1
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Kalau kita bicara tentang kearsipan, maka seakan-akan masalah ini adalah masalah kecil saja yang tidak ada pengaruhnya terhadap kegiatan atau proses
administrasi sehari-hari disetiap instansi. Pada saat ini upaya menggalakkan kearsipan berbagai instansi maupun
organisasi meningkat. Akan tetapi hasilnya tidak seperti yang diharapkan, hal ini disebabkan oleh berbagai faktor, termaksud kurangnya pemahaman kearsipan itu
sendiri. Kegiatan yang termasuk dalam kearsipan itu antara lain kegiatan yang behubungan dengan penataan, pemeliharaan penyusutan dan pemusnahan arsip
serta surat penting lainnya. Dalam pelaksanaa tata usaha banyak sekali digunakan peralatan tulis yang beraneka ragam, oleh sebab itu tatausaha disebut pekerjaan
tulis-menulis. Sebagaimana diketahui kegiatan kearsipan pada dasarnya dapat dibedakan
menjadi kearsipan dinamis dan kearsipan statis. Arsip dinamis yang tercipta dalam rangka pelaksanaan kegiatan organisasi berdasarkan tingkat frekuensi kegunaan
atau keperluan. Dibedakan menjadi arsip aktif dan arsip in-aktif, arsip aktif adalah arsip yang tingkat kegunaaanya masih tinggi atau secara langsung dan terus
menerus diperlukan dalam penyelenggaraan administrasi. Adapun arsip in-aktif merupakan arsip yang kegunaanya menurun atau berkurang sehingga tidak
diperlukan secara langsung atau terus-menerus dalam penyelenggaraan administrasi. Perbedaan ini mempunyai arti penting karena akan membedakan
pula dalam penataan dan penyimpanannya. Walaupun arsip in-aktif merupakan arsip yang sudah kurang mendapatkan atau menurun nilai kegunaanya, tidak
berarti sebagai “Barang bekas” yang kurang mendapatkan perhatian, maka pada saat ini sangat diperlukan tenaga arsiparis Archivist yang ditugaskan untuk
mengolah arsip.
Universitas Sumatera Utara
2
Diperlukan suatu sistem peyimpanan atau penataan Filling System arsip yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Karena dengan adanya sistem
penyimpanan yang baik dapat dijadikan sebagai sumber informasi dan pusat ingatan yang efektif dan efisien. Perlu diingat motto perkantoran yang terkenal :
“People Forget, Record Member”, yang artinya “Mansia Lupa, Warkat Ingat” Abubakar,Hadi:4. Sebab itu, arsip harus disimpan dan ditata secara sistematis
agar sungguh-sungguh dapat befungsi sebagai pengingat dan juga sumber informasi. Sehingga bila sewaktu-waktu arsip tersebut dibutuhkan dapat dengan
mudah ditemukan kembali. Dinas Kependudukan merupakan instansi yang sebelumnya dikenal
sebagai Kantor Catatan Sipil Kota Medan. Tugas utamanya adalah melaksanakan pencatatan sipil. Pencatatan sipil merupakan suatu upaya hukum pencatatan
individu warga negara yang dilaksanakan oleh negara yang meliputi pencatatan kelahiran, perkawinan, status anak, dan kematian.Dalam kegiatan administrasinya
tentu saja banyak terdapat surat-menyurat atau dokumen-dokumen penting yang waktu-waktu diperlukan
Sejalan dengan perkembangan tugas Kantor Catatan Sipil, terjadi pula perkembangan hukum individu. Diantaranya berkaitan dengan pelaksanaan
perkawinan sesuai dengan UU No. 1 tahun 1974 tentang perkawinan yang kemudian dilaksanakan berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 9 tahun 1975.
Dinas kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan yang dipilih penulis sebagai lokasi observasi dalam menulis kertas karya ini, berdasarkan hasil
pengamatan pendahuluan yang menunjukkan bahwa Dinas kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan telah menata dan menyusun arsip-arsipnya dalam
sistem yang sudah baik, sehingga pengguna arsip dapat dengan mudah menemukembalikan arsip yang diinginkannya secara cepat dan tepat.
Penulis juga berkeinginan untuk melihat secara langsung bagaimana proses penataan atau penyimpanan arsip tersebut, dilatarbelakangi oleh keinginan
itu, maka penulis menetapkan judul kertas karya ini adalah “Sistem Penataan Arsip In-Aktif Akta Perkawinan padaKantor Dinas Kependudukan dan Catatan
Universitas Sumatera Utara
3
Sipil Kota Medan”. Karena salah satu kunci pokok dari suatu organisasi atau perusahaan yang baik, dapat dikatakan terletak pada penanganan arsip sederhana,
sistematis dan efisien. Apa bila sistem kearsipan yang dilaksanakan sudah berjalan dengan baik sudah tentu tidak akan terjadi kekacauan administrasi dalam
perkantoran atau perusahaan tersebut, juga dalam hal mempermudah penemuan kembali arsip maka perlu adanya sistem penataan arsip dengan baik.
1.2Tujuan Penulisan
Adapun tujuan dari penulisan kertas karya : 1
Untuk mengetahui sistem penataan arsip padaKantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan.
2 Untuk mengetahui sistem penyimpanan arsip padaKantor Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan. 3
Untuk mengetahui kegiatan kearsipan padaKantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan.
1.3 Ruang Lingkup
Kategori