16
negara dan nama pembagian wilayah administrasi khusus.Contohnya: pengelompokan surat dilihat dari tempat asal surat dan tujuan surat tersebut.
Misalnya surat dari Keduber Indonesia di America akan dikelompokan pada “America” demikian pula surat-surat yang diterima dari America lainnya seperti
bank, restoran, perusahaan swasta ataupun Kedubes asing lainnya yang beralokasi di America akan dikelompokan label America.
2.4 Prosedur Penataan Arsip
Menata berkas artinya mengatur, menyusun berkas-berkas sesuai dengan pola klasifikasi kearsipan yang dibuat, tahap pertama dalam menyusun berkas
tersebut yaitu mempersiapkan kelengkapan peralatan sarana untuk berkas tersebut dan kemudian menempatkannya dalam lokasi sesuai dengan kode pola
klasifikasi kearsipan. Agar perkerjaan penyimpan atau penataan arsipberjalan dengan mudah
dan lancar serta tepat, arsip akan disimpan perlu dipersiapkan terlebih dahulu, kegiatan tersebut meliputi:
1. Memisah-misahkan Segregating
Yaitu merupakan kegiatan sortir pendahuluan, untuk mengelompokkan arsip sesuai pokok permasalahannya.
2. Meneliti Disposisi
Yaitu mengadakan penelitian, agar diketahui surat yang akan disimpan telah mendapat disposisi atau belum.
3. Memadukan Assembling
Yaitu mengelompokkan arsip yang merupakan bagian langsung dari suatu masalah atau saling berkaitan.
4. Mengklasifikasi
Yaitu mementukan kalsifikasi arsip. 5.
Mengindeks Yaitu mementukan inti dari surat dan menentukan indeksnya
6. Mempersipakn Tunjuk Silang Cross Reference
Yaitu menggunakan formulir tunjuk silang untuk mempermudakan pencarian kembali arsip bila perlu
Universitas Sumatera Utara
17
7. Menyusun arsip yang sudah diberi kode, bersama tunjuk silang sesuai
dengan sistem yang digunakan. 8.
Menyimpan arsip secara benar kedalam tempat penyimpanan sesuai kode masing-masing.
2.5 Penemuan Kembali Arsip
Sistem penyimpanan yang sederhana belum tentu memudahkan temu kembali arsip. Tetapi sebaliknya sistem penyimpanan yang sulit juga belum tentu
membantu memudahkan dalam proses temu kembali arsip. Sistem penyimpanan arsip harus disesuaikan dengan situasi instansi atau organisasi setempat dan
selaras dengan sistem temu kembalinya Storage and retrieval system Tujuan utama dalam penemuan kembali arsip atau disebut pula sistem
penemuan kemblai arsip retrieval system adalah menemukan informasi yang terkandung dalam surat atau arsip tersebut, jadi bukan semata-mata menemukan
arsipnya. Untuk menemukan kembali arsip dalam waktu yang cepat dan tepat salah
sudah tentu menghendaki suatu cara atau sistem. Oleh karena itu sistem penemukan kembali arsip sangatlah erat hubungannya dengan sistem penataan
dan penyimpanan arsip. Tanpa mengetahui sistem penataan dan penyimpanan, maka penemuan kembali arsip akan mengalami kesulitan.
Surat atau file yang akan digunakan mudah ditemukan kembali, syarat pokok yang terpenting antara lain adalah:
1. Pola klasifikasi
2. Indekstunjuk silang
3. Seluruh perlengkapan yang berkaitan dengan sistem tersebut
4. Pegawai file yang terlatih dan terampil
Dalam hal pelaksanaan tersebut diatas memang perlu rencana yang matang dan baik. Saat ini semakin meningkatnya penggunaan komputer secara otomatis
untuk penemuan kembali surat atau file dengan cepat dan tepat tetapi komputer
Universitas Sumatera Utara
18
pun tidak mungkin dapat berfungsi dengan baik, kalau informasi atau data yang terdapat dalam file atau record tidak tersusun dengan baik atau sistematis pula.
Penemuan kembali secara manual harus baik sistematis pula terlebih dulu , sehingga untuk selanjutnya otomatis penemuan kembali surat atau file tidak
terganggu. Dalam latihan kerja atau penerapan sistem tersebut penemuan kembali surat atau file akan lebih jelas dan mudah terlaksana.
2.6 Pengamanan dan Pemeliharaan arsip
