasar dalam melakukan penilaian karyawan. 2.2.3. Manfaat Perencanaan Sumber Daya Manusia

Manfaat perencanaan Sumber Daya Manusia (Fathoni 2006) adalah:

a. Organisasi dapat memanfaatkan sumber daya manusia yang sudah ada dalam organisasi secara lebih baik.

b. Melalui perencanaan sumber daya manusia yang matang, produktifitas kerja dan tenaga yang sudah ada dapat ditingkatkan.

c. Perencanaan sumber daya manusia berkaitan dengan penentuan kebutuhan akan tenaga kerja dimasa depan, baik dalam arti jumlah dan kualifikasinya untuk mengisi berbagai jabatan dan menyelenggarakan berbagai aktifitas baru kelak.

d. Salah satu segi manajemen sumber daya manusia yang dewasa ini dirasakan semakin penting ialah penanganan informasi ketenagakerjaan.

e. Menimbulkan pemahaman yang tepat tentang situasi pasar kerja dalam arti permintaan tenaga kerja dan jumlah pencari pekerjaan beserta bidang keahlian, keterampilan, latar belakang profesi, tingkat upah atau gaji, dan sebagainya.

2.3. Analisis Pekerjaan

Menurut Gomes (1995), analisis pekerjaan adalah proses pengumpulan informasi mengenai suatu pekerjaan yang dilakukan oleh seorang pekerja, yang dilaksanakan dengan cara mengamati atau mengadakan interview terhadap pekerja, dengan bukti-bukti yang benar dari supervisor.

Menurut Hasibuan (2005), analisis pekerjaan adalah menganalisis dan mendesain pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa pekerjaan harus dikerjakan.

Menurut Dessler (2003), analisis pekerjaan merupakan prosedur untuk menentukan tanggung jawab dan persyaratan keterampilan yang dibutuhkan dari pekerjaan dan jenis orang yang harus dipekerjakan untuk pekerjaan tersebut.

2.3.1. Langkah-Langkah Analisis Pekerjaan

Menurut Hasibuan (2005), proses dalam menganalisis pekerjaan melalui langkah-langkah sebagai berikut :

a. Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaan. b. Mengumpulkan informasi tentang latar belakang.

c. Menyeleksi muwakal (orang yang akan diserahi) jabatan yang akan dianalisis. d. Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan.

e. Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan. f. Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.

g. Meramalkan/memperhitungkan perkembangan bank.

2.3.2. Metode Mengumpulkan Informasi Analisis Pekerjaan

Menurut Dessler (2003), terdapat beberapa metode mengumpulkan informasi analisis pekerjaan, yaitu :

Para manajer menggunakan tiga jenis wawancara untuk mengumpulkan data analisis pekerjaan, yaitu wawancara individual dengan setiap karyawan, wawancara kelompok dengan sekelompok karyawan yang memiliki pekerjaan yang sama, dan wawancara dengan satu atau banyak penyelia yang mengetahui pekerjaan tersebut. b) Kuesioner

Meminta karyawan mengisi kuesioner untuk menjawab kewajiban dan tanggung jawab mereka yang terkait dengan pekerjaan adalah cara lain yang baik untuk memperoleh informasi analisis pekerjaan.

c) Observasi

Observasi langsung sangat berguna terutama untuk pekerjaan yang terdiri dari aktifitas fisik yang dapat diamati. Para manajer seringkali menggunakan observasi langsung dengan mengamati pekerjaan selama siklus pekerjaan berlangsung.

d) Catatan Laporan Partisipan

Pendekatan lain adalah dengan menanyakan kepada pekerja untuk menyimpan sebuah catatan laporan tentang yang mereka lakukan selama sehari itu.

2.4. Uraian Pekerjaan

Menurut Hasibuan (2005), uraian pekerjaan (job description) adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi.

Menurut Mangkuprawira (2004), uraian pekerjaan menggambarkan tugas-tugas, tanggung jawab, syarat-syarat kerja, dan kegiatan pekerjaan utama. Uraian pekerjaan beragam dalam hal tingkat kerincian isi, namun beberapa komponen sebenarnya terdapat pada setiap uraian pekerjaan.

2.5. Analisis Permintaan Sumber Daya Manusia

Menurut Simamora (2003), analisis permintaan (demand analysis) menetapkan kebutuhan sumber daya manusia di masa depan. Prakiraan sumber daya manusia (human resources forecasting) berusaha menentukan sumber daya manusia bagaimana yang dibutuhkan oleh organisasi demi mempertahankan pertumbuhannya serta memanfaatkan peluang di masa depan.

Menurut Mangkuprawira (2001), analisis permintaan sumber daya manusia menjelaskan mengenai manajemen puncak membuat keputusan-keputusan tentang jumlah karyawan yang dibutuhkan dimasa datang menurut berbagai kategori pekerjaan, posisi, dan jabatan setiap karyawan.

2.6. Studi Waktu dan Gerak (Time and Motion Study)

Studi waktu menurut Heizer (2001), mencakup penetapan waktu bagi sampel dari kinerja para pekerja dan menggunakannya untuk menetapkan standar. Menurut Herjanto (2006), studi waktu dilaksanakan dengan menggunakan alat jam henti (stop watch) untuk mengamati waktu tugas. Waktu standar untuk suatu tugas dihitung berdasarkan pengamatan terhadap seorang pekerja yang melaksanakan siklus tugasnya berulang-ulang.

Menurut Herjanto (2006), studi gerak (motion study) yaitu mempelajari gerakan manusia dalam melaksanakan suatu pekerjaan dengan tujuan untuk menghilangkan gerakan yang tidak perlu dan untuk mengidentifikasi urutan terbaik dari gerakan yang diperlukan. Menurut Wignjosoebroto (2006), studi gerak adalah suatu studi tentang gerakan-gerakan yang dilakukan pekerja untuk menyelesaikan pekerjaannya. Dengan studi ini ingin diperoleh gerakan-gerakan standar untuk penyelesaian suatu pekerjaan, yaitu rangkaian gerakan-gerakan yang efektif dan efisien.

2.7. Analisis Beban Kerja

Menurut Simamora (2004), teknik analisis beban kerja (workload analysis) memerlukan penggunaan rasio atau pedoman penyusunan staf standar dalam upaya mengidentifikasi kebutuhan sumber daya manusia. Analisis beban kerja mengidentifikasi banyaknya karyawan maupun tipe karyawan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasional.

Menurut Peraturan Menteri Keuangan Nomor 140/PMK.01/2006, analisis beban kerja adalah suatu teknik manajemen yang dilakukan secara sistematis untuk memperoleh informasi mengenai tingkat efektifitas dan efisiensi kerja organisasi yang bertujuan untuk mendapatkan informasi kebutuhan pegawai, tingkat efisiensi kerja dan

prestasi kerja (unit/jabatan) yang dilaksanakan secara sistematis dan bermafaat dalam penataan/penyempurnaan struktur organisasi, penilaian prestasi kerja, evaluasi pelaksanaan tugas, dan penataan pegawai.

2.8. Studi Penelitian Terdahulu

Permana (2012) dalam skripsinya yang berjudul Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Karyawan (Store Associate) Toko Buku Gramedia Depok menjelaskan bahwa jumlah kebutuhan ideal karyawan SA Toko Buku Gramedia Depok adalah berjumlah Sembilan orang untuk satu shift, sehingga terjadi kelebihan jumlah karyawan sebanyak satu orang. Alhasil atas pertimbangan yang dilakukan Toko Buku Gramedia yaitu melakukan pengurangan satu orang store associatepada wilayah 2 (buku agama dan buku psikologi). Variable penunjang dalam analisis berupa beban kerja, waktu (produktif, tidak produktif, dan pribadi), kebutuhan karyawan. Sedangkan metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah perhitungan kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja (Kep. Men. PAN Nomor: KEP/75/M.PAN/7/2004) dan perhitungan FTE (Full Time Equivalent).

