34
3.2.2 Kelompok Jabatan Fungsional Kelompok jabatan fungsional mempunyai tugas melaksanakan sebagian
tugas Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil sesuai dengan keahlian dan
kebutuhan.
1. Kelompok jabatan fungsional dimaksud pada pasal tersebut diatas
terdiri dari sejumlah tenaga, dalam jenjang jabatan fungsional yang
terbagi dalam berbagai kelompok sesuai dengan keahliannya.
2. Setiap kelompok tersebut pada ayat 1 pasal ini dipimpin oleh seorang
tenaga fungsional senior.
3. Jumlah jabatan fungsional tersebut pada ayat 1 pasal ini,ditentukan
berdasarkan kebutuhan daerah.
4. Jenis dan jenjang jabatan fungsional tersebut pada ayat 1 pasal ini
,diatur sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
3.3 Sistem Penataan ArsipArsip pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan
Berdasarkan hasil pengamatan, wawancara dan observasi yang telah dilakukan pada Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan,
penulis mencoba menganalisis dan mengevaluasi bagaimana sistem kearsipan yang berjalan pada Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan
berdasarkan teori-teori yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya.
Sistem penataan arsip yang di laksanakan pada Kantor Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan adalah :
1. SistemNomor dan Sistem Subjek
Sistem nomor, yaitu arsip disimpan menurut nomor dari yang terkecil sampai yang terbesar. Sistem angka atau nomor disusun dalam file yang diatur
berdasarkan nomorkode kalsifikasi persepuluhan. Pada sistem ini yang dijelaskan kode surat adalah nomor yang diterapkan sendiri oleh unit organisasi yang
bersangkutan. Sedangkan sistem subjek, yaitu sistem penyimpanan arsip menurut atau pokok soal berarti arip yang dibuat dan diterima disimpan menurut pokok
Universitas Sumatera Utara
35
masalahpokok urusan, masalahurusan, atau sub masalah yang tertera didalamnya kemudian diurutkan secara alfabetis.
Sistem penataan arsip yang dilakukan pada Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan adalah gabungan antara sistem urutan nomordan
sistem subjek. Dalam penyusunan arsip diklasifikasikan bedasarkan nomorkode. Jika dilihat dari sistem subjek, ada banyak subjek yang terdapat pada Kantor
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan, diantaranya Akta Perkawinan, Akta Kelahiran, Akta Pengakuan Anak Diluar Nikah, Akta
Perceraian dan Akta Kematian. Sesuai dengan judul yang penulis ajukan, maka penulis mengambil contoh, arsip mengenai Akta Perkawinan. Pada masing-
masing arsip ditempatkan pada tiap-tiap mapfolder sesuai dengan tahun perkawinan, dan dicatat dalam satu buku besarbuku registrasi yang mencatat
nomor-nomor akta perkawinan dan tahunnya.
Contoh : Pada Tahun 2011 ada sebanyak 400akta perkawinan dengan sistem penyimpananpenataan yang ditumpuk menjadi satu sebagai berikut :
35.051-35.059 untuk 2 Januari-20 Februari 2011 35.060-35.100 untuk 21 Februari-14 Maret 2011
35.101-35.150 untuk 15 Maret-25 April 2011 35.151-35.159 untuk 26 April-17Mei 2011
35.160-35.200 untuk 18 Mei- 20 Juni 2011 35.201-35.259 untuk 20 Juni-15 Juli 2011
35.260-35.300 untuk 1 Agustus-12 Oktober 2011 35.301-35.359 untuk 20 November-29 Desember 2011
Sementara itu contoh dari Nomor dan Subjek untuk berkas atau arsip sebagai berikut :
35.051TMdn2011
Uraian penomoran tersebut :
35.051 menyatakan Nomor urut berkasakta
T menyatakan terlambat untuk arsip akta perkawinan yang lewat 60 hari sejak
tanggal pernikahan
Universitas Sumatera Utara
36
Mdn menyatakan wilayahkota
2011
menyatakan Tahun dimana arsip tersebut dijadikan sebagai berkas
35.052UMdn2011
Uraian penomoran tersebut :
35.052 menyatakan Nomor urut berkasakta
U menyatakan Umum untuk arsip akta perkawinan yang 0-60 hari sejak tanggal
pernikahan
Mdn menyatakan wilayahkota
2011 menyatakan Tahun dimana arsip tersebut dijadikan sebagai berkas
Tabel: Laporan akta perkawinana dan perceraian pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan Januari-Desember 2011
BULAN JUMLAH AKTA
PERKAWINAN PERCERAIAN
Januari
365 6
Februari
374 18
Maret 402
14
April 303
11
Mei 311
11
Juni
341 17
Juli
349 9
Agustus 211
14
September 310
13
Oktober 353
9
Nopember
436 12
Desember 399
12
Jumlah 4154
146
Universitas Sumatera Utara
37
Dari hasil pengamatan baik arsip akta pekawinan maupun arsip dari akta- akta lainnya dari segi menyimpanan sebagian ada yang hanya ditumpuk
berdasarkan tahun. Untuk arsip yang ditumpuk di dalam rak yaitu arsip-arsip yang belum dijilid tetapi sudah melewati proses scanning untuk digitalisasi data
kedalam database. Sementara untuk arsip yang sudah dijilid akan disimpan kedalam lemari yang terbuat dari logam. Keterbatasan dana merupakan alasan
mengapa arsip-arsip tersebut ditumpuk sebelum dijilid. 3.4 Penemuan Kembali ArsipArsip pada Dinas Kependudukan dan Catatan
Sipil Kota Medan Tujuan utama dalam penemuan kembali arsip atau disebut pula sistem
penemuan kemblai arsip retrieval system adalah menemukan informasi yang terkandung dalam surat atau arsip tersebut, jadi bukan semata-mata menemukan
arsipnya. Temu kembali arsip erat hubungannya dengan sistem penyimpanan arsip
filling system yang digunakan. Biasanya sistem penyimpanan dan sistem temu kembali harus sejalan, jika terjadi kesalahan pada sistem penyimpanan, maka
dengan sendirinya pada proses temu kembali arsip pun akan berakibat fatal. Penemuan kembali arsip yang dilakukan pada Kantor Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan sesuai dengan penataan yang diterapkan pada kantor tersebut,
yaitu dengan sistem manual dan komputerisasi.Untuk penemuan kembali secara manual yaitu menurut nomor dan
subjeknya, dan yang untuk komputerisasiyaitu penemuan kembali berdasarkan: Tabel: form data base penemuan kembali arsip pada kantor Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan Form Database Kantor Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil Kota Medan Nomor Akta Perkawinan:
Tanggal Akta Perkawinan: Alamat Suami:
Tanggal Lahir suami:
Universitas Sumatera Utara
38
Nama Istri: Tanggal Lahir Istri:
3.5 Pengamanan dan Pemeliharaan ArsipArsip pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan
