21
2. Tempat penyimpanan arsip
Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar ada udara diantara berkas yang disimpan. Tingkat kelembaban yang diingkan perlu
dipenuhi. 3.
Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip Salah satu caranya adalah meletakkan kapur barus kamper ditempat
penyimpanan, atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia, secara berkala
4. Larangan-larangan
Perlu dibuat larangan yang harus dilaksanakan, antara lain: 1.
Dilarang membawa danatau makan ditempat penyimpanan arsip 2.
Dalam ruangan penyimpanan arsip dilarang merikok karena percikan api dapat menimbulkan bahaya kebakaran.
5. Kebersihan
Arsip selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan lain-lain. Tujuan pemeliharaan arsip adalah:
a Untuk menjamin keamanan dari penyimpanan asip itu sendiri. Dengan
demikian setiap pejabat yang bertanggungjawab ataspengelolaan arsip harus melakukan pengawasan apakah sesuatu arsip sudah tersimpan pada
tempat yang seharusnya.
b Agar penanggungjawab arsip dapat mengetahui dan mengawasi apakah
sesuatu telah diproses menurut prosedur yang seharusnya. Sedarmayanti, 2003:109
2.7 Penyusutan dan Pemusnahan Arsip
2.7.1 Penyusutan Arsip Penyusutan arsip records disposal meurpakan kegiatan ketiga dari
keseluruhan proses kegiatan kearsipan. Kegiatan ini merupakan upaya untuk mengurangi jumlah arsip yang tercipta. Selama organisani melaksanakan
fungsinya, selama itu pula arsip akan senantiasa tercipta. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangi arsip dengan cara:
Universitas Sumatera Utara
22
a Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan
dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan masing-masing
b Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku
c Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada arsip Nasional.
Barthos, Basir.2007:101 Adapaun tujan penyusutan arsip, adalah untuk:
a Mendayagunakan arsip dinas sebagai berkas kerja maupun sebagai
referensi b
Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan c
Mempercepat penemuan kembali arsip d
Menyelamatkan bahan bukti pertanggung jawaban pemerintah. Sedarmayanti, 2003:103
Untuk mewujudkan penyusutan arsip tersebut diperlukan jadwal retensi. Jadwal retensi arsip adalah pedoman dalam penyusutan arsi di suatu organisasi,
fungsi jadwal retensi dalah untuk mengendalikan penyimpanan arsip baik pada masa aktif disetiap pengolah atau central file maupun penyimpanan masa in-aktif
diunit kerasipan atau pusat arsip serta pengendalian terhadap pemusnahan dan penyelamatan ke Arsip Nasional.
Bentuk dan susunan jadwal retensi arsip terdiri dari : a
Jenis arsip series. b
Jangka waktu simpan retensi baik aktif maupun inaktif. d
Keterangan, yaitu penentuan nasib akhir arsip, musnah, permanen atau review. Barthos, Basir.2007:120.
2.7.2 Pemusnahan Arsip Menurut Sutarto 1997:310 didalam buku petunjuk teknis tata kearsipan
dinamis tentang masalah pemusnahan dikemukakan sebagai berikut: 1.
Pemusnahan arsip dapat dilakukan oleh unit pengolah terhadap arsip- arsip yang dianggap tidak penting bagi unit pengolah yang bersangkutan
maupun bagi kepentingan organisasi secara keseluruhan. 2.
Sebelum dimusnahkan daftar inventarisasi arsip yang dimusnahkan disampaikan kepada pusat penyimpanan arsip untuk ditelah. Penelaahan
ini dimaksud untuk meneliti kembali apakah terdapat arsip-arsip yang dianggap penting oleh pusat penyimpanan arsip.
3. Apabila telah mendapat persetujuan oleh pimpinan, arsip-arsip dapat
dimusnahkan dengan membuat berita acara pemusnahan arsip. 4.
Arsip-arsip yang dimusnahkan harus benar-benar musnah, pelaksanaannya dapat diselenggarakan dengan dibakar, dicacah, atau
dilebur.
Universitas Sumatera Utara
23
Pemusnahan arsip yang tidak bernilai permanen semetaratidak penting dilaksanakan dengan ketentuan-ketentuan sebagai berikut:
1. Mendaftarkan secara langkap arsip-arsip yang dimusnahkan dengan
perinciannya sebagai berikut: a
Nama departemenInstansi yang akan memusnahkan b
Kode dan Pokok Masalah c
Kode dan Masaah d
Jenis fisik arsip e
Tanggal, Bulan dan Tahun berkas f
Jumlah Berkas 2.
Pemusnahan diselengarakan dengan membuat berita acara pemusnahan arsip.Barthos,Basir. 2007:126.
Pada perinsipnya pemusnahan arsip hanya dilakukan oleh lembaga induk kearsipan, maupun unit pengolah dimungkinkan untuk memusnahkan arsip.
Pemusnahan arsip dilingkungan organisasi dapat dilakukan diunit kearsipan tingkat pusat dan diunit kearsipan regional tingkat daerah.
Dampak hukum dari pemusnahan arsip ini adalah menyangkut arsip sebagai bahan bukti yuridis terhadap kasus-kasus hukum tertentu. Dan jangan
sampai terjadi bahwa kegiatan pemusnahan arsip ini dijadikan pembenaran terhadap penghapusan barang bukti dan usaha menutupi suatu penyelewengan
atau tindakan kejahatan lainnya. Pada hakikatnya pemusnahan arsip dilaksanakan untuk menjaga kesinambungan pengelolaan arsip serta untuk menjaga
kesimbangan daur hidup arsip, sejak arsip itu diciptakan dikelolala dan akhirnya dimusnahkan. Arsip Nasional Republik Indonesia, 1999:72.
Universitas Sumatera Utara
24
BAB III SISTEM PENATAAN ARSIP IN-AKTIF AKTA PERKAWINAN PADA
DINAS KEPENDUDUKAN KOTA MEDAN
3.1 Gambaran UmumDinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Medan