Novera (2012) dengan judul skripsi Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Karyawan bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (Studi Kasus Unit Tata Usaha Departemen pada Institut Pertanian Bogor) menjelaskan bahwa berdasarkan rata-rata presentase penggunaan waktu kerja oleh pegawai bag.administrasi akademik dan kemahasiswaan, bahwa pegawai menggunakan 33,55 persen waktu produktif untuk mengerjakan kegiatan yang tidak produktif. Jumlah kebutuhan pegawai administrasi akademik dan kemahasiswaan berdasarkan analisis yaitu rata-rata sebanyak satu orang di setiap unit tata usaha. Variable penunjang dalam analisis ini adalah beban kerja, waktu (produktif, tidak produktif, dan pribadi), kebutuhan karyawan. Sedangkan metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah perhitungan kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja (Kep.Men.PAN nomor: KEP/75/M.PAN/7/2004).

Nugraha (2013) dengan judul skripsinya Analisis Beban Kerja Dan Kebutuhan Pegawai Pada Sub Bidang Seleksi Dan Pembibitan (Studi Kasus Pada Pusat Konservasi

Tumbuhan Kebun Raya Bogor-Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia) menjelaskan bahwa penggunaan waktu kerja produktif tertinggi pada bagian pegawai unit seleksi, sedangkan penggunaan waktu kerja tidak produktif tertinggi yaitu pada pegawai unit pembibitan. Jumlah pegawai Sub Bidang Seleksi dan Pembibitan yang berjumlah 13 orang adalah sudah efektif. Variable penunjang dalam analisis berupa beban kerja, waktu (produktif, tidak produktif, dan pribadi), kebutuhan karyawan. Sedangkan metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah perhitungan kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja (Kep. Men. PAN Nomor: KEP/75/M.PAN/7/2004) dan perhitungan FTE (Full Time Equivalent).

Lituhayu (2008) dalam skripsinya yang berjudul Analisis Beban Kerja dan Kinerja Karyawan (Studi Kasus pada Head Office) PT Lerindo Internasional Jakarta, menyatakan bahwa pendistribusian beban kerja oleh perusahaan tidak merata, terdapat karyawan yang kelebihan beban kerja dan terdapat pula karyawan yang kekurangan beban kerja. Berdasarkan analisis persepsi responden, secara rata-rata dinilai sudah baik meliputi cara penyelesaian tugas, kemampuan adaptasi, bekerja sama, K3, pelayanan, produktivitas, dan absensi. Variable penunjang dalam analisis ini berupa beban kerja, kebutuhan karyawan, dan kinerja karyawan. Sedangkan metode yang digunakan dalam analisis adalah workload analisys dan persepsi responden.

III. METODE PENELITIAN

3.1. Kerangka Pemikiran Penelitian

Bank Central Asia (BCA) memiliki visi untuk menjadi bank pilihan utama andalan masyarakat yang berperan sebagai pilar penting perekonomian Indonesia. Selain itu BCA juga memiliki misi membangun institusi yang unggul dibidang penyelesaian pembayaran dan solusi keuangan bagi nasabah bisnis dan perseorangan serta memahami beragam kebutuhan nasabah dan memberikan layanan finansial yang tepat demi tercapainya kepuasan optimal bagi nasabah dan dapat meningkatkan nilai francais dan nilai stakeholder BCA.

BCA KCP Cilandak memiliki struktur organisasi diantaranya terdiri dari kepala cabang, head teller, kepala bagian customer service, teller, customer service, dan juga staf-staf pendukung operasi. BCA KCP Cilandak terus melakukan perencanaan sumber daya manusia yang efektif dan efisien untuk meningkatkan kinerja dengan terus memberikan pelayanan kepada nasabahnya secara maksimal.

Untuk pencapaian tersebut, BCA KCP Cilandak harus dapat mengembangkan dan memperbaiki sumber daya manusianya yang ada dengan sebaik-baiknya. Hal yang harus dilakukan adalah melakukan penentuan beban kerja teller dan Back Office-nya serta mengidentifikasi tugas pokok dan fungsi (TUPOKSI) yang dilaksanakan oleh

teller dan back office-nya sesuai dengan ketentuan yang diberikan oleh BCA. Beban kerja yang ditetapkan adalah berdasarkan waktu kerja produktif dan tidak produktif yang dilakukan oleh teller dan back office.

Waktu kerja harus cukup atau sesuai dengan standar jam kerja yang optimal. Beban kerja yang dimiliki teller maupun back office di BCA KCP Cilandak memiliki perbedaan yang menyebabkan kebutuhan teller dan back office-nya yang dibutuhkan BCA KCP Cilandak pun berbeda. Apabila terjadi ketidaksesuaian antara beban kerja dengan jumlah teller dan back office yang dimiliki BCA KCP Cilandak, maka perlu dilakukan penambahan atau pengurangan teller atau back office-nya yang bertujuan untuk menyesuaikan kebutuhan teller dan back office yang efektif dan efisien

berdasarkan prinsip the right man on the right place serta the right size for the organization. Kerangka pemikiran penelitian dapat dilihat pada Gambar 3.

Gambar 3. Kerangka Pemikiran Penelitian Ket.: Ruang lingkup penelitian, Objek penelitian

Analisis Pekerjaan (TUPOKSI)/Jobdesk

PROSES

Funding Lending Kepala Cabang

Rasio

Visi dan Misi BCA KCP Cilandak

Struktur Organisasi OperasionalBCA KCP Cilandak

Perencanaan SDMBCA KCP Cilandak

Kompetensi

Implikasi Manajerial

Jumlah Teller dan Back office yang Efektif dan Effisien berdasarkan Prinsip the right man on the

right place serta the right size for the organization Kebutuhan Ideal Jumlah Teller

dan Back office OUTPUT

Perhitungan Beban KerjaTeller dan Back office berdasarkan Beban kerja Melalui FTE

PROSES

Daily Activity Teller dan Back office INPUT

Perhitungan waktu Kerja Produktif dan Tidak Produktif

PROSES

Target Aktifitas

Customer

3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian

Penelitian dilakukan di BCA KCP Cilandak yang terletak di Jalan Cilandak KKO, Jakarta Selatan. Penelitian ini dilakukan dari bulan Januari 2013 sampai bulan Maret 2013.

3.3. Jenis Data dan Sumber Data

Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. Data primer yang diambil bersifat kuantitatif dan kualitatif. Data kuantitatif berupa angka penggunaan waktu kerja produktif dan tidak produktif, rata-rata waktu penyelesaian suatu tugas pokok (standar kemampuan rata-rata) dan beban tugas pokok atau beban kerja, sedangkan data kualitatif menjelasakan informasi mengenai tugas-tugas pokok pekerjaan teller dan back office yang dipilih sebagai responden.

Data primer adalah data yang diperoleh dari sumber pertama, yaitu dari teller

dan back office BCA KCP Cilandak dengan cara pengamatan langsung (observasi) dan wawancara. Data sekunder diperoleh dari buku-buku, jurnal, dan informasi dari internet.

