Tujuan, Fungsi dan Peranan Arsip

9

2.2 Tujuan, Fungsi dan Peranan Arsip

2.2.1 Tujuan Arsip Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan.Widjaja, A.W. 1986 : 102 Sistem penataaan arsip yang baik dan teratur, mencerminkan keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan dimasa lalu, yang besar pengaruhnya terhadap pengembangan di masa mendatang. Tujuan penataan arsip berkas adalah : 1 Agar arsip dapat disimpang dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat 2 Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna dan berhasil guna. Sedarmayanti, 2003 : 68 Untuk mencapai terwujudnya tujuan arsip tersebut maka dibutuhkan pegawai kearsipan yang ahli mengolah. 2.2.2 Fungsi Arsip Menurut fungsinya arsip dapat dibedakan menjadi arsip dinamis dan arsip Statis : 1 Arsip Dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan kegiatan ada umumnya atau dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan. Bersadarkan nilai yang senantiasa berubah yang dipakai sebagai keriteria untuk arsip dinamis, sebenaranya arsip dinamis dapat dirincikan lagi menjadi: a Arsip Aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu organisasikantor. Universitas Sumatera Utara 10 b Arsip Semi-Aktif, yaiut arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun. c Arsip In-Aktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus- menerus atau frekuensi pengguanaannya sudah jarang atau hanya diperguankaan sebagai referensi saja. 2 Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kegiatan maupun untuk penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam rangka penyelenggaraan kegidupan kebangsaan ataupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip ini tidak lagi berada pada organisasi atau kantor pencipta arsip tersebut akan tetapi berada di Arsip Nasional Republik Indonesia ARNAS. Untuk menjalankan fungsi-fungsi tersebut dengan baik, maka petugas penataan arsip mempunyai kewajiban terhadap: 1. Penyimpanan berkas surat dinas 2. Pemeliharaan dan pengendalian berkas surat dinas. 3. Penyusutan dan memusnahan berkas surat dinas yang sudah tidakkdipergunakan lagi. 4. Penemuan kembali berkas suart dinas yang disimpan.Widjaja, A.W, 1986:102 2.2.3 Peranan Arsip Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusankebijaksaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Setiap kegiatan tersebut, baik dalam organisasi pemerintahan maupun swasta selalu ada kaitannya dengan masalah arsip. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Universitas Sumatera Utara 11 Pada pasal 3 Undang-Undang No 7 Tahun 1971, antar lain dirumuskan bahwa: “Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan penanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dana penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk meyediakan bahan penanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan”. Bathos, Basir, 2007 :2 Sementara itu peranan Arsip dapat dikatakan antara lain: 1. Alat utama ingatan Organisasi 2. Bahan atau alat pembuktian bukti otentik. 3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan. 4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip. 5. Bahan Informasi kegiatan ilmiah lainnya. Sedarmayanti, 2003:19 Dari pengertian tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata mempunyai jangkauan yang amat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya ingat manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dana pelaksanaan kehidupan bangsa. Selain itu arsip juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah, usaha-usaha penelitian untuk mempelajari persoalan-persoalan tertentu akan lebih mudah bilamana bahan-bahan kearsipan terkumpul, tersimpan baik dan teratur. Oleh karena itu arsip harus disusun dengan baik dan terpelihara sebagaimana mestinya, agar jika di perlukan sewaktu-waktu dapat ditemukan lembali dengan baik.

2.3 Sistem Penataan Arsip