3
Sipil Kota Medan”. Karena salah satu kunci pokok dari suatu organisasi atau perusahaan yang baik, dapat dikatakan terletak pada penanganan arsip sederhana,
sistematis dan efisien. Apa bila sistem kearsipan yang dilaksanakan sudah berjalan dengan baik sudah tentu tidak akan terjadi kekacauan administrasi dalam
perkantoran atau perusahaan tersebut, juga dalam hal mempermudah penemuan kembali arsip maka perlu adanya sistem penataan arsip dengan baik.
1.2Tujuan Penulisan
Adapun tujuan dari penulisan kertas karya : 1
Untuk mengetahui sistem penataan arsip padaKantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan.
2 Untuk mengetahui sistem penyimpanan arsip padaKantor Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan. 3
Untuk mengetahui kegiatan kearsipan padaKantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan.
1.3 Ruang Lingkup
Ruang lingkup antar lain adalah : 1
Penataan asip padaKantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan.
2 Kegiatan kearsipan pada Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil
Kota Medan. 3
Penangan arsip padaKantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan.
1.4 Metode Pengumpulan Data
Metode yang digunakan untuk memperoleh data maupun informasi yang dibutuhkan pada kertas kertas karya ini menggunakan 2 dua metode, yaitu :
1. Studi Kepustakaan Library Research
Data yang diperoleh dengan menggunakan bahan bacaan yang ada kaitannya dengan judul penulisan kertas kerya ini bersifat teoritis. Misalnya
Universitas Sumatera Utara
4
dengan membaca buku-buku, literatur dan sumber lain yang berhubungan dengan judul penulisan kertas karya ini sebagai bahan dan pedoman yntuk menyusun
kertas karya.
2. Studi Lapangan Field Research
Yaitu melakukan pengamatan secara langsung dan melakukan wawancara dengan petugas pada Dinas Kependudukan Kota Medan guna mendapatkan data
dan informasi yang sesuai dengan topik yang dibahas.
Universitas Sumatera Utara
5
BAB II TINJAUAN TEORITIS
2.1Pengertian Arsip
Sebelum penulis melakukan pembahasana lebih lanjut mengenai penataan arsip, maka terlebih dahulu kita harus mengetahui perbedaan antara arsip, arsip in-
aktif, kearsipan filling, sistem filling system filling dan alih media. Menurut Undang-Undang No 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan
pokok kearsipan adalah: 1.
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apa
pun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta
danatau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan
kehidupan kebangsaan.Warsanto, Ig. 1991 : 16
Sedangkan Lembaga Adminstrasi Negara LAN memberikan rumusan tentang arsip sebagai berikut:
“Arsip adalah segala kertas naskah, buku, foto, flim, mikroflim, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala
macam bentuk dan sifatnya, aslinya ataupun salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu
badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungsi-fungsi, kebijaksanaan- kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-
pekerjaan, atau kegiatan- kegiatan pemerintah yang lain, atau karena pentingnya informasi yang terkandung didalamnya”.Warsanto, Ig. 1991 :
18
Kata “arsip” berasal dari bahasa belanda yakni Archief. Menurut Atmosudirdjo, 1982,157-158, archief dalam bahasa belanda mempunyai
beberapa pengertian sebagai berikut: 1
Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip: bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte,
daftra-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta. 2
Kumpulan teratur, daripada bahan-bahan kersipan tersebut. 3
Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri.Warsanto, Ig. 1991 : 14
Universitas Sumatera Utara
6
Dari pengertian arsip diatas maka kearsipan memegang peranana penting dalam memenuhi kebutuhan pelayanan informasi yang cepata dan tepat serta
melestarikan fisik maupun niali yang terkandung didalam arsip tersebut. 2.1.1 Pengertian Arsip In-Aktif
Arsip In-Aktifadalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus- menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi
sehari-hari serta dikelola oleh Pusat Arsip. Barthos, Basir. 1990:4 2.1.2 Pengertian Kearsipan Filling
Dalam Kamus Administrasi Perkantoran, yang dimaksud filling atau penyimpanan warkat adalah:
“Kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan,
sehingga pertumbuhan warkat-warka itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali”.
Sedangkan menurut Tiga Penulis Buku Dasar-dasar Kearsipan Mulyono, Muhsin, Marimin, 1985:3 memberikan pengertian tentang kearsipan sebagai
berikut: Kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut
aturan prosedur yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yang meliputi: 1.
penyimpanan storing. 2.
penempatan placing, dan 3.
penemuan kembali. Sementara itu dalam Buku Pengurusan Surat dan Kearsipan Depdikbud,
1980:52 kearsipan diberikan batasan sebagai berikut: “Kearsipan filling dapat diartikan sebagai suatu proses pengaturan dan
penyimpanan bahan-bahanwarkat-warkat secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan cepat dapat dicari atau diketahui tempatnya
setiap kali diperlukan”.