3.4. Metode Pengumpulan Data

Pengumpulan data primer mengenai waktu kerja ataupun beban kerja karyawan diperoleh melalui metode work sampling. Metode work sampling ini dilakukan melalui pengamatan dimana aktivitas yang diamati dalam penelitian dikelompokkan menurut kategori kegiatan produktif, tidak produktif, dan pribadi. Kegiatan produktif merupakan kegiatan yang berhubungan dengan tugas pokok pekerjaan teller atau back office tersebut. Kegiatan tidak produktif merupakan kegiatan yang tidak berhubungan dengan pekerjaan dan tidak ada manfaatnya untuk pekerjaan seperti mengobrol, memainkan hp, dan sebagainya. Sedangkan kegiatan pribadi merupakan kegiatan yang dilakukan karyawan untuk menghabiskan waktu pribadinya yang diperbolehkan bank seperti ke toilet, istirahat makan, dan solat. Hasil pengamatan ini akan dicatat dalam formulir work sampling.

3.5. Metode Penarikan Sampel

Menurut Sugiyono (2011) teknik sampling merupakan teknik pengambilan sampel. Untuk sampel yang akan digunakan dalam penelitian, terdapat berbagai teknik sampling yang dikelompokan menjadi dua yaitu probability samplingdan non probability sampling. Probability sampling merupakan teknik pengambilan sampel yang memberikan peluang yang sama bagi setiap unsur (anggota) populasi untuk dipilih untuk menjadi anggota sampel.Teknik probability sampling ini meliputi simple random sampling, proportionate stratified random sampling, disproportionate stratified random sampling, cluster sampling (Area sampling). Sedangkan non probability sampling adalah teknik pengambilan sampel yang tidak memberi peluang/kesempatan yang sama bagi setiap unsur atau anggota populasi untuk dipilih menjadi sampel.Teknik non probability sampling ini meliputi Sampling Sistematis,

Sampling Kuota, Sampling Insidental, Sampling Purposive, Snowball Sampling,

Sampling Jenuh. Metode yang digunakan untuk penarikan sampel dalam penelitian ini adalah sampling jenuh atau sensus. Pengertian sampling jenuh atau sensus menurut Sugiyono (2011), adalah teknik penentuan sampel bila anggota populasi digunakan sebagai sampel. Hal ini sering dilakukan bila jumlah populasi relatif kecil, kurang dari 30 orang atau penelitian yang ingin membuat generalisasi dengan kesalahan yang sangat kecil. Istilah lain sampling jenuh adalah sensus, dimana semua anggota populasi dijadikan sebagai sampel. Pada penelitian ini penulis melakukan penelitian pada seluruh populasi teller di Bank BCA KCP Cilandak yang berjumlah tujuh orang dan

back office yang berjumlah satu orang 3.6. Pengolahan dan Analisis Data

Pengolahan data dilakukan dengan mengelompokan waktu kerja produktif, tidak produktif, dan pribadi dan juga menghitung WPT (Waktu Penyelesaian Tugas) dan juga FTE (Full Time Equivalent). Analisis data dilakukan untuk mengetahui besarnya beban kerja teller dan back office untuk menjadi dasar menghitung kebutuhan

teller BCA KCP Cilandak menurut SK–DIR-KCU No. 083 Mei 2012 dapat dilihat pada Tabel 1.

Tabel 1.Instrumen Analisis Beban Kerja Teller BCA KCP Cilandak Aktivitas (Job Description) Waktu Kerja Volume/ Frekuensi Konversi Jam Kerja Jumlah Rata-rata Nasabah Harian Mon Tue Wed Thu Fri

Memberikan layanan yang berkualitas kepada nasabah Memproses transaksi yang diterima

Mengelola database

customer agar selalu lengkap, benar dan terkini

Mengelola buku Cek/BG, kartu BCA, Key BCA, dokumen dan benda berharga lainnya yang belum diambil oleh nasabah

Membuat referensi dan konfirmasi saldo berdasarkan permohonan dari nasabah atau auditor nasabah

Mengelola pengadaan

uang tunai dalam cash

box

Melakukan balancing

teller

Menyelesaikan selisih yang terjadi

Pada Tabel 1 dijelaskan mengenai tugas pokok dari teller di BCA KCP Cilandak. Di dalam tabel tersebut akan diketahui waktu kerja efektif dari setiap pekerjaan yang dikerjakan oleh masing-masing teller. Setelah diketahui jumlah waktu kerja efektif yang dilakukan oleh masing-masing teller, selanjutnya dihitung menggunakan Workload Analysis (WLA) untuk mengetahui jumlah teller yang efektif di BCA KCP Cilandak dan dapat dilihat pada Tabel 2.

Tabel 2.Workload Analysis (WLA)

Tabel 2 menjelaskan mengenai tugas pokok teller di BCA KCP Cilandak dan juga perhitungan untuk mengetahui waktu produktif untuk menganalisis beban kerja

teller agar dapat didapatkan jumlah teller efektif untuk BCA KCP Cilandak. Instrumen analisis beban kerja back office di BCA KCP Cilandak menurut SK–DIR-KCU No. 083 Mei 2012 dapat dilihat pada Tabel 3.

Tabel 3. Instrumen Analisis Beban Kerja Back Officedi BCA KCP Cilandak

Activities Volume Time

Daily (pindahkan volume ke satuan angka) Daily (konversi time allocated menjadi menit) Total Time (daily time/vol ume (menit)) FTE (total time/satuan efektif (menit sesuai dengan volume) Allo-

cated Volume

Time (Menit) Used (menit) Memproses transaksi yang diterima dari

frontliner dan unit kerja lain

Mengelola transaksi dan dokumen valuta asing, seperti:

Banknotes, Bank Draft, IMO dan Travellers Cheque serta menjaga Posisi Devisa Netto (PDN) cabang

Analisis WLA Rasio Jumlah Konversi

Rata-rata nasabah harian Standar pelayanan

harian/nasabah Total waktu harian Waktu kerja produktif

(menit/jam)

Jumlah Pegawai Efektif (waktu kerja/8 jam waktu kerja harian)

Lanjutan Tabel 3.

Activities Volume Time

Daily (pindahkan volume ke satuan angka) Daily (konversi time allocated menjadi menit) Total Time (daily time/vol ume (menit)) FTE (total time/satuan efektif (menit sesuai dengan volume) Allo-

cated Volume

Time (Menit) Used (menit) Mengelola pengadaan uang tunai di cabang Mengelola dan menjaga keamanan khasanah, serta menyimpan barang berharga seperti blanko berharga dan formulir lain untuk keperluan unit kerja Mengelola dan menyimpan barang persediaan harian dan warkat berharga (seperti: persediaan buku tabungan, Cek/BG, LLG, blanko Bilyet Deposito) untuk keperluan unit kerjanya Melakukan konfirmasi untuk otorisasi transaksi atas data/berita yang diterima Melakukan

balancing transaksi berdasarkan bukti transaksi dan laporan pendukung Mengelola operasional ATM (jika ada)

Tabel 3 menjelaskan mengenai tugas pokok back office di BCA KCP Cilandak dan juga perhitungan untuk mengetahui waktu produktif untuk menganalisis beban kerja back office agar didapatkan jumlah back office yang efektif untuk BCA KCP Cilandak.

3.6.1. Analisis Deskriptif

Analisis data deskriptif banyak digunakan untuk mengkaji gambaran satu variabel, misalkan profil bank, kelompok kerja, dan subyek lain mengenai karakteristiknya seperti efisiensi, dan lain-lain.

3.6.2. Analisis Data

Melalui pengelompokkan kegiatan-kegiatan selama pengamatan, dapat diketahui berapa persentase waktu kerja yang digunakan oleh teller dan back office

untuk melakukan kegiatan yang produktif, tidak produktif, maupun pribadi. Dengan demikian gambaran penggunaan waktu kerja dapat dijelaskan.

Berdasarkan standar kemampuan rata-rata pencapaian waktu untuk menyelesaikan tugas-tugas pokok serta kuantitas beban tugas dalam setahun dapat diketahui beban kerja untuk setiap tugas-tugas pokok. Besarnya frekuensi melakukan aktivitas dalam satuan waktu menunjukkan besarnya beban kerja. Beban kerja yang diperoleh kemudian menjadi dasar untuk melakukan perhitungan terhadap jumlah kebutuhan tenaga kerja. Metode perhitungan kebutuhan tenaga kerja yang digunakan, yaitu perhitungan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja dengan pendekatan tugas.

3.6.3. Pengolahan Data

Langkah pertama yang dilakukan dalam pengolahan data yaitu pemeriksaan terhadap data yang diperoleh pada lembar pengamatan work sampling yang telah dilakukan selama satu bulan. Kegiatan atau waktu kerja yang telah dikelompokkan berdasarkan kategori kegiatan produktif, tidak produktif, dan pribadi masing-masing kemudian dihitung jumlahnya. Selanjutnya data yang berasal dari lembar pengamatan dipindahkan ke dalam Microsoft Excel.

Langkah kedua yaitu memasukkan data mengenai frekuensi rata-rata tugas pokok pekerjaan yang dilakukan dan standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas-tugas pokok pekerjaan responden. Melalui data tersebut, kemudian menghitung Waktu Penyelesaian Tugas (WPT) yang dikonversikan selama satu tahun. WPT

tersebut dikonversi menjadi beban kerja responden yang diamati dengan satuan menit per tahun.

Langkah ketiga yaitu menghitung Full Time Equivalent (FTE). FTE akan didapatkan dari beban kerja responden selama satu tahun dibagi dengan waktu kerja efektif selama satu tahun. Dari perhitungan FTE tersebut, maka akan didapatkan jumlah kebutuhan teller dan back office yang efektif dan efisien.

IV. HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. Gambaran Umum Bank BCA Tbk KCP Cilandak

BCA secara resmi berdiri pada tanggal 21 Februari 1957 dengan nama Bank Central Asia NV. Banyak hal telah dilalui sejak saat berdirinya itu dan yang paling signifikan adalah krisis moneter yang terjadi di Indonesia pada tahun 1997. Krisis moneter ini membawa dampak yang luar biasa pada keseluruhan sistem perbankan di Indonesia. Namun, kondisi ini mempengaruhi aliran dana tunai di BCA dan bahkan sempat mengancam kemajuan BCA.

Hal tersebut menyebabkan nasabah menjadi panik dan menarik dana mereka dari BCA. Akibatnya, BCA meminta bantuan dari pemerintah Indonesia, dan setelah itu Badan Penyehatan Perbankan Nasional (BPPN) mengambil alih BCA ditahun 1998. Berkat kebijaksanaan bisnis dan pengambilan keputusan yang tepat, BCA berhasil pulih kembali di tahun 1998. Kepercayaan masyarakat pada BCA telah sepenuhnya pulih, dan BCA diserahkan oleh BPPN ke Bank Indonesia di tahun 2000.

BCA yang berdiri pada 21 Februari 1957 mulai di perhitungkan kalangan perbankan Indonesia setelah diambil alih oleh pendiri Grup Salim, Sudono Salim tahun 1974. Untuk membuat BCA bertumbuh lebih pesat, Mochtar Ryadi, yang kemudian mengendalikan Grup Lippo miliknya sendiri, diberikan saham untuk memastikan bahwa ia akan secara serius mengelola BCA. Pada tahun 1988, BCA tampaknya mendapatkan peluang untuk makin mempercepat laju pertumbuhannya.

Mochtar Ryadi menggunakan suatu skema rekening tabungan/deposito dengan hadiah besar yang disebut tahapan. Pemahaman ini memdorong BCA untuk segera melakukan creative destruction dalam rangka mempertahankan sustainability-nya, dengan cara memfokuskan diri pada kegiatan funding di mass-market banking dan memilih untuk tidak bergerak agresif dalam ekspansi kredit di corporate banking. BCA tidak ingin setengah-setengah menggarap sektor ini. Ini dapat dilihat dari langkah BCA membentuk divisi consumer banking, yang akan menjdi tulang punggung dari aktivitas-aktivitas mass-market banking BCA. Divisi ini kemudian menyusun berbagai prioritas kegiatan yang mencakup lima aspek, yakni membangun jaringan kuat,

membangun teknologi yang kuat, mengembangkan produk-produk perbankan yang berorientasi pada masyarakat luas, mengembangkan konsep pemasaran dan promosi yang bersifat massal, serta pengembangkan, dan menyempurnakan layanan.

Pada tahun 1994, BCA tercatat dalam sejarah perbankan Indonesia sebagai bank dengan jumlah penabung paling banyak di Indonesia. Tiga tahun kemudian, penabungnya yang sudah jutaan itu ikut mengantarkan BCA sebagai bank terbesar di Indonesia.Industri perbankan Indonesia merupakan salah satu sector yang mengalami pertumbuhan yang pesat antara 1992 dan 1997 dengan tingkat pertumbuhan asset sebesar 22,0% dan tingkat pertumbuhan pinjaman mata uang asing 30%. Selain itu, jumlah Bank juga tumbuh pesat menjadi 237 bank atau naik sebanyak 41 buah hingga sebelum pemerintah melikuidasi 16 bank nasional pada November 1997.

Layanan perbankan yang nyaman, aman, dan andal merupakan faktor penting dalam membangun hubungan dengan nasabah dan dalam memperkuat posisi BCA sebagai bank transaksi. Bank BCA sebagai salah satu institusi penyedia layanan transaksi dan pembayaran yang terdepan di Indonesia memiliki visi dan misi untuk terus memberikan layanan dan solusi terbaik bagi nasabah sesuai dengan produk maupun layanan perbankan yang dibutuhkan. Visi dari bank BCA adalah menjadibank pilihan utama andalan masyarakat, yang berperan sebagai pilar penting perekonomian Indonesia. Sedangkan misi dari bank BCA yaitu membangun institusi yang unggul di bidang penyelesaian pembayaran dan solusi keuangan bagi nasabah bisnis dan perseorangan, memahami beragam kebutuhan nasabah dan memberikan layanan finansial yang tepat demi tercapainya kepuasan optimal bagi nasabah, dan meningkatkan nilai francais dan nilai stakeholder BCA.

Bank BCA memiliki kantor cabang utama yang memiliki misi mengembangkan hubungan nasabah (enhanced relationship) dan mencapai pertumbuhan bisnis yang berkualitas (quality growth) melalui layanan yang berkualitas, penawaran total solusi perbankan yang berorientasi pada kebutuhan nasabah, penerapan standar operasional yang efisien, serta pengelolaan risiko yang baik. kantor cabang utama berada di bawah koordinasi kantor wilayah, dan bertanggung jawab kepada kepala kantor wilayah.

Bagan yang menunjukkan posisi Kantor Cabang Utama (KCU) pada struktur organisasi BCA (SK–DIR-KCU No. 083 Mei 2012) dapat dilihat pada Gambar 4.

Gambar 4. Struktur Organisasi Bank BCA TBK

(SK–DIR-KCU No. 083 Mei 2012)

Seperti yang telah dijelaskan pada Gambar 4 diatas, posisi tertinggi di dalam struktur organisasi Bank BCA TBK adalah rapat umum pemegang saham yang membawahi dewan komisaris serta direksi dari Bank BCA TBK. Selanjutnya direksi pada Bank BCA TBK membawahi divisi unit kerja KP (Kantor Pusat) dan kantor wilayah Bank BCA TBK. Kantor wilayah inilah yang membawahi kantor cabang utama, dimana kantor cabang utama bertugas membina dan mengkoordinasikan kantor cabang pembantu di masing-masing wilayah dalam pencapaian target bisnis.