Dari tiga definisi tersebut, selanjutnya dapat diambil kesimpulan bahwa administrasi kearsipan atau filling adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip
dengan mempergunakan sistem tertentu. Sehingga srsip-arsip dapat ditemukan
Universitas Sumatera Utara
7
kembali sewaktu diperlukan. Yang dimaksud dengan proses adalah tahap-tahap atau langkah-langkah yang harus dilalaui dalam usaha mencapai suatu tujuan,
tahap-tahap atau langkah-langkah itu satu dengan yang lain saling berkaitan. 2.1.3 Pengertian Sistem Filling Filling System
Istilah sistem filling disebut juga dengan istilah sistem kearsipan, sistem administrasi kearsipan, dan istilah yang lebih populer ialah filling sistem. Tetapi
ada pula yang menyebutnya manajemen kearsipan atau recod management. Terlepas dari istilah mana yang lebih tepat dan yang akan dipergunakan, tetapi
yang jelas semua istilah itu mengandung pengertian yang sama, merupakan kegiatan yang berhubungan dengan arsip.
Sementara itu, Maulana 1974:18 memberikan rumusan bahwa: “Sistem fillingadalah suatu metode atau cara yang direncanakan dan
dipergunakan untuk menyimpan, pemeliharaan arsip bagi individu mauapun umum dengan memakai indeks yang sudah ditentukan, biasanya
untuk keperluan filling ini dipergunakan lemari, laci kabinet dari baju tahan karat atau dari kayu terkunci, jauh dari bahaya yang tidak
diinginkan”.
Didalam Kamus Administrasi Perkantoran memberikan rumusan sebagai berikut “Sistem penyimpanan warkat sistem filling adalah rangkaian tata
cara dan langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam penyimpanan warkat-warkat, sehingga bilamana diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat
ditemukan kembali secara cepat”.
Dari dua rumusan tersebut selanjutnya dapat diambil kesimpulan bahwa sistem fillingadalah suatu sistem, metode atau cara yang telah direncanakan dan
dipergunakan dalam pengurusam arsip penyimpanan, pemeliharaan, sehingga arsip-arsip dapat ditemu kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu
diperlukan. Dalam sistem filling yang perlu mendapat perhatian bukan hanya
sistemnya saja yang baik dan tepat, tetapi yang lebih penting ialah pengolaannya manajemen. Meskipun sistem yang dipergunakan baik, apabila manajemennya
lemah, maka sistem yang telah ditentukan itu tidak akan ada artinya.
Universitas Sumatera Utara
8
2.1.4 Alih Media Pengertian alih media sebagimana diatur pada Peraturan Pemerintah
Nomor 88 Tahun 1999 Tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahan Kedalam Mikroflim Atau Media Lainnya adalah:
“Alih media ke micro film dan media lain yang bukan kertas dengan keamanan tinggi seperti misalnya CD Rom, Worm. Dengan demikian alih
media yang dimaksud adalah transfer informasi dari rekaman yang berbasis kertas ke dalam media lain dengan tujuan efisien. Dengan
keahadiran komputer sebagai basis teknologi informasi, alih media tersebut dapat dilakukan dengan mudah”.
Alih media dokumen ialah proses alih media dari data hardcopy ke softcopy digital. Sehingga data atau dokumen dalam format digital diharapkan
dapat meningkatkan kinerja di lingkungan instansi pemerintahanperusahaan yang terlibat langsung dalam penggunaan dokumen, baik dalam pencarian data maupun
untuk update data. Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Tata
Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan Ke Dalam Mikrofilm Atau Media Lainnya Dan Legalisasinya, pengalihan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud
dapam pasal 12 dapat dilakukan sejak dokumen dibuat atau diterima oleh perusahaaninstansi pemerintahan bersangkutan. Dalam pengalihan dokumen,
pimpinan wajib mempertimbangkan kegunaan naskah asli dokumen yang perlu disimpan karena mengandung nilai tertentu demi kepentingan nasional atau
kepentingan perusahaan. Pimpinan perusahaaninstansi pemerintahan wajib tetap menyimpan naskah dokumen asli dokumen perusahaaninstansi pemerintahan
yang telah dialih kedalam mikrofilm atau media lainnya, dalam hal dokumen tersebut masih Undang-undang republik indonesia nomor 11 tahun 2008 tentang
informasi dan Trasaksi elektronik: a
Mempunyai kekuatan pembuktian otentik b
Mengandung kepentingan hukum tertentu
Universitas Sumatera Utara
9
2.2 Tujuan, Fungsi dan Peranan Arsip