Bank BCA KCP Cilandak merupakan salah satu kantor cabang pembantu yang dimiliki oleh Bank Central Asia TBK (BCA TBK). Bank BCA KCP Cilandak memberikan layanan dan solusi terbaik bagi nasabah sesuai dengan produk maupun layanan perbankan yang dibutuhkan. Di BCA KCP Cilandak terdapat 20 karyawan yang terdiri dari Kepala Cabang, Kepala Bagian, Head Teller, Teller, Customer

Divisi - Unit Kerja KP

Dewan Komisaris Direksi

Rapat Umum Pemegang Saham

Kantor Wilayah

Kantor Cabang Utama

Kantor Cabang Pembantu

Service, Back Office, serta beberapa orang staf pendukung operasional Bank BCA KCP Cilandak. Struktur organisasi Bank BCA KCP Cilandak(SK–DIR-KCU No. 083 Mei 2012) dapat dilihat pada Gambar 5.

Gambar 5. Struktur Organisasi Bank BCA KCP Cilandak

(SK–DIR-KCU No. 083 Mei 2012)

Teller dan Back Office merupakan jabatan yang terdapat di bank BCA KCP Cilandak. Di Bank BCA KCP Cilandak terdapat tujuh orang teller dan satu orang Back Office Tugas utama teller diantaranya adalah memberikan pelayanan kepada nasabah sesuai dengan standar layanan BCA, memproses transaksi setoran dan penarikan serta pemindahbukuan, dan melayani penukaran uang kecil. Sedangkan untuk tugas utama

back office pada bank BCA KCP Cilandak diantaranya adalah memproses transaksi yang diterima dari teller seperti kliring dan kiriman uang ke bank lain, memproses transaksi kiriman uang dalam bentuk mata uang asing, mengelola dan menyimpan mata uang asing, serta melakukan proses pembukuan cabang.

Dalam melayani nasabah, seorang teller diwajibkan berdiri sigap menyambut nasabah dan memberikan tatapan yang hangat dan senyum yang tulus terhadap nasabah tersebut. Teller juga diwajibkan memberikan bantuan kepada nasabah dan selalu

Kepala Kantor Cabang Pembantu BCA Cilandak

Kepala Bagian Teller

TELLER

Kepala Bagian Customer Service

Customer Service

Kepala Bagian Operasional

Staf Pendukung Operasi

tersenyum selam melayani nasabah seperti slogan BCA, yaitu SMART (Sigap, Menarik, Antusias, Ramah, dan Teliti).

4.2. Karakteristik Teller dan Back Office Bank BCA KCP Cilandak

Untuk melakukan identifikasi lebih lanjut pada analisis Full Time Equivalent

(FTE) dan implikasi manajerial, diperlukan data mengenai karakteristik teller dan back office yang terdapat di Bank BCA KCP Cilandak. Karakteristik yang perlu diketahui dari teller dan back office tersebut diantara lain status jabatan, lama bekerja, dan jenis kelamin. Perbedaan karakteristik tersebut juga akan berdampak terhadap penggunaan waktu kerja dari masing-masing teller dan back office saat melakukan pekerjaannya. Karekteristik teller dan back office yang terdapat di Bank BCA KCP Cilandak akan dibahas pada sub bab selanjutnya.

4.2.1. Jenis Kelamin

Berdasarkan pengamatan di Bank BCA KCP Cilandak terdapat tujuh orang

teller yang terdiri dari lima orang berjenis kelamin wanita dan dua orang berjenis kelamin pria, serta satu orang back office yang berjenis kelamin wanita. Hal ini menunjukkan bahwa untuk teller yang bekerja di Bank BCA KCP Cilandak saat ini jenis kelamin wanita lebih dominan dari pada jenis kelamin pria. Kepala bank BCA KCP Cilandak tidak terlalu mementingkan seberapa besar proporsi jenis kelamin untuk

teller yang bekerja disana. Hal yang terpenting adalah teller yang bekerja di Bank BCA KCP Cilandak haruslah menerapkan slogan BCA yaitu SMART (Sigap, Menarik, Antusias, Ramah dan Teliti). Karakteristik jenis kelamin hanya akan berdampak terhadap waktu penyelesaian tugas pokok pekerjaan. Proporsi jenis kelamin tellerdan

Gambar 6. Proporsi jenis kelamin Teller dan Back Office Bank BCA KCP Cilandak

Di BCA KCP Cilandak jumlah tellerwnita lebih banyak dibandingkan tellerpria. Hal ini menunjukkan Bank BCA KCP Cilandak lebih membutuhkan teller berjenis kelamin wanita karena dinilai mempunyai ketelitian khususnya didalam dunia perbankan. Begitu juga halnya dengan back office yang terdapat di BCA KCP Cilandak yang berjenis kelamin wanita karena dinilai lebih teliti didalam menyelesaikan pekerjaan.

4.2.2. Lama Bekerja

Berdasarkan hasil wawancara kepada masing masing teller dan back office di BCA KCP Cilandak, lamanya bekerja setiap teller serta back office berbeda-beda. Untuk karakteristik lamanya bekerja teller dapat dibagi menjadi tiga kategori, antara lain kategori pertama, yaitu tiga sampai enam bulan, kategori kedua yaitu bekerja antara satu sampai dua tahun, dan kategori ketiga yaitu bekerja lebih dari dua tahun. Di Bank BCA KCP Cilandak terdapat dua orang teller yang masuk kategori pertama yaitu bekerja tiga sampai enam bulan. Kemudian, terdapat dua orang teller yang masuk kategori kedua, yaitu bekerja antara satu sampai dua tahun dan tiga orang teller

yang masuk kategori ketiga yaitu bekerja lebih dari dua tahun.Proporsi lama bekerjanya teller yang terdapat di Bank BCA KCP Cilandak dapat dilihat pada Gambar 7.

2

5

0 1 2 3 4 5 6

Pria Wanita

Pria Wanita

Jenis Kelamin

Back Office

Ju

m

lah

Ka

ry

awa

Gambar 7. Proporsi lama bekerja Teller dan Back Office di Bank BCA KCP Cilandak

Dari hasil pengamatan di Bank BCA KCP Cilandak, karakteristik lamanya bekerja tellerdapat mempengaruhi waktu penyelesaian tugas pokok pekerjaan. Umumnya teller yang bekerja lebih dari dua tahun dinilai memiliki waktu penyelesaian tugas pokok pekerjaan yang lebih cepat dibandingkan dengan teller yang bekerja kurang dari dua tahun. Hal ini disebabkan teller yang telah bekerja lebih lama sudah memahami secara mendalam tugas pokok yang harus dikerjakannya. Sedangkan back office yang terdapat di BCA KCP Cilandak telah bekerja selama empat tahun dan dinilai telah berpengalaman dan mampu menyelesaikan pekerjaannya dengan cepat sesuai dengan tugas pokok dan fungsi dari seorang back office.

4.2.3. Pendidikan

Karakteristik pendidikan teller di BCA KCP Cilandak dapat dibagi menjadi tiga kategori, yaitu SLTA, Diploma, serta Strata Satu (S1). Jumlah teller sesuai dengan jenjang pendidikan dapat dilihat pada Gambar 8.

2 2

3

1

0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5

3-6 bulan 1-2 tahun > 2 tahun 4 tahun

3-6 bulan 1-2 tahun > 2 tahun 4 tahun

Gambar 8. Proporsi jenjang pendidikan Teller di Bank BCA KCP Cilandak

Dari Gambar 8 diatas dapat dijelaskan di BCA KCP Cilandakteller yang latar belakang pendidikannya diploma lebih banyak dibandingkan teller yang berlatar belakang pendidikan SLTA ataupun Strata Satu. Hal ini disebabkan jenjang pendidikan Diploma dinilai sudah matang dan siap, serta sudah memiliki keahlian untuk masuk ke dunia kerja. Sedangkan untuk back office di BCA KCP Cilandak memiliki latar belakang pendidikan Strata Satu (S1) yang dinilai sudah memiliki keahlian didalam menyelesaikan tugas pokok dan fungsi dari back office

4.2.4. Pelatihan

Pelatihan atau seminar-seminar yang diikuti oleh seorang teller dapat memberikan manfaat diantaranya dapat memberikan informasi dan pengetahuan yang berguna untuk diri teller itu sendiri. Pelatihan atau seminar yang pernah diikuti oleh teller di Bank BCA KCP Cilandakdapat dilihat pada Tabel 4.

Tabel 4. Pelatihan/Seminar yang Pernah Diikuti oleh TellerBank BCA KCP Cilandak

TELLER PELATIHAN/SEMINAR

Teller 1

Management Risk (2011), Class of Public “Bancassurance”

(2012), Pengenalan Perbankan Indonesia di PT. BCA, Tbk (2013),

seminar “Know Your Customer” di PT. BCA, Tbk (2012).

Teller 2 Pengenalan Perbankan Indonesia di PT. BCA, Tbk (2013), Class

of Public “Mahasiswa Mau Kemana” (2012).

Teller 3 Pengenalan Perbankan Indonesia di PT. BCA, Tbk (2013) Teller 4 Pengenalan Perbankan Indonesia di PT. BCA, Tbk (2013)

Teller 5 Pengenalan Perbankan Indonesia di PT. BCA, Tbk (2013), seminar

“Know Your Customer” di PT. BCA, Tbk (2012) 2 4 1 0 1 2 3 4 5

SLTA Diploma Strata satu

(S1)

SLTA

Diploma

Strata satu (S1)

Jenjang

Pendidikan Back Office

Ju m lah Ka ry awa n

Lanjutan Tabel 4

TELLER PELATIHAN/SEMINAR

Teller 6 Pengenalan Perbankan Indonesia di PT. BCA, Tbk (2013),

Seminar Generasi Mandiri dengan Investasi (2013)

Teller 7

Pengenalan Perbankan Indonesia di PT. BCA, Tbk (2013), seminar Pengetahuan Produk Passiva di PT. BCA (2010), Tbk, seminar “Pengetahuan ProdukKredit BCA di PT. BCA” (2011), seminar “Hukum Dalam Praktek Operasional Bank di PT. BCA” (2011)

Dari Tabel 4, dijelaskan karekteristik pelatihan teller di Bank BCA KCP Cilandak dapat dibagi menjadi dua kategori, yaitu yang pernah mengikuti pelatihan atau seminar kurang dari tiga kali dan yang pernah mengikuti pelatihan atau seminar lebih dari tiga kali. Jumlah teller sesuai dengan pelatihan yang pernah diikuti dapat dilihat pada Gambar 9.

Gambar 9. Proporsi pelatihan Teller Bank BCA KCP Cilandak

Di BCA Cilandak terdapat 5 orang teller yang mengikuti pelatihan kurang dari tiga kali dan terdapat dua orang teller yang mengikuti pelatihan lebih dari tiga kali. Pelatihan yang diikuti oleh masing – masing teller di BCA KCP Cilandak bertujuan untuk memperoleh pengetahuan dan informasi khususnya mengenai dunia perbankan yang dapat membantu dan mempermudah teller tersebut dalam menyelesaikan pekerjaan pokoknya di Bank BCA KCP Cilandak. Sedangkan untuk back office di BCA KCP Cilandak telah mengikuti pelatihan ataupun seminar sebanyak lima kali diantaranya adalah Pengenalan Perbankan Indonesia di PT. BCA, Tbk (2013), seminar

Pengetahuan Produk Passiva di PT. BCA (2010), Tbk, seminar “Pengetahuan Produk Kredit BCA di PT. BCA” (2011), seminar “Hukum Dalam Praktek Operasional Bank

5 2 1 0 1 2 3 4 5 6

< 3 kali > 3 kali 5 kali

< 3 kali > 3 kali 5 kali

Ju m lah Ka ry awa n Jumlah Pelatihan

di PT. BCA” (2011), “Pengenalan asuransi AIA” di PT. BCA (2012). Back Office di BCA KCP Cilandak telah mengikuti lima kali pelatihan dan seminar yang bertujuan untuk memperoleh pengetahuan dan informasi khususnya mengenai dunia perbankan yang dapat membantu dan mempermudah back office tersebut dalam menyelesaikan pekerjaan pokoknya di Bank BCA KCP Cilandak

4.3. Tugas Pokok Pekerjaan dan Fungsi Teller dan Back Office

Berdasarkan analisis pekerjaan, maka diperoleh informasi mengenai tugas pokok pekerjaan dan fungsi teller dan back office di Bank BCA KCPCilandak. Tugas pokok pekerjaan telleryang nantinya akan digunakan untuk menganalisis beban kerja dan kebutuhan teller di Bank BCA KCP Cilandak,dapat dilihat di Tabel 5.

Tabel 5. Uraian tugas pokok pekerjaan Teller di Bank BCA KCP Cilandak

Pada tabel 5 ditas telah diuraikan tugas pokok pekerjaan teller di Bank BCA KCP Cilandak. Selanjutnya akan diuraikan tugas pokok pekerjaan yang dikerjakan oleh

back officedi Bank BCA KCP Cilandak yang nantinya akan digunakan untuk menganalisis beban kerja dan kebutuhan back office di Bank BCA KCP Cilandak,urain tugas pokok back office dapat dilihat di Tabel 6.

No. Uraian Tugas Pokok Pekerjaan Teller Bank BCA KCP Cilandak

1 Memberikan layanan yang berkualitas kepada nasabah

2 Memproses transaksi yang diterima

3 Membuat referensi dan konfirmasi saldo berdasarkan permohonan dari nasabah atau

auditor nasabah

4 Mengelola pengadaan uang tunai dalam cash box

5 Melakukan balancing teller

6 Menyelesaikan selisih yang terjadi

7 Melakukan penyetoran uang ke khasanah pada akhir hari

Tabel 6. Uraian tugas pokok pekerjaan Back Office di Bank BCA KCP Cilandak

Uraian tugas pokok teller dan back office yang disebutkan tersebut merupakan SK yang dikeluarkan Bank BCA No.: 047/SE/POL/2012. Di Bank BCA KCP Cilandak tidak sepenuhnya teller dan back office melakukan uraian tugas berdasarkan SK yang dikeluarkan oleh Bank BCA tersebut. Teller di Bank BCA KCP Cilandak hanya melakukan memproses transaksi yang diterima dari nasabah, melakukan balancing

teller, melakukan penyetoran uang ke khasanah pada akhir hari, dan melakukan transaksi tutup teller. Sedangkan back office di Bank BCA KCP Cilandak memproses transaksi yang diterima dari frontliner dan unit kerja lain,mengelola transaksi dan dokumen valuta asing, seperti: Banknotes, Bank Draft, IMO dan Travellers Cheque

serta menjaga Posisi Devisa Netto (PDN) cabang,Mengelola dan menjaga keamanan khasanah, serta menyimpan barang berharga seperti blanko berharga dan formulir lain untuk keperluan unit kerja, melakukan konfirmasi untuk otorisasi transaksi atas data/berita yang diterima, melakukan balancing transaksi berdasarkan bukti transaksi dan laporan pendukung, dan melakukan transaksi tutup teller pada akhir hari.

4.4. Gambaran Hari Kerja teller dan Back Office

Berdasarkan hasil observasi hari dan waktu kerja teller dan back office di Bank BCA KCP Cilandak, diketahui bahwa jumlah hari kerja selama setahun sejumlah 365 hari dan dari jumlah hari kerja tersebut dikurangi dengan cuti tahunan teller sebanyak 6 hari kerja/tahun dan back office sebanyak 12 hari kerja/tahun, libur nasional sebanyak

No. Uraian Tugas Pokok Pekerjaan Teller Bank BCA KCP Cilandak

1 _{Memproses transaksi yang diterima dari frontliner dan unit kerja lain}

2 Mengelola transaksi dan dokumen valuta asing, seperti: Banknotes, Bank Draft,

IMO dan Travellers Cheque serta menjaga Posisi Devisa Netto (PDN) cabang

3 _{Mengelola pengadaan uang tunai di cabang}

4 _{Mengelola dan menjaga keamanan khasanah, serta menyimpan barang berharga}

5 _{Melakukan konfirmasi untuk otorisasi transaksi atas data/berita yang diterima}

6 Melakukan balancing transaksi berdasarkan bukti transaksi dan laporan

pendukung

12 hari kerja per tahun, serta hari libur weekend(sabtu dan minggu) sebanyak 64 hari kerja/tahunnya. Jadi, hari kerja efektif tellerdi Bank BCA KCP Cilandak selama tahun 2013 adalah sebanyak 283 hari, sedangkan hari kerja efektif back office di Bank BCA KCP Cilandak selama tahun 2013 adalah sebanyak 277 hari. Hari kerja efektif selama tahun 2013 tersebut menghasilkan waktu kerja efektif teller sebesar 2264 jam per tahun atau 105,955 menit per tahun dan waktu kerja efektif back office sebesar 2493 jam per tahun atau 116,672 menit per tahun dengan allowance(waktu longgar) menurut ketetapan pemerintah sebesar 12,5%.

4.5.Waktu Kerja Teller dan Back Office

Waktu kerja back office lebih banyak dibandingkan dengan waktu kerja teller

di Bank BCA KCP Cilandak. Hal ini disebabkan tugas pokok yang dikerjakan oleh seorang back office lebih banyak dibandingkan tugas yang dikerjakan teller. Waktu kerja seorang teller adalah 8 jam per hari, yaitu dimulai pukul 08.00-17.00 WIB. Sedangkan waktu kerja seorang back office adalah 9 jam per hari yaitu pukul 08.00-18.00 WIB. Pengamatan mengenai penggunaan waktu kerja teller dan back office

dilakukan dengan metode work sampling. Barnes (1980), menyatakan bahwa work sampling digunakan untuk mengukur aktifitas pegawai dengan menghitung waktu yang digunakan untuk bekerja dan waktu yang tidak digunakan untuk bekerja dalam jam kerja para pegawai, kemudian disajikan dalam bentuk presentase. Hal-hal yang perlu dilakukan dalam penerapan work sampling selama penelitian adalah sebagai berikut: 1) Membuat formulir work sampling dengan menentukan kisaran waktu per

pengamatan.

2) Mengelompokkan kegiatan-kegiatan yang dilakukan ke dalam kategori produktif, tidak produktif, serta pribadi.

3) Setelah pengelompokkan dilakukan maka seluruh waktu dari ketiga kategori dijumlahkan, lalu dicari rata-ratanya.

4) Jumlah pengamatan yang diperoleh dalam satuan menit untuk setiap ketegori kegiatan produktif, tidak produktif, serta pribadi.

Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan, dapat diambil kesimpulan bahwa kegiatan yang termasuk dalam kategori produktif yaitu berbagai kegiatan yang berhubungan dengan tugas pokok pekerjaan masing-masing. Sedangkan kegiatan yang termasuk ke dalam kategori waktu tidak produktif yaitu bermalas-malasan, bermain

handphone, mengobrol yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan. Untuk kegiatan yang termasuk kategori pribadi, yaitu istirahat untuk menghilangkan lelah dan menggunakan waktu pribadi yang telah diberikan oleh Bank BCA KCP Cilandak seperti istirahat makan siang dan solat. Hasil pengamatan mengenai waktu kerja teller

dan back office dengan menggunakan metode work sampling akan dijelaskan pada sub bab berikut:

4.5.1. Perbandingan Penggunaan Waktu Kerja Teller dan Back Office

Hasil pengamatan penggunaan waktu kerja produktif kepada teller dan back office dapat dilihat pada Tabel 7.

Tabel 7. Hasil Pengamatan Penggunaan Waktu Kerja Produktif Kepada Tellerdan Back Office

TELLER WAKTU PRODUKTIF (Menit) WAKTU PRODUKTIF

(Presentase)

Teller 1 505 93.52 %

Teller 2 498 92.22 %

Teller 3 498 92.22 %

Teller 4 499 92.41 %

Teller 5 498 92.22 %

Teller 6 501 92.78 %

Teller 7 510 94.44 %

Back Office 526 87.67 %

Total 4035 737.48 %

Rata-rata 504.375 92.185 %

Dapat dilihat pada Tabel 7, penggunaan waktu kerja produktif tertinggi, yaitu

teller 7 sebesar 94.44 %. Hal ini dikarenakan selain menerima transaksi setoran ataupun tarikan dari nasabah, teller 7 juga menerima transaksi mata uang asing yang membutuhkan waktu lebih lama dalam menyelesaikan pekerjaannya. Untuk penggunaan waktu kerja produktif terendah terdapat pada teller 2, 3, dan 5, yaitu sebesar 92.22%. Secara keseluruhan, penggunaan waktu kerja produktif rata-rata teller

office di Bank BCA KCP Cilandak tidak hanya menggunakan pengukuran waktu kerja produktif saja, akan tetapi juga menggunakan pengukuran waktu kerja tidak produktif. Hasil pengamatan waktu kerja tidak produktif dapat dilihat pada Tabel 8.

Tabel 8. Hasil Pengamatan Waktu Kerja Tidak Produktif

TELLER WAKTU TIDAK PRODUKTIF

(Menit)

WAKTU TIDAK PRODUKTIF (Presentase)

Teller 1 91 16.85 %

Teller 2 79 14.63 %

Teller 3 98 18.15 %

Teller 4 71 13.15 %

Teller 5 80 14.81 %

Teller 6 78 14.44 %

Teller 7 80 14.81 %

Back Office 86 15.93 %

Total 663 122.77 %

Rata-rata 82.88 15.35 %

Dapat dilihat penggunaan waktu kerja tidak produktif tertinggi terdapat pada

teller 3 yaitu sebesar 18.15 %. Hal ini disebabkan pada prilaku individunya sendiri yang terlalu banyak membuang waktu untuk melakukan hal-hal diluar jam kerja produktif, seperti mengobrol dengan teller lain, bermain handphone, ataupun menggunakan waktu istirahat lebih lama dari waktu yang telah diberikan.Secara keseluruhan, penggunaan waktu kerja tidak produktif rata-rata teller dan back office

adalah sebesar 15.35 %.Berdasarkan hasil pengamatan, faktor yang mempengaruhi

teller ataupun back office melakukan kegiatan tidak produktif adalah:

1. Tidak adanya pengawasan langsung dari atasan (Head Teller) sehingga teller

mempunyai kesempatan bermain handphone di saat jam kerja.

2. Tidak adanya sanksi tegas dari atasan apabila atasan mendapati seorang teller

sedang bermain handphone, mengobrol dengan rekan sesamateller.

3. Kurangnya kesadaran dari seorang teller atau back office yang menggunakan waktu istirahat lebih lama dari waktu yang telah ditentukan oleh Bank BCA KCP Cilandak yaitu 45 menit.

4.4. Analisis Full Time Equivalent (FTE) Teller dan Back Office Bank BCA KCP Cilandak

Full Time Equivalent (FTE) adalah jumlah jam kerja yang mewakili satu waktu penuh karyawan selama periode waktu tetap, seperti satu minggu, satu bulan, atau satu tahun. Sebelum menentukan FTE, terlebih dahulu mengetahui beban kerja pada teller

dan back office di Bank BCA KCP Cilandak. FTE bertujuan menyederhanakan pengukuran kerja dengan mengubah jam beban kerja menjadi jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu. Dalam kasus ini, nilai FTE dibawah 1 merupakan underload, yang artinya jumlah beban kerja teller ataupun back office masih dibawah beban kerja yang optimal. Untuk nilai FTE diatas 1 merupakan

overload, yang artinya jumlah beban kerja teller ataupun back office sudah melebihi beban kerja yang optimal. Sedangkan jika nilai FTE sama dengan 1 merupakan Fit,

artinya jumlah beban kerja yang dimiliki oleh teller ataupun back office di Bank BCA KCP Cilandak dapat dikatakan optimal.

Beban kerja untuk masing-masing teller dan back office diakumulasikan dalam periode satu tahun dengan satuan jam. Berdasarkan hasil pengamatan, beban kerja masing-masing teller dan back office berbeda-beda dan mengakibatkan nilai FTE untuk masing-masing teller dan back office pun berbeda. Beban kerja dan FTE dapat dilihat pada Tabel 9.

Tabel 9. Beban Kerja per Tahun dan Nilai FTE Teller dan Back Office Bank BCA KCP Cilandak

Teller dan Back Office Beban kerja (Jam) FTE

Teller 1 66.01 0.951

Teller 2 49.04 0.651

Teller 3 48.52 0.581

Teller 4 64.41 0.735

Teller 5 61.92 0.731

Teller 6 65.80 0.924

Teller 7 71.21 0.992

Back Office 91.15 0.884

Rata – rata beban Kerja (Jam) 64.76

Rata – rata Full Time Equivalent (FTE) 0.81

LAMPIRAN 6. Teller 6 Bank BCA KCP Cilandak

Tahun 2013 Weekend 64 hari

1 hari 8 Jam Hari Kerja 2013 283 hari

1 tahun 365 hari Faktor efesiensi rata-rata 78 % Cuti tahunan 6 hari Total jam efektif bekerja 1.766 jam/tahun

359 hari

Libur nasional 12 hari

347 hari

Total hari kerja dalam jam 2264 jam (283 kali 8 jam kerja)

No Activities Volume Time

Allocated Daily (pindah volume ke satuan angka) Daily (konvers i time allocated menjadi menit) Total time (daily time/volum e (menit)) FTE (total time/satuan efektif (menit sesuai dengan volume

1 Memberikan layanan

yang bekualitas kepada nasabah

2 Memproses transaksi

yang diterima

75x/hari 7.25 jam 75 435 5.8 0.788

3 Mengelola database

customer agar selalu lengkap,benar dan

terkini

4 Mengelola buku

cek/giro,key BCA, dokumen dan benda

berharga lainnya

5 Membuat referensi

konfirmasi saldo permohonan dari

nasabah

6 Mengelola pengadaan

uang tunai

7 Melakukan balancing

teller

4x/hari 1 jam 4 60 15 0.034

8 Menyelesaikan selisih

yang terjadi

9 Melakukan

penyetoran uang ke khasanah

1x/hari 0.25 jam 1 15 15 0.034

10 Melakukan transaksi

tutup teller

1x/hari 0.5 jam 1 30 30 0.068

Total FTE : 0.924 ( Underload )

KET : >1 Overload

<1 Underload

=1 FIT

LAMPIRAN 7. Teller 7 Bank BCA KCP Cilandak

Tahun 2013 Weekend 64 hari

1 hari 8 Jam Hari Kerja 2013 283 hari

1 tahun 365 hari Faktor efesiensi rata-rata 78 % Cuti tahunan 6 hari Total jam efektif bekerja 1.766 jam/tahun

359 hari

Libur nasional 12 hari

347 hari

Total hari kerja dalam jam 2264 jam (283 kali 8 jam kerja)

No Activities Volume Time

Allocated Daily (pindah volume ke satuan angka) Daily (konvers i time allocated menjadi menit) Total time (daily time/volum e (menit)) FTE (total time/satuan efektif (menit sesuai dengan volume

1 Memberikan layanan

yang bekualitas kepada nasabah

2 Memproses transaksi

yang diterima

70x/hari 7.25 jam 70 435 6.21 0.845

3 Mengelola database

customer agar selalu lengkap,benar dan

terkini

4 Mengelola buku

cek/giro,key BCA, dokumen dan benda

berharga lainnya

5 Membuat referensi

konfirmasi saldo permohonan dari

nasabah

6 Mengelola pengadaan

uang tunai

7 Melakukan balancing

teller

3x/hari 1 jam 3 60 20 0.045

8 Menyelesaikan selisih

yang terjadi

9 Melakukan

penyetoran uang ke khasanah

1x/hari 0.25 jam 1 15 15 0.034

10 Melakukan transaksi

tutup teller

1x/hari 0.5 jam 1 30 30 0.068

Total FTE : 0.992 ( Underload )

KET : >1 Overload

<1 Underload

=1 FIT

LAMPIRAN 8. Back Office Bank BCA KCP Cilandak

Tahun 2013 Weekend 64 hari

1 hari 9 Jam Hari Kerja 2013 277 hari

1 tahun 365 hari Faktor efesiensi rata-rata 78 % Cuti tahunan 12 hari Total jam efektif bekerja 1.945 jam/tahun

353 hari

Libur nasional 12 hari

341 hari

Total hari kerja dalam jam 2493 jam (277 kali 9 jam kerja)

No Activities Volume Time

Allocated Daily (pindah volume ke satuan angka) Daily (konvers i time allocated menjadi menit) Total time (daily time/volum e (menit)) FTE (total time/satuan efektif (menit sesuai dengan volume

1 Memproses transaksi

yang diterima dari frontliner dan unit

kerja lain

68x/hari 6.5 jam 68 390 5.74 0.708

2 Mengelola transaksi

valuta asing

10x/hari 1 jam 10 60 6 0.012

3 Mengelola pengadaan

uang tunai di cabang

4 Mengelola dan

menjaga kemanan khasanah dan barang

berharga lainnya

5 Mengelola dan

menyimpan warkat, cek/BG, bilyet

deposito

1x/hari 0.25 jam 1 15 15 0.031

6 Melakukan konfirmasi

transaksi yang telah diterima

17x/hari 1.25 jam 17 75 4.41 0.009

7 Melakukan balancing

transaksi berdasarkan bukti transaksi

1x/hari 0. 5 jam 1 30 30 0.062

8 Mengelola

operasional ATM (jika ada)

9 Melakukan transaksi

tutup teller

1x/hari 0.5 jam 1 30 30 0.062

Total FTE : 0.884 ( Underload )

KET : >1 Overload

<1 Underload

=1 FIT